Ressourcevurdering i forbindelse med individuelle kontaktforløb - Konsulentundersøgelse af Rambøll Management (Udsat fra mødet 27. april 2005) (Bilag)

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

DAGSORDEN

for ekstraordinært møde torsdag den 2. juni 2005

2. Ressourcevurdering i forbindelse med individuelle kontaktforløb - Konsulentundersøgelse af Rambøll Management (Udsat fra mødet 27. april 2005) (Bilag)

FAU 273/2005 J.nr. 185/2005

INDSTILLING

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller, at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at der, som konsekvens af nye principper for DUT-kompensation i Københavns Kommune, gives en tillægsbevilling i 2005 til finansiering af yderligere ressourcer svarende til 6 mill. kr. på bevillingsområdet Voksne med behov for serviceydelser på funktion 6.51 til kontaktforløbsområdet i 2005

at der, som konsekvens af nye principper for DUT-kompensation i Københavns Kommune, gives et permanent rammeløft på 11 mill. kr. fra 2006 på bevillingsområdet Voksne med behov for serviceydelser på funktion 6.51 i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2006

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anbefaler, at

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkender, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen på baggrund af anbefalingerne fra Rambøll Management iværksætter en handleplan på området inden for de eksisterende budgetrammer

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager til efterretning, at brugerundersøgelsen viser at 90 pct. af brugerne er tilfredse med de individuelle kontaktforløb, mens de resterende 10 pct. svarer "ved ikke" mht. deres tilfredshed

RESUME

Rambøll Management har udarbejdet en rapport vedrørende det individuelle kontaktforløb.

Rapporten er bestilt pga. vanskeligheder med at gennemføre de lovpligtige kontaktforløbssamtaler til tiden.

I rapporten opridses en række problemer i forbindelse med implementeringen af det lovpligtige kontaktforløb og der opstilles en række af anbefalinger til, hvordan disse problemer løses.

I al væsentlighed anbefaler Rambøll Management, at lokalcentrene tilføres flere medarbejderressourcer, da de nuværende ressourc er ikke er tilstrækkelige til gennemførelse af kontaktforløbene.

Rambøll Management anslår, at der skal tilføres, hvad der svarer til, mindst 32,85 fuldtidsansatte medarbejdere for at muliggøre, at lovens krav kan opfyldes. På denne baggrund indstiller Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at der fremover tilføres lokalcentrene yderligere 11 mill. kr. årligt til denne opgave.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har, som en del implementeringsstrategien i forbindelse med ikrafttrædelsen af Bekendtgørelse om visitation og det individuelle kontaktforløb den 1. december 2005, gennemført undervisning, udarbejdet skabeloner, udsendt nyhedsbreve m.v. Som udløber af Rambøll Management-undersøgelsen iværksættes yderligere tiltag, som led i en handleplan inden for de eksisterende budgetrammer, der skal medvirke til at kontaktforløbene gennemføres rettidigt.

I forbindelse med undersøgelsen gennemførte Rambøll Management en mindre brugerundersøgelse, hvor borgerne er blevet spurgt til deres oplevelse af kontaktforløbene. Undersøgelsen viser, at 90 pct. af de adspurgte borgere svarede "ja" til spørgsmålet: "Var du tilfreds med forløbet af samtalen". 10 pct. svarede "ved ikke". Endvidere oplevede de adspurgte borgere kontaktforløbssamtalerne som værende jobrettede.

SAGSBESKRIVELSE

Lov om aktiv beskæftigelsesindsats, der trådte i kraft den 1. juli 2003, foreskriver, at der skal gennemføres en individuel samtale med kontanthjælpsmodtagere, senest hver gang borgeren i sammenlagt tre måneder har modtaget kontanthjælp. Der er tale om et individuelt kontaktforløb. Hensigten med kontantforløbet er at få borgeren i ordinær beskæftigelse hurtigst muligt, og hvor ordinær beskæftigelse har lange udsigter tættere på arbejdsmarkedet. Samtalerne skal bl.a. afdække borgerens ønsker og forudsætninger for at komme i ordinær beskæftigelse. Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats beskriver ikke indholdet i kontaktforløbet nærmere.

