Orientering om forsøg vedrørende hjælp til administrative opgaver på daginstitutioner i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

14. Orientering om forsøg vedrørende hjælp til administrative opgaver på daginstitutioner i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

FAU 512/2004 J.nr. 512/2004

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager nedenstående orientering om forsøgene vedrørende hjælp til administrative opgaver på daginstitutioner i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen til efterretning.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager nedenstående orientering om etablering af en ordning med automatisk elektronisk bogføring ved indkøb i daginstitutionerne til efterretning.

I forbindelse med budgetforliget for 2003 blev der indgået følgende aftale:" Parterne er enige om, at administrative opgaver (bogføring mv.) på institutioner med fordel kan samles hos medarbejdere, der kun beskæftiger sig med denne opgave. Der afsættes 2 mill. kr. til at undersøge potentialet/forsøg."

Efterfølgende er der i henhold til beslutning i FAU (197/2003), ØU (117/23) og BR (218/03) i perioden 2003/2004 gennemført 2 etårige forsøg i 4 lokalcentre vedrørende hjælp til administrative opgaver på daginstitutionerne i FAF.

Resultatet af forsøgene er, at det forsøg, som omfatter hjælp via "en centerbogholder", er 52% meget tilfredse eller tilfredse og 28% neutrale og det forsøg, som omfatter hjælp via "en administrativ konsulent", er 79% meget tilfredse eller tilfredse og 13% neutrale.

Efter drøftelse med lokalcentercheferne er det aftalt, at modellerne med centerbogholder og administrativ konsulent skal fortsætte, idet det enkelte lokalcenter aftaler med institutionslederne, hvilken model eller modeller, som de ønsker iværksat. Alternativt kan institutionslederne fravælge tilbuddet.

Prissætningen af den enkelte ordning aftales mellem centret og institutionerne.

Ud over ovennævnte forsøg er der igangsæt et projekt med automatisk elektronisk bogføring ved indkøb i daginstitutionerne. Projektet er endnu ikke færdigudviklet, men det er vurderingen, at den elektroniske bogføring af indkøbene vil være en hjælp i det daglige arbejde på institutionerne.

I perioden 2003/2004 er der gennemført 2 1-årige forsøg, der omfatter hjælp til administrative opgaver i daginstitutionerne, nemlig:

• Forsøg med en "centerbogholder", der rent fysisk er placeret på det lokale center og foretager bogføring for de enkelte institutioner på baggrund af regninger og kassebogsblade
• Forsøg med en "administrativ konsulent", der tager ud på institutionerne og gennemgår de enkelte institutioners administrative praksisser, identificerer problemområder, giver gode råd til forenkling af opgaverne og hjælper med eventuelle tekniske problemer.

For at komme i betragtning i forbindelse med tildeling af midler til et af forsøgene blev der indkaldt ansøgninger fra de lokale centre, idet følgende kriterier skulle være opfyldt:

• Forsøg i bydele, der ikke allerede har tilbud til institutioner om køb af de pågældende administrative ydelser på centret, er mest interessante i forhold til erfaringsopsamlingen
• En ligelig fordeling af projekter mellem de to typer af forsøg
• Variation i projekternes metoder
• En geografisk spredning over byen

Ud fra en konkret vurdering af ansøgningernes indhold blev der valgt følgende til:

Centerbogholder: Brønshøj-Husum og Vesterbro

Administrativ konsulent: Ydre Nørrebro og Valby

For at kunne måle effekten af forsøgene blev der fra centralt hold forud for forsøgenes start i 2003 udsendt et spørgeskema, dækkende relevante områder, som indgik i forsøgene. Tilsvarende blev der medio 2004 gennemført en ny spørgeskemaundersøgelse. Sammenholdelse af svarede fra de 2 undersøgelser er beskrevet senere.

Som opfølgning på spørgeskemaundersøgelsen forud for forsøgets start i 2003 blev der medio 2004 fra centralt hold gennemført en ny spørgeskemaundersøgelse, dækkende de samme spørgsmål, som blev stillet i 2003 samt nogle supplerende spørgsmål.

