Arbejdsgruppernes virke

Christianshavns Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 26. februar 2009

 

 

6.      Arbejdsgruppernes virke

CHL  24/2009

Christianshavn Lokaludvalg skal beslutte spilleregler for arbejdsgrupperne og for forholdet mellem arbejdsgrupperne, formandskabet og lokaludvalget. 

INDSTILLING OG Beslutning

Den fungerende formand indstiller, at Christianshavn Lokaludvalg godkender, 1. at arbejdsgrupperne arbejder inden for de rammer, der er beskrevet i løsningsafsnittet nedenfor 2. at samarbejdet mellem arbejdsgrupperne, formandskabet og lokaludvalget sker på grundlag af beskrivelsen i løsningsafsnittet nedenfor 3. at strukturen for udtalelser og høringssvar, som arbejdsgrupperne indstiller til vedtagelse i lokaludvalget, følger retningslinierne, der er beskrevet i løsningsafsnittet nedenfor 4. at vedlagte procesplan udgør grundlaget for arbejdsgruppernes og formandskabets mødevirksomhed

 

Problemstilling

Lokaludvalget drøftede sagen i sit møde den 29. januar 2009, idet de første erfaringer fra arbejdsgrupperne viser, at der er behov for rammer for arbejdsgruppernes virke og formandskabets rolle i forhold til arbejdsgruppernes fremlæggelse af sager for lokaludvalget bør afklares.

Løsning

Arbejdsgruppernes virke

Arbejdsgrupperne er åbne for lokaludvalgets medlemmer og suppleanter samt interesserede borgere med tilknytning til Christianshavn. Arbejdsgruppernes rolle er at forberede grundlag for beslutninger i lokaludvalget. Sagerne, arbejdsgrupperne behandler, er typisk

- høringssvar, lokaludvalget skal afgive til kommunen

- ansøgninger om puljemidler

- sager, lokaludvalget har besluttet arbejdsgruppen skal udarbejde en indstilling om

- sager, arbejdsgruppen tager op af egen drift.

I arbejdsgrupperne vil man - inden for de givne frister - kunne gå i dybden med sagerne og eksempelvis invitere eksperter eller embedsmænd fra kommunen til at fortælle om en sag.

Arbejdsgrupperne bør søge konsensus om de beslutninger, der træffes. Af og til vil arbejdsgrupperne dog komme ud for, at holdningerne blandt de tilstedeværende medlemmer af arbejdsgruppen ikke kan forenes i en konsensus-beslutning. Da vil sagen skulle afgøres ved afstemning, men med ret for de tilstedeværende medlemmer af arbejdsgruppen til at afgive en stemmeforklaring i form af en kortfattet bemærkning til den indstilling, arbejdsgruppen afgiver til lokaludvalget.

På samme måde bør lokaludvalget søge konsensus om de beslutninger, der træffes, men hvor konsensus ikke kan opnås, vil sagen skulle afgøres ved afstemning.

I lokaludvalget er det formanden (mødelederen), der afgør, hvornår en sag er tilstrækkelig oplyst og drøftet, til at man kan foretage afstemning. Tilsvarende vil det i arbejdsgrupperne være tovholderen (mødelederen), som afgør, hvornår en sag er tilstrækkelig oplyst og drøftet til, at man kan foretage afstemning.

Forholdet mellem arbejdsgrupperne og lokaludvalget

Resultatet af arbejdsgruppens virke vil som regel munde ud i en indstilling til lokaludvalget om, hvad gruppen mener, lokaludvalget skal beslutte.

Overordnet bør lokaludvalgets behandling af indstillinger fra arbejdsgrupperne ske med respekt for arbejdsgruppernes arbejde eksempelvis således, at diskussionen i lokaludvalget holdes på det substantielle plan og ikke fortaber sig i petitesser. Omvendt bør arbejdsgrupperne forpligte sig på at levere indstillinger, som har et indhold og en kvalitet, lokaludvalget kan træffe beslutning på.

Der er ikke noget til hinder for, at lokaludvalgets medlemmer i lokaludvalgsmødet stiller ændringsforslag til indstillingerne fra arbejdsgrupperne, men ændringsforslaget skal ligge inden for rammerne af sagen og bør være holdningsbaseret.

