Budgetanalyse på rengøringsområdet (Bilag)

7. Budgetanalyse på rengøringsområdet (Bilag)

FAU 641/2003 J.nr. 641/2003

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget mener, at en effektivisering af rengøringen på institutionerne skal tage udgangspunkt i en kombination af uddannelse, udstyr og organisering, der forudsætter en samlet iværksættelse indenfor selvforvaltningsprincippet

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget i tilknytning til budgetanalysen på rengøringsområdet tilkendegiver overfor Økonomiudvalget, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vurderer, at effektiviseringspotentialet udgør maksimalt 19,3 procent på daginstitutionsområdet.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vil vurdere hvorvidt en effektivisering af rengøringsområdet bør indgå i budgetforslaget for 2005.

På Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets møde den 22. oktober 2003 blev sagen
udsat med henblik på, at forvaltningen på baggrund af udvalgets drøftelser kom med en ny indstilling.

På Økonomiudvalgets møde den 5. august 2003 behandlede Økonomiudvalget indstilling om budgetanalysen af rengøring i Københavns Kommune, som er udarbejdet af Økonomiforvaltningen og Servicemægleren A/S. Økonomiudvalget har anmodet udvalgene om at redegøre for initiativer og overvejelser, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune, jfr. bilag 1.

I Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen omfatter analysen 30 daginstitutioner svarende til 6 pct. af forvaltningens daginstitutioner – såvel selvejende som kommunale - fordelt på institutionskategorier og to administrationsbygninger.

Servicemæglerne anslår på den baggrund et effektiviseringspotentiale på 32,8 pct. på dagområdet og 7 pct. på administrationsbygninger ved fortsat drift i eget regi inden for den eksisterende struktur og organisering af rengøringen. Effektivise-ringspotentialet opnås ved anbefalinger om investeringer i uddannelse og nyt udstyr samt ændrede arbejdsgange for tilrettelægning og metoder.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har gennemgået budget- og opmålingstal for de omhandlede daginstitutioner.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens foreløbige beregninger giver et effektivitetspotentiale på maksimalt 19,3 pct. set i forhold til servicemæglernes 32,8 pct.

Der har under Økonomiforvaltningen været nedsat en følgegruppe med repræsen- tanter fra samtlige forvaltninger.

På Økonomiudvalgets møde den 5. august 2003 behandlede Økonomiudvalget ind-
stilling om budgetanalysen af rengøring i Københavns Kommune.

Økonomiudvalget besluttede at anmode udvalgene om at redegøre for initiativer og overvejelser med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune.

Analysen af rengøring omfatter rengøring i administrationslokaler, folkeskoler, fritidshjem, klubber og daginstitutioner. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har haft 30 daginstitutioner med i analysen. Undersøgelsen omfatter interview/- spørgeskema og gennemgang af rengøringslokaler.

Formålet med analysen har været at skabe et overblik over ressourceforbruget og organiseringen af rengøringen på de udvalgte områder samt at identificere et even-tuelt effektiviseringspotentiale.

Servicemæglerens analyse tager udgangspunkt i 30 daginstitutioner svarende til 6 pct. af institutionsmassen på daginstitutionsområdet. Analysen konkluderer, at der generelt er et effektiviseringspotentiale ved løsning af rengøringsopgaven. Analysen anslår et effektiviseringspotentiale ved fortsat drift i eget regi på 32,8 pct. af udgifterne til daglig rengøring. Alt efter servicemæglerens beregningsmetode svarer det til et effektiviseringspotentiale på mellem 27-37 mill. kr.

For at nå dette effektiviseringspotentiale vurderer servicemægleren, at det er nød-vendigt med investering i tidssvarende rengøringsudstyr og at afsætte ressourcer til uddannelse af rengøringsassistenter i nye rengøringsmetoder, brugen af rengøringsmidler og så videre.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er enig i, at der ved nye rengørings-metoder, uddannelse, anskaffelse af tidssvarende rengøringsudstyr m.v. kan opnås et effektiviseringspotentiale.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens foreløbige beregninger giver et effektivitetspotentiale på maksimalt 19,3 pct. set i forhold til servicemæglernes 32,8 pct.

