Revision af udvalgets forretningsorden

DAGSORDEN

for ordinært møde fredag den 9. marts 2001

2. Revision af udvalgets forretningsorden

IU 11/2001INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Det Rådgivende Integrationsudvalg,

at drøfte, hvorvidt udvalgets forretningsorden bør revideres

og i bekræftende fald

at pålægge Økonomiforvaltningen at udarbejde et konkret forslag til ny forretningsorden som forelægges i udvalgets førstkommende møde i andet halvår af 2001 med henblik på anbefaling til Borgerrepræsentationen.

Da der er forløbet mere end halvandet år siden den oprindelige forretningsorden blev vedtaget og da der oprindeligt er truffet beslutning om revision efter et år, foreslår Økonomiforvaltningen, at Integrationsudvalget drøfter, hvorvidt der er punkter i forretningsordenen, som bør revideres. I den forbindelse har Økonomiforvaltningen angivet en række mulige justeringer, som det anbefales at overveje.

Såfremt Integrationsudvalgets drøftelse munder ud i, at en revision anses for påkrævet, foreslår Økonomiforvaltningen, at der til førstkommende møde i udvalget i andet halvår 2001 forelægges et konkret forslag til ordlyden af en revideret forretningsorden.

Ændringer i udvalgets forretningsorden skal vedtages af Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationen besluttede den 28. januar 1999 (BR 12/99) at nedsætte et rådgivende integrationsudvalg under Økonomiudvalget i henhold til lov om kommunernes styrelse § 17, stk. 4.

Udvalget holdt sit første møde den 23. juni 1999, idet udvalgets endelige sammensætning først var fastlagt medio juni måned 1999.

Udvalget har siden opstarten erfaringsmæssigt haft en årlig mødefrekvens på ca. 6 ordinære udvalgsmøder og ca. 2 fællesmøder med Integrationsrådet. Hertil kommer årligt ca. 2-3 skriftlige voteringer eller ekstraordinære møder i tilfælde, hvor der indenfor en given frist skal afgives høringssvar i sager og hvor der ikke er berammet ordinære møder i den mellemliggende periode.

I sit møde den 26. august 1999 godkendte Borgerrepræsentationen på anbefaling fra Det Rådgivende Integrationsudvalg en forretningsorden for udvalget (BR 329/99) og det blev samtidig vedtaget, at forretningsordenen skulle revideres efter 1 år.

Da der er forløbet mere end halvandet år siden forretningsordenen blev vedtaget og da der oprindeligt er truffet beslutning om revision efter 1 år, foreslår Økonomiforvaltningen, at Integrationsudvalget – på baggrund af sit hidtidige virke – drøfter, hvorvidt der er punkter i forretningsordenen, som bør revideres. I den forbindelse har Økonomiforvaltningen i det følgende gennemgået en række mulige justeringer, som det anbefales at overveje.

Økonomiforvaltningen foreslår, at Integrationsudvalget overvejer, hvorvidt der i stedet for en fungerende mødeleder (forretningsordenens § 7, stk. 1, 2. pkt.) bør være en egentlig næstformand, som kan træde i formandens sted ved dennes fravær.

Ydermere foreslås det at overveje, hvorvidt bestemmelsen om skriftlig votering (forretningsordenens § 9, stk. 5) skal præciseres i sin ordlyd, således at det udtrykkeligt fremgår, at der kun kan ske skriftlig votering, hvis intet medlem protesterer imod dette, idet ethvert medlem således kan kræve afholdelse af et ekstraordinært møde. Samtidig kan det overvejes udtrykkeligt at fastslå, at der i en skriftlig votering også kan indgives protokolbemærkninger og tages forbehold svarende til de almindeligt gældende regler herfor.

Det foreslås tillige at overveje at indføje en bestemmelse, som udtrykkeligt fastslår, at afbud til et udvalgsmøde skal indgives til udvalgets formand eller sekretær inden mødets begyndelse. I samme forbindelse bør det overvejes at præcisere bestemmelsen vedrørende beslutningsprotokollen (forretningsordenens § 7, stk. 2) i form af en tilføjelse om, at det for hvert enkelt møde anføres, hvem der har været fraværende, herunder om der er tale om fravær med afbud eller fravær uden afbud.

Afslutningsvis skal bemærkes, at Økonomiforvaltningen i indstillingen om etablering af Det Rådgivende Integrationsudvalg (BR 12/99) foreslog, at udvalget skulle bestå af 5 medlemmer udpeget af Borgerrepræsentationen. Borgerrepræsentationen vedtog imidlertid på baggrund af et ændringsforslag fra Lars Engberg (A) at udvalget skulle bestå af 13 medlemmer, hvoraf 2 skal være medlemmer af Økonomiudvalget.

Da der erfaringsmæssigt har været en del afbud til udvalgets møder og da antallet af sager og dermed mødefrekvensen er forholdsvis lav, kan det overvejes, hvor mange medlemmer af Borgerrepræsentationen udvalget fremover skal bestå af.

Såfremt Integrationsudvalget beslutter, at en revision af forretningsordenen er påkrævet, foreslår Økonomiforvaltningen, at der til førstkommende møde i udvalget i andet halvår 2001 forelægges et konkret forslag til ordlyden af en revideret forretningsorden.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at en ny forretningsorden i givet fald tillægges virkning fra den 1. januar 2002, dvs. fra den kommende kommunale valgperiodes begyndelse, hvilket således indebærer en ændring af ordlyden i den eksisterende forretningsordens § 10, stk. 1.

Det skal for god ordens skyld bemærkes, at det i medfør af lov om kommunernes styrelse § 20, stk. 3, 1. pkt. er udvalgene selv, der fastsætter deres forretningsordener. Som det fremgår af den eksisterende forretningsordens § 10, stk. 2 skal ændringer i Integrationsudvalgets forretningsorden dog vedtages af Borgerrepræsentationen.

-

-

-

Bilag A: Gældende forretningsorden for Det Rådgivende Integrationsudvalg.

Erik Jacobsen