Kommissorium for følgegruppen vedr. Papirøen

Indstilling

Formanden foreslår,

1. at Christianshavns Lokaludvalg godkender kommissoriet for følgegruppen vedr. Papirøen, der fremgår af løsningsafsnittet.
2. at Christianshavns Lokaludvalg udpeger 3-6 lokaludvalgsmedlemmer og -suppleanter til følgegruppen.

Problemstilling

På halvårsmødet den 22. maj 2018 med Teknik- og Miljøforvaltningen om aktuelle lokalplansager blev det foreslået, at lokaludvalget danner en følgegruppe vedr. Papirøen, som kommunen og bygherren kan drøfte problemstillinger vedr. byggerierne på Papirøen med.

Lokaludvalgets forretningsudvalg har drøftet, om der skal være en følgegruppe vedr. vandkulturhuset og en følgegruppe vedr. resten af Papirøen, eller om der skal være en følgegruppe for hele Papirøen. Da de forskellige byggerier og kommende aktiviteter på Papirøen skal ses som et hele, foreslår Forretningsudvalget en følgegruppe for hele Papirøen.

Løsning

Formanden foreslår, at lokaludvalget danner en følgegruppe vedr. Papirøen, som på vegne af lokaludvalget drøfter problemstillinger vedr. byggerierne på Papirøen med kommunen, bygherren og andre interessenter. Følgegruppen erstatter de hidtidige følgegrupper vedr. Papirøen.

Forslag til kommissorium

Følgegruppens navn: Følgegruppen vedr. Papirøen 

Tovholder: X, medlem af lokaludvalget.

Medlemmer: Følgegruppen består af 3-6 lokaludvalgsmedlemmer og -suppleanter.

Arbejdsområder

• Være proaktiv med konkrete initiativer inden for lokaludvalgets rammer i forhold til udviklingen af Papirøen og de nærmeste vandarealer. 
• Indkalde og/eller deltage i møder med kommunen, bygherre og andre interessenter med relation til udviklingen af Papirøen.
• Rådgive kommunen, bygherre og andre interessenter med relation til udviklingen af Papirøen vedr. lokalpolitiske spørgsmål.
• Orientere lokaludvalget med jævne mellemrum om sine aktiviteter.
• Inddrage borgerne, når den finder det påkrævet, efter beslutning i lokaludvalget
• Udarbejde udkast til lokaludvalgets henvendelser og høringssvar vedr. Papirøen

Arbejdsmåde

Arbejdsgruppen arbejder selvstændigt inden for de godkendte arbejdsområder, indhenter nødvendige oplysninger og udarbejder på baggrund heraf notater mv. til intern og ekstern brug, som indstilles til lokaludvalgets godkendelse. Ved eksterne kontakter betænkes, at formanden, jf. forretningsordenen, tegner lokaludvalget udadtil.

Tovholderen

• Er bindeled mellem lokaludvalget og arbejdsgruppen.
• Det er tovholderens ansvar - eventuelt med sekretariatets hjælp – rettidigt at indkalde alle følgegruppens medlemmer til gruppens møder, og at forhandlingerne på disse forløber på en hensigtsmæssig måde. 
• Tovholderen er ansvarlig for at holde sig grundigt orienteret i følgegruppens områder – både i og uden for lokaludvalgsmøderne – og er også ansvarlig for afrapportering til lokaludvalget og for, at følgegruppens forhandlinger altid har dækning i et mandat fra lokaludvalget.

Fortrolighed

• I forbindelse med følgegruppens virke vil følgegruppens medlemmer få indblik i personoplysninger og eventuelle andre oplysninger, der er beskyttet af lovgivningen. 
• Følgegruppens medlemmer, der er medlem af lokaludvalget, har ved deres tiltrædelse afgivet den fornødne tavshedserklæring. For medlemmer af følgegruppen, der er lokaludvalgssuppleanter, er det tovholderens pligt, assisteret af sekretariatet, at gøre disse medlemmer bekendt med tavshedspligten og sørge for at indhente en erklæring fra den enkelte, som tilgår sekretariatet. Kun lokaludvalgsmedlemmer og lokaludvalgssuppleanter kan deltage i følgegruppen.

Økonomi

Intet.

Videre proces

Følgegruppen mødes med jævne mellemrum.

Følgegruppen orienterer med jævne mellemrum lokaludvalget om sit virke.

1. Lokaludvalget godkendte kommissoriet for følgegruppen vedr. Papirøen, der fremgår af løsningsafsnittet.
2. Lokaludvalget udpegede Tage Henningsen, Jan Pirouz Poulsen, Jutta Helles, Lotte Barfod og Gülsan Fidan Schultz til følgegruppen.
3. Lokaludvalget udpegede Jan Pirouz Poulsen til tovholder for følgegruppen.