Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 5. oktober 2005

 

 

23.      Kortere svarfrist og konsekvenser ved nej tak til pasn ingstilbud samt indførelse af sms/email-service i pladsanvisningen.

 

FAU 475/2005  J.nr. 475/2005

 

 

INDSTILLING

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, at udvalget drøfter om nedenstående indstillingspunkter skal besluttes, 

 

at forældre til 0-2 årige børn der efter behovsdato takker nej til et tilbud, de selv har søgt, får flyttet deres behovsdato, så der går to måneder, før de igen får den konkrete institution tilbudt

 

at svarfristerne, for forældre til 0-2 årige børn der tilbydes pasning (vuggestue/dagpleje), nedsættes fra 8 til 5 kalenderdage.

 

at svarfristerne, for forældre til af 3-5 årige børn (børnehave) der tilbydes pasning, nedsættes fra 8 til 5 kalenderdage.

 

at der indføres sms/email service til forældre, der får tilbud om pasning.

 

at herværende forslag sendes i høring hos de faglige organisationer PMF, LFS og BUPL og områdets forældreorganisationer DLO, KFO og Det Centrale Forældreforum.

 

at indstillingen bliver forelagt Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget igen, hvis høringen indeholder væsentlige indsigelser.

 

 

RESUME

På baggrund af medlemsforslag fra Venstre (FAU 289/2005) er Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen blevet pålagt at analysere mulighederne for hurtigere genbesættelse af tomme pladser i kommunens dagtilbud ved at se konkret på svarfrister, konsekvenser ved nej tak og indførelse af ny informationsteknologi i pladsanvisningen.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets tiltrådte følgende på mødet den 8. juni 2005:

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget drøfter mulighederne for at nedbringe ventetiden fra der opstår en tom plads i en institution til pasningspladsen genbesættes.

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget pålægger Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen at udarbejde forslag om, at der kan indarbejdes en konsekvens af at takke nej til en ønskeinstitution til behovsdatoen eller senere.

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget pålægger Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen at fremlægge et notat, der belyser konsekvenserne ved at reducere svarfristen til mellem tre og fem dage, som det kendes fra andre kommuner.

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget pålægger Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen at udarbejde forslag om anvendelse af ny teknologi som sms/email services for at give forældrene mulighed for hurtigere at melde tilbage og nedbringe sagsbehandlingstiden. 

Medlemsforslaget blev tiltrådt med den bemærkning, at udvalget ligeledes ønsker følgende belyst, når forvaltningen vender tilbage med en indstilling herom: Hvor mange takker nej ved tilbud om plads, hvor mange gange afstedkommer det en tom p lads og herunder hvad koster det?

 

Forvaltningen vurderer, at det vil være muligt at indføre en sms/email-service som supplement til den nuværende sagsgang med udsendelse af papirpost.

 

Ved at reducere svarfristen for forældrene, vil sagsbehandlingstiden reduceres kunne tilsvarende, således at der hurtigere kan sendes tilbud ud til andre forældre om en plads, som de første forældre på ventelisten har sagt nej tak til.

 

Ved at indføre en konsekvens ved nej tak bestående i, at forældrenes behovsdato til den konkrete institution rykkes to måneder længere frem, vil dette i en række tilfælde medføre en hurtigere genbesættelse af tomme pladser. Forældrene har i forslaget dog stadig mulighed for at henvende sig på Pladsanvisningen i fald de ønsker at bevare deres behovsdato. Forældrene får med disse ændringer et incitament til at sætte en mere realistisk behovsdato.

 

Der vil være en etablerings- og driftsudgift ved etablering af en sms/email-service, som vurderes at være på henholdsvis 100.000 kroner i etablering og 50.000 kroner årligt. De økonomiske konsekvenser ved bedre styring af tomme pladser vil betyde en reduktion af tabt provenue i forældrebetaling svarende til omkring 0,4 mill. kroner årligt.

 

Det indstilles, at herværende indstilling sendes i høring blandt interessenterne på området og at indstillingen atter forelægges Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget såfremt høringen indeholder væsentlige indsigelser.

 

SAGSBESKRIVELSE

Indfør else af Sms/email service

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget blevet pålagt at udarbejde forslag om anvendelse af ny teknologi som sms/email services for at give forældrene mulighed for hurtigere at melde tilbage og nedbringe sagsbehandlingstiden:

 

De fleste forældre har i dag enten mobiltelefon og/eller adgang til internettet. Ved at bruge sms/email service kan man hurtigt informere disse forældre om et tilbud om plads til deres barn.

 

IFKA´s rapport fra 2002 (Institut for Konjunkturanalyse) angiver, at over 90 % af børneforældrene i Københavns Kommune ønsker at modtage mere post fra kommunen elektronisk i stedet for med papirpost.