En sammenholdelse af svarene i 2003 og i 2004 giver følgende resultater:

Udvikling i tidsforbruget: samlet set har den gennemsnitlige administrative arbejdsbyrde pr. måned fra 2003 til 2004 været følgende:

• Centerbogholder: fra 34 timer og 44 minutter til 30 timer og 38 minutter, svarende til et fald på 11,5%

• Administrativ konsulent: fra 30 timer og 17 minutter til 33 timer og 33 minutter, svarende til en stigning på 10,8%

Ved vurdering af det gennemførte projekts effektivitet og tidsforbrug, jfr. ovenfor, skal man være opmærksom på, at det opgjorte timeantal er fra 2 forskellige måneder, at der ikke er fuldt overlap mellem respondenterne i de 2 undersøgelser, at der i forsøgsperioden er sket en stigning i antallet af administrative arbejdsopgaver (økonomifordelingsmodellens fase 2, udmøntning af ny løn, indkøbsaftaler og indførelse af et nyt vagtplansystem, som alle har været tidskrævende at sætte sig ind i) og at der ofte kan være en afledt effekt af at igangsætte og gennemføre en evaluering, idet selve evalueringen kan påvirke resultatet ved at der her foretages en mere grundig registrering af arbejdsbyrdens omfang.

Under hensyntagen hertil dækker de nedenfor anførte procentangivelser centerbogholderen og den administrative konsulent under ét.

I 2004 kunne 72% af respondenterne forestille sig, at nogle opgaver blev placeret uden for institutionen, mens 28% måske kunne forstille sig dette. I 2003 var procenterne 44 og 33.

De opgaver, hvor respondenterne kunne forestille sig placeret uden for institutionen og som har haft de største stigninger fra 2003 til 2004, er inden for kategorien løn, nemlig lønstyring fra 48% i 2003 til 60% i 2004, timeløn fra 16% til 24% og ekstra ydelser og timer, fra 14% til 24%. Øvrige opgaver viser et generelt fald fra 2003 til 2004.

Udvikling i forhold til om institutionen har den nødvendige information/teknologi/ faglige kompeten ce til at udføre de administrative opgaver: Det generelle billede er, at til spørgsmålet "Nej, vi mangler" er der indenfor teknologien 15 arbejdsopgaver, hvor der fra 2003 til 2004 er en stigning i den andel, som anfører, at man mangler teknologi og 1 arbejdsopgave, hvor der er et fald og indenfor information er de tilsvarende tal 9 arbejdsopgaver og 7 arbejdsopgaver og inden for faglig kompetence 8 arbejdsopgaver og 8 arbejdsopgaver.

På spørgsmål om, hvordan man foretrækker, at manglen bliver understøttet, svarer følgende antal institutioner i %:

• Opgaven flyttes ud af institutionen (eks. til lokalcentret): i 2003 32% og i 2004 51%
• Der ansættes en administrativ medarbejder på lokalcentret, som skal lægge et vist antal timer i en række institutioner: i 2003 65% og i 2004 100%
• Institutionens personale bevilges efteruddannelse: i 2003 70% og i 2004 84%

Hjælp fra lokalcentre: I 2004 var 87% tilfredse og 8% delvis tilfreds mod 80% og 19% i 2003

Hjælp fra centralforvaltningen: I 2004 var 28% tilfredse og 55% delvis tilfreds mod 25% og 63% i 2003.

24% er meget tilfredse, 42% er tilfredse, 20% er hverken tilfredse eller utilfredse og 7% ved ikke.

Med andre ord er 2/3 af deltagerne tilfredse med deres udbytte af forsøget, til trods for at de føler, at deres arbejdsbyrde i samme periode er forøget.

41% svarer ja, 23% nej og 36% ved ikke.

