Sagsbehandlingsfrister (Bilag)

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 9. maj 2001

7. Sagsbehandlingsfrister (Bilag)

FAU 183/2001 J.nr. 35/01

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkender, at der ikke indføres et generelt krav om kvitteringssvar ved modtagelse af ansøgninger om hjælp efter den sociale lovgivning,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager vedlagte Redegørelse om måling af sagsbehandlingstider og klagesager i februar 2001 til efterretning, hvoraf bl.a. fremgår, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen overfor lokalforvaltningen vil indskærpe:

• at behandlingen af henvendelser om hjælp skal tilrettelægges således, at mindst 80 pct. kan behandles indenfor den sagsbehandlingsfrist, der gælder for den pågældende sagstype,
• at ansøgeren skriftligt får besked om, hvornår ansøgeren kan forvente en afgørelse, i de tilfælde hvor en sagsbehandlingsfrist ikke kan overholdes,
• at lokalforvaltningen som led i vejledningsforpligtelsen orienterer om relevante sagsbehandlingsfrister,

• at der altid fremsendes et kvitteringssvar for modtagelse af en klage senest inden 14 dage efter modtagelsen,
• at genvurdering af klagesager tilrettelægges således, at de i bekendtgørelse til retssikkerhedsloven fastsatte frister som alt overvejende hovedregel overholdes, og
• at klageren underrettes, hvis en frist ikke kan overholdes, herunder med oplysning om hvornår genvurderingen kan forventes afsluttet.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget sender Redegørelsen om måling af sagsbehandlingstider og klagesager til Borgerrepræsentationen som udkast til Borgerrepræsentationen i forbindelse med:

• besvarelse af Socialministeriets henvendelse af 28. februar 2001,
• orientering til Folketingets Ombudsmand om resultatet af målingen i februar 2001,
• besvarelse af Socialministeriets henvendelse af 26. marts 2001 om spørgsmål 144 fra Folketingets Retsudvalg,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkender, at der igen foretages måling af klagesager i september 2001 med henblik på forelæggelse for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, og

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkender, at den næste måling af sagsbehandlingstider sker, når den kan foretages via ESDH.

I perioden fra den 1. februar til den 28. februar 2001 er der gennemført en måling af sagsbehandlingstider og klagesager i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen (BR-kommunen).

Målingen omfatter alle afgørelser, der er truffet i måleperioden, hvor der enten gælder en sagsbehandlingsfrist eller en frist for forvaltningens genvurdering af klagesager.

I alt er der indberettet 13.979 afgørelser på ansøgninger, hvor 90 pct. er afgjort inden for de fastsatte sagsbehandlingsfrister.

Socialministeriet har ved henvendelse af 28. februar 2001 bl.a. forespurgt om, der i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er fastsat regler for kvitteringssvar.

Der ses ikke umiddelbart behov for indførelse af egentlige kvitteringsskrivelser for modtagelse af ansøgninger om hjælp efter den sociale lovgivning, bl.a. med henvisning til at der er fastsat sagsbehandlingsfrister som er offentliggjort i en pjece og på Internettet, de faktiske sagsbehandlingstider og det forhold at borgeren skal underrettes, hvis en frist ikke kan overholdes.

Ansøgeren er derfor som udgangspunkt bekendt med, hvor lang tid der må gå, inden der skal være truffet en afgørelse, og hvor en længere sagsbehandlingstid er nødvendig, f.eks. ved invaliditetsydelse, vil det ofte være en forudsætning, at borgeren involveres i forbindelse med behandling af ansøgningen, hvorfor ansøgeren således er bekendt med, at ansøgningen er under behandling.

Endelig viser resultatet af målingen af sagsbehandlingstider i februar 2001, at ca. 65 pct. af alle ansøgninger er behandlet inden 14 dage, og at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for 80 pct. af sagstyperne ikke overstiger 4 uger.

Fsv. angår klagesager, er der indberettet 202 afgørelser, hvoraf de 197 vedrører afgørelser, hvor der gælder en 4 ugers frist. I 54 pct. af sagerne er genvurdering foretaget indenfor 4 ugers fristen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil foretage en generel opstramning på behandling af klagesager, og vil i september 2001 igen gennemføre en måling af klagesager med henblik på forelæggelse for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

I februar 2001 har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen (BR-kommunen) gennemført en måling af sagsbehandlingstider og klagesager.