 

Det bliver med forslaget lettere at komme i kontakt med forældre, der f.eks. på grund af ferie i en periode ikke er på deres bopælsadresse, så de modtager tilbud om pasning i tide i forhold til svarfristen. Desuden har Pladsanvisningen jævnligt sager, hvor borgeren hævder ikke at have fået et brev (fejl hos Post Danmark). Disse sager vil helt eller delvis kunne undgås ved, at sms/email-service på anden måde gør forældrene opmærksomme på tilbuddet.

 

Sms/email service vil supplere det per post tilsendte tilbud om plads, men ikke erstatte dette. Pladsanvisningen skal fortsat have forældrenes skriftlige ja tak eller nej tak til et tilbud om plads. Både sms-besked og email vil bestå af en generel besked om, at Pladsanvisningen har sendt et tilbud om pasning til forældrene med posten samt Pladsanvisningens telefonnummer, så de kan ringe tilbage uden at have de tilsendte papirer.

 

En gruppe forældre har ikke sms eller e-mail, og andre forældre vil ikke forstå de skriftlige beskeder grundet sprogproblemer. Desuden er der ikke nogen garanti for, at alle forældre på ferie har eventuel mobiltelefon eller læser emails. Sms/email service er dermed ikke en garanti for at et tilbud om plads kommer forældrene i hænde, men en udvidet service.

 

Det er muligt at etablere et samarbejde om sms-service med bibliotekernes it-afdeling i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Dette samarbejde har både økonomiske og praktiske fordele: Etableringsomkostningerne bliver lavere ved et samarbejde, og i bibliotekernes it-afdeling har de erfaring med sms-service overfor borgerne.

 

Retningslinier for tilbud om pasning til forældre med 0-2 årige børn

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget blevet pålagt at fremlægge et notat, der belyser konsekvenserne ved at reducere svarfristen til mellem tre og frem dage, som det kendes fra andre kommuner:

 

Svarfristen for forældre, der modtager et pasningstilbud til vuggestue eller dagpleje, foreslås ændret fra 8 til 5 kalenderdage.

 

I forhold til 0-2 årige børn skriver forældrene deres børn på venteliste til max. 2 ventelister og taber anciennitet ved senere ventelisteskift. Derfor har forældrene mulighed for i forvejen at forholde sig til, om de ønsker institutionen/pasningsordningen eller ej.

 

Som det fremgår af nedenstående tabel, er antallet af pasningstilbud, der sendes til forældre stigende:

 

Antal af svar fra forældre til Pladsanvisningen ved tilbud om vuggestue/dagpleje
	Svar i alt	Antal "nej tak"	"Nej tak" i %
2003	8.195	3.194	39
2004	16.382	7.161	44
2005 (estimeret for hele året)	18.224	8.019	44

 

Pladsanvisningen vil hurtigere kunne udsende et tilbud til et andet forældrepar, når de ikke skal vente 8 dage på en tilbagemelding, der i omkring 44 % af tilfældene vil være negativ. Endvidere vil vejledningssituationen blive forbedret, idet Pladsanvisningen hurtigere ved, om en plads besættes eller ej. I mange andre kommuner er svarfristen mellem tre og fem dage.

 

Antallet af dage, hvor der er tomme pladser i institutionerne, vil reduceres.  Dette vil have en gavnlig effekt på institutionernes belægningsprocent over året, samt mindske tabet på forældrebetalingen.

 

Konsekvenser ved nej tak til tilbud

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget blevet pålagt at udarbejde forslag om, at der kan indarbejdes en konsekvens af at takke nej til en ønskeinstitution til behovsdatoen eller senere:

 

De forældre, der takker nej tak til en plads, har i 2004 opgivet følgende grunde til dette:

 

Årsager til nej tak til tilbud om vuggestue/dagpleje
		%
Ingen begrundelse		11
Ønsker anden institution		16
Udeblivelse		26
Vil vente		30
Andre årsager*		17

* Pladsanvisningen registrerer forældrenes begrundelser for nej tak i alt 18 kategorier, de resterende 14 kategorier er slået sammen i kategorien "Andre årsager".

 

Som det fremgår af skemaet, er der en stor gruppe forældre, der gerne vil vente eller ikke giver nogen begrundelse. Det kan af forældre ses som en attraktiv situation at stå øverst på en ønskeventeliste og hver måned få tilsendt tilbud om opstart. Hvis forældre i dag med overskredet behovsdato står øverst på en venteliste og får et pasningstilbud, de vælger at takke nej til, skal de alligevel som de første have den næste ledige plads i institutionen tilbudt, også selv om situationen opstår lige efter, at de har takket nej til den samme institution.

 

Forældrene vil - ved indførelse af konsekvenser ved at sige nej tak - have en større interesse i at oplyse præcis behovsdato, og der vil være et incitament til, at de får justeret behovsdatoen tidligere, hvis de f.eks. skifter mening midt i barsel.

 

En udskydelse af behovsdatoen vil nedsætte antallet af tilbud, pladsanvisningen skal sende ud, før en plads bliver besat, idet der vil være tættere sammenhæng mellem reelt behov og behovsdato.