Forskellen skyldes

• Servicemæglerne har konstateret differencer fra 0 pct. til 60 pct. i forhold til deres opgørelsesmetode blandt de institutioner, de har undersøgt.
  Derefter fastsætter de en gennemsnitlig difference på 30 pct., når de vurderer den samlede institutionsmasse.
  Det mener forvaltningen ikke kan bruges som en generel gennemsnitlig målestok for alle institutionerne.

• De ugentlige rengøringstimer (931timer), som er opgivet af institutionerne, overstiger forvaltningens beregninger til rengøring (765 timer).

• Servicemæglerne har ikke taget højde for, at de selvejende institutioner har udgifter til hovedrengøring udlagt i deres budgetter.

• Servicemæglerne oplyser, at vinduespolering ikke indgår i analysen, men tager ikke højde for, at det indgår i institutionens budget.

• Servicemæglerne har ikke taget højde for kombinationsstillinger (stillinger, hvor arbejdet kun delvist består af rengøring). Dette fremgår ellers tydeligt af
  institutionernes oplysninger.

• Der ses ikke at være taget hensyn til, at 10 pct. af institutionerne i stikprøven er udflytterinstitutioner med såvel opsamlingssted som udflytterinstitution.

• Der er ikke taget højde for særlige forhold, som udløser ekstra rengøringstimer, f.eks. lang åbningstid.

Servicemæglernes analyse af rengøring af udvalgte områder i Københavns Kommune har ifølge Økonomiforvaltningen kostet i alt 327.750 kr. excl. moms.

Organisering af rengøring på institutionerne.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens daginstitutioner har selvforvaltning.

Det betyder, at langt de fleste beslutninger om hverdagen i institutionerne træffes af institutionens ledelse og forældrebestyrelse. Institutionerne kan prioritere fordelingen af ressourcer mellem løn og den øvrige drift, så budgettet tilpasses de lokale forhold i institutionen.

Gældende for samtlige daginstitutioner er, at ansvaret for den daglige rengøring er decentraliseret til den enkelte institution. Herunder den daglige ledelse og det økonomiske ansvar. Det er institutionslederen-/bestyrelsen, der har ansvaret for kvaliteten i rengøringen og ansvaret for at ansætte rengøringspersonale. Mange institutioner vælger at ansætte rengøringsassistenter eller pædagogmedhjælpere, som også forestår andre opgaver. Disse kombinationsstillinger kan indeholde køkkenopgaver, pædagogiske opgaver eller gårdmandsarbejde.

Grundet selvforvaltning findes der ikke et budget til rengøring på dagområdet. De midler, der oprindeligt var anvendt til rengøring, indgår i den budgetsum der udmeldes til hver institution. Midlerne til rengøring indgår i institutionens fleksible budget. Institutionen bestemmer selv, hvordan midlerne bruges.

De kommunale daginstitutioner blev i 1988 rengøringsomlagte i forhold til Kommunernes Landsforenings standard 19 med væsentlige besparelser til følge, jfr. bilag 2.

De selvejende daginstitutioner eller andre af forvaltningens institutioner er ikke blevet rengøringsomlagte i forhold til Kommunernes Landsforenings standard 19.

For at kunne imødekomme besparelses potentialet er man derfor nødsaget til at opmåle de institutioner, der ikke er opmålt, samt de opmålte kommunale, da Kommunernes Landsforenings standard 19 er forældet, og der d.d. bruges et mere markedsorienteret opmålingssystem.

Den centrale rengøringssektion har ikke kapacitet til at opmåle Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens institutioner inden for en kort tidshorisont.
Et privat firma anslår et udgiftsbeløb på ca. 1,6 mill. kr., hvis institutionerne skal opmåles i løbet af et år.

ØKONOMI
Ansættelse af projektleder indenfor rengøringssektionens budgetramme.

MILJØVURDERING
Ændrede rengøringsmetoder herunder vandforbrug og anvendelse af miljøvenlige rengøringsmidler vil gavne miljøet.

ANDRE KONSEKVENSER
Initiativer på området kan få personalemæssige konsekvenser. I den forbindelse bør der i analysen indgå vurderinger om rengøringsassistenternes arbejdsvilkår og graden af nedslidning ved valgt arbejdstakst.

HØRING
Ingen.

BILAG
Bilag 1: Budgetanalyse fra Økonomiforvaltningen
Bilag 2: Notat vedrørende Kommuneinformation 19

Grethe Munk

/

Carsten Stæhr Nielsen