Fælles kommunikationsindsats forud for opstillingsmødet i 2014

1. at Christianshavns Lokaludvalg drøfter om og eventuelt beslutter, at lokaludvalget skal afsætte 5.045 kr. af 2013-puljemidlerne til en fælles kommunikationsindsats forud for opstillingsmødet til Christianshavns Lokaludvalg i 2014
2. at Christianshavns Lokaludvalg drøfter og eventuelt beslutter, at lokaludvalget skal afsætte 2.600 kr. af 2013-puljemidlerne til en lokal kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmødet til Christianshavns Lokaludvalg i 2014.

Fælles kommunikationsindsats
En projektgruppe bestående af medarbejdere fra lokaludvalgenes sekretariater har foreslået en plan for kommunikation af valgprocessen. Planen er baseret på en kommunikationsstrategi udarbejdet af projektgruppen, som redegør for indsatsens målgruppe, budskaber, kommunikationsveje, kommunikationsmidler, tidsplan og rollefordeling osv. (Se bilag: Kommunikationsstrategi for opstillingsmøder).

I planen indgår:
1) En kommunikationspakke, som sekretariaterne i samarbejde med Sekretariatet for Ledelse og Kommunikation i Økonomiforvaltningen udarbejder. Pakken består af skabeloner til folder, flyer, annonce, plakat og tekst til hjemmeside med information om lokaludvalgene. Disse skabeloner kan redigeres af de enkelte lokaludvalgssekretariater, således at f.eks. kontaktinformation, logo og billeder kan tilpasses hvert enkelt lokaludvalg.

2) Et pressekit, som består af en pressemeddelelse samt et faktaark, som giver medierne baggrundsinformation på en letforståelig måde. Målet er at skabe opmærksomhed omkring lokaludvalgene i regionale medier og relevante landsdækkende medier op til opstillingsmøderne. Pressekitet kan også bruges af lokaludvalgssekretariaterne til information på hjemmesiden eller som udgangspunkt for en lokal presseindsats.

3) En videospot, der kan lægges ud på lokaludvalgenes hjemmesider samt Københavns Kommunes hjemmeside, som på en letfordøjelig måde forklarer, hvad lokaludvalgene er, og hvordan man kan få indflydelse på bydelen gennem dem.

4) En fælles plakat, der sættes på kommunens 250 plakatsøjler, som er reserveret til formålet i uge 48 i 2013. Grunden til at valget er faldet på uge 48 er, at det skal være et passende tidsrum inden fristen for opstilling, som formentlig kommer til at være i midten af januar. De, der er interesserede i at stille op, skal som minimum have et par uger til at skaffe opbakning fra deres foreningsmæssige bagland. Derudover er uge 48 efter kommunalvalget, men før juleræset for alvor går i gang.

I udarbejdelsen af forslaget til en fælles indsats har projektgruppen, bestående af medarbejdere fra lokaludvalgssekretariaterne, lagt vægt på, at en fælles kommunikationsindsats skal give lokaludvalgene anseelige fordele i forhold til kommunikationens gennemslagskraft og skabe en mere effektiv udnyttelse af lokaludvalgenes og sekretariaternes ressourcer. Samtidig skal der gives plads til en lokal indsats, som kan tage højde for lokale forskelle og behov, samt udnytte de lokale netværk i bydelene. De fælles kommunikationstiltag, som er foreslået, vil blandt andet give stordriftsfordele ved produktion af konkrete kommunikationstiltag, og det vil være muligt at nå en bredere målgruppe, som ikke i forvejen har kendskab til lokaludvalgene.

Lokal kommunikationsindsats
Formanden og sekretariatet har endnu ikke drøftet den lokale kommunikationsindsats, men foreslår foreløbig, at lokaludvalget afsætter 2.600 kr. af 2013-puljemidlerne til tryk af foldere mv., som lokaludvalget og sekretariatet kan dele ud i forbindelse med lokaludvalgets arrangementer i 2013, samt til tryk af to plakater, der kan sættes på lokaludvalgets stander på Christianshavns Torv i december 2013, 

Formanden vil eventuelt senere komme med en indstilling om at afsætte yderligere midler til den lokale kommunikationsindsats. Det kunne fx være til orienteringsmøder i december 2013.

Der søges om 2.600 kr. af 2013-puljemidlerne til tryk af foldere, plakater mv. 

 

Lokal kommunikationsindsats.
Senere på året vil formanden eventuelt fremlægge en indstilling om den lokale kommunikationsindsats.

1. Lokaludvalget drøftede sagen. Der var følgende synspunkter:

• Man kan vise videoen i en boks, som sættes op på Christianshavns Torv
• Man kan vise videoen som en reklame i biograferne.
• Lokaludvalget kan med et indstik i Christianshavneren fortælle, hvad lokaludvalget arbejder med og hvad lokaludvalget har opnået.
• Lokaludvalget bør evaluere sit virke forud for en kommunikationsindsats.
• Brug Christianshavns Kvarter i kommunikationen.
• Fortæl om opstillingsmødet på Christianshavnerdagen.
• Valghandlingen skal forklares entydigt.

2. Lokaludvalget besluttede at meddele Økonomiforvaltningen, at lokaludvalget kan tilslutte sig den fælles kommunikationsindsats som beskrevet, men at indsatsen ikke skal betales af lokaludvalgenes puljemidler, jf. kommissoriet for lokaludvalg. 

3. Lokaludvalget bad formanden om en indstilling til lokaludvalgsmødet den 29. maj 2013, om hvad der skal indgå i en evaluering af lokaludvalgets virke.