Målingen, der efter aftale med Revisionsdirektoratet, er gennemført som en temakontrol, omfatter afgørelser, som er truffet i måleperioden fra den 1. februar til den 28. februar 2001, uanset hvornår ansøgning eller klage er modtaget, når der er tale om:

• afgørelser på ansøgninger, hvor der i medfør af retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, er fastsat en sagsbehandlingsfrist, og
• afgørelser på klager, hvor der i medfør af bekendtgørelse til retssikkerhedsloven gælder en frist for kommunens behandling.

Ifølge Socialministeriets vejledning til retssikkerhedsloven skal sagsbehandlingsfrister efter lovens § 3, stk. 2, fastsættes således, at de svarer til den tid, der i praksis går med at behandle f.eks. 80 til 90 pct. af den pågældende sagstype.

Normalt skal således mindst 80 pct. af sager af en bestemt sagstype kunne behandles indenfor den fastsatte sagsbehandlingsfrist.

I måleperioden fra den 1. februar til den 28. februar 2001 er der indberettet 13.979 afgørelser på ansøgning om hjælp efter den sociale lovgivning eller boligstøtteloven.

Samlet set er 12.600 af disse afgørelser eller 90 pct. truffet indenfor de fastsatte sagsbehandlingsfrister.

For flere af de sagstyper, hvor mindre end 80 pct. af ansøgninger er behandlet indenfor den fastsatte sagsbehandlingsfrist, gælder, at der er tale om områder med få ansøgninger, hvilket indebærer, at den beregnede overholdelsesprocent let kan ændre sig.

Der er i måleperioden indberettet 646 afgørelser vedrørende sagstyper, hvor overholdelsesprocenten ligger under 80, heraf vedrører de 443 afgørelser dog sagstyper, hvor overholdelsesprocenten er mindst 70.

Kendetegnende for sagstyper, hvor overholdelsesprocenten ligger under 80, er, at de er koncentreret om handicapområdet samt børnetilskud og forskudsvis udlægning af børnebidrag. For de to sidst nævnte sagstyper gælder dog, at overholdelsesprocenten dér ligger meget tæt på 80.

På baggrund af målingen af sagsbehandlingstider er det indskærpet overfor lokalforvaltningen, at sagsbehandlingen skal tilrettelægges således, at mindst 80 pct. af ansøgninger om hjælp efter den sociale lovgivning skal kunne behandles indenfor den sagsbehandlingsfrist, der gælder for den pågældende sagstype. I Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens kvalitetsprojekt vil der herudover være fokus på handicapområdet, og herunder vil en sikring af en højere overholdelsesprocent også have særlig prioritet.

Det indskærpes endvidere, at lokalforvaltningen skal sikre, at ansøgeren skriftligt underrettes, hvis en frist ikke kan overholdes, og herunder får oplysning om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

Uanset at sagsbehandlingsfristerne er optrykt i pjecen "Hvornår får jeg svar?" og lagt på Internettet, vil det for god ordens skyld blive præciseret overfor lokalforvaltningen, at de som led i vejledningsforpligtelsen skal orientere om relevante sagsbehandlingsfrister, således at der er stor sikkerhed for, at borgeren er bekendt med en ansøgningsfrist.

Gennemførelse af en måling af sagsbehandlingstider er meget ressourcekrævende, idet målingen forudsætter, at der sker særskilt indberetning for alle sager, som er omfattet af målingen.

Med indførelsen af ESDH vil en måling derfor kunne gennemføres med væsentligt færre ressourcer, hvorfor det er Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens opfattelse, at en ny måling først skal gennemføres, når det kan ske via ESDH, hvilket forventes at være muligt i løbet af andet halvår 2002.

Fsv. angår klagesager, er der i måleperioden indberettet 197 afgørelser, hvor der gælder en 4 ugers frist, og 5 sager, hvor klager har fastholdt sin klage uagtet, at der er givet delvist medhold, dvs. hvor der gælder en frist på 14 dage for myndighedens videresendelse af klagen til klageinstansen.