Imidlertid trådte Bekendtgørelse om visitation og det individuelle kontaktforløb i kraft den 1. december 2004. Bekendtgørelsen beskriver indholdet af selve kontaktforløbssamtalen, hvor der stilles krav om brug af visse elektroniske redskaber, en dialogguide og endvidere stilles dokumentationskrav for brug af redskaber og guide.

Rambøll Management har ikke forholdt sig til Bekendtgørelse om visitation og det individuelle kontaktforløb i rapporten, da denne endnu ikke forelå ved undersøgelsens iværksættelse.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen udarbejdede i efteråret 2004 en foreløbig opgørelse af, i hvilket omfang de individuelle kontaktforløb i beskæftigelsesloven gennemføres til tiden i de lokale centre.

Den indledende undersøgelse viste, at opfyldelsesprocenten på de mest repræsentative centre ligger på mellem 60 og 70 pct. Undersøgelsen vedrørte 1. kvartal 2004, som var 1. kvartal, hvor den nye lovgivning omfattede alle kontanthjælpsmodtagere, jf. FAU-sag den 22. september 2004 (FAU 458/2004).

Forvaltningen iværksatte på den baggrund en ekstern konsulentundersøgelse, som Rambøll Management har udarbejdet i efteråret 2004 og starten af 2005. Denne rapport forelægger nu og er vedlagt som bilag sammen med rapportens opdrag.

Rambøll Management har i forbindelse med undersøgelsen gennemført en mindre brugerundersøgelse, hvor borgerne er blevet spurgt til deres oplevelse af kontaktforløbene. Undersøgelsen viser generelt tilfredshed med kontaktforløbene, samt at borgerne oplever samtalerne som værende jobrettede.

I det nedenstående vises et uddrag af brugerundersøgelsens spørgsmål og fordelingen af respondenternes svar.

· Var du tilfreds med forløbet af samtalen?

o Ja: 90 %

o Nej: 0 %

o Ved ikke: 10 %

· Var formålet med samtalen klart for dig?

o Ja: 92 %

o Nej: 1 %

o Ved ikke: 7 %

· Talte I om din jobsituation ved samtalen?

o Ja: 73 %

o Nej: 22 %

o Ved ikke: 4 %

· Har I aftalt en indsats for, at du kan komme i beskæftigelse?

o Ja, vi har aftalt en indsats som begynder nu: 32 %

o Ja, vi har talt lidt om det. Vi aftaler videre på næste møde: 30 %

o Nej 35 %

o Ved ikke: 3 %

Baggrunden for denne indstilling er, at Økonomiudvalget den 18. januar 2005 tog til efterretning, at der indførtes nye principper for DUT-kompensation. De nye principper medfører bl.a., at faktiske udgifts- og indtægtsmæssige ændringer lægger til grund for indstillinger om DUT-kompensation til udvalgene (ØU 25/2005).

Rambøll-rapporten – problemer og løsningsforslag:

Rambøll Managements rapport er baseret på en gennemgang af kontaktforløbsarbejdet i fire af de 15 lokalcentre. Data er baseret på relevante dokumenter fra centralforvaltningen samt især tidsregistrering og kvalitative interview i lokalcentrene. I forbindelse med undersøgelsen blev der nedsat en central følgegruppe, der har bistået Rambøll Management. Gruppen bestod af medarbejdere fra centralforvaltningen og de fire implicerede lokalcentre.

Rapporten opridser en række problemer i forbindelse med gennemførelse af de individuelle kontaktforløb og opstiller en række anbefalinger, som løsninger på disse problemer.

