Revisionsprokollat om Kontraktledelse i Københavns Kommune (Bilag)

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 8. august 2001

4. Revisionsprokollat om Kontraktledelse i Københavns Kommune (Bilag)

FAU 288/2001 J.nr. 288/01

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget beslutter at besvare protokollatet ved at fremsende denne indstilling og udvalgets beslutning til Revisionsdirektoratet.

Revisionsdirektoratet har som led i direktoratets ledelsesrevision foretaget en tværgående undersøgelse af, hvorledes kontraktledelse er blevet implementeret som styringsprincip med det formål,

at belyse formålet med kontraktledelse som styringsprincip,

at vurdere om Økonomiforvaltningens vejledning fra 1998 om kontraktledelse i Københavns Kommune er tilstrækkelig relevant til styringsformål samt at bedømme den faktiske implementering af kontraktledelse i Københavns Kommune,

at vurdere forvaltningernes evalueringer af kontraktledelse,

at undersøge hvilke planer og overvejelser de forvaltninger, der endnu ikke har indgået virksomhedskontrakter, har i forbindelse med implementering af kontraktledelse.

Revisionen har som led i undersøgelsen foretaget en spørgeskemaundersøgelse, hvori indgik 16 virksomhedskontrakter, herunder Familie - og Arbejdsmarkedsforvaltningens kontrakter med henholdsvis Center for Aktivering og Beskæftigelse, Instituttet for Blinde og Svagsynede og Forældrebetalingsafsnittet i den centrale forvaltning.

Revisionsdirektoratets sammenfattende bemærkninger fremgår i afsnit VI, side 39-44. I sammenfatningen nævnes blandt andet, at kontraktstyring som princip kan medvirke til at modernisere og effektivisere den kommunale økonomistyring.

Direktoratet finder, at kontraktledelse ikke gennemføres ved kontraktudarbejdelsen og en årlige opfølgning på mål, men er et styringsinstrument, der skal forankres i den løbende økonomiske styring. Efter direktoratets opfattelse bliver kontraktledelse i Københavns Kommune i højere grad benyttet til en dialog om indhold og omfang af ydelser.

Det nævnes endvidere, at implementeringen af kontraktledelse er en proces, hvori kontrakten og forholdet mellem parterne er under forandring. Revisionsdirektoratets overordnede hensigt med undersøgelsen har derfor været at fremkomme med synspunkter og anbefalinger til brug for såvel Økonomiforvaltningens som de øvrige forvaltningers arbejde med kontraktledelse.

Revisionsdirektoratet har anmodet om Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets udtalelse til undersøgelsens principielle problemstillinger. Disse er især kommet til udtryk gennem nedenstående anbefalinger fra direktoratet:

• Kontrakternes status bør beskrives bedre dels i forbindelse med rammer for ændringer af kontrakten dels i forhold til sanktioner ved en eventuel manglende opfyldelse af kontraktens mål og krav.

• Styringsformålet, og baggrunden for, at der er indgået kontrakter med de enkelte virksomheder bør gøres mere virksomhedsspecifik, konkret og udførlig.

• For de større og mere komplekse virksomheder bør der gennem delkontrakter ske en yderligere konkretisering af kontraktens præmisser.

• Der bør fastsættes flere mål, så alle væsentlige aktivitetsområder er dækket af et netværk af mål.

• Kvantitative og kvalitative operationelle mål for udvikling af ydelserne er essentielle for en sammenhængende økonomisk styring.

• Der bør herudover opstilles egentlige resultatkrav, forstået som krav der i højere grad retter sig mod styring af ressourceindsatsen end styring i forhold til mål.

• Det vil være relevant også at stille konkrete forventninger til en løbende udvikling af styringsrelevante registreringssystemer.

• I forbindelse med fastsættelsen af mål bør ske en prioritering og vægtning af de enkelte mål.

• Mål for udviklingen i sygefraværet bør indgå i alle kontrakter, idet dette emne er obligatorisk i henhold til Økonomiforvaltningens vejledning.

• Kontrakterne bør indeholde en egentlig kravspecifikation for, hvad en afrapportering bør indeholde.

• Nye former for generelle regnskabs- og rapporteringssystemer bør anvendes, bl. a. med øget fokus på mål og resultater.

• På sigt bør alle kontraktvirksomheder aflægge et årligt virksomhedsregnskab svarende til grundprincipperne for virksomhedsregnskaber i staten.

• Når der implementeres et nyt styringsprincip, er det vigtigt at gøre sig overvejelser og nedfælde erfaringer til brug for ajourføring og indførelse af nye kontrakter.

Familie - og Arbejdsmarkedsforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at kontraktledelse kan medvirke til at modernisere og effektivisere den kommunale økonomistyring, og at indførelsen af kontraktledelse må betragtes som en proces, hvori kontrakten og forholdet mellem parterne er under forandring.

Forvaltningen har under de første år med kontraktledelse især lagt vægt på, dels at der gennem kontraktens udarbejdelse sker en bedre synliggørelse og præcisering af mål, aktiviteter og opgaver, og dels at der med kontrakten er skabt et godt udgangspunkt for dialogen mellem parterne om indhold og omfang af ydelserne.

Det ville være ønskeligt, om man i sammenhæng hermed kunne give kontraktvirksomhederne flerårige budgetrammer. De kommunale bevillingsregler giver imidlertid kun begrænsede muligheder herfor. Forbindelsen til den økonomiske styring er derfor i stedet etableret gennem den årlige udmelding af kontraktvirksomhedernes budget og budgetvilkår, baseret på kontrakternes produktionskrav, og gennem den løbende budgetopfølgning.

Revisionsdirektoratets synspunkter og anbefalinger er i vid udstrækning sammenfaldende med principperne i forvaltningens kvalitets- og økonomistyringsmodel og med beslutningen om, at alle forvaltningens virksomheder skal udarbejde udviklingsplaner.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har gode erfaringer med kontraktstyringen af CAB, Instituttet for Blinde og Svagsynede og Forældrebetalingsafsnittet, og forvaltningen planlægger kontraktstyring af yderligere 3 virksomheder: Trykkeriet, Rengøringssektionen og IT-kontoret. Forvaltningen vil i forbindelse hermed, og i forbindelse med fornyelse af bestående kontrakter, drage nytte af Revisionsdirektoratet synspunkter og anbefalinger.

Ingen.

Ingen

Ingen

• Revisionsprotokollat nr. 9/2000 om Kontraktledelse i Københavns Kommune