Samlet set er 109 af de i alt 202 indberettede sager eller 54 pct. behandlet indenfor de i bekendtgørelsen til retssikkerhedslovens fastsatte frister.

Forsinkelsen med behandlingen af klagesager beror kun i mindre omfang på forhold, der udelukkende kan tilskrives klageren. Således er det kun i 12 sager eller 13 pct., at forsinkelsen med behandling af klagesagen udelukkende skyldes forhold, der kan tilskrives klageren.

Det må antages, at en væsentlig årsag til den forsinkede behandling af klagesager må tilskrives forhold på de centre/kontorer, der varetager behandlingen af klagesagerne. Det skal dog i denne forbindelse bemærkes, at fristoverskridelsen i 34 pct. af tilfældene skyldes, at der skulle indhentes nye oplysninger, vurderinger el.lign.

I 82 sager eller 87 pct. har klageren modtaget en bekræftelse på modtagelsen af klagen. Derimod er der kun i 45 pct. eller 42 sager (af de 94 sager, hvor der var en 4 ugers frist) givet klager underretning om overskridelsen af fristen, og kun i 16 af disse sager, er klager også blevet underrettet om, hvornår genvurderingen kunne forventes afsluttet.

Det er på baggrund af målingen indskærpet overfor lokalforvaltningen, at sagsbehandlingen skal tilrettelægges således, at fristerne kan overholdes. I denne forbindelse skal de respektive centre hver især sørger for at få etableret et system, som kan sikre en korrekt klagesagsbehandling.

Det er endvidere indskærpet, at lokalforvaltningen skal sikre, at borgeren modtager underretning, hvis en 4 ugers frist ikke kan overholdes, og herunder med oplysning om, hvornår genvurdering kan forventes afsluttet.

Der vil herefter i september 2001 igen blive gennemført en måling af klagesager med henblik på forelæggelse for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

Socialministeriet har på baggrund af Ombudsmandens henvendelse af 14. november 2000 ved brev af 28. februar 2001 til Borgerrepræsentationen bedt om at få tilsendt resultatet af målingen af sagsbehandlingstider og klagesager i februar 2001.

I brevet anføres videre, at der for visse ydelser efter servicelovens § 40, er behov for sagsbehandlingsfrister, og at det følger af god forvaltningsskik, at en myndighed hurtigt svarer på henvendelser fra borgere, f.eks. i form af et kvitteringssvar. Endelig anføres at rykker for svar bør besvares med det samme.

I overensstemmelse med Socialministeriets anbefaling vil Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen overfor Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget fremlægge forslag til fastsættelse af sagsbehandlingsfrister for behandling af ansøgninger om hjælp efter servicelovens § 40.

Socialministeriets henvisning til god forvaltningsskik om hurtig sagsbehandling er nu lovfæstet i retssikkerhedslovens § 3, hvoraf følger, at henvendelser om hjælp skal behandles hurtigst muligt, at der skal fastsættes sagsbehandlingsfrister, og at borgeren skal underrettes, hvis en frist ikke kan overholdes.

Et evt. behov for en kvitteringsskrivelse må derfor ses dels i lyset af retssikkerhedslovens § 3, og dels i lyset af de faktiske forhold i forvaltningen.

Målingen i februar 2001 viser, at ca. 65 pct. af alle ansøgninger behandles inden 14 dage, og at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid ikke overstiger 4 uger for godt 80 pct. af sagstyperne.

For de sagstyper, hvor en længere sagsbehandlingstid er nødvendig – f.eks. ved ansøgninger om invaliditetsydelse -, vil dette normalt være en følge af, at tildeling af ydelsen forudsætter en række undersøgelser, herunder indhentelse af erklæringer, som meget ofte vil involvere ansøgeren. I disse tilfælde vil borgeren således være bekendt med, at ansøgningen er under behandling.

Hertil kommer, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har valgt at synliggøre de fastsatte sagsbehandlingsfrister ved dels at optrykke dem i en pjece ("Hvornår får jeg svar?") og dels at gøre dem tilgængelige på forvaltningens hjemmeside på Internettet (www.kk.dk/faf/, under afsnittet om kvalitetsmål).