På baggrund af Rambøll Managements anbefalinger har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen opstillet en handleplan for at opnå overholdelse af det lovpligtige krav om individuelle kontaktforløbssamtaler med kontanthjælpsmodtagere hver tredje måned.

Generelle observationer

Rambøll Management konstaterer, at det individuelle kontaktforløb ikke er implementeret i tilstrækkelig grad på lokalcentrene, da gennemførelsesgraden ikke er optimal. Det skyldes dels manglende ressourcer, dels at de slutprodukter, som den arbejdsgruppe forvaltningen nedsatte m.h.p. udvikling af redskaber til og eksempler på gennemførelse af kontaktforløb, var vejledende og således ikke styrende under implementeringen. Resultatet har været, at centrene og de enkelte team på centrene har grebet opgaven forskelligt an med forskellige gennemførelsesgrader til følge. Forskellige former for kontaktforløb har uden succes været afprøvet på centrene. Dog har inddragelse af kontorassistenter i forløbet vist sig velegnet på nogle centre.

Rambøll Managements anbefalinger har derfor først og fremmest været at tilføre ressourcer til gennemførelse af kontaktforløbene, og yderligere at overveje at håndtere den stigende tendens til processtyring via lovgivning ved, at det politiske og centrale niveau fastsætter rammer, mål og de økonomiske aspekter og herefter sikre, at lokalcentrene implementerer inden for de udstukne rammer.

Målgrupper

Rambøll Management anfører, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen ikke har "…etableret en overordnet fælles ramme for definition af målgrupper". Konsekvensen har været en usikkerhed over for, hvordan kontaktforløbene skulle gennemføres blandt lokalcentrenes team. Derfor anbefaler Rambøll Management, at der i lokalcentrene sker en opdeling af borgere i henholdsvis aktive og passive sager, hvor sidstnævnte endvidere har undergruppeinddelinger. Gruppeinddelingen danner basis for en vurdering af det fornødne indhold i kontaktforløbet og heraf af det ressourcemæssige merforbrug, der er fornødent for at muliggøre gennemførelsen af de individuelle kontaktforløb.

Indholdet i kontaktforløbet

Rambøll Management anfører, at indholdet i kontaktforløbet kun i begrænset omfang er defineret, og at der ikke er udviklet redskaber til sikring af ensartet indhold. Samtidig anføres det, at øvrige opgaver og relationer i forhold til borgeren ikke er sammentænkt med kontaktforløbet. På den baggrund anbefaler Rambøll Management bl.a., at indholdet i det individuelle kontaktforløb defineres tydeligt og understøttes af eksempelvis en samtaleskabelon, samt at den enkelte medarbejder bliver bevidst om, at beskedne skridt på borgerens vej mod arbejdsmarkedet er nødvendige for at forbedre borgenes beskæftigelsespotentiale. Rambøll Management opstiller en bruttoliste over indhold i kontaktforløbet, som anbefales som checkliste ved tilrettelæggelse af kontaktforløb.

Ressourcer

Rambøll Management anfører, at lokalcentrene generelt har problemer med at løse alle opgaver, hvilket er begrundet i manglende ressourcer. Dog varierer problemerne på tværs af centrene. De individuelle kontaktforløb medfører generelt et øget behov for ressourcer. Behovet er større i nogle teams end i andre, hvilket begrundes i variationer i medarbejderomsætning og sygdom. I de teams, hvor der er lav medarbejderomsætning, lavt sygefravær og et acceptabelt antal sager pr. medarbejder, er der konstateret færre problemer i forbindelse med indførelsen af kontaktforløbene.

Rambøll Management anbefaler på den baggrund at lokalcentrene tilføres minimum 10,67 mill. kr. som udgør ressourcer til dækning af mertidsforbruget grundet det individuelle kontaktforløbs indførelse. I beløbet er indregnet større effektivitet hos den enkelte medarbejder, da det nuværende arbejdspres medfører mange sygedage, som nedsætter effektiviteten. Endvidere anbefaler Rambøll Management, at den ressourceopgørelse, der er udviklet i forbindelse med rapporten, benyttes til opgørelse af tidsforbrug på forskellige opgavetyper, da ressourceopgørelsen kan danne baggrund for en drøftelse af teamenes prioritering og arbejdsopgaver.

