Modeller for åbningstider i servicecentrene

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling

DAGSORDEN

fra ordinært møde mandag den 23. februar 2004

Åbne punkter

2. Modeller for åbningstider i servicecentrene

DS 10/2004INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling,

at de i sagsfremstillingen beskrevne modeller for åbningstider i servicecentrene drøftes

at udvalget beslutter, hvilken af de foreslåede modeller, der skal arbejdes videre med

at udvalget, såfremt model II, III eller IV vælges, i givet fald samtidig anbefaler til Økonomiudvalget, at der afsættes forholdsmæssige udgifter i 2004 på hhv. 0,3 mio. kr. (model II), 1,0 mio. kr. (model III) eller 1,5 mio. kr. (model IV) af den forventede overførsel af uforbrugte midler i Økonomiforvaltningen fra 2003 til 2004, mens der fra og med 2005 så tilsvarende må søges indarbejdet et rammeløft på hhv. 0,75 mio. kr. (model II), 2,10 mio. kr. (model III) eller 3,15 mio. kr. (model IV)

RESUME

I mødet den 19. januar 2004 drøftede Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling et forslag til åbningstider i servicecentrene. Sekretariatet blev pålagt at fremlægge flere modeller vedrørende åbningstider med tilhørende ove rsigt over de økonomiske konsekvenser af de enkelte modeller.

Med nærværende indstilling fremlægges yderligere tre modeller for åbningstider i servicecentrene, så der herefter er i alt 4 mulige modeller at vælge imellem.

Den oprindelige model fra den tidligere indstilling (her kaldet model III) og de tre nye modeller (her kaldet model I, II og IV), som foreslås i nærværende indstilling, kan overordnet sammenstilles således:

	Man.-tors.	Fred.	Lørd.	Timer/uge	Behov for ekstra årsværk	Tillægsbevilling (mio. kr.)
Model I	11-18	11-18	11-15	39	0	0,00
Model II	11-19	11-19	11-14	43	1	0,75
Model III	10-19	10-14	10-14	44	5	2,10
Model IV	10-19	10-19	10-14	49	7	3,15

Økonomiforvaltningen indstiller til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling, at det besluttes, hvilken af de nævnte modeller for åbningstider, der skal arbejdes videre med. Såfremt model II, III eller IV vælges, må udvalget samtidig anbefale til Økonomiudvalget, at merudgifterne forbundet hermed finansieres som beskrevet i sagsfremstillingen.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I mødet den 19. januar 2004 drøftede Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling et forslag til åbningstider i servicecentrene. Sekretariatet blev pålagt at fremlægge flere modeller vedrørende åbningstider med tilhørende oversigt over de økonomiske konsekvenser af de enkelte modeller.

Kopi af indstillingen med tilhørende protokoludskrift vedlægges som bilag 1, idet der henvises til den pågældende indstilling for så vidt angår sagens baggrund og de nærmere forudsætninger for IT-support og faglig support i ydertimerne, der således lægges til grund i nærværende indstilling.

Med nærværende indstilling fremlægges yderligere tre modeller for åbningstider i servicecentrene.

Sammenstilling af modellerne

	Man.-tors.	Fred.	Lørd.	Timer/uge	Behov for ekstra årsværk	Tillægsbevilling (mio. kr.)
Model I	11-18	11-18	11-15	39	0	-
Model II	11-19	11-19	11-14	43	1	0,75
Model III	10-19	10-14	10-14	44	5	2,10
Model IV	10-19	10-19	10-14	49	7	3,15

Der vedlægges ét regneark á 2 sider for hver af de nævnte modeller, hvoraf fremgår en bemandingsnøgle for hver type center fordelt på timerne henover ugen, jf. bilag 2, 3, 4 og 5.

I regnearkene er endvidere en indikation på, dels hvilke omkostninger der vil være forbundet hermed i form af forskudttidsbetaling, dels om den forudsatte normering kan holdes.