Med andre ord er der kun en femtedel, som er sikker på, at de ikke ønsker at afholde udgifterne til en tilsvarende administrativ hjælp.

At bruge mindre tid på administrative opgaver: 30% svarer ja, 58% nej og 13% ved ikke

Det produkt I skal levere: 44% svarer ja, 33% nej og 23% ved ikke

Jeres forståelse af opgaverne: 46% svarer ja, 26% nej og 28% ved ikke

Omkring halvdelen af deltagerne i forsøget føler rent faktisk, at de har haft udbytte i for hold til produktet og forståelse af opgaven, selvom de mener, at deres arbejdsbyrde er steget i perioden.

Som afslutning på forsøgene er der modtaget følgende anbefalinger fra de deltagende centre:

Centerbogholder

Lokalcenter Brønshøj-Husum vurderer, at da der kun er 4 institutioner, som har udvist interesse for at modtage administrativ hjælp fra centret mod betaling, er det ikke hensigtsmæssig at fortsætte med projektet.

Lokalcenter Vesterbro har besluttet på baggrund af de indhøstede erfaringer samt ledernes tilfredshed med projektet at tilbyde de institutioner, som ønsker at fortsætte med ordningen, at centret - mod betaling - overtager bogføringen.

Administrativ konsulent

Lokalcenter Valby anbefaler:

• At gøre en administrativ konsulent til en fast stilling, som i et team med både den pædagogiske konsulent og med lokalcentrets institutionsafdeling kan give institutionslederne den service, som de efterspørger
• Institutionsledernes ønske om en administrativ konsulent skal være en med kendskab til daginstitutionsområdet bør efterkommes
• Der bør være øget opmærksom på, at det at møde ledergruppen med forståelse for deres arbejdsbetingelser, ikke nødvendigvis betyder, at de hver gang får ret
• At ideerne bag de forskellige aktiviteter/tiltag fra denne projektperiode videreformidles til de øvrige lokalcentre, som i en omskrevet form, tilpasset til deres lokale forhold, direkte kan anvende dem
• At der ses nærmere på organisationskulturen, således at institutionslederne fremadrettet kan få de helhedsorienterede svar, der tager højde for alle institutionernes forhold, som de efterlyser
• At der fremover lægges et stykke arbejde i at få institutionslederne til at kunne se ideen med de ændringer, som løbende sker omkring de administrative arbejdsgange, således at de bliver fri for en fornemmelse af, at udmærkede velfungerende systemer erstattes af nye uigennemskuelige og mindre velfungerende systemer
• Når noget har virket så effektivt, som dette projekt har vist sig at have gjort, bliver en hurtig opfølgning og en efterfølgende udmelding på den samlede konklusion omkring alle 4 forsøg, særlig vigtig for de involverede institutionsledere

Lokalcenter Ydre Nørrebro anbefaler:

Vedrørende daginstitutionerne - Anbefalinger til daginstitutionernes arbejde med økonomistyring: Sørg for at være på forkant i økonomistyringen - indarbejd gode rutiner og prioriter opgaven. Eksempler på gode rutiner:

• Adskil fast og fleksibelt budget i budgetopstillingen
• Lav kun budget- og forbrugsopgørelser uden moms – forældrebestyrelse og personalet skal nok vænne sig til det
• Lav budget- og forbrugsopfølgning for den enkelte måned, og gem opgørelser måned for måned, og år for år, og brug dem som sammenligningsgrundlag
• Lav prognose 4 gange om året som minimum
• Sørg for skriftlig dokumentation for Jeres dispositioner – dette gælder ikke kun den talmæssige behandling af tallene, men også kommentarer til forslag, ændringer og konsekvenser
• Lav budget- og forbrugsopgørelser i regneark, når I først mestrer teknikkerne er det langt den mest enkle og overskuelige måde
• Sammentænk den pædagogiske udvikling med økonomistyringen
• Del og brug hinandens erfaringer med økonomistyring
• Udvikling af it-kundskaben

