Klagefunktion

DAGSORDEN

fra ordinært møde mandag den 18. november 2002

2. Klagefunktion

DS 48/2002INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling,

at udvalget drøfter rapporten og på baggrund heraf tilkendegiver på hvilket grundlag sekretariatet skal udarbejde indstilling om klagefunktion til udvalgets møde den 16. december 2002.

at udvalget sender rapporten til Det rådgivende Integrationsudvalg med anbefaling om, at det i rapporten indeholdte forslag til, hvordan der kan etableres en enstrenget klagefunktion, lægges til grund ved Det rådgivende Integrationsudvalgs videre overvejelser.

at udvalget samtidig tilkendegiver overfor Det rådgivende Integrationsudvalg, at det er hensigtsmæssigt, hvis indstillingerne fra de to udvalg kan behandles samtidig i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling er ifølge sit kommissorium forpligtet til inden udgangen af 2002 at afgive indstilling til Økonomiudvalget i sagen om en klagefunktion.

I mødet den 17. juni 2002 besluttede Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling, at der skulle nedsættes en projektgruppe med repræsentanter for samtlige forvaltninger, som skulle komme med et konkret forslag til klagefunktion.

Projektgruppen har afsluttet arbejdet med en konstatering af, at en klagefunktion kan behandle klager over sagsbehandlingen, personalets optræden og den faktiske forvaltningsvirksomhed. Herudover kan en klagefunktion tillægges opgaver af tværgående karakter såsom vejvisning, interne konsulentfunktioner, tilfredshedsundersøgelser og tilbagemelding om modtagne klager til det øverste politiske niveau.

En klagefunktions sanktioner er begrænset til at udtale sig, herunder afgive kritik eller henstillinger. Endvidere kan en klagefunktion anbefale forbedringer af kommunens sagsbehandling og administrative procedurer til det øverste politiske niveau.

Projektgruppen har beskrevet 4 mulige modeller for en klagefunktion: "nævnsmodellen", "borgerrådgivermodellen", "udvalgsmodellen" og "borgmestermodellen".

I forhold til de 3 første modeller sondres mellem 2 mulige varianter af sekretariatsbetjening i form af enten en central eller decentral fysisk placering.

I den centrale variant forudsættes en delvis samlokalisering med Københavner Informations "frontbetjening", idet der samtidig etableres et "bagland".

I den decentrale variant samlokaliseres klagefunktionen lokalt med eksisterende borgerbetjeningsenheder – eller i eventuelle servicecentre. Arbejdet koordineres så fra centralt hold via en central "overbygning".

Sekretariatet vil primært skulle bemandes med jurister. Projektgruppen har dog noteret, at Integrationsudvalgets anbefaling om "en enstrenget klagefunktion, hvor det sikres, at der er faglig kompetence til at behandle diskriminationssager", hvorfor det bør overvejes, om der skal ansættes én alternativ profil, f.eks. en jurist med erfaring i diskriminationssager eller en socialrådgiver.

Projektgruppen har påpeget, at hvis udgangspunktet for modelvalg skal være den bedst mulige opfyldelse af hensigtserklæringen – primært med udgangspunkt i uafhængighedskriteriet – er det projektgruppens anbefaling, at nævnsmodellen vælges.

Der er enighed i projektgruppen om, at et centralt placeret sekretariat vil være den mest optimale løsning ud fra en samlet afvejning af en lang række parametre, herunder de økonomiske konsekvenser. Projektgruppen finder dog, at spørgsmålet om centralt eller decentralt sekretariat afhænger af, hvorvidt der træffes beslutning om decentralt placerede servicecentre.

Repræsentanterne fra Økonomiforvaltningen og Miljø- og Forsyningsforvaltningen har taget forbehold i forhold til modelvalget, idet disse anbefaler udvalgsmodellen ud fra et klarheds- og forenklingssynspunkt og hensynet til inddragelse af Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationen vedtog i forbindelse med budgetbehandlingen i oktober 2001 at undersøge mulighederne for etablering af en uafhængig klagefunktion i Københavns Kommune, jf. hensigtserklæring H 15:

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling er ifølge sit kommissorium forpligtet til inden udgangen af 2002 at afgive indstilling til Økonomiudvalget i sagen.

I mødet den 29. april 2002 drøftede Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling sagen om etablering af en uafhængig klagefunktion. Drøftelsen skete bl.a. på baggrund af et mundtligt oplæg fra forvaltningschef Lars Holte fra Stenløse Kommune.