Opmærksomheden henledes på, at der er tale om fiktive beregninger baseret på et skøn over bemandingsbehovet. I praksis er det servicecenterlederne, der i samråd med medarbejderne - og på baggrund af forvaltningernes nærmere kortlægning af spidsbelastningsperioder - skal tilrettelægge tjenesten på en hensigtsmæssig måde. Når servicecentrene har været i drift en periode, vil bemandingen kunne planlægges mere nøjagtigt bl.a. ud fra statistikker over antallet af borgerhenvendelser.

Forudsætninger for beregning af udgifter til forskudttid

De eksakt beregnede beløb til forskudttid som disse fremgår af regnearkene skal i samtlige modeller opskrives med skønsmæssigt 25 % for at tage højde for, at der i praksis også skal betales forskudttidstillæg til medarbejderne, når helligdage falder på en hverdag, samt ved fravær på grund af sygdom, ferie, kurser mv., hvor både medarbejderen og en eventuel vikar fra vikarkorpset kan have krav på forskudttidsbetaling efter de gældende regler.

Forudsætninger for beregning af eventuel ekstra normering

Den forudsatte normering består af 49 medarbejdere, som udlånes fra forvaltningerne i form af 19 til servicecentret Indre By og 30 til fordeling mellem servicecentrene Østerbro, Sundby og Vanløse.

Fordelingsnøglen mellem de tre forvaltninger, som primært udlåner medarbejdere til servicecentrene, er følgende:

Forvaltning	Antal medarbejdere/årsværk som stilles til rådighed for servicecentrene
Økonomiforvaltningen	18
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen	14
Sundhedsforvaltningen	14
I alt	46

Dertil kommer 3 medarbejdere eller årsværk fordelt med én fra henholdsvis Miljø- og Forsyningsforvaltningen, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen, så den samlede bemanding udgør 49 normeringer.

For at få en retvisende opgørelse af det reelle antal arbejdstimer, som er til rådighed, når der skal lægges vagtplan, er der i den allerede givne normering forlods fratrukket 6 ugers ferie pr. medarbejder samt 2½ uge pr. medarbejder til dækning af diverse kortvarende sygdom, barns 1. sygedag, omsorgsdage og kurser.

Længerevarende fravær, f.eks. ved sygdom eller barsel, er der ikke taget hensyn til, idet denne type fravær forudsættes dækket ind alt efter behov af det vikarkorps, som forvaltningerne sørger for. Vikarkorpset består af medarbejdere, der kan varetage myndighedsopgaverne inden for de respektive forvaltningers områder og i øvrigt indgå i løsningen af de øvrige opgaver på servicecentrene.

Der er indregnet timeforbrug til at "åbne op" og "lukke ned". Dette indebærer, at der på hvert servicecenter altid er mindst en medarbejder, som i indtil en times tid før den daglige åbning af servicecentrene sørger for at få tændt lyset, startet IT-udstyret osv., så servicecentrene er klar til at modtage borgerne, når dørene åbnes. På samme vis er der på hvert servicecenter altid mindst to medarbejdere, som i indtil en time efter lukketid sørger for at få slukket og lukket på behørig vis.

Endelig er der taget højde for, at der altid skal være mindst én medarbejder fra hver forvaltning tilstede i hvert servicecenter, hvilket skyldes hensynet til muligheden for at kunne løse myndighedsopgaver på de enkelte forvaltningsområder.

Der er ikke foretaget fradrag for frokostpausen på en halv time pr. medarbejder pr. dag. I praksis vil der derfor være en mindre bemanding i middagstimerne end det fremgår af skemaet, men med det foreslåede bemandingsniveau i dagtimerne, må det forventes, at medarbejdernes afvikling af frokostpausen kan indpasses i dagligdagen på servicecentret på en sådan måde, at borgerbetjeningen ikke forringes i middagstimerne.

Med disse forudsætninger indbygget – og med en skønsmæssigt fastsat passende bemandingsnøgle set henover hver af åbningsdagene, herunder lørdagsbemanding der svarer til knap 2/3 af hverdagsbemandingen – er der foretaget en beregning af behovet for eventuel ekstra bemanding.

Det skal i den forbindelse bemærkes, at et minus foran normeringstallet i bunden af hver side på regnearkene indikerer, at der mangler bemanding.

