Elektronisk projektdatabase (Bilag).

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 6. september 2000

9. Elektronisk projektdatabase (Bilag).

FAU 518/2000 J.nr. 157/00

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager orienteringen om etablering af projektdatabase til efterretning.

Projektdatabasen er en samling af projektinformationer om Københavns Kommunes beskæftigelses- og uddannelsesprojekter. Projektdatabasen retter sig mod sagsbehandlere på de lokale centre og andre medarbejdere i kommunen, der har et behov for at få et overblik over Københavns Kommunes beskæftigelses- og uddannelsesprojekter.

Oprettelse af projekter i databasen er baseret på en indstilling fra en kontorchef i de lokale centre, Center for Aktivering og Beskæftigelse eller alternativt den centrale forvaltning. Vedligeholdelsen af projektdatabasen er placeret decentralt for at sikre en jævnlig opdatering udført af de personer, der har den største viden om projektet. Herved minimeres forvaltningens arbejde i forbindelse med vedligeholdelsen af projektdatabasen.

Projektdatabasen vil i løbet af en måned være fuldstændig implementeret og de kommende brugere vil have modtaget information om projektdatabasen. Efter 6 måneder vil der på baggrund af en forbrugsstatistik og brugerrundspørge ske en vurdering af projektdatabasens funktion.

Forvaltningen giver på mødet en demonstration af projektdatabasen.

På Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets møde d. 15.3.2000 fremlagde Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen en midlertidig oversigt over aktive tilbud som benyttes af Københavns Kommune i forbindelse med beskæftigelsesindsatsen. Oversigten bestod af en udskrift af de spørgeskemaer som Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indhentede ultimo 1999, som led i arbejdet med at etablere en projektdatabase.

Projektoversigten eksisterer nu i sin endelige form i projektdatabasen, og de registrerede projekter dækker over en bred vifte af foranstaltninger med forskellig organisering, økonomi etc. (jævnfør bilag 1).

Medio 1999 tog Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen initiativ til opbygning af en projektdatabase indeholdende alle beskæftigelses- og uddannelsesprojekter, der benyttes af Københavns Kommune i forbindelse med revalidering og aktivering.

Formålet var på kort sigt at få skabt et systematisk overblik over den vifte af tilbud, der karakteriserer den kommunale beskæftigelsesindsats og at sikre, at der ikke sker fejlvisiteringer som følge af et manglende kendskab til aktiverings- og revalideringsudbuddet. Projektdatabasen vil således 1) kunne forbedre kommunens service overfor aktiverings- og revalideringsparate borgere ved igennem et forbedret overblik over tilbuddene at styrke grundlaget for visiteringen 2) medføre effektiviseringsfordele ved at forhindre tilbagevisitering som følge af fejlplaceringer af borgere og 3) forbedre den overordnede styring af kommunens beskæftigelsespolitik. På længere sigt kan projektdatabasen tjene som instrument i opfølgningen på effekten af beskæftigelsesindsatsen.

Projektdatabasen består af beskæftigelses- og uddannelsesprojekter, der benyttes af Københavns Kommune i forbindelse med den aktive arbejdsmarkedsindsats.

Projekterne har mulighed for at indtaste informationer indenfor kategorierne projektfakta (navn, adresse mv.), projektidentifikation (organisation, projekttype og fagområde), målgruppe, projektets formål og målsætninger, projektbeskrivelse (indhold, forløb, metode mv.), evaluering og kvalitetssikring, kapacitet og optag, henvisning og samarbejde, pris og finansiering, deltagerforhold samt projektets egen præsentation. Nogle af projektinformationerne er obligatoriske.

I projektdatabasen er der skabt mulighed for en simpel alfabetisk søgning på projektnavnet og for en mere avanceret søgning på en eller flere af følgende kriterier: Projekttype, organisation, fagområde og målgruppe.

Oprettelse af projekter i databasen vil ske efter indstilling fra en kontorchef i de lokale centre, Center for Aktivering og Beskæftigelse eller alternativt den centrale forvaltning. Oprettelse af projekter under anden lovgivning eller indenfor andre områder skal ske efter indstilling fra tilsvarende niveau.

En indstilling af et projekt sker ved, at en kontorchef godkender oprettelse af projektet i databasen. Grundlaget for en indstilling vil være op til den pågældende kontorchef og vil naturligvis afhænge af selve projektet. I tilfælde af dårlige erfaringer med projekter vil det være muligt for den pågældende kontorchef at trække sin indstilling tilbage og således slette projektet fra databasen. Det vil altid være muligt for det enkelte projekt at ændre sit formål eller forløb og dermed gennem en ny indstilling at blive oprettet i projektdatabasen.

Det forventes, at de projekter, som centralforvaltningen ikke har kendskab til, og som derfor ikke indgår i projektdatabasen, vil tage kontakt til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, når kendskabet til projektdatabasen udbredes.

Projektdatabasen bygger på decentralt vedligeholdelsesansvar, der indebærer, at de projekter, der er registreret i databasen, via en udleveret kode bliver ansvarlige for at opdatere egne projektoplysninger. De projektansvarlige tildeles en kode til de projektoplysninger, som de har leveret til projektdatabasen. Via denne kode kan der foretages ændringer i den del af projektdatabasen, som er leveret af den projektansvarlige.

Med et decentralt vedligeholdelsesansvar sikres det, at projektdatabasen opdateres jævnligt, og af de personer, der har den største viden om projektet. Endvidere minimeres de centrale kontorers administrative arbejde i forbindelse med vedligeholdelsen af projektdatabasen.

I første omgang skal projektdatabasen rette sig mod sagsbehandlere på de lokale centre og andre medarbejdere i kommunen, der har et behov for at få et overblik over Københavns Kommunes beskæftigelses- og uddannelsesaktiviteter. På længere sigt er det muligt at gøre projektdatabasen offentlig tilgængelig og dermed give adgang for alle interesserede borgere eller aktører, der arbejder med den arbejdsmarkedsrettede indsats.

Projektdatabasen er for øjeblikket placeret på en udviklingsserver hos IT-firmaet 21^st. Hurtigst muligt efter præsentationen i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vil projektdatabasen blive oprettet på KMDs server, og de kommende brugere vil snarest derefter modtage information om projektdatabasen. Der påregnes en igangsætningsperiode på en måned før projektdatabasen virker efter hensigten.

Efter en periode på ca. 6 måneder følges der op på projektdatabasens virke. Opfølgningen baseres på en forbrugsstatistik og brugerrundspørge, der vil give grundlag for at vurdere projektdatabasens succes samt eventuelt at justere projektdatabasen.

Projektdatabasen kan på længere sigt ses i sammenhæng med en styrkelse af effektvurderingsindsatsen, herunder med en øget brug af benchmarking og en forbedret styring af den aktive indsats.

Udviklingsomkostninger på kr. 290.000 afholdes inden for det eksisterende administrationsbudget, ligesom oprettelsesomkostninger på ca. kr. 10.000 og årlige driftsomkostninger på ca. kr. 9.000.

Ingen

Ingen

• Bilag 1: Projekttilbud.