Medarbejderprofil og vidensdeling

Rambøll Management udpeger flere problemer i forhold til medarbejderprofilen. Eksempelvis lider visse centre under manglende kontinuitet i sagsbehandlingen og stort efterslæb, hvilket eksempelvis skyldes vakante stillinger. Samtidig har der ikke været mulighed for nyansættelser eller iværksættelse af uddannelsesforløb. Rambøll Management påpeger dog, at teammedarbejderne er godt dækket ind, hvad angår socialfaglige kompetencer, kendskab til lovkrav og vurdering af barrierer, der vanskeliggør en kontanthjælpsmodtagers vej mod arbejdsmarkedet.

I rapporten opstiller Rambøll Management en medarbejderprofil, som beskriver hvilke kompetencer en medarbejder bør besidde for at gennemføre kontaktforløb og anbefaler, at denne benyttes i fremtiden. Samtidig anbefaler Rambøll Management eksempelvis, at der sker en større vidensdeling mellem lokalcentrene og KKB samt mellem lokalcentrene og de eksterne aktører af tilbud på områder for for- og revalidering, særlig beskæftigelsesfremmende indsats og beskyttet beskæftigelse for visse målgrupper.

IT-understøttelse

Rambøll Management anfører, at IT-understøttelsen i forbindelse med kontaktforløbene ikke er tilstrækkelig. Der bruges eksempelvis forholdsvis megen tid på sagssøgning. Problemet er delvist løst i et enkelt center, men det er tvivlsomt om den anvendte IT-metode kan udbredes til andre centre. Derfor anbefaler Rambøll Management, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen medvirker til udvikling af fælles IT-systemer, forestår udviklingen af fælles lovpligtige IT-systemer og overvejer anskaffelse af et ESDH-system.

Tilfredshedsundersøgelse

I forbindelse med rapporten blev der foretaget en brugerundersøgelse, som viste at de kontanthjælpsmodtagere, der blev adspurgt umiddelbart efter kontaktforløbssamtalen, gennemgående var tilfredse med forløbet. Hele 90 pct. af de adspurgte svarede, at de var tilfredse med kontaktforløbssamtalen. De resterende 10 pct. svarede "ved ikke". Rambøll Management anbefaler, at der gennemføres periodiske brugerundersøgelser af borgere i kontaktforløb.

Handleplan

Da forvaltningen introducerede de individuelle kontaktforløb for lokalcentrene, og på det tidspunkt, hvor Rambøll Management startede undersøgelsen, opstillede loven ikke egentlige indholdsmæssige krav til kontaktforløbet. Efterfølgende har visitationsbekendtgørelsen med virkning fra 1. december 2004 udmøntet en række specifikke indholdsmæssige sagsbehandlingskrav til kontaktforløbet, og forvaltningen har på denne baggrund iværksat en implementeringsplan, der har omfattet udarbejdelse af skabelon, undervisning, nyhedsbreve m.v.

Undersøgelsen har dog vist behov for yderligere tiltag. Der er derfor udarbejdet følgende handleplan på området:

Ressourcer

· Der skal tilføres flere ressourcer til de team i de lokale centre der gennemfører kontaktforløbene. Rapporten vurderer merressourcebehovet til ca. 11 mill. kr. årligt

Der foreslås herudover iværksat følgende initiativer, som forventes gennemført inden for eksisterende budgetrammer, jf. dog behov for finansiering af yderligere IT-understøttelse:

Kvartalsvise målinger

· De kvartalsvise målinger af opfyldelsesgraden på kontaktforløb i de enkelte centre gøres permanente

