Studietur
Studietur
Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling
DAGSORDEN
fra ordinært møde mandag den 18. november 2002
Åbne punkter
5. Studietur
DS 51/2002INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling,
at det tentative program drøftes og at sekretariatet på denne baggrund bemyndiges til at færdiggøre programmet, herunder indgå de fornødne aftaler.
at fredag den 29. november 2002 kl. 12.00 fastsættes som sidste frist for tilmelding til studieturen af hensyn til sekretariatets udarbejdelse af komplet deltagerliste til rejsearrangøren.
at budgettet på 165.000,- kr. for studieturen godkendes.
RESUME
Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling pålagde i mødet den 12. august 2002 sekretariatet at påbegynde planlægningen af en studietur til Berlin med udrejse torsdag den 9. januar 2002 og hjemrejse lørdag den 11. januar 2002.
Sekretariatet har efterfølgende reserveret fly og hotel og Den Kongelige Danske Ambassade i Berlin har bistået med sammensætning af et konkret programforslag, som hermed forelægges til udvalgets drøftelse.
Der budgetteres med en samlet udgift på 165.000,- kr. for studieturen.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling pålagde i mødet den 12. august 2002 sekretariatet at påbegynde planlægningen af en studietur til Berlin med udrejse torsdag den 9. januar 2002 og hjemrejse lørdag den 11. januar 2002.
Reservationer
Der er reserveret flyrejse til 15 personer (13 udvalgsmedlemmer og 2 medarbejdere fra sekretariatet) med udrejse den 9. januar 2002 kl. 08.30 og hjemrejse lørdag den 11. januar 2002 kl. 15.50. Flyvetiden er 1 time hver vej.
Der er desuden reserveret 15 enkeltværelser på Hotel Palace samt aftalt transport fra lufthavnen til hotellet og retur på henholdsvis ud- og hjemrejsedagen.
Sekretariatet skal senest den 5. december 2002 fremsende en komplet deltagerliste til WECO-DSB Erhvervsrejser, som står for den endelige bestilling af rejse og hotel.
Foreløbigt udkast til program
Den Kongelige Danske Ambassade i Berlin har på sekretariatets anmodning udarbejdet vedlagte ramme for et program, jf. bilag 1, med henvisning til sekretariatets tidligere notat, jf. bilag 2.
Sekretariatet har på denne baggrund – i tæt samråd med ambassaden – sammensat et mere konkret programforslag i overskriftsform, som hermed forelægges til udvalgets drøftelse:
TORSDAG, 9/1
|
TID |
PROGRAM |
|
9.30 |
Ankomst Flughafen Tegel |
|
9.30-10.00 |
Transfer til Hotel |
|
10.00 |
Ankomst og check-in Hotel Palace |
|
11.00-11.15 |
Til ambassaden (til fods) |
|
11.15 |
Introduktion og rundvisning De Nordiske Ambassader v. Den Kgl. Danske Ambassade |
|
12.30 |
Frokost De Nordiske Ambassader |
|
13.45- 14.00 |
Transfer med bus til møde 1 |
|
14.00 |
Møde 1: Omfattende introduktion til temaet - oplæg af prof., dr. Hellmut Wollmann |
|
15.30 |
Kaffepause på en café i nærheden |
|
16.15-16.30 |
Transfer med bus til møde 2 |
|
16.30 |
Møde 2: Møde med Stadtforum i Senatsverwaltung für Stadtentwicklung |
|
17.30-18.00 |
Transfer med bus til restaurant |
|
18.00 |
Middag Schwarzenraben |
|
20.00 |
Transfer med bus til hotellet |
FREDAG, 10/1
|
TID |
PROGRAM |
|
8.00 |
Afgang hotel |
|
8.00-8.30 |
Transfer med bus til møde 3 |
|
8.30-9.30 |
Møde 3: Projektbesøg "Planning for Real Berlin-Hellersdorf" |
|
9.30-9.45 |
Transfer med bus til møde 4 |
|
09.45-10.45 |
Møde 4: Besøg hos Kommunales Forum Wedding |
|
10.45-11.15 |
Transfer med bus til møde 5 |
|
11.15-12.15 |