Vedrørende lokalforvaltningen

• Bør fortsat have fokus på udvikling af styringsinstrumenter til understøtning af selvforvaltningen hos institutionslederne
• Præcisering af hvilke opgaver som kan forventes løst af lokalcentret
• Bedre introduktion til nye ledere og souschefer
• Ændret praksis omkring administration af sprogmidler
• Arbejde mere udviklings- og helhedsorienteret
• Overordnet overblik over udviklingen på daginstitutionsområdet

Vedrørende centralforvaltningen - i det år projektet har varet har der været flere tiltag som har lettet institutionsledelsernes arbejde med økonomistyringen. Der kan nævnes:

• Budgetvejledning og vejledninger til forbrugsrapporterne er velskrevne og informative, og det anbefales at disse bruges som inspiration, når andre vejledninger forfattes.
• Udarbejdelsen af en hjemmesiden for institutionerne er ligeledes et initiativ der hilses velkomment - med tiden skal denne hjemmeside gerne blive stedet, hvor institutionerne kan finde alle relevante informationer, vejledninger og links.

Anbefalingerne til centralforvaltningen er derudover:

• At der arbejdes på en koordineret og langsigtet udmelding af opgaverne
• Inddrag den ekspertise der ligger på lokalcentrene - dialog i planlægning og løsning af opgaver
• At der i materiale til brug for økonomistyringen indtænkes brugervenlighed i forhold til institutionerne
• At der ved ændrede forretningsgange og beslutninger – indtænkes konsekvensen af ændringen set med institutionernes øjne og derfor samtidig giver en anbefaling til en hensigtsmæssig opgaveløsning. Eksempelvis hvad betyder det for økonomistyringen når dagpengerefusionerne lægges ud til institutionerne, hvad skal institutionerne tage højde for, og hvordan anbefaler centralforvaltningen, at der styrer på dette område – dette er et af de områder hvor der kan opnås stordriftsfordele
• Vær opmærksom på at kvalitetssikre når materiale udsendes qua det store antal modtagere– fejl mindsker brugernes tillid og resulterer i opkald og møder
• Bedre koordination mellem de enheder der arbejder med daginstitutionerne, således at der ikke er alt for mange sammenfaldende aktiviteter, ændringer, nye tiltag, kursusvirksomhed og andet på samme tid
• Informere gerne når der laves store såvel som små ændringer – det giver tid til at planlægge

Det er den samlede vurdering, at de 2 forsøg har været en succes.

I spørgeskemaundersøgelsen i 2004 blev der stillet et supplerende spørgsmål "Er I tilfredse med det udbytte I har haft af forsøget" og svaret herpå var:

• Centerbogholder: 52% var meget tilfredse eller tilfredse, 28% var neutrale, 10% var utilfredse og 10% ved ikke, altså 80% som er meget tilfredse, tilfredse eller neutrale

• Administrativ konsulent: 79% var meget tilfredse eller tilfredse, 13% var neutrale, 4% var utilfredse og 4% ved ikke, altså 92% som er meget tilfredse, tilfredse eller neutrale

Efter drøftelse med lokalcentercheferne er det aftalt, at modellerne med en centerbogholder og administrativ konsulent fortsætter, idet det enkelte lokalcenter aftaler med institutionslederne, hvilken model eller modeller, som de ønsker iværksat. Alternativt kan institutionslederne fravælge tilbuddet.

Implementeringen af de aftalte modeller vil skulle indgå som en integreret del af den konsulentvirksomhed, som de lokale centre allerede i dag udfører i relation til daginstitutionerne, herunder at der kan være forskel på konsulentvirksomheden, afhængig af om der er tale om en lille eller stor institution.

Ud fra de anbefalinger, som Valby og Ydre Nørrebro fremfører, er det samtidig besluttet, at der udarbejdes et fælles koncept for den administrative konsulents arbejde, således at de værktøjer og erfaringer, som Valby og Ydre Nørrebro har udarbejdet og indhøstet, bliver anvendt til fælles bedste.