Er normeringstallet positivt, betyder det, at der indenfor den eksisterende bemanding er yderligere arbejdstimer til rådighed til fordeling henover ugedagene og således mulighed for optimering af bemandingsnøglen i forhold til det, som er forudsat.

Det angivne behov for ekstra bemanding er i nærværende indstilling fastlagt ved at normeringsindikatoren i bunden af hvert regneark er opskrevet til et passende antal hele stillinger pr. center.

ØKONOMI

De årlige udgifter fra 2005 og fremefter, som i givet fald følger med modelvalget og kræver et rammeløft, kan sammenstilles således:

	Årsværk	Udgifter vedrørende årsværk	Delvis dækning af forskudttids-betaling	Delvis dækning af IT-support	I alt (mio. kr.)
Model I	0	0,0	0,00	0,0	0,00
Model II	1	0,4	0,25	0,1	0,75
Model III	5	2,0	0,00	0,1	2,10
Model IV	7	2,8	0,25	0,1	3,15

Vælges model II, III eller IV må der i givet fald afsættes en forholdsmæssig andel af den årlige beregnede udgift i 2004, idet der som bekendt åbner 2 servicecentre i juni og 2 servicecentre i oktober.

De forholdsmæssige udgifter i 2004 vedr. valg af model II (0,3 mio. kr.), model III (0,8 mio. kr.) eller model IV (1,5 mio. kr.) kan i givet fald afholdes af den forventede overførsel af uforbrugte midler i Økonomiforvaltningen fra 2003 til 2004, mens der fra og med 2005 må søges indarbejdet et rammeløft på hhv. 0,75 mio. kr. (model II), 2,10 mio. kr. (model III) eller 3,15 mio. kr. (model IV).

Vælges model I er der ikke behov for en særskilt bevilling, idet de heraf afledte udgifter til udvidet IT-support og forskudttidsbetaling i givet fald holdes indenfor hhv. Økonomiforvaltningens og forvaltningernes budgetrammer.

Nærmere om finansieringsbehovet i de enkelte modeller

Hvorvidt der er behov for at afsætte yderligere midler end oprindeligt forudsat som følge af de forskellige forslag til åbningstider afhænger af den model, der vælges.

Model I

Model I kræver ikke, at der bevilges midler til ansættelse af yderligere medarbejdere, og medfører desuden ikke meromkostninger til forskudttidsbetaling udover hvad forvaltningerne i forvejen må påregne indenfor den givne bemanding og deraf følgende mulige åbningstid (forskudttidsbetalingen i model I udgør 0,6 mio. kr. årligt inkl. skønsmæssigt tillæg på 25 %).

Vælges model I søges udgifterne til Økonomiforvaltningens udvidede IT-support på 0,22 mio. kr. afholdt fuldt ud indenfor Økonomiforvaltningens eksisterende budgetramme, så der ikke skal bevilges særskilt hertil.

Model II

Valg af model II indebærer, at der skal bevilges midler til ansættelse af rundt regnet yderligere 1 medarbejder, hvilket inkl. overhead beløber sig til 0,4 mio. kr.

I model II vil der - med det skønsmæssige tillæg på 25 % oveni det eksakt beregnede beløb - være en samlet forskudttidsbetaling på ca. 0,85 mio. kr.

Under hensyntagen til, at de tre forvaltninger, som udlåner medarbejdere til servicecentrene, skal afholde udgiften til forskudttidsbetaling indenfor deres eksisterende budgetrammer, foreslås det, at der ved særskilt bevilling ydes en godtgørelse for den del af forskudttidsbetalingen i model II, som ligger ud over 0,6 mio. kr.

Det foreslås således, at der finansieres 0,25 mio. kr. som kompensation for forøgelse af forskudttidsbetalingen, hvis model II vælges.

Vælges model II må der samtidig afsættes 0,1 mio. kr. ved en særskilt bevilling til delvis dækning af Økonomiforvaltningens forøgede udgifter til IT-support.

Model III

Som nævnt i den tidligere indstilling var der i relation til den daværende model – her kaldet model III – forudsat en øget bemanding på 5 medarbejdere svarende til 2,0 mio. kr. inkl. overhead, hvilket valg af denne model fortsat indebærer.

