Mødeplan 2003

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 25. oktober 2002

1. Mødeplan 2003

IU 76/2002 J.nr. IU 30/2002

Økonomiforvaltningen indstiller til Det Rådgivende Integrationsudvalg,

at forslaget til mødeplan for 2003 godkendes.

Økonomiforvaltningen foreslår, at der i 2003 afholdes 6 ordinære møder samt 3 fællesmøder med Integrationsrådet. Der er i 2002 planlagt 9 ordinære samt 3 fællesmøder. Der er således tale om en nedsættelse af mødefrekvensen for så vidt angår de ordinære møder i forhold til 2002. Reduktionen af mødeantallet skyldes, at der i 2002 har været afholdt flere møder, hvor dagsordenen har været meget kort. Desuden har det i nogle tilfælde været nødvendigt at aflyse møder, idet der ikke var sager til behandling. For at imødekomme denne problemstilling samt under hensyntagen til udvalgsmedlemmernes øvrige mødeaktivitet m.v. foreslås det, at der i 2003 afholdes 6 ordinære møder. Såfremt der herudover i konkrete tilfælde er behov for afholdelse af møder, vil der i disse tilfælde blive indkaldt t il ekstraordinært møde.

Det er forvaltningens opfattelse, at tre fællesmøder med Integrationsrådet er hensigtsmæssigt, og dette foreslås derfor videreført i 2003.

Der er i 2002 i Det Rådgivende Integrationsudvalg planlagt 9 ordinære møder samt tre fællesmøder med Integrationsrådet. I årene forud herfor, har der i de første år efter udvalgets oprettelse været afholdt omkring 4 udvalgsmøder årligt. Dette blev på et tidspunkt forhøjet til omkring 6 udvalgsmøder samt 2 fællesmøder med Integrationsrådet.

I 2002 har det imidlertidig vist sig, at dagsordenerne for møderne er meget korte, og det har i enkelte tilfælde været nødvendigt at aflyse et møde, da der ikke var sager til behandling. Det har desuden vist sig at være vanskeligt for udvalgets medlemmer at sikre et mødets beslutningsdygtighed.

Økonomiforvaltningen foreslår på den baggrund, at mødeantallet nedsættes til 6 ordinære møder. Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at antallet af fællesmøder med Integrationsrådet er passende, og dette fastholdes derfor i 2003.

Økonomiforvaltningen er opmærksom på, at en nedgang i mødefrekvensen i enkelte tilfælde kan give anledning til, at en svarfrist ikke kan overholdes. Sekretariatet vil naturligvis forsøge at få en udsættelse i de tilfælde, hvor dette er uproblematisk, men der kan være sager, der ikke tåler udsættelse. Dette foreslås imødekommet ved, at der enten foretages skriftlig votering eller indkaldes til ekstraordinært møde.

Udvalget har givet udtryk for, at mødetidspunkt samt -dag ønskes videreført i 2003.

Det foreslås derfor, at der i kalenderåret 2003 berammes følgende 6 ordinære møder samt 3 fællesmøder med Integrationsrådet:

Fællesmøde nr. 1: Torsdag den 30. januar 2003 kl. 19.00-21.00

1. ordinære møde: Fredag den 28. februar 2003 kl. 7.30-9.00

2. ordinære møde: Fredag den 11. april 2003 kl. 7.30-9.00

Fællesmøde nr. 2: Mandag den 26. maj 2003 kl. 19.00-21.00

3. ordinære møde: Fredag den 20. juni 2003 kl. 7.30-9.00

4. ordinære møde: Fredag den 22. august 2003 kl. 7.30-9.00

Fællesmøde nr. 3: Torsdag den 25. september 2003 kl. 19.00-21.00

5. ordinære møde: Fredag den 31. oktober 2003 kl. 7.30-9.00

6. ordinære møde: Fredag den 5. december 2003 kl. 7.30-9.00

Forslaget til mødeplanen er udarbejdet under hensyntagen til de forventede mødeplaner for Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg m.v. i det omfang dette har været muligt. Desuden er der taget hensyn til officielle højtider og ferieperioder.

Uanset hvilken mødeplan der endeligt vedtages, mødes Det Rådgivende Integrationsudvalg naturligvis kun, såfremt der er sager til fremlæggelse, jf. forretningsordenens § 4, stk. 1, 1. pkt.

Mødeudgifter samt andre udgifter afholdes indenfor udvalgets samlede budgetramme.

Sekretariatet for Integrationsrådet er blevet hørt om de påtænkte datoer for fællesmøder, og har ikke haft bemærkninger hertil.

Indstillingen indebærer ingen miljømæssige konsekvenser.

Erik Jacobsen

/Flemming D. Hansen