Vedtagelse af retningslinjer for brug af puljemidler

Christianshavns Lokaludvalg

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 20. november 2008

Åbne punkter

2. Vedtagelse af retningslinjer for brug af puljemidler

CHL 26/2008

Det indstilles til Christianshavn Lokaludvalg,

1. at lokaludvalget med udgangspunkt i de forslag til retningslinjer, som lokaludvalgsmedlemmerne har drøftet på lokaludvalgets fremtidsseminar den 14. og 15. november 2008 beslutter, hvilke overordnede principper der skal gælde for udvalgets tildeling af puljemidler.

2. at lokaludvalget vedtager et sæt retningslinjer for tildeling af puljemidler.

3. at lokaludvalget træffer beslutning om, hvorvidt udvalget vil behandle indkomne ansøgninger, i fald lokaludvalget ikke træffer beslutning om punkt 1 og 2.

Christianshavn Lokaludvalgs beslutning på mødet den 20. november 2008:

1. Lokaludvalget vedtog de overordnede principper for tildeling af puljemidler som drøftet på lokaludvalgets fremtidsseminar og på lokaludvalgsmødet d.d.

2. Lokaludvalget vedtog et sæt retningslinjer for tildeling af puljemidler.

Principper/formål og retningslinjer er samlet i denne tekst, der fremover vil gælde som retningslinjer for Christianshavn Lokaludvalgs tildeling og administration af puljemidler:

Christianshavn Lokaludvalg: Retningslinjer for tildeling af puljemidler

Lovgrundlag

Borgerrepræsentationen har besluttet, at lokaludvalgene skal råde over et fast beløb årligt til lokale aktiviteter. En bestemmelse om de såkaldte puljemidler findes i Regulativet for lokaludvalg (§1, stk. 1):

"I henhold til §65d, stk. 2, nr. 10, i lov om kommunernes styrelse henlægger Københavns Borgerrepræsentation følgende opgave til lokaludvalgets selvstændige varetagelse:

Udmøntning af én årlig pulje til tværgående, bydelsrelaterede, dialogskabende og netværksdannende aktiviteter for borgere og brugere i lokalområdet. Borgerrepræsentationen fastsætter puljens størrelse. Lokaludvalget fastlægger selv de nærmere kriterier for tildeling af puljemidler."

Det overordnede formål med puljemidlerne

Lokaludvalget lægger vægt på, at tildeling af puljemidler på Christianshavn skal stimulere borgernes initiativer til arrangementer, aktiviteter og projekter, der er:

· Tværgående

· Bydelsrelaterede

· Dialogskabende

· Netværksdannende

· Identitetsstøttende og udviklende

· Lokalkulturelt bevarende/udviklende

De typer af aktiviteter og arrangementer, der kan søges støtte til, kan for eksempel vedrøre kultur, idræt, sociale formål, byudvikling, miljø og integration.

Lokaludvalget ønsker især, at puljemidlerne er med til:

· at styrke Christianshavns sociale og kulturelle ressourcer, øge borgernes involvering og indflydelse

· at samle borgerne på tværs af sociale og etniske forskelle

· at skabe dialog og debat om og i bydelen

· at styrke sammenhængen mellem de forskellige boligområder i bydelen.

Der gøres opmærksom på, at ovennævnte eksempler ikke er udtømmende, og at Christianshavn Lokaludvalg gerne modtager ansøgninger om initiativer med et andet sigte.

Generelle retningslinjer

Lokaludvalget ønsker så vidt muligt en geografisk spredning af puljemidlerne på Christianshavn.

Arrangementerne og aktiviteterne skal som hovedregel være offentligt tilgængelige. Endvidere skal de så vidt mulig omtales eller annonceres i den lokale presse og i elektroniske medier. Lokaludvalget bør nævnes i de medier, der omtaler aktiviteterne.

