Klagefunktion

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde mandag den 18. november 2002

Åbne punkter

DS 48/2002

Økonomiforvaltningen indstiller til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling,

at udvalget drøfter rapporten og på baggrund heraf tilkendegiver på hvilket grundlag sekretariatet skal udarbejde indstilling om klagefunktion til udvalgets møde den 16. december 2002.

at udvalget sender rapporten til Det rådgivende Integrationsudvalg med anbefaling om, at det i rapporten indeholdte forslag til, hvordan der kan etableres en enstrenget klagefunktion, lægges til grund ved Det rådgivende Integrationsudvalgs videre overvejelser.

at udvalget samtidig tilkendegiver overfor Det rådgivende Integrationsudvalg, at det er hensigtsmæssigt, hvis indstillingerne fra de to udvalg kan behandles samtidig i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

1. at:

Drøftet.

Udvalget tilkendegav, at grundlaget for det videre arbejde med klagefunktionen skal være:

• at en klagefunktion etableres efter "Borgerrådgivermodellen", eventuelt med en form for politisk forankring, idet der ikke hermed er taget endelig stilling til, hvorvidt der skal oprettes en klagefunktion.
• at der snarest sker en afklaring af mulighederne for at opnå særskilt lovhjemmel – på linie med reglerne for Revisionsdirektoratet – så en given klagefunktion og herunder dennes sekretariat kan virke uafhængigt af forvaltningerne.
• at formanden bemyndiges til i samråd med sekretariatet at formulere et brev til Indenrigs- og Sundhedsministeriet med forespørgsel om muligheden for at opnå den nævnte lovhjemmel.
• at formanden bemyndiges til at anmode Overborgmesteren om, at brevet snarest forelægges Økonomiudvalget med henblik på godkendelse af, at brevet afsendes.
• at sekretariatet til udvalgets møde den 16. december 2002 beskriver grænseflader mellem en given klagefunktion i kommunens regi og Folketingets Ombudsmand.
• at sekretariatet til udvalgets møde den 16. december 2002 beskriver organisation og opgaver for en given klagefunktion efter "Borgerrådgivermodellen", idet der sondres i forhold til, hvorvidt den nævnte lovhjemmel kan opnås eller ej.

1. at:

Godkendt.

2. at:

Godkendt.

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling er ifølge sit kommissorium forpligtet til inden udgangen af 2002 at afgive indstilling til Økonomiudvalget i sagen om en klagefunktion.

I mødet den 17. juni 2002 besluttede Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling, at der skulle nedsættes en projektgruppe med repræsentanter for samtlige forvaltninger, som skulle komme med et konkret forslag til klagefunktion.

Projektgruppen har afsluttet arbejdet med en konstatering af, at en klagefunktion kan behandle klager over sagsbehandlingen, personalets optræden og den faktiske forvaltningsvirksomhed. Herudover kan en klagefunktion tillægges opgaver af tværgående karakter såsom vejvisning, interne konsulentfunktioner, tilfredshedsundersøgelser og tilbagemelding om modtagne klager til det øverste politiske niveau.

En klagefunktions sanktioner er begrænset til at udtale sig, herunder afgive kritik eller henstillinger. Endvidere kan en klagefunktion anbefale forbedringer af kommunens sagsbehandling og administrative procedurer til det øverste politiske niveau.

Projektgruppen har beskrevet 4 mulige modeller for en klagefunktion: "nævnsmodellen", "borgerrådgivermodellen", "udvalgsmodellen" og "borgmestermodellen".

I forhold til de 3 første modeller sondres mellem 2 mulige varianter af sekretariatsbetjening i form af enten en central eller decentral fysisk placering.

I den centrale variant forudsættes en delvis samlokalisering med Københavner Informations "frontbetjening", idet der samtidig etableres et "bagland".

I den decentrale variant samlokaliseres klagefunktionen lokalt med eksisterende borgerbetjeningsenheder – eller i eventuelle servicecentre. Arbejdet koordineres så fra centralt hold via en central "overbygning".

Sekretariatet vil primært skulle bemandes med jurister. Projektgruppen har dog noteret, at Integrationsudvalgets anbefaling om "en enstrenget klagefunktion, hvor det sikres, at der er faglig kompetence til at behandle diskriminationssager", hvorfor det bør overvejes, om der skal ansættes én alternativ profil, f.eks. en jurist med erfaring i diskriminationssager eller en socialrådgiver.

Projektgruppen har påpeget, at hvis udgangspunktet for modelvalg skal være den bedst mulige opfyldelse af hensigtserklæringen – primært med udgangspunkt i uafhængighedskriteriet – er det projektgruppens anbefaling, at nævnsmodellen vælges.

Der er enighed i projektgruppen om, at et centralt placeret sekretariat vil være den mest optimale løsning ud fra en samlet afvejning af en lang række parametre, herunder de økonomiske konsekvenser. Projektgruppen finder dog, at spørgsmålet om centralt eller decentralt sekretariat afhænger af, hvorvidt der træffes beslutning om decentralt placerede servicecentre.

Repræsentanterne fra Økonomiforvaltningen og Miljø- og Forsyningsforvaltningen har taget forbehold i forhold til modelvalget, idet disse anbefaler udvalgsmodellen ud fra et klarheds- og forenklingssynspunkt og hensynet til inddragelse af Borgerrepræsentationen.