 

Hvis der er forældre, der har brug for plads i en institution, kort tid efter at de har takket nej til denne eller undladt at svare på et tilbud fra pladsanvisningen, kan der hvis forældrene henvender sig på Pladsanvisningen dispenseres for ændring af behovsdato.

 

Forslaget om at anvende ny teknologi i orienteringen af forældrene og forslaget om at reducere svarfristen fra 8 til 5 dage er forbundne på den måde, at det for mange forældre vil betyde, at selv om de får kortere svarfrister, så får de også tidligere information om tilbuddet.

 

Indførelse af konsekvenser ved nej tak berører den konkrete venteliste, forældrene har takket nej til. Hvis barnet også er skrevet op til en anden institution, bliver behovsdatoen på denne venteliste ikke ændret. Barnet vil stadig stå øverst på ventelisten i disse to måneder, og når behovsdatoen er passeret, vil barnet få tilbudt den førstkommende plads i institutionen.

 

Retningslinier for tilbud om pasning til forældre med 3-5 årige børn

Familie- og _Arbejdsmarkedsforvaltningen er af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget blevet pålagt, at fremlægge et notat, der belyser konsekvenserne ved at reducere svarfirsten til mellem tre og fem dage, som det kendes fra andre kommuner:

 

Antallet af udsendte tilbud om pasning i børnehave er ligeledes stigende, så også her vil en nedsættelse af svarfristerne fra 8 til 5 kalenderdage betyde, at det er muligt hurtigere at tilbyde og dermed besætte en plads, som der i første omgang bliver takket nej til.

 

Derimod vil det ikke på 3-5 års området give mening at se på behovsdatoen, da forældrene i dag kan modtage et tilbud om børnehaveplads, fra barnet er 2 år og 10 måneder. Forældrene vil om muligt få tilbudt plads i en af tre institutioner, som de har afgivet vejledende ønske til. Hvis forældrene siger nej tak efter denne dato, udmeldes deres barn af dets daværende dagtilbud. Det vil sige, at der allerede er indført en konsekvens på dette område.

 

Antal af svar fra forældre til Pladsanvisningen ved tilbud om børnehave
	Svar i alt	Antal "nej tak"	"Nej tak" i %
2003	3.323	1.281	39
2004	7.865	3.266	42
2005 (estimeret for hele året	6.856	2.742	40

 

Forældre der takker nej til et pasningstilbud til børnehave har følgende forklaringer:

 

Årsager til nej tak til tilbud om børnehave
		%
Ingen begrundelse		8
Vil vente		8
Behov ophørt		11
Ønsker anden institution		30
Udeblivelse		35
Andre årsager*		8

* Pladsanvisningen registrerer forældrenes begrundelser for nej tak i alt 16 kategorier, de resterende 11 kategorier er slået sammen i kategorien "Andre årsager".

 

Klager over tomme pladser:

Se vedlagte bilag: Forældreklager over tomme pladser, notat fra den 7. juni 2005.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens positivlister over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Etablering af SMS/Email-service

At få udviklet en sådan service vil medføre en etableringsudgift samt en løbende udgift til opdatering af systemet og til betjening af systemet. Der er ikke modtaget endeligt tilbud på etablering af systemet, men det vurderes at ligge på 100.000 kroner. Driften af systemet er vurderet til at være 50.000 kr. årligt.

 

De økonomiske konsekvenser ved bedre styring af tomme pladser vil betyde reduktion af tabt provenu i forældrebetaling er 407.974 kr. årligt. (se bilag 1).

 

Forvaltningen vurderer, at en kortere svarfrist vil give en bedre pladsstyring, som også vil resultere i en økonomisk forbedring. Men det er ikke muligt at beregne om denne forbedrede styring vil være synlig i forhold til de øvrige tiltag med plads- og økonomistyring på daginstitutionsområdet (bl.a. ny afregningsmodel for tomme pladser samt kapacitetsændringer). 

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Herværende forslag sendes i høring hos de faglige organisationer PMF, LFS og BUPL og områdets forældreorganisationer DLO, KFO samt Det centrale Forældreforum.

 

I den nyligt gennemførte høring om ny afregningsmodel er der en del høringssvar, der sammenkæder en ændring af anvisningsreglerne med afregningen af tomme pladser. I "aftale mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og de faglige pædagogiske organisationer om rammer for ny model for pladsafregning på daginstitutionsområdet" fremgår det, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen undersøger, hvordan man administrative kan begrænse antallet af tomme pladser, der er relateret til anvisningsreglerne.

 

BILAG

Bilag 1: Økonomiske beregninger af ændringer i antal tomme pladser, hvis indstillingen vedtages.

Bilag 2: Forældreklager over tomme pladser, notat fra den 7. juni 2005.

 

 

 

 

                      Grethe Munk                                                                                                            /

                          Carsten Stæhr Nielsen