Centergennemgang

· Der skal sikres ledelsesmæssig fokus på kontaktforløbsområdet på alle lokale centre. Der vil i denne sammenhæng blive udarbejdet en checkliste fra Rambøll Management, som kan lægges til grund for et servicecheck på alle lokalcentre

Implementeringskoncept

· De nyeste indholdsmæssige krav til kontaktforløbet gennemgås, og det sikres, at de nødvendige redskaber er i brug lokalt, herunder skabeloner, arbejdsgange og checklister

Undervisning/ medarbejderkompetencer

· I forbindelse med undervisning i KOMMA og visitationsprocedurer på leverandørområdet for alle lokalcentrenes teammedarbejdere i efteråret og vinteren 2004, har centralforvaltningen afholdt et introduktions- og kursusforløb om Bekendtgørelse om visitation og det individuelle kontaktforløb. Hensigten er, at dette forløb fortsætter i første halvdel af 2005 m.h.p., at alle relevante medarbejdere har deltaget i kursusforløbet.

Målgrupper

· Der skal ske en præcisering af målgrupperne for kontaktforløbene, herunder de særlige grupper der er undtaget fra sædvanlige kontaktforløb jf. loven § 18, stk. 3 ved FAU beslutning af 20. oktober 2004 (FAU 491/2004)

· Sondringen mellem aktive og passive sager præciseres, herunder de andre kontaktformer, notatpligt m.v., der kan anvendes i aktive sager

IT-redskaber

· Indførelse af KMD aktiv vurderes m.h.p. at kunne understøtte planlægning, bookning og advis på området. Endvidere er der ved at blive indført elektronisk journal på lokalcentrene m.h.p. elektronisk sagsføring.

· Nye krav fra beskæftigelsesministeriet vil kræve indberetning af data vedrørende matchning af borgerne. M.h.p. registrering og videregivelse af disse oplysninger er KMD ved at udvikle et visitationsværktøj, som bør anskaffes i Københavns Kommune. Udgiften hertil er endnu ikke kendt, men skønnes til 1-2 mill. kr.

Brugerundersøgelse

· Det overvejes at gennemføre periodiske brugerundersøgelser af borgere i kontaktforløb

Andre initiativer

· Der overvejes evt. politisk initiativ i forhold til Beskæftigelsesministeriet med henblik på den meget detaljerede processtyring på området.

· Der samarbejdes med KL, 6-byerne og Frederiksberg Kommune med henblik på fælles strategi på området, herunder i forhold til staten.

MILJØMÆSSSIGE KONSEKVENSER

Sagstypen er ikke omfattet af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltnings positivliste over sager, der skal miljøvurderes

ØKONOMISKE KONSEKVENSER

Rambøll Management har som en del af undersøgelsen opstillet en matrix, der beskriver det overordnede formål med kontaktforløbssamtalen for henholdsvis aktive og passive kontanthjælpsmodtagere.

I matrixen beskrives ligeledes, hvor megen ekstra tid, i forhold til den kontakt der tidligere har været med borgeren, der er fornøden for at gennemføre en kontaktforløbssamtale med den enkelte borger. Borgerne er delt op i nogle målgrupper alt efter borgerens situation og behov for kontakt, og denne opdeling ligger til grund for et differentieret mertidsbehov.

Eksempelvis vil der være behov for at anvende 30-45 minutter ekstra pr. samtale for 60 pct. af kontanthjælpsmodtagerne, for at opfylde lovens krav, mens 45-75 minutter ekstra vil være nødvendigt for andre 25 pct.

På baggrund af disse beregninger konstaterer Rambøll Management, at der er behov for 9.290 ekstra medarbejdertimer i kvartalet til gennemførelse af kontaktforløbssamtaler. Dette svarer på årsplan til 5.020 arbejdsdage. Da en medarbejders brugerrettede tid udgør ca. 53,8 pct. af arbejdstiden, og Rambøll Management antager, at denne procentsats ved en ressourcetilførsel vil kunne stige til 58,8 pct., grundet mindre arbejdspres og deraf mindre sygefravær. Rambøll Management konkluderer, at der er behov for yderligere ca. 33 medarbejdere til at udføre opgaven alene omkring kontaktforløbene. Forvaltningens statistik viser, at den gennemsnitlige lønudgift til en socialrådgiver i lokalcentrene udgør 330.000 kr.