Lokaludvalgets medlemmer vil kunne få indføjet en kortfattet bemærkning til lokaludvalgets beslutning i beslutningsprotokollen. Hvis sagen angår et høringssvar, vil beslutningsprotokollen kunne vedlægges som bilag til høringssvaret.

Forholdet mellem arbejdsgrupperne og formandskabet
Arbejdsgruppernes indstillinger til lokaludvalget sættes på lokaludvalgets dagsorden af formanden. I praksis vil formandskabet drøfte indstillingerne og kontakte tovholderen for arbejdsgruppen, hvis der er opklarende spørgsmål, eller hvis man vurderer, at indstillingen bør genovervejes.

Hvis formandskabet vurderer, at det er nødvendigt, vil formanden kunne forelægge en anden indstilling for lokaludvalget end arbejdsgruppens, men da med arbejdsgruppens indstilling vedlagt som bilag. Dette bør dog kun ske helt undtagelsesvis.

Endelig vil formanden i hastesager selv kunne sætte en indstilling, som egentlig burde være behandlet i en arbejdsgruppe, på dagsordenen. Dette vil kun ske undtagelsesvis.

I øvrigt har alle medlemmer af lokaludvalget ret til at få medlemsforslag sat på lokaludvalgets dagsorden. Medlemsforslaget skal være lokaludvalgets sekretariat i hænde senest kl. 12 ugen før et møde i lokaludvalget.

Indstillinger om udtalelser og høringssvar
Da udtalelser og høringssvar skal bruges i flere sammenhænge, vil det være hensigtsmæssigt, at disse har en struktur, der både gør dem "pressevenlig" og let for borgere og politikere at læse.

De bør have en udformning, som gør det nemt for diverse medier at uddrage essensen af, hvad lokaludvalget mener om et givent emne. Samtidig må den dyberegående argumentation (incl. henvisninger til de regelsæt, der gælder for sagen) ikke springes over; både af hensyn til sagligheden og af hensyn til de instanser, der skal sagsbehandle og tage politisk stilling til sagen.

 

For udtalelser foreslås der derfor en tre-leddet standardstruktur:

 

1.      En kort og klar præsentation af problemstillingen, herunder hvorfor lokaludvalget beskæftiger sig med sagen.

2.      En kort og klar konklusion på lokaludvalgets holdning. Er der mindretalsudtalelser, nævnes de i udtalelsen, men kun som en henvisning til bilaget til udtalelsen, hvor de findes i fuld udstrækning.

3.      Den egentlige argumentation, hvor der i tilstrækkeligt (men ikke overdrevent) omfang redegøres for udvalgets overvejelser og henvises til eventuelle regelsæt (bestemmelser, love mm.).
 

Pkt. 1-2 bør normalt begrænses til en normal A4-side. Sprogligt vil klarhed og enkelthed være væsentligt.

 

Pkt. 3 må have det omfang, en redelig argumentation kræver, hverken mere eller mindre, men man kan godt erindre sig det gamle fyndord, at "enhver idiot kan skrive langt – det kræver hjerne at

skrive kort!"

 

For høringssvar foreslås det, at følgende spørgsmål overvejes:

Borgerinddragelse

Har der været borgerinddragelse?

Hvis ikke, hvorfor?

Hvis ja, hvordan? Hvor mange har været involveret i borgerinddragelsen?

Hvilke synspunkter blev fremført?

 

 

Lokaludvalgets holdning

Er lokaludvalget for projektet?

Hvordan kan det eventuelt forbedres?

 

Er lokaludvalget imod projektet?
Hvorfor? Hvad ønsker man i stedet?

Hvis projektet alligevel skulle blive til noget, hvad kan da eventuelt forbedre det?

 

Processen

Er der noget at udtale sig om for så vidt angår processen forud for sagens forelæggelse for lokaludvalget?
Er der noget at udtale sig om for så vidt angår processen fremadrettet?

Procesplan
I bilaget til denne sag ses et forslag til en plan med tidsfrister for ansøgning om puljemidler samt for arbejdsgruppernes og formandskabets behandling af sager.

Økonomi
-

Videre proces
Med udgangspunkt i lokaludvalgets beslutning skriver arbejdsgruppen om forretningsordenen et udkast til en ny forretningsorden til forelæggelse for lokaludvalget i marts-mødet.