I mødet den 17. juni 2002 fik Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling forelagt en indstilling om vision, mål og opgaver for en klagefunktion. I den forbindelse blev det bl.a. besluttet, at der skulle nedsættes en projektgruppe med repræsentanter for samtlige forvaltninger, som skulle komme med et konkret forslag til klagefunktion.

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling har siden haft en skriftlig forhandling med Det rådgivende Integrationsudvalg, som behandler Borgerrepræsentationens hensigtserklæring H17 om et klageorgan for etniske minoriteter.

Der vedlægges kopi af korrespondancen mellem de 2 udvalg, herunder Integrationsudvalgets seneste brev af 28. oktober 2002 til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling, jf. bilag 1.

Projektgruppen har afsluttet sit arbejde ultimo oktober 2002 med vedlagte rapport "En uafhængig klagefunktion – muligheder og modeller", som er stilet til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling, jf. bilag 2.

En klagefunktion kan behandle klager over sagsbehandlingen, personalets optræden og den faktiske forvaltningsvirksomhed. Klager over kommunens afgørelser eller klager over det politisk vedtagne serviceniveau, kan derimod ikke behandles af en klagefunktion.

Herudover kan en klagefunktion tillægges opgaver af tværgående karakter såsom vejvisning, interne konsulentfunktioner, tilfredshedsundersøgelser og tilbagemelding om modtagne klager til det øverste politiske niveau.

En klagefunktions sanktioner er begrænset til at udtale sig, herunder afgive kritik eller henstillinger. Endvidere kan en klagefunktion fremkomme med anbefalinger til forbedringer af kommunens sagsbehandling og administrative procedurer til det øverste politiske niveau.

Projektgruppen har konstateret, at der inden for rammerne af den gældende styrelseslovgivning kan etableres en klagefunktion efter 4 mulige modeller: "nævnsmodellen", "borgerrådgivermodellen", "udvalgsmodellen" og "borgmestermodellen".

De tre første modeller har det til fælles, at de alle er bygget op omkring et såkaldt særligt udvalg efter styrelseslovens § 17, stk. 4.

Det vurderes generelt, at et sådant særligt udvalg – med de opgaver en klagefunktion skal varetage – kan forankres under Borgerrepræsentationen eller Økonomiudvalget.

Det er Borgerrepræsentationen, der bestemmer et særligt udvalgs sammensætning og fastsætter nærmere regler for dets virksomhed.

Den fjerde model er en rent administrativ løsning, hvor der under hver borgmester, dvs. i de eksisterende sekretariater, ansættes en medarbejder til særskilt at arbejde med de opgaver, som en klagefunktion skal kunne varetage.

Modellernes karakteristika kan kort opridses således:

• Nævnsmodellen

• Borgerrådgivermodellen

• Udvalgsmodellen

• Borgmestermodellen

Hvis sagen fremmes politisk, finder projektgruppen, at Borgerrepræsentationen – forinden endelig beslutning træffes – bør anmode Indenrigs- og Sundhedsministeriet om en vurdering af de juridiske problemstillinger omkring forankringen af et særligt udvalg og vederlagsproblematikken, jf. nærmere herom i rapportens kapitel 9, idet sidstnævnte dog afhænger af modelvalget.

Endelig gør projektgruppen opmærksom på, at der i regeringens regi er nedsat en kommission, som skal se på mulighederne for forenkling af de kommunale og amtskommunale klageveje. Resultatet af arbejdet forventes at foreligge den 1. april 2003.

I forhold til de 3 første modeller skal særligt i relation til sekretariatsbetjeningen bemærkes, at det ikke er muligt at etablere et sekretariat i kommunalt regi uden at dette er forankret i den kommunale administration.

Uanset om klagefunktionen forankres under Borgerrepræsentationen eller Økonomiudvalget, og uanset om sekretariatet fysisk placeres centralt eller decentralt, har projektgruppen fundet det naturligt, at sekretariatet organisatorisk skal placeres i Økonomiforvaltningen. Dette beror på, at Økonomiforvaltningen varetager opgaver af overordnet og tværgående karakter og således er den blandt de syv forvaltninger, hvis eksisterende opgaver er nærmest beslægtet med klagefunktionens opgaver.

I forhold til de 3 første modeller sondres mellem 2 mulige varianter af sekretariatsbetjening i form af enten en central eller decentral fysisk placering.

