Etablering af en tolketelefon i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 7. februar 2001

6. Etablering af en tolketelefon i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

FAU 54/2001 J.nr. 28/01

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at der oprettes en tolketelefon under Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens Tolkeformidlingen,

at ydelsen tilbydes alle institutioner i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og skoler og fritidshjem i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen , der måtte have behov for tolkning,

at tolketelefonen i en pilotfase (min. 2001) er "gratis" for tilmeldte institutioner

at den bemandes med 6 midlertidigt ansatte tolke med henblik på fastansættelse efter pilotfasen,

at servicen evalueres primo 2002 med henblik dels på en evt. justering af personale og brugerkreds

at man i forbindelse med evalueringen af ordningen overvejer muligheden for at udvide servicen til andre forvaltninger.

Borgerrepræsentationen vedtog ved budgetforhandlingerne for budget 2001 at afsætte 3,4 mio. kr. til etablering af en tolketelefon.

Den praktiske udformning af tolketelefonen vil basere sig på de erfaringer staten har haft med en landsdækkende gratis tolketelefon, der blev nedlagt af sparehensyn for 5 år siden.

Tolketelefonen forankres i Tolkeformidlingen og bemandes med seks midlertidigt ansatte tolke. Servicen evalueres primo 2002 med henblik på en tilpasning af såvel personale som brugergrupper.

Til budgetforhandlingerne for budget 2001 blev det besluttet af anvende 3,4 mio. kr. på en tolketelefon.

Staten har i mange år haft en gratis landsdækkende tolketelefon, der blev nedlagt af sparehensyn for 5 år siden. Med udgangspunkt i erfaringerne fra denne service oprettes der i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen en lignende service.

Da behovsstrukturen endnu ikke er klart afdækket fungerer 2001 som en pilotfase med mulighed for at afprøve forskellige modeller.

Formålet med en telefontolkeservice i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er at muliggøre kommunikation mellem kommunale instanser og borgere, der ikke eller kun i beskedent omfang taler og forstår dansk, når det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at rekvirere en tolk, der fysisk kan være stede.

En telefontolkeservice er et godt supplement til den eksisterende service i følgende tilfælde:

1. Når der akut skal laves en aftale om et møde.
2. Når det uforudset bliver nødvendigt, at der skal gives en kort besked.
3. I øvrige akutsituationer, hvor brugeren ikke har mulighed for på forhånd at bestille en tolk f.eks. krisecentre.

En telefontolkeservice i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen skal derfor være et supplement til den eksisterende Tolkeformidling, hvis primærfunktion er at formidle tolke til brugere, hvor tolken fysisk er til stede.

Alt andet lige vil en tolkning, hvor tolkene fysisk er til stede, altid være af højere kvalitet end en telefontolkning, og risikoen for fejltolkning lavere. Da det endvidere er mere koncentrationskrævende for alle parter at anvende telefontolkning, bør denne løsning kun anvendes, hvor det drejer sig om korte samtaler. Ofte vil den samme samtale tage længere, hvis der telefontolkes, end hvis der er en tolk fysisk til stede, fordi det er mere upraktisk og fordi, der som regel vil være flere opklarende spørgsmål. Det må derfor bestemt frarådes at benytte telefontolkning, hvor samtalen forventes at være af en varighed over 10 minutter.

Udlændingestyrelsen havde indtil midt i 1990'erne en telefontolkeservice, som blev nedlagt pga. nedskæringer. Servicen var en fortsættelse af den telefontolkeservice, der tidligere havde været placeret i først Socialministeriet og siden Indenrigsministeriet.

Servicen var gratis, og alle kunne bruge den efter behov. Det var primært offentlige institutioner (stat, amt, kommuner), der gjorde brug af ordningen, ikke mindst sundhedssektoren.

Servicen var døgnåben. I almindelig åbningstid blev telefonen besvaret af et antal tolke på hovedsprogene, som fysisk var placeret i Publikumsekspeditionen. Uden for almindelig åbningstid blev servicen udført af de samme fastansatte tolke, men fra eget telefonnummer. Brugerne blev med jævnlige mellemrum orienteret om, på hvilke sprog, der kunne tolkes samt om, hvilke telefonnumre man kunne ringe til uden for alm. åbningstid. Desuden var der etableret mulighed for at henvise til de sprog, man i Udlændingestyrelsens telefontolkeservice ikke selv dækkede. Rent praktisk var dette organiseret således, at man i servicen bad rekvirenten om vedkommendes telefonnummer og kontaktede en tolk, som derefter ringede til rekvirenten.

Tolkene var fastansatte, nogle fuldtids- andre deltidsansatte. Udover deres faste løn, fik de tolke, der stod til rådighed uden for almindelig åbningstid, et beskedent rådighedshonorar suppleret med et beløb pr. telefontolkning, de foretog.

På tidspunktet for lukningen af servicen havde man ca. 7000 telefontolkninger på årsplan. Heraf var det kun et meget begrænset antal, der fandt sted udenfor almindelig åbningstid.