Udarbejdelsen af det fælles koncept foreslås forankret i kredsen af T/A-teamchefer.

Med hensyn til tilfredsheden med hjælpen fra centralforvaltningen vil de enkelte punkter blive vurderet nøje med henblik på at optimere hjælpen.

I den opfølgende spørgeskemaundersøgelse i 2004 svarer 7 ud af 20, der har deltaget i forsøget med centerbogholder, og 11 ud af 24, der har deltaget i forsøget med administrativ konsulent, ja til at de ønsker at afholde udgifterne til en tilsvarende administrativ hjælp, som de fik i forsøgene. Svarerne "ved ikke" og "nej" er henholdsvis 6 og 7 ved centerbogholder og 4 og 9 ved administrativ konsulent.

Under hensyntagen hertil og at en centerbogholder og en administrativ konsulent vil være med til at gøre det administrative arbejde på institutionerne mindre, skal den enkelte institution selv afholder udgiften til den ordning, som de vælger.

Prissætning af den enkelte ordning aftales mellem centret og institutionerne.

For at effektivisere daginstitutionernes indkøb og fakturering har Økonomiforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen gennemført et fælles projekt.

Projektet skal afdække mulighederne for – via betalingskort – at forenkle selve betalingsfunktionen i forretningerne samt behandlingen af regningerne og registreringen i KØR.

Da det er et projekt, der også forventes at kunne udbredes til institutioner i andre forvaltninger, er Økonomiforvaltningen indstillet på at bidrage til finansieringen af den tekniske side af projektet.

For at afprøve betalingskortordningen er valgt en stor og en lille institution, nemlig Studsgården og Hudegrunden.

Afprøvningen er endnu ikke påbegyndt, men på et orienteringsmøde med de 2 daginstitutioner gav de udtryk for, at de vurderer, at den etablerede metode kunne være en hjælp i det daglige arbejde, idet antallet af kassetransaktioner ville falde, hvilket ville være med til at minimere arbejdet med kassebogsbladene.

Indstillingen vurderes ikke at have væsentlige miljømæssige konsekvenser.

På BR´s møde den 22.05.2003 blev følgende indstilling godkendt – BR 218/03 – Udmøntning af midler (med udgangspunkt i FAU 197/2003 og ØU 117/2003):

• at igangsætte et forslag vedr. hjælp til administrative opgaver i kommunale daginstitutioner i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i 2003 og 2004 indenfor en afsatte pulje på 2 mill. kr.
• at forsøgene finansieres af puljen på 2 mill. kr., der er afsat til formålet i budget 2003 og at kassemæssig dækning anvises på bevillingen Fælles driftspuljer på Økonomiudvalgets funktion 6.51.1 (projektet forventes at vare et år)
• at 1,5 mill. kr. ud af puljen på 2 mill. kr. overflyttes til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets budget 2003, bevillingsområde Administration 6.51.1
• at de resterende 0,5 mill. kr. forbliver i Økonomiudvalget
• at forsøgene iværksættes, følges og evalueres i en projektorganisation med en styregruppe og projektgruppe, der begge består af repræsentanter fra både Økonomiforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

I Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er der i regnskabsåret 2003 anvendt 0,4 mill. kr.

Fra budget 2003 er der herefter overført 1,1 mill. kr. til budget 2004.

Pr. dato er der i regnskabsåret afholdt 0,9 mill. kr.

Det forventes, at den samlede udgift for 2003/2004 under ét kommer til at udgøre 1,4 mill. kr.

For så vidt angår Økonomiforvaltningen er der her overført 0,5 mill. kr. fra budget 2003 til budget 2004. De endelige udgifter er endnu ikke kendt i Økonomiforvaltningen.

Såfremt en institution ønsker at sige ja til et tilbud om hjælp til administrative opgaver, skal udgiften hertil afholdes indenfor institutionens nuværende budget.

-

-

-

Grethe Munk

/

Sven Bjerre