Forslag til overordnede retningslinier for behandling af henvendelser fra borgere mv.

DAGSORDEN

fra ordinært møde mandag den 30. september 2002

2. Forslag til overordnede retningslinier for behandling af henvendelser fra borgere mv.

DS 40/2002INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling,

at henvendelser fra borgere, foreninger mv. omhandlende udvalgets sagsområde indgår i det sagsforberedende arbejde og præsenteres for udvalget i forbindelse med behandlingen af sagen, jf. de under sagsfremstillingen foreslåede retningslinier

at sekretariatet bemyndiges til – i samråd med udvalgets formand – skønsmæssigt at rubricere og fordele indkomne henvendelser i forhold til de 3 sagskategorier, som henhører under udvalget, dvs. servicecentre, klagefunktion og nærdemokrati

at sekretariatet pålægges løbende at holde udvalget orienteret om henvendelser af den nævnte art

Overborgmesteren har oversendt to henvendelser - én fra en borger og én fra lokalrådenes koordinationsudvalg - til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling med henblik på, at disse indgår i udvalgets sagsforberedende arbejde.

Der er behov for, at udvalget tager stilling til, hvordan de nævnte henvendelser – tillige med øvrige henvendelser, som måtte blive modtaget – skal indgå i udvalgets sagsforberedende arbejde.

Økonomiforvaltningen indstiller, at henvendelser fra borgere, foreninger mv. omhandlende udvalgets sagsområde indgår i det sagsforberedende arbejde og præsenteres for udvalget i forbindelse med behandlingen af sagen.

Det indstilles endvidere, at sekretariatet – i samråd med formanden – bemyndiges til at rubricere og fordele indkomne henvendelser efter de 3 sagskategorier, som henhører under udvalget, dvs. servicecentre, klagefunktion og nærdemokrati.

Endelig indstilles, at sekretariatet løbende pålægges at holde udvalget orienteret om henvendelser af den nævnte art.

Overborgmesteren har ved brev af 12. september 2002 oversendt en henvendelse fra en borger, Finn Asved, til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling, jf. vedlagte bilag 1.

Som det fremgår, har vedkommende givet et konkret forslag til, hvordan kommunens organisatoriske indretning kan ændres, så borgerne kun behøver at henvende sig ét sted.

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling fik til sit 1. ordinære møde den 4. april 2002 på samme vis oversendt en henvendelse fra lokalrådenes koordinationsudvalg indeholdende forslaget "Bydelenes stemme", jf. bilag 2.

Af kommissoriet for Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling fremgår, at udvalget skal "sikre inddragelse af og dialog med brugere, borgere og andre interessenter i det sagsforberedende arbejde om demokrati og service i udvalgets funktionsperiode".

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling har tilrettelagt nærmere procesplaner for hver de 3 sager, som er henvist til udvalget, dvs. servicecentre, klagefunktion og nærdemokrati.

Der er behov for, at udvalget tager stilling til, hvordan de nævnte henvendelser – tillige med øvrige henvendelser, som måtte blive modtaget – skal indgå i udvalgets sagsforberedende arbejde.

Henvendelsen fra Finn Asved – og eventuelle lignende henvendelser - henføres til den del af udvalgsarbejdet, som omhandler sagen om servicecentre; foreløbig således at forslagene indgår i Økonomiforvaltningens forberedelse af sagen frem mod udvalgets behandling af beslutningsgrundlaget

Alle henvendelser om servicecentre præsenteres samlet for udvalget som led i udvalgets behandling af sagen om servicecentre.

Henvendelsen fra lokalrådenes koordinationsudvalg – og eventuelle lignende henvendelser - henføres til den del af udvalgsarbejdet, som omhandler sagen om nærdemokrati; foreløbig således, at forslagene drøftes i de arbejdsgrupper, som nedsættes på den første konference om hverdagens demokrati, som afholdes onsdag den 25. september 2002.

Alle henvendelser om nærdemokrati samles og ligger som baggrundsmateriale til den afsluttende konference om hverdagens demokrati, som afholdes den 27. januar 2003 og til udvalgets behandling af sagen om nærdemokrati.

Eventuelle henvendelser om det kommunale klagesystem henføres til den del af udvalgsarbejdet, som omhandler sagen om klagefunktion; foreløbig således, at disse indgår i projektgruppens arbejde.

Eventuelle henvendelser om det kommunale klagesystem præsenteres for udvalget ved behandlingen af sagen om klagefunktion.

Sekretariatet holder løbende Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling orienteret om alle henvendelser af den nævnte art.

På baggrund af ovenstående indstiller Økonomiforvaltningen til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling,

at henvendelser fra borgere, foreninger mv. omhandlende udvalgets sagsområde indgår i det sagsforberedende arbejde og præsenteres for udvalget i forbindelse med behandlingen af sagen, jf. ovenfor nævnte retningslinier

at sekretariatet bemyndiges til – i samråd med udvalgets formand – skønsmæssigt at rubricere og fordele indkomne henvendelser i forhold til de 3 sagskategorier, som henhører under udvalget, dvs. servicecentre, klagefunktion og nærdemokrati

at sekretariatet pålægges løbende at holde udvalget orienteret om henvendelser af den nævnte art

-

-

Erik Jacobsen