Høringssvar om tilpasning af lokaludvalg

Indstilling

Formanden foreslår,

1. at Christianshavns Lokaludvalg godkender høringssvaret til Borgerrepræsentationens sekretariat om forslag vedr. tilpasning af lokaludvalg, der fremgår af løsningsafsnittet.

Problemstilling

Borgerrepræsentationens sekretariat har med mail den 30. oktober 2020 bedt lokaludvalgene om høringssvar vedr. forslag til tilpasning af lokaludvalg. Svarfristen er den 30. november 2020.

Forslagene er gengivet i løsningsafsnittet.

Løsning

Formanden foreslår, at lokaludvalget skriver følgende til Borgerrepræsentationens sekretariat:

”Tak for høringsmaterialet vedr. tilpasning af lokaludvalg. Nedenfor har vi indsat vores bemærkninger til forslagene, der fremgår af bilag 2 i høringsmaterialet.

Bemærkninger til forslagene i bilag 2:

Opsamling på forslag til tilpasninger af lokaludvalg

Vedr. formål og bydelsplaner

1. At lokaludvalgenes primære rolle er at arbejde aktivt og faktabaseret med en mangfoldighed af københavnerne om de temaer, der er væsentlige for københavnerne i de enkelte bydele - via udarbejdelse og løbende realisering af en bydelsplan.
   
   CLU-bemærkning
   Vi mener, at lokaludvalgenes vigtigste rolle er at være bindeled mellem befolkningen i bydelene og politikere og forvaltningerne på rådhuset. Men vi oplever, at der mangler sammenhæng mellem bydelen og lokaludvalget på den ene side og det politiske liv samt de politiske processer på rådhuset på den anden side.
   
   Vi foreslår, at lokaludvalgene får indstillingsret til Borgerrepræsentationen. Lokaludvalgene skal ind i kommunens beslutningssystem. Der skal etableres en direkte vej for lokaludvalgene til Borgerrepræsentationen.
   
   Lokaludvalgene skal dem, som forvaltningerne og politikerne går til, hvis de vil noget af betydning for bydelene - stort som småt.
   
   Det er vores oplevelse, at borgerne i stigende grad ser lokaludvalgene som dem, man går til, hvis man har et lokalt problem eller forslag, som "nogen" skal tage stilling til. Borgerne benytter også lokaludvalgene, hvis de er løbet sur i det kommunale system. At være dem, borgerne går til, er en vigtig funktion for lokaludvalgene, som dels kan se på problemet eller forslaget med bydelens øjne og dels har tilstrækkelig legitimitet til at få fremmet løsninger i det kommunale system - eller i det mindste få tilvejebragt svar om, at der enten ingen løsning er eller at der er en løsning, men at det er ikke den løsning, borgeren ønsker.
   
   
   
   
2. At lokaludvalgenes arbejde, herunder med bydelsplanen, ikke på forhånd skal være bundet op på kommunale politikker, temaer, forvaltningernes arbejde eller planer. 
   
   CLU-Bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
3. At bydelsplanerne godkendes af lokaludvalgene selv og skal ikke forelægges til godkendelse i  Økonomiudvalget eller Borgerrepræsentationen. 

CLU-Bemærkning
Enig.

    4. At bydelsplanerne er lokaludvalgenes og bydelenes egne visions- og arbejdsplaner, som  udstikker visioner, temaer og projekter for lokaludvalgenes arbejde. Bydelsplanerne er  levende, tidssvarende planer, der løbende kan opdateres med nye projekter ligesom  realiserede projekter kan angives som afsluttede.

CLU-Bemærkning
Første sætning foreslås ændret til: "At bydelsplanerne er lokaludvalgenes og bydelenes egne  visions- og arbejdsplaner, som udstikker visioner, temaer og projekter for deres bydel."

Vedr. understøttelse og involvering af det lokale engagement i lokaludvalgenes arbejde

1. At lokaludvalgene understøtter og integrerer det lokale initiativ og engagement yderligere i lokaludvalgenes arbejde via:

1. udvidelse af puljemidlernes anvendelsesområde til at omfatte både aktiviteter, udstyr og materiale.
2. tilbud om vejledning til københavnere, der har brug for hjælp til realisering af lokale sager eller initiativer til gavn for bydelen.
3. løbende invitation til deltagelse i arbejds-/fokus-grupper.
4. involvering i prioritering af puljemidler til forskellige indsatsområder.