Finansiering

De samlede puljemidler anvendes som udgangspunkt med 50 procent i hvert halvår, dog således at uforbrugte midler i 1. halvår kan anvendes i 2. halvår. Lokaludvalget kan beslutte at øremærke dele af puljemidlerne til bestemte formål i et givent kalenderår.

Der kan kun ydes puljemidler til aktiviteter inden for et enkelt kalenderår. Alle midler skal forbruges inden for dette år, hvilket vil sige, at der ikke kan overføres midler til det efterfølgende år. Størrelsen på det årlige og det indeværende puljebeløb vil blive annonceret på lokaludvalgets hjemmeside.

Begrænsninger

Lokaludvalget har vedtaget følgende begrænsninger for støtte:

· ~~Der ydes ikke støtte til dækning af lønudgifter i kommunale institutioner og institutioner, der kan sidestilles hermed.~~

·        Der kan ikke søges støtte, efter at et arrangement eller projekt har fundet sted.

·        Der ydes ikke støtte til varige driftsmidler.

·        Lokaludvalget ser gerne, at erhvervslivet deltager i projekter i bydelen, men yder ikke direkte støtte til erhvervsaktiviteter.

·        Da lokaludvalget har begrænsede midler, ydes der normalt ikke støtte til beløb, der overstiger kr. 50.000.

·        Som hovedregel ydes kun støtte til tidsbegrænsede projekter samt projekter i en opstartsfase

·        Der ydes normalt ikke støtte til drifts- og anlægsudgifter.

·        Lokaludvalget yder ikke støtte til aktiviteter, drift og anlæg, som andre myndigheder har pligt til at betale.

Hvem kan søge

Enhver borger, gruppe, forening eller institution kan søge om støtte til aktiviteter/projekter, som afvikles på Christianshavn eller kommer bydelen til gode. Lokaludvalget kan også selv tage initiativ til at anvende puljemidler i overensstemmelse med de beskrevne formål.

Ansøgningsprocedure

En ansøgning om tildeling af puljemidler fra Christianshavn Lokaludvalg skal ledsages af et udfyldt ansøgningsskema, en projektbeskrivelse og et budget. I ansøgningsskemaet, som kan downloades fra Lokaludvalgets hjemmeside, skal der blandt andet oplyses om:

ü      Navn, adresse, e-mail og telefonnummer på kontaktpersonen.

ü      Information om hvem der er ansvarlig arrangør og eventuel medarrangør.

ü      Oplysning om hvor og hvornår aktiviteten skal afholdes.

ü      Oplysning om hvordan aktiviteten offentliggøres.

ü      Oplysninger om der er søgt eller bevilget støtte fra anden side, og om der er egenfinansiering.

ü      Ansøgt beløb. Bemærk at alle beløb skal være inklusive moms.

Det bemærkes, at Christianshavn Lokaludvalg kan forlange yderligere dokumentation inden behandlingen af projektansøgningen.

Ansøgninger sendes til: Christianshavn Lokaludvalg, se www.christianshavnslokaludvalg.kk.dk for nærmere detaljer.

Ansøgningsfrister

Christianshavn Lokaludvalg har besluttet, at ansøgninger behandles fire gange om året i forbindelse med ordinære lokaludvalgsmøder. Datoerne for disse møder er oplyst på lokaludvalgets hjemmeside, www.christianshavnslokaludvalg.kk.dk.

Ansøgninger skal være indsendt til Sekretariatet for Christianshavn Lokaludvalg senest én måned før mødet i lokaludvalget og gerne tidligere, da behandlingstiden ofte er 1 – 2 måneder.

Behandlingen af ansøgningen

Efter lokaludvalgets behandling af ansøgningen vil projektansøgeren få besked om udvalgets beslutning. I tilfælde af afslag vil der blive givet en begrundelse.

Udbetaling af støtte

Det tildelte beløb udbetales som hovedregel først, når arrangementet er afholdt, og lokaludvalget har modtaget og godkendt regnskabet samt arrangørens evaluering.

På