I den centrale variant forudsættes en delvis samlokalisering med Københavner Informations "frontbetjening", idet der samtidig etableres et "bagland".

I den decentrale variant samlokaliseres klagefunktionen lokalt med eksisterende borgerbetjeningsenheder – eller i eventuelle servicecentre. Arbejdet koordineres så fra centralt hold via en central "overbygning".

Sekretariatet vil – opgavens art taget i betragtning – primært skulle bemandes med jurister.

Projektgruppen har noteret, at Det rådgivende Integrationsudvalg – som behandler hensigtserklæring H 17 om et klageorgan for etniske minoriteter – i sit brev af 25. oktober 2002 til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling har anbefalet "en enstrenget klagefunktion, hvor det sikres, at der er faglig kompetence til at behandle diskriminationssager".

Dette bør efter projektgruppens opfattelse føre til at overveje, om én af de jurister, som ansættes i sekretariatsfunktionen, skal have særlig erfaring med diskriminationssager – i det omfang der ønskes mægling, kan der alternativt overvejes ansat en helt anden faglig profil til at varetage disse sager, f.eks. en socialrådgiver.

Skøn over økonomien i de forskellige modeller kan skematisk opstilles således:

Det bemærkes, at der særligt i relation til borgmestermodellen er en vis usikkerhed forbundet med det økonomiske overslag, hvorfor driftsudgiften i denne model kan være væsentligt større.

Endvidere bemærkes, at nævnsmodellen ud over ovennævnte driftsudgifter også vil medføre udgifter til diæter mv. til nævnsmedlemmerne, hvilket således skal lægges oveni. Beløbet foreligger ikke beregnet, idet udgiftens størrelse bl.a. afhænger af nævnets medlemstal, mødefrekvens mv.

Projektgruppen har påpeget, at hvis udgangspunktet for modelvalg skal være den bedst mulige opfyldelse af hensigtserklæringen – primært med udgangspunkt i uafhængighedskriteriet – er det projektgruppens anbefaling, at nævnsmodellen vælges.

I relation til nævnsmodellen anføres det, at forankring under Borgerrepræsentationen og en sammensætning, hvor kommunalt ansatte og politikere ikke har sæde i nævnet, sikrer størst uafhængighed.

Der er herudover ikke taget stilling til, hvordan nævnet bedst kan sammensættes, men det anbefales dog, at formanden skal være jurist, jf. nærmere ovenfor under den summariske beskrivelse af nævnsmodellen.

Der er enighed i projektgruppen om, at et centralt placeret sekretariat vil være den mest optimale løsning ud fra en samlet afvejning af en lang række parametre, herunder de økonomiske konsekvenser.

Projektgruppen finder dog, at spørgsmålet om centralt eller decentralt sekretariat afhænger af, hvorvidt der træffes beslutning om decentralt placerede servicecentre.

Repræsentanterne fra Økonomiforvaltningen og Miljø- og Forsyningsforvaltningen har taget forbehold i forhold til modelvalget, idet disse anbefaler udvalgsmodellen ud fra et klarheds- og forenklingssynspunkt og hensynet til inddragelse af Borgerrepræsentationen.

Økonomiforvaltningen indstiller til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling,

at udvalget drøfter rapporten og på baggrund heraf tilkendegiver på hvilket grundlag sekretariatet skal udarbejde indstilling om klagefunktion til udvalgets møde den 16. december 2002.

at udvalget sender rapporten til Det rådgivende Integrationsudvalg med anbefaling om, at det i rapporten indeholdte forslag til, hvordan der i givet fald kan etableres en enstrenget klagefunktion, lægges til grund ved Det rådgivende Integrationsudvalgs videre overvejelser.

at udvalget samtidig tilkendegiver overfor Det rådgivende Integrationsudvalg, at det er hensigtsmæssigt, hvis indstillingerne fra de to udvalg kan behandles samtidig i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

På baggrund af udvalgets tilkendegivelse i mødet den 18. november 2002, vil sagens økonomiske konsekvenser blive nærmere beregnet i forbindelse med udvalgets indstilling til Økonomiudvalget, som skal behandles i mødet den 16. december 2002. Foreløbig henvises til projektgruppens overslag over udgifter i de enkelte modeller.

Der har løbende været forhandlet med Det rådgivende Integrationsudvalg, ligesom sagen påregnes sendt i intern og ekstern høring af Økonomiudvalget, hvis Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling måtte anbefale etablering af en klagefunktion i mødet den 16. december 2002.

Erik Jacobsen