           CLU-bemærkning 
           Forslag nr. 1: Enig
   Forslag nr. 2: Det vil alt andet lige medføre yderligere træk på lokaludvalgets pulje, lokaludvalgsmedlemmernes tid og sekretariatets ressourcer. Vi forstår hensigten med forslaget, men tror ikke, at det kan virkeliggøres uden tilførsel af økonomi  og personale.
   Forslag nr. 3: Enig
   Forslag nr. 4: Lokaludvalgets pulje er lille, så vi skal til stadighed vurdere, om pengene skal gå til borgerdialog, sociale aktiviteter for christianshavnerne eller støtte til andres aktiviteter i vores bydel.

     2. At lokaludvalgene synliggør den københavnerinddragelse og afvejning af forskellige lokale  hensyn og interesser, der ligger til grund for lokaludvalgets udtalelser og arbejde i bydelen,  når lokaludvalgene bringer lokale interesser og behov videre til forvaltninger, udvalg og  Borgerrepræsentationen.

CLU-bemærkning
Lokaludvalget forstår hensigten med forslaget og gør det også gerne, men håber så, at anvendelsen af informationerne, vi tilvejebringer, berettiger ressourcerne, vi lægger i opgaven.

    3. At lokaludvalgenes adgang og søgefunktion til data i kommunes statistikbank  om lokaludvalgsområdet og lokalbefolkningen forbedres og udvides, så lokaludvalgene kan  bygge deres arbejde og udtalelser på fakta om bydelens behov og særkender.

CLU-bemærkning:
Enig.

Vedr. lokaludvalgenes kompetenceområde

1. At lokaludvalgene repræsenterer og formidler bredden af københavnernes interesser og holdninger i bydelene også når de går imod beslutninger truffet af Borgerrepræsentationen eller udvalgene. At lokaludvalgenes ikke på anden måde kan indgå i/facilitere/understøtte/igangsætte eller anvende puljemidler på aktiviteter, såsom projektforslag eller udviklingsplaner, der er i modstrid med beslutninger truffet i udvalgene og Borgerrepræsentationen.

    

   CLU-Bemærkning 
   Jf. ønsket om mangfoldighed skal lokaludvalgene kunne yde støtte til andres aktiviteter, som måtte være i modstrid med beslutninger truffet i udvalgene og Borgerrepræsentationen.

    

    

   Vedr. forvaltningernes tidlige inddragelse og samarbejde

1. At forvaltningernes tidlige samarbejde med lokaludvalgssekretariater og lokaludvalg sker på tværs af alle forvaltninger, men fleksibelt, så det tilpasses de enkelte forvaltningers organisering og arbejdsgange samt lokaludvalgenes behov. F.eks. i form af et årligt dialogmøde om behovsprognoser, kommende sager og mulige samarbejder af lokal relevans. Hvert 4. år afholdes et større eller flere møder med henblik på., at forvaltningerne kan medvirke til kvalificering af lokaludvalgenes arbejde med bydelsplaner. 
   
   CLU-Bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
2. At forvaltninger og lokaludvalgssekretariater etablerer en procedure for løbende tidlige dialog, forventningsafstemning og samarbejde om sager, der kan være væsentlige for bydelen. 
   
   CLU-Bemærkning
   Lokaludvalgenes rolle som bindeleddet mellem Rådhuset og befolkningerne i bydelene og som "bydelskonsulenter" for Rådhuset indebærer, at lokaludvalgene skal inddrages så tidligt som muligt, når forvaltningerne og politikerne vil noget af betydning lokalt.
   
   Vi er for en model, hvor lokaludvalgene altid gives mulighed for at udpege et par lokaludvalgsmedlemmer til at følge et givet projekt fra start til slut. Vi har både gode og mindre gode erfaringer med denne model. De forskellige erfaringer hænger sammen med i hvilken grad forvaltningerne og kommunens samarbejdspartnere, fx. bygherrer, husker at inddrage de, lokaludvalget har udpeget.
   
   Dermed også sagt, at den tidlige inddragelse af lokaludvalget ikke skal være en formalitet. Udgangspunktet er, at den tidlige inddragelse giver værdi for bydelen og dens borgere, for forvaltningen, for politikerne og for kommunens samarbejdspartnere, fx. bygherrer.
   
   
   

    

3. At forvaltningerne samarbejder med lokaludvalgene om tilrettelæggelse og afholdelse af københavnerinddragelse i sager, hvor inddragelse er oplagt eller politisk besluttet. Kommunens principper for københavnerdialog er i fokus i samarbejdet. Der afprøves, så vidt muligt, nye metoder til københavnerinddragelse, som f.eks. borgersamlinger, vejledende prioriteringer af puljemidler eller projektforslag samt digitale inddragelsesmetoder. 
   