Møde 5: Møde med politikere i Abgeordnetenhaus (udvalgsmedlemmer fra "Ausschuss für Verwaltungsreform und Kommunikations- und Informationstechnik") med efterfølgende frokost. |
|
12.15-12.30 |
Transfer med bus til restaurant |
|
12.30 |
Frokost med politikere (møde 5 fortsat) Café Einstein |
|
14.00-14.30 |
Transfer til møde 6 |
|
14.30-16.30 |
Møde 6: "Projekt Bürgerdienste" (projekt borgerbetjening) i Senatsverwaltung für Inneres + Besøg på et Bürgeramt (servicecenter) |
|
16.30-16.45 |
Transfer med bus til restaurant (el. til hotellet for en kort pause) |
|
17.00 (el. 17.30) |
Middag Sted: afhængig af aftenprogrammet |
|
18.30-18.45 (el. 19.00-19.15) |
Transfer med bus til aftenprogrammet |
|
19.30 el. 20.00 |
Aftenprogram Universität der Künste: The Big Chris Barber Jazz and Blues Band |
|
22.30 |
Transfer med bus til hotellet |
LØRDAG, 11/1
|
TID |
PROGRAM |
|
09.00-10.00 |
Rundvisning i Hackesche Höfe & Scheunenviertel/v. Kgl. Danske Ambassades presse- og kulturreferent Henry Werner |
|
Middag |
Frokost: Individuelt |
|
13.30 |
Afgang med bus til lufthavnen |
|
15.50 |
Afgang fra Flughafen Tegel |
Det skal bemærkes, at programforslaget er foreløbigt i den forstand, at der ikke er truffet konkrete aftaler med nogen af de involverede, hvorfor der tages forbehold for eventuelle ændringer.
Der vil blive søgt indgået aftale med en kyndig simultantolk, som kan flydende dansk og tysk og som – så vidt muligt – har indblik i de tyske og danske kommunale forhold med henblik på vedkommendes medvirken i diverse møder.
Økonomiforvaltningens indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling,
at det tentative program drøftes og at sekretariatet på denne baggrund bemyndiges til at færdiggøre programmet, herunder indgå de fornødne aftaler.
at fredag den 29. november 2002 kl. 12.00 fastsættes som sidste frist for tilmelding til studieturen af hensyn til sekretariatets udarbejdelse af komplet deltagerliste til rejsearrangøren.
at budgettet på 165.000,- kr. for studieturen godkendes.
ØKONOMI
Udvalget har oprindeligt givet en ramme på 200.000,- kr. til afvikling af studieturen.
På baggrund af ambassadens oplysninger samt erfaringer fra en tidligere studietur til Berlin, er det sekretariats foreløbige vurdering, at studieturen kan afholdes for en samlet udgift af 165.000,- kr. specificeret således:
|
AKTIVITET |
DKR |
|
Fly og hotel inkl. transfer |
78.000 |
|
Bus til og fra møder mv. |
12.000 |
|
Tolk |
10.000 |
|
Diæter og erstatning for tabt arbejdsfortjeneste |
10.000 |
|
2 gange frokost på restaurant inkl. gæstebud |
15.000 |
|
2 gange middag på restaurant |
15.000 |
|
Rådighedsbeløb |
5.000 |
|
Aftenprogram |
5.000 |
|
Gaver |
5.000 |
|
Eventuelle honorarer |
5.000 |
|
Forsikringer |
5.000 |
|
I alt |
165.000 |
Udgifterne er beregnet på baggrund af en deltagerkreds på 15 personer.
Ved beregningen er lagt en aktuel kurs på ca. 7,50 dkr. pr. EUR til grund.
Det bemærkes, at posten "diæter og erstatning for tabt arbejdsfortjeneste" skal ses i sammenhæng med en indstilling fra Overborgmesteren til Borgerrepræsentationen, som forelægges til godkendelse i Borgerrepræsentationens møde den 14. november 2002.
MILJØVURDERING
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
BILAG
Bilag 1: "Besøgsplanlægning" – notat udarbejdet af Den Kongelige Danske Ambassade i Berlin.
Bilag 2: Notat om Berlin som forelagt udvalget på mødet den 12. august 2002 i sagen "Undersøgelse af mulighederne for en studietur til Berlin" (DS 26/2002)
Erik Jacobsen
/Paul Sax Møller