På baggrund af den gennemførte måling af sagsbehandlingstider vurderes det, at der årligt i BR-kommunen i hvert fald træffes 192.000 afgørelser på ansøgninger om hjælp efter den sociale lovgivning. Hvis det forudsættes, at en medarbejder skal benytte blot 10 minutter til at udfærdige, journalisere, kuvertere og afsende kvitteringsbrevet, kan der opstilles følgende beregning (ekskl. udgifter til papir og kuverter m.v.):

Note 1: Der er her tale om en gennemsnitsløn for en teammedarbejder i lokalforvaltningen oplyst af 3. kontor.

Den årlige udgift (ekskl. papir og kuverter m.v.) for indførelse af kvitteringssvar for modtagelse af ansøgninger om hjælp efter den sociale lovgivning kan således for BR-kommunen opgøres til 5,3 mio. i nutidskroner.

Sammenfattende synes der herefter ikke at foreligge et egentligt behov for at indføre et generelt krav om udsendelse af kvitteringssvar ved modtagelse af ansøgninger om hjælp efter den sociale lovgivning. Der er her lagt vægt på:

• at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for 80 pct. af sagstyperne ikke overstiger 4 uger,
• at sagsbehandlingstiden ikke overstiger 14 dage i ca. 65 pct. af alle afgørelser,
• at ansøgers involvering ofte er en forudsætning for behandling af ansøgning, hvor en længere sagsbehandlingstid er nødvendig (f.eks. invaliditetsydelse),
• at der er fastsat frister for, hvor lang tid der må gå, inden en afgørelse skal træffes,
• at sagsbehandlingsfristerne er offentliggjort dels i pjecen "Hvornår får jeg svar?" og dels på forvaltningens hjemmeside på Internettet (www.kk.dk/faf/, under afsnittet om kvalitetsmål), og
• at forvaltningen har pligt til skriftligt at underrette ansøger, hvis fristen ikke kan overholdes, og herunder oplyse, hvornår en afgørelse kan forventes.

Det bør dog for god ordens skyld indskærpes overfor lokalforvaltningen, at man som en del af vejledningsforpligtelsen skal orienterer en ansøger om relevante sagsbehandlingsfrister, således at der er stor sikkerhed for, at borgeren er bekendt med en sagsbehandlingsfrist.

Der er i dag en praksis for at afgive kvitteringssvar ved modtagelse af klager, og denne regel vil blive indskærpet overfor lokalforvaltningen, idet anses for hensigtsmæssigt at fastholde denne praksis, også henset til at retsvirkningen af en for sent indgivet klage er, at den ikke vil blive behandlet af klageinstansen.

Det vil på denne baggrund blive indskærpet overfor lokalforvaltningen, at der skal afgives kvitteringssvar senest 14 dage efter modtagelsen af en klage.

Som Socialministeriet har fremhævet følger det af god forvaltningsskik, at rykkere fra borgere om svar bør besvares med det samme. Dette gælder i hvert fald for rykker fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden.

Uanset om der er tale om en ansøgning om hjælp efter den sociale lovgivning eller indgivelse af klage, gælder der en pligt for forvaltningen til at underrette borgeren, hvis en sagsbehandlingsfrist eller frist for genvurdering af en klage ikke kan overholdes.

En rykker for svar vil derfor først være relevant, hvis en frist ikke er overholdt, og forvaltningen ikke har underrettet borgeren herom. I disse tilfælde er Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen af den opfattelse, at en rykker for svar bør besvares med det samme.

Det ses dog ikke nødvendigt ved siden af dels fristen og dels pligten til at underrette borgeren ved en fristoverskridelse tillige at fastsætte en konkret frist for besvarelse af rykkere.

-

-

-

• Socialministeriets skrivelse af 28. februar 2001
• Socialministeriets skrivelse af 26. marts 2001 om spørgsmål 144 fra Folketingets Retsudvalg
• Udkast til besvarelse af Socialministeriets henvendelse af 28. februar 2001
• Udkast til besvarelse af Socialministeriets henvendelse af 26. marts 2001 om spørgsmål 144 fra Folketingets Retsudvalg
• Udkast til brev til Folketingets Ombudsmand
• Redegørelse om måling af sagsbehandlingstider og klagesager i februar 2001.

Grethe Munk

/

Torben Brøgger