   CLU-Bemærkning
   Enig, men afprøvning af nye borgerdialogmetoder vil alt andet lige trække yderligere på sekretariatet og på lokaludvalgsmedlemmernes ressourcer. Dertil kommer det økonomiske aspekt. Skal lokaludvalget eller forvaltningen betale den yderligere omkostning, der typisk vil være ved at afprøve nye metoder?
   
   
   
   
4. At forvaltningerne tilvejebringer en høringsfrist på min. 6 uger, hvis der har være en forudgående tidlig inddragelse af lokaludvalg, min. 8 uger i de tilfælde der ikke har været tidlig inddragelse, og 12 uger, hvis sagen fordrer en mere omfattende, mangfoldig københavnerinddragelse. 
   
   CLU-Bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
5. At forvaltningerne oplyser, hvilke lokale udfordringer og behov for input, der gør sig gældende i sagsmateriale, der fremsendes til lokaludvalgene, så lokaludvalgene kan målrette sine udtalelser efter forvaltningernes behov for input. 
   
   CLU-Bemærkning
   Forvaltningerne og politikerne skal være tydelige overfor lokaludvalgene med, hvad de ønsker svar på, når de sender noget i høring i lokaludvalgene. Høringerne skal ikke være en formalitet. Udgangspunktet er, at de skal give værdi for bydelen og dens borgere, for forvaltningen, for politikerne og for kommunens samarbejdspartnere, fx. bygherrer. Lokaludvalget savner feedback på høringssvarene, det afgiver. Forvaltningerne skal forklare overfor lokaludvalgene og overfor politikerne, hvorfor de tager eller ikke tager høringssvarene til følge.
   
   
   
   
6. At lokaludvalgene selv prioriterer hvilke høringer de svarer på, og at de dermed ikke er forpligtigede til at udtale sig i sager og høringer, der fremsendes af forvaltningerne.

   
   CLU-Bemærkning 
   Enig, men der skal samtidig være plads til, at lokaludvalget af egen drift forholder sig til sager og høringer, som forvaltningerne ikke har sendt frem til lokaludvalget.
   
   
   
   
   

7. At lokaludvalgene synliggør og redegør for de fakta, den viden og københavnerinddragelse, der ligger til grund for deres udtalelser.

   
   CLU-bemærkning
   Lokaludvalget forstår hensigten med forslaget og gør det også gerne, men håber så, at  anvendelsen af informationerne, vi tilvejebringer, berettiger ressourcerne, vi lægger i  opgaven.
   
   Vi lægger vægt på, at lokaludvalgene selv kan tage initiativ til at fremme politiske ønsker og mål. Lokaludvalgene skal ikke blot være reaktive i forhold til, hvad borgerne, Rådhuset eller andre måtte komme med af problemer eller forslag. Lokaludvalgene skal udvikle egne ideer, som de kan drøfte med borgerne og forelægge for politikerne jf. det ovennævnte forslag om indstillingsret til Borgerrepræsentationen.

8. At lokaludvalgene tilvejebringes råd og vejledning ift. udarbejdelse af høringssvar/udtalelser til det politisk-administrative niveau.

CLU-Bemærkning
Enig.

9. At forvaltningerne skal kende bydelsplanernes indhold på deres ressortområde, og orientere  Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg, hvis elementer i bydelsplanerne har relevans for de sager, der skal behandles. Lokaludvalgssekretariaterne skal orienteres, hvis nye sager har relevans for indsatsområder i bydelsplanerne.

CLU-bemærkning
Enig.

Vedr. initiativer, der har fokus på foreningsrepræsentation

1. At der i bydelene gennemføres en tidlig dialog og kommunikationsindsats om lokaludvalgenes arbejde og valg til lokaludvalg. 
   
   CLU-bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
2. At krav til dokumentation for opstilling og stemmeafgivelse til lokaludvalg forenkles for foreningslivet i bydelen. De foreninger der ikke er kendt af lokaludvalgssekretariaterne efterprøves. 
   
   CLU-bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
3. At opstillede kandidater præsenteres på lokaludvalgenes hjemmeside og via sociale medier samt på et åbent møde mellem kandidaterne, de stemmeberettigede foreninger og bydelens københavnere.
   

   
   CLU-bemærkning
   Enig.
   
   
   

4. At valg til lokaludvalg afholdes ved digital afstemning for tilmeldte foreninger med mulighed for stemmeafgivelse i 14 dage. 
   
   CLU-bemærkning
   Enig. Vi forventer, at antallet af deltagere ved digitale valg bliver større, end de har været på valgmøderne, og at det vil styrke lokaludvalgenes legitimitet.
   
