6 revisionsprotokollater om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2002 (Udsat fra mødet den 20. august 2003) (Bilag)

2. 6 revisionsprotokollater om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2002 (Udsat fra mødet den 20. august 2003) (Bilag)

FAU 458/2003 J.nr. 429/2003

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget besvarer protokollaterne ved at fremsende Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelser jf. vedlagte bilag 1 - 6 samt denne indstilling og udvalgets beslutning til Revisionsdirektoratet.

Revisionsdirektoratet har fremsendt 6 revisionsprotokollater vedrørende Københavns Kommunes regnskab for 2002 med anmodning om Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets besvarelse.

Af redegørelserne til de enkelte protokollater fremgår Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens igangværende eller påtænkte tiltag til at forbedre administrationen på de punkter, hvor Revisionsdirektoratet har fundet fejl og mangler. I begyndelsen af det nye år vil forvaltningen forelægge notat om opfølgning af de enkelte tiltag for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget. Fra de vedlagte redegørelser skal fremhæves:

I 3 af protokollaterne (bilag 1, 3 og 4) er nævnt under pkt. B, at der i adskillige tilfælde er konstateret mangler i den interne kontrol. Dette konstateredes også i protokollaterne for 2001. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anmodede derfor i forbindelse med ledelseserklæringen til regnskab 2002 de lokale centerchefer om at erklære, at det enkelte lokalcenter følger forvaltningens forretningsgange i FAKIR, herunder forretningsgangen for intern kontrol.

Endvidere gennemfører forvaltningen for tiden en undersøgelse af forvaltningens interne kontroller med henblik på at afdække behov for ændringer i indhold, retningslinier, organisering og redskaber, eller behov for undervisning/instruktion.

Både Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Revisionsdirektoratet har konstateret, at der i adskillige tilfælde har været mangler i sagsbehandling, dokumentation og bogføring. Derfor udsendte forvaltningens direktør en indskærpelse til de lokale centerchefer om deres ansvar for at sikre, at der ved alle udbetalinger er et fyldestgørende beslutnings-grundlag, at kravene til dokumentation er opfyldt, og at der sker korrekt bogføring, i overensstemmelse med både statslige retningslinier og forvaltningens forretningsgange. Indskærpelsen blev efterfølgende drøftet på et møde med centercheferne.

Fra redegørelserne til de enkelte protokollater skal herudover fremhæves:

Bilag 1 Boligstøtte

Ved sagsrevisionen fandt Revisionsdirektoratet også i 2002 et betydeligt antal fejl i bolig-støttesystemets oplysninger. I redegørelsens afsnit A er beskrevet forvaltningens hidtidige tiltag og fortsatte arbejde med at rette op på fejlene og forebygge fremtidige fejl.

Bilag 2 Børnefamilieydelser m.v.

Revisionen af dette område gav ikke Revisionsdirektoratet anledning til bemærkninger.

Bilag 3 Integrationsområdet

Ved sagsrevisionen fandt Revisionsdirektoratet, at der i mange tilfælde manglede dokumentation for gyldig opholdstilladelse, og at der var forkert registrering i S&A – systemet vedrørende opholdsgrundlaget. Af redegørelsens afsnit C + D fremgår, at det efterfølgende er afklaret, at opholdsgrundlaget var i orden i de fleste af de pågældende sager. I enkelte tilfælde har opholdsgrundlaget endnu ikke kunnet afklares.

Af redegørelsen fremgår også, at dokumentationsproblemet fremover løses gennem forvaltningens og revisionens adgang til Udlændingestyrelsens nye informationssystem UPI, idet elektronisk dokumentation kan erstatte papirdokumentationen.

I redegørelsen er desuden beskrevet forvaltningens løsning af problemet med forkerte registreringer i S&A-systemet.

Bilag 4 Visse dele af det sociale område (øvrige områder med kontantydelser)

Af redegørelsens afsnit B fremgår blandt andet, at de tre temakontroller, der er gennemført i 2002, viser markante forbedringer i sagsbehandlingen, ligesom revisionens nøglekontroller generelt ikke gav anledning til bemærkninger.

Bilag 5 Undersøgelsen af administrationen af undervisning i dansk som andetsprog for voksne.

Revisionsdirektoratet konkluderer, at Københavns Kommune på dette komplekse og meget lovregulerede område har tilrettelagt en hensigtsmæssig administration. I forvaltningens redegørelse er beskrevet de igangsatte eller påtænkte tiltag, der vil bevirke en forbedret opfølgning ved fravær fra danskundervisningen, og tiltag til et forbedret informationsflow, herunder bedre anvendelse af IT-systemer.

Bilag 6 Årsregnskabet

Det fremgår under pkt. 2.3 løn, at Revisionsdirektoratet ved undersøgelsen af lønområdet i adskillige tilfælde havde fundet mangler i udførelsen af de interne kontroller og ledelses-tilsyn, og mangler i behandlingen af de enkelte sager, og at regler og forretningsgange således ikke var fulgt i adskillige tilfælde.

Af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse fremgår, at forvaltningen er enig med Revisionsdirektorat i, at de konstaterede mangler nødvendiggør indskærpelser over for tjenestestederne, og at forvaltningen endvidere vil overveje, hvilke tiltag, der er nødvendige for at sikre valide oplysninger i lønsystemet, for at begrænse omfanget af løn-debitorer og for at forbedre opkrævningen af dagpengerefusion. I redegørelsen nævnes endvidere, at Københavns Kommunes nu indgåede kontrakt med IT- firmaet Accenture om lønanvisningen vil give anledning til en revurdering af de interne regler i FAKIR.

Under pkt. 2.7 Bevillingskontrol pkt. 4 Opfølgning af tidligere forhold er omtalt merforbrug i 2002 på områderne Børnefamilier med særlige behov og Handicappede, samt styringen af døgnanbringelsesområdet. Revisionsdirektoratet finder, at der burde være søgt om tillægsbevilling.

I redegørelsen oplyser Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen om blandt andet hidtidig praksis for tillægsbevillinger, om efterfølgende fremsatte forslag om tillægsbevillinger og om iværksatte tiltag for at dæmpe udgiftsudviklingen, jf. også drøftelser på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets møder den 6. august 2003 og den 13. august 2003.

Se resumé.

Indstillingen vurderes ikke at have væsentlige miljømæssige konsekvenser.

Ingen

Ingen

Ingen

• Revisionsprotokollat nr. 3/2002 om regnskabet på boligstøtteområdet og Familie - og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.
• Revisionsprotokollat nr. 4/2002 på Børnefamilieydelsesområdet og Familie - og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.
• Revisionsprotokollat nr. 5/2002 om regnskabet på integrations- og repatrierings-området og Familie - og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.
• Revisionsprotokollat nr. 9/2002 om regnskabet på visse dele af det sociale område og Familie - og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.
• Revisionsprotokollat nr. 13/2002 om Københavns Kommunes administration af loven om undervisning i dansk som andetsprog for voksne m.fl. og sprogcentre og forvaltningens redegørelse hertil.
• Revisionsprotokollat nr. 15/2002 om årsregnskabet for 2002 og Familie - og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.