Udlændingestyrelsen har oplyst, at man ikke havde indtryk af, at deres service substituerede almindelige tolkninger.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen bør læne sig op ad de erfaringer, man i Udlændingestyrelsen har gjort sig, og kombinere disse erfaringer med den ekspertise, kommunen qua den eksisterende Tolkeformidling er i besiddelse af.

Placering

Telefontolkeservice oprettes som en afdeling under den eksisterende Tolkeformidling. Dette sker for at skabe sammenhæng mellem telefontolkning og almindelig tolkning, hvor tolken er fysisk til stede ved tolkningen.

Brugergrupper

Dag- og døgninstitutionerne forventes at have et stort akut behov for tolke. Til gengæld burde de lokale centre ikke blive storforbrugere af en tolketelefon, da de i de fleste tilfælde kan planlægge, hvornår der skal anvendes en tolk.

På længere sigt kan det overvejes at åbne telefontolkningen for eksterne brugergrupper mod betaling. Det forventes at især lægerne og hospitalerne vil gøre brug af en sådan ydelse. Der skal for lægernes vedkommende laves en specialaftale med sygesikringen, der kun giver tilskud til brug af tolke der deltager i konsultationen.

Personale

I pilotfasen ansættes seks tolke i Tolkeformidlingen. De ansættes på en midlertidig kontrakt med mulighed for genbesættelse. Stillingerne gøres tidsbegrænsede af hensyn til evt. manglende efterspørgsel.

Efter annoncering i dagspressen ansættes tolke dækkende de sprog, Tolkeformidlingen formidler flest tolkninger på. Disse udgør p.t.: Arabisk, tyrkisk, urdu, somali, farsi og serbokroatisk. Tolkene skal kunne dokumentere bredt kendskab til social og medicinsk fagterminologi. I det omfang, det er muligt, bør der ansættes tolke, der kan tolke mere end ét sprog. Tolkene placeres i Tolkeformidlingen.

Der vil i løbet af året blive forsøgt forskellige kombinationer af fast arbejdstid og rådighedstid.

Da der forventes en del spildtid mellem tolkningerne planlægges tolkene anvendt til oversættelser og andre ad hoc opgaver.

Abonnement til interne brugere

Telefontolkeservice vil i en pilotfase være "gratis" for Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens institutioner og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens skoler og fritidshjem. Tolkeformidlingen vil registrere, hvilke brugere, der benytter telefontolkeservicen. Pilotfasen vil således være med til at afdække behovet for telefontolkning.

Brugere skal tilmelde sig ordningen, inden den kan anvendes. De tildeles et brugernummer, der også henviser til, hvilken overordnet brugergruppe, brugeren tilhører.

Eks.: FAF/daginstitutioner/Havfruen.

Dette kundenummer skal oplyses, hver gang man anvender servicen. Herved sikres Tolkeformidlingen detaljerede statistiske oplysninger om brugere og forbrug. Forvaltningen undersøger mulighederne for en integreret edb-telefonløsning, der også tager højde for evt. eksterne brugeres adgang til servicen.

Det vil på baggrund af en evaluering af pilotfasen være muligt at konstruere en rimelig fordelingsnøgle, såfremt ordningen gøres 'selvfinansierende'. Ordningen kan gøres 'selvfinansierende' i den forstand, at brugerne betaler telefontolkningen med midler, de får tildelt til formålet.

Minutpris for eksterne brugere

Der arbejdes på længere sigt på en løsning, så H:S og lægerne kan benytte ordningen mod et gebyr. Det kan f.eks. være et 900-nummer eller en minutpris koblet med en manuel registrering af forbruget i Tolkeformidlingen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens institutioner og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens skoler og fritidshjem orienteres om telefontolkeservice i en pjece, der beskriver retningslinier for brug af servicen, åbningstider og telefonnumre.

Servicen evalueres primo 2002.

Efter pilotfasen kunne telefontolkeservice evt. justeres til at være en økonomisk selvbærende enhed, hvor økonomien lægges hos de kommunale brugere, og der i stedet generelt opkræves gebyr for brugen.

Fordelen ved denne model er, at den umiddelbart kan anvendes i.f.t. eksterne brugere, eksempelvis H:S. Eksterne brugere skal betale for at anvende telefontolkeservice, og prisen vil være beregnet i overensstemmelse med bestemmelserne i Konkurrenceloven, hvorved konkurrenceforvridning undgås.

De enkelte udgiftskategorier er nærmere beskrevet under afsnittet om den københavnske model. I 2001 vægter etableringsomkostningerne en del, mens lønandelen i de efterfølgende år bliver større end den sædvanlige 80/20 fordeling mellem løn- og øvrige udgifter.

Budget

Tolketelefonen finansieres af 3,4 mio. kr. bevilget af Borgerrepræsentationen ved budgetforhandlingerne for budget 2001.

Der sker en udvidelse af Tolkeformidlingens lønudgifter. Tolkene ansættes i pilotfasen på en tidsbestemt kontrakt med mulighed for forlængelse.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens institutioner tilbydes en gratis tolketelefonservice ved akut opstået behov for kortvarig tolkning.

Ingen.