   
   
   
5. At der vælges et ubegrænset antal suppleanter til én fælles, suppleantliste ud af de opstillingsberettigede foreningsrepræsentanter, der ikke opnåede en medlemsplads. De opstillingsberettigede foreninger skal ved tilmelding til valget tilkendegive, om de ønsker en suppleantplads og tildeles en suppleantplads i den rækkefølge de har modtaget flest stemmer. 
   
   CLU-bemærkning
   Vi er for, at hvert lokaludvalgsmedlem skal have en personlig 1. og 2. suppleant. Der skal være en forbindelse og også gerne et samarbejde mellem lokaludvalgsmedlemmet og vedkommendes suppleanter. Det er vores erfaring, at suppleanterne udgør et godt netværk i bydelen og gerne vil deltage i lokaludvalgets arbejde, hvorfor man må gøre en indsats for at få alle pladser besat og i valgperioden gøre en indsats for at inddrage suppleanterne i lokaludvalgets virke. Vi ser suppleanterne som en del af lokaludvalget. For os er lokaludvalget ikke af 23 medlemmer. Det er 69 personer, som involverer sig i lokaludvalgets arbejde. Sådan mener vi også, at forvaltningerne og politikerne skal se på lokaludvalgene.
   
   
   
   
6. At Borgerrepræsentationen på baggrund af valgresultatet godkender 23 medlemmer af lokaludvalget, en 1. og 2. suppleant for hver partilisterepræsentant samt én fælles suppleantliste for foreningsrepræsentanterne. 
   
   CLU-bemærkning
   Som nævnt ovenfor er vi for, at hvert lokaludvalgsmedlem skal have en personlig 1. og 2. suppleant. 
   
   
   
   
7. At både lokale foreninger og partiforeninger, der er repræsenteret ved et medlem eller suppleant i lokaludvalgene, kan vælge at udskifte deres repræsentant, hvis denne ikke længere repræsenterer foreningen eller partiet i lokaludvalgsarbejdet, herunder ved f.eks. stort fravær. 
   
   CLU-bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
8. At bydelens øvrige foreninger løbende kan skrive en repræsentant på suppleantlisten i takt med at nye foreninger opstår eller eksisterende foreninger ønsker at deltage i lokaludvalgsarbejdet. 
   
   CLU-bemærkning
   Som nævnt ovenfor er vi for, at hvert lokaludvalgsmedlem skal have en personlig 1. og 2. suppleant. 
   
   
   
   
9. At rokeringer ikke længere skal godkendes af Borgerrepræsentationen. Efter valget, er det foreningerne i bydelen, der afgør om de vil beholde deres plads i lokaludvalget, udskifte deres repræsentant og nye foreninger kan skrive sig på suppleantlisten. Lokaludvalgssekretariaterne orienterer lokaludvalget om rokeringer, ind- og udtræden i lokaludvalgene. 
   
   CLU-bemærkning
   Enig.

Vedr. initiativer, der har fokus på partirepræsentation

1. At Borgerrepræsentationens Sekretariatet indgår i dialog med de politiske partier i god tid inden udpegning af politiske repræsentanter om lokaludvalgenes arbejde og de politiske repræsentanters funktion i lokaludvalgene. Det sker med henblik på at tilvejebringe et oplyst grundlag for udpegningen samt styrke repræsentanternes rolle som bindeled mellem Borgerrepræsentationens og lokaludvalgenes arbejde.

CLU-bemærkning
Enig. De politiske partier, der efter et kommunalvalg er repræsenteret i Borgerrepræsentationen, skal hver tildeles en plads i lokaludvalget. Pladsen skal besættes af en partirepræsentant, der bor i bydelen. Men hvis pladsen ikke er besat 6 måneder efter konstitueringen af Borgerrepræsentationen, bør partiets plads i lokaludvalget bortfalde for resten af valgperioden.

Vedr. initiativer, der skal fastholde medlemsdeltagelsen

1. At der i den løbende drift og betjening af lokaludvalgene planlægges arrangementer og tilbud, der understøtter et inkluderende og dynamisk fagligt fællesskab om lokaludvalgsarbejdet for både medlemmer og suppleanter. Herunder tilbud om personlig udvikling i rollen som frivilligt lokaludvalgsmedlem.

CLU-bemærkning
Enig.

Tilpasninger vedr. geografisk inddeling og administrative organisering

1. At lokaludvalgenes nuværende geografiske inddeling bibeholdes. 
   
   CLU-bemærkning
   Indre By og Christianshavn skal skilles ad i kommunens statistikbank og også gerne i alle andre sammenhænge.
   