Rambøll Management vurderer således, at lokalcentrene skal tilføres knap 11 mill. kr. årligt for at opnå, at lovens krav om individuelle kontaktforløb kan nås.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forudser en øget økonomisk byrde for forvaltningen, hvis ikke der tilføres yderligere ressourcer. Det skyldes, at Bekendtgørelse om tilsyn med kommunernes overholdelse af reglerne om de sagsbehandlingsskridt, som kommunerne skal foretage ved samtaler i det individuelle kontaktforløb (visitationstilsyn) giver hjemmel til fratagelse af refusion i de sager, hvor sagsbehandlingsskridt jf. Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats og Bekendtgørelse om visitation og det individuelle kontaktforløb ikke er gennemført. Endvidere må forventes kritik fra revisionen for ikke at gennemføre de nødvendige sagsbehandlingsskridt i henhold til loven med deraf eventuelle refusionsmæssige konsekvenser.

Det forslås, at merressourcerne på kontaktforløbsområdet fra 2006 bliver finansieret gennem et permanent rammeløft. Behovet for flere ressourcer indgår som et budgetønske for bevillingsområdet voksne med behov for serviceydelser i budget 2006 med 11 mill. kr. og indgår derfor også i de igangværende budgetbehandlinger i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. På baggrund af lovkravet om kontaktforløbenes gennemførelse antages merudgifterne dog at henhøre under de nye principper for DUT-kompensation, hvilket motiverer forslaget om et permanent rammeløft fra 2006.

Med henblik på hurtigst muligt at få gennemført rettidige kontaktforløb bør der allerede i 2005 tilføres ekstra ressourcer. Med en indkøringsperiode (primært ansættelsesproces) er det formentlig realistisk, at der kan anvendes 6 mill. kr i 2005. Udgifterne afholdes på funktion 6.51 sekretariat og forvaltning under bevillingsområdet voksne med behov for serviceydelser.

De yderligere ressourcer til kontaktforløbene vedrører de lovmæssige krav om tilbud til kontanthjælpsmodtagere. I tilgift forventes en styrket indsats at kvalificere og målrette indsatsen for denne gruppe og dermed også forbedre muligheden for en effektiv arbejdsmarkedsintegration.

Da merudgifterne skyldes lovmæssige krav indstilles det, at finansieringen sker gennem den almindelige DUT-regulering fra 2005 og frem. Reguleringen bør indgå i den konkrete indstilling om DUT-sagerne, som Økonomiforvaltningen hvert år udarbejder til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen (ØU 25/2005).

I tilgift til ovenstående, har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, som anført i denne indstillings handleplan, anmodet (overførelsesanmodning fra 2004 til 2005) om at få overført 2 mill. kr. fra mindreforbrug på driftsaktiviteten i Københavns Kommunes Beskæftigelsesindsats (funktion 5.98.1), til IT-understøttelse af kontaktforløb. Dette skyldes de nye registrerings og redskabskrav, der stilles i Bekendtgørelse om visitation og det individuelle kontaktforløb, hvor IT, der p.t. er under udvikling i KMD, vil kunne forenkle administrationen, som bekendtgørelsen skønnes at have medført.

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen bemærkninger

HØRING

Ingen

BILAG

· Undersøgelse af de individuelle kontaktforløb for start- og kontanthjælpsmodtagere – endelig rapport

· Opdrag til rapport: Undersøgelse af vanskeligheder og ressourcebehov i forbindelse med gennemførelse af de individuelle kontaktforløb for kontant- og starthjælpsmodtagere

Grethe Munk

Torben Brøgger

Til top