Med hensyn til forskudttidsbetaling var der kalkuleret med, at forvaltningerne skulle afholde i alt 0,4 mio. kr. til forskudttidsbetaling, hvoraf 0,25 mio. kr. skulle afholdes indenfor de respektive forvaltningers budgetrammer, mens 0,15 mio. kr. – svarende til den ekstra udgift forbundet med lørdagsåbent – skulle finansieres særskilt. Det bemærkes, at med det nævnte tillæg på skønsmæssigt 25 % er udgiften rettelig knap 0,5 mio. kr.

Som anført under model II ovenfor, foreslås det imidlertid i nærværende indstilling, at der i henseende til forskudttid kun ydes forvaltningerne en godtgørelse for den del af forskudttidsbetalingen, som ligger ud over 0,6 mio. kr., hvorfor der ikke regnes med kompensation til forvaltningerne som følge af den forøgede forskudttidsbetaling i model III.

Vælges model III må der samtidig afsættes 0,1 mio. kr. ved en særskilt bevilling til delvis dækning af Økonomiforvaltningens forøgede udgifter til IT-support.

Model IV

Valg af model IV indebærer, at der skal bevilges midler til ansættelse af yderligere 7 medarbejdere, hvilket inkl. overhead beløber sig til 2,8 mio. kr.

I model IV vil der - med det skønsmæssige tillæg på 25 % oveni det eksakt beregnede beløb - være en samlet forskudttidsbetaling på ca. 0,85 mio. kr.

Det foreslås således, at der finansieres 0,25 mio. kr. som kompensation for forøgelse af forskudttidsbetalingen, hvis model IV vælges.

Vælges model IV må der samtidig afsættes 0,1 mio. kr. ved en særskilt bevilling til delvis dækning af Økonomiforvaltningens forøgede udgifter til IT-support.

Uddybning af elementer i beregningen

Opgørelse af årsværk

	De tre små centre		Indre By		I alt
	Manglende timer pr. center pr. uge	Ekstra årsværk pr. center	Manglende timer Indre By pr. uge	Ekstra årsværk til Indre By	Ekstra årsværk for 4 centre i alt	Ekstra lønsum inkl. overhead i alt (mio. kr.)
I	-	-	-	-	-	-
II	-	-	32	1	1	0,4
III	6	1	62	2	5	2,0
IV	41	1	137	4	7	2,8

Fordeling af udgifter til forskudttid

	ØKF (18/46 af max. 0,6 mio.)	SUF (14/46 af max. 0,6 mio.)	FAF (14/46 af max. 0,6 mio.)	Ekstra bevilling (forskudttids-betaling ud over 0,6 mio. kr.)	Forskudttidsbetaling samlet
I	0,24	0,18	0,18	0,00	0,60
II	0,24	0,18	0,18	0,25	0,85
III	0,20	0,15	0,15	0,00	0,50
IV	0,24	0,18	0,18	0,25	0,85

Fordeling af udgifter til IT-support

	Indeholdt i Økonomiforvaltningens budget	Ekstra bevilling	Udgift i alt
I	0,22	0,00	0,22
II	0,12	0,10	0,22
III	0,12	0,10	0,22
IV	0,12	0,10	0,22

HØRING

Som nævnt i den tidligere indstilling har forvaltningerne løbende været inddraget i overvejelserne om åbningstider i servicecentrene.

MILJØMÆSSIGE KONSEKVENSER
-

ANDRE KONSEKVENSER

BILAG

Bilag 1: Indstillingen "Åbningstider i servicecentrene" (DS 2004) som drøftet i Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling d. 19. januar 2004 tillige med tilhørende udskrift af beslutningsprotokollen.

Bilag 2: Regneark vedr. model I (mandag-fredag 11-18, lørdag 11-15)

Bilag 3: Regneark vedr. model II (mandag-fredag 11-19, lørdag 11-14)

Bilag 4: Regneark vedr. model III (mandag-torsdag 10-19, fredag-lørdag 10-14)

Bilag 5: Regneark vedr. model IV (mandag-fredag 10-19, lørdag 10-14)

Erik Jacobsen

/Paul Sax Møller

Til top