   
   
   
2. At lokaludvalgssekretariaterne fortsat er lokalt placerede og forankrede i bydelene. 
   
   CLU-bemærkning
   Enig. Vi ser frem til at få et lokaludvalgssekretariat på Christianshavn.
   
   
   
3. At lokaludvalgene og lokaludvalgssekretariaterne tilvejebringes en tydelig ramme for kompetence- og ansvarsfordelingen mellem lokaludvalg, lokaludvalgsformænd og lokal-udvalgssekretariater. 
   
   CLU-bemærkning
   Enig
   
   
   
   
4. At lokaludvalgssekretariaternes tværgående videndeling, samarbejde samt faglige og sociale fællesskab styrkes via udbredelse af succesfulde metoder og arbejdsgange i de enkelte netværksgrupper og sekretariater samt ved etablering af relevante tovholder, mentor- og makkerordninger. 
   
   CLU-bemærkning
   Enig.
   
   
   
   
5. At Økonomiforvaltningen, i samarbejde med lokaludvalgssekretariaterne, foretager et eftersyn af forvaltningens nuværende rådgivning, samarbejde og videndeling med sekretariaterne omkring f.eks. økonomi, jura og beslutningsprocesser i Borgerrepræsentationen og udvalgene med henblik på at tilvejebringe effektive og behovsdrevne arbejdsgange.

CLU-bemærkning
Enig.

Vi har også enkelte bemærkninger til bilag 5 og 6:

Bemærkninger til bilag 5: 
Forslag til nyt koncept samt tids- og procesplan for bydelsplaner

Vi er for, at lokaludvalgene skal udarbejde bydelsplaner i starten af hver valgperiode. Den næste bydelsplan, vi skal skrive, vil vi formentlig formulere som et grundlag for vores virke i valgperioden, der både indeholder en vision for Christianshavn og konkrete bud på, hvordan vi ønsker, at bydelen skal udvikle sig.

Bemærkning til bilag 6:
Notat vedr. puljemidlernes anvendelsesområde

Lokaludvalget er for, at der lægges flere opgaver ud til lokaludvalgene. Der skal følge ressourcer med.

Høringsmaterialet er omfattende, så om nødvendigt vil vi fortsætte vores drøftelse af sagen i vores møde den 16. december 2020 og eventuelt fremsende yderligere bemærkninger på den baggrund.

Med venlig hilsen

Poul Cohrt,
formand”

Økonomi

Intet.

Videre proces

Når lokaludvalget har godkendt høringssvaret, sender sekretariatet det til Borgerrepræsentationens sekretariatet.

Det fremgår af høringsmaterialet, at forslag til tilpasninger af lokaludvalg forelægges Gruppeformandskredsen primo 2021. Forslaget skal herefter behandles i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. De konkrete forslag til justeringer i Regulativ for lokaludvalg skal godkendes i Social- og Indenrigsministeriet og herefter 2. behandles i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

Forslaget forventes endeligt godkendt medio 2021 med henblik på iværksættelse af en tilpasset model for lokaludvalgenes arbejde fra konstituering af nye lokaludvalg foråret 2022.

Det forventes, at der er fundet en operationel model for tidlig inddragelse, samarbejde og kontakt mellem de enkelte forvaltninger og lokaludvalg medio 2021.

Primo 2022 forventes alle forvaltninger at bidrage med viden til og kvalificering af lokalvalgenes arbejde med bydelsplaner i dialog med lokaludvalg og lokaludvalgssekretariater.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Frode Neergaard om, at lokaludvalgets bemærkning i nr. 1 under overskriften  "Tilpasninger vedr. geografisk inddeling og administrativ organisering" indledes med "Enig".

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Frode Neergaard om, at lokaludvalgets bemærkning i 3. sætning i 2. afsnit i nr. 2 under overskriften "Vedr. forvaltningernes tidlige inddragelse og samarbejde" formuleres: "De forskellige erfaringer hænger sammen med i hvilken grad forvaltningerne og kommunens samarbejdspartnere, fx. bygherer, husker at inddrage de lokaludvalgsmedlemmer, som lokaludvalget har udpeget.

Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Kirsten V. Andersen om, at lokaludvalgets bemærkning i sidste sætning i nr. 1 under overskriften "Vedr. initiativer, der har fokus på partirepræsentation" formuleres: "Men hvis pladsen ikke er besat i løbende 6 måneder, skal partiets plads i lokaludvalget bortfalde for resten af valgperioden".

Lokaludvalget godkendte høringssvaret til Borgerrepræsentationens sekretariat om forslag vedr. tilpasning af lokaludvalg, der fremgår af løsningsafsnittet, med de tiltrådte ændringsforslag.