Donation af inventar, EDB og kontorartikler i forbindelse med § 115 (Bilag)
Donation af inventar, EDB og kontorartikler i forbindelse med § 115 (Bilag)
Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 2. juni 2004
6. Donation af inventar, EDB og kontorartikler i forbindelse med § 115 (Bilag)
FAU 290/2004 J.nr. 290/2004
INDSTILLING
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,
at medlemsforslaget besvares benægtende for så vidt angår donation af møbler, idet forvaltningens aflagte møbler allerede genbruges.
at der indgås en forsøgsordning med Folkekirkens Nødhjælp for så vidt angår forvaltningens aflagte IT-udstyr.
RESUME
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har fra Mogens Lønborg (C) og Finn Rudaizky (A) modtaget følgende:
"Medlemsforslag fra Mogens Lønborg (C) og Finn Rudaizky (A):
Med baggrund i det forhold, at der i forbindelse med § 115-ansøgninger for 2004 er ansøgt om inventar, EDB og kontorartikler for ca. 1,4 mill. kr. ønskes undersøgt hvorvidt Københavns Kommune har mulighed for at donere brugt inventar m.m. til de frivillige sociale organisationer"
På Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets møde den 14. januar 2004 blev det besluttet, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen udarbejder indstilling til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget om hvorvidt Københavns Kommune har mulighed for at donere brugt inventar m.m. til de frivillige organisationer.
Vedrørende kasseret EDB-udstyr vurderer forvaltningen, at aftageren af en driftsklar genopbygget "skrottet" PC vil få en samlet udgift til hardware og software på omkring 1.500 – 2.000 kr., hvor den udelukkende kan anvendes som ren tekstbehandlingsanlæg og den vil ikke have fornødne faciliteter til umiddelbar tilslutning til internet.
Kontoret for IT har undersøgt en løsning med donation af brugte PC'er til Folkekirkens Nødhjælp, som videresælger brugt IT-udstyr. Udstyr til genbrug vil blive afleveret direkte til Folkekirkens Nødhjælp, der også vil stå for sletning og destruktion af harddiske. Efter evaluering af forsøget forelægges sagen for udvalget.
Kontoret for IT er positiv over for en forsøgsordning, såfremt der sikres løbende dokumentation for sletning af harddiske.
Vedrørende aflagte møbler fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen genbruges møblerne andre steder i forvaltningen eller i institutionerne, da der er stor efterspørgsel efter møblerne.
Ifølge Revisionsdirektoratet har kommunen ikke fastsat retningslinier for donationer. Det er Revisionsdirektoratets opfattelse, at ansøgerne kan modtage de aflagte møbler, givet de ikke kan genbruges i forvaltningen eller dennes institutioner.
Forvaltningen er ikke forpligtet til at spørge andre forvaltninger først.
SAGSBESKRIVELSE
EDB-udstyr der kasseres er typisk mellem 4 og 6 år gammelt.
Udstyret er principielt uden reel salgsværdi, idet harddiske fjernes fra enheden, hvorfor det er en forudsætning for ibrugtagning, at der investeres i en harddisk og et styresystem, samlet en udgift på ca. 1200 kr. hvorefter brugeren har en PC med meget begrænset kapacitet – MMX processor 166 MHz og 16 eller 32 MB ram. Dette giver alene mulighed for at afvikle programmer produceret frem til 1996/97, men ingen mulighed for afvikling af underholdningsprogrammer.
Endvidere kommer udgift til tekstbehandlingsprogram etc., som brugeren er tvunget til af licensmæssige grunde at anskaffe i en nyere version, idet de ældre programmer, som PC'en kan håndtere, ikke længere kan købes. Dette fritager dog ikke for, at man skal købe licens for at anvende disse. En driftsklar genopbygget "skrottet" PC vil således nemt kunne stå brugeren i en samlet udgift til hardware og software på omkring 1500-2000 kr.
PC'en kan således alene anvendes i ældre miljøer eller som ren tekstbehandlingsanlæg, og den vil ikke have fornødne faciliteter til umiddelbar tilslutning til internet.
Prissætningen skal sammenlignes med de løbende tilbud på nye PC'ere fra de store forhandlerkæder, hvor priser i området af 3.500-4.000 kr. ofte ses. En brugt fuldt funktionsdygtig PC med 6-800 MHz processer kan via den Blå Avis købes for ca. 1200,- inkl. lovlig software.
Særlige forhold gør sig gældende for IT-udstyr, idet det bør sikres, at udstyret ikke indeholder data, som ikke må komme uvedkommende til kundskab. Endvidere kan der være licensaftaler, der skal tages hensyn til for så vidt angår IT-programmer.
Kontoret for IT har undersøgt en løsning med donation af brugte PC'er til Folkekirkens Nødhjælp. Folkekirkens Nødhjælp videresælger brugt udstyr bl.a. via hjemmesiden www.pc-fisk.dk. Løsningen bygger på et samarbejde mellem Folkekirkens Nødhjælp, der samlet står for aftalen og logistik i forbindelse med denne, og TEC Ballerup, som står for renoveringsproces, herunder sletning og evt. destruktion af harddiske med kvittering til FAF. Landtransportskolen står for indhentning og transport af udstyr.
Ifølge Folkekirkens Nødhjælps projekt PC-fisk anvendes et program fra IBAS til sletning af diske. Programmet er godkendt i henhold til en amerikansk standard DOD 5220,22M, som også anbefales af Datatilsynet i Danmark. Programmet er opsat til at slette hver disk 7 gange, og der udstedes et individuelt certifikat på, at sletning er sket i overensstemmelse med ovenstående. Hvis diske ikke kan anvendes, destrueres disse. Efterfølgende udstedes et certifikat på antal kilo elektronikskrot.
Folkekirkens Nødhjælp er indstillet på, at udstyr til genbrug afleveres direkte, således at fremmede transportører ikke får adgang til forvaltningens IT-lokaler.
Kontoret for IT har ingen indvendinger mod en forsøgsordning, såfremt der sikres løbende dokumentation for sletning af harddiske.
Kontoret anbefaler et forsøg, hvor man i en periode overdrager brugt udstyr til Folkekirkens Nødhjælp. Kontoret vil efter forsøgsperioden og senest 1.10.2004 evaluere forsøget med henblik på at vurdere den fra Folkekirkens Nødhjælp fremsendte dokumentation for korrekt håndtering af brugt udstyr i henhold til aftale og omkostninger forbundet hermed i forhold til nuværende omkostninger ved håndtering af brugt udstyr.
I Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens møbeldepot opbevares aflagte møbler fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Herfra genbruges de andre steder i forvaltningen eller i institutionerne.
Møblerne er som regel kun kortvarigt opmagasineret i depotet, idet der i institutionerne er en stor efterspørgsel efter møblerne.
Ifølge Revisionsdirektoratet har kommunen ikke fastsat retningslinier for donationer. Det er Revisionsdirektoratets opfattelse, at ansøgerne kan modtage de aflagte møbler , givet de ikke kan genbruges i forvaltningen eller dennes institutioner.
Forvaltningen er ikke forpligtet til at spørge andre forvaltninger først.
Ved eventuel donation bør der knyttes vilkår til donationer, fx så det sikres, at de donerede effekter anvendes til det bevilgede formål og ikke havner i "forkerte hænder". Endvidere bør der tages stilling til spørgsmål om tilbagelevering, hvis det ikke længere benyttes til formålet, herunder om hvorvidt det donerede må sælges. Det bør ligeledes overvejes om inventar af særlig værdi, herunder arkitektonisk karakter kan doneres.
Efter en samlet vurdering er det stadig forvaltningens opfattelse, at donering af IT-udstyr ikke er af en sådan værdi, at genanvendelse kan svare sig set i forhold til prisen på nyanskaffelse af IT-udstyr. Forvaltningen er dog imødekommende over for forsøget med Folkekirkens Nødhjælp, og vil tage stilling til det videre forløb, når forsøget er afsluttet med henblik på at vurdere alternativer.
Donering af brugte møbler vil indebære merudgifter for kommunen og kan derfor ikke anbefales.
MILJØVURDERING
Ingen væsentlige miljømæssige konsekvenser.
ØKONOMI
En donation af brugte møbler vil indebære merudgift for forvaltningen, idet møblerne aktuelt genanvendes andre steder.
ANDRE KONSEKVENSER
Ingen.
HØRING
Ingen
BILAG
- Projektbeskrivelse fra Folkekirkens Nødhjælp.
Grethe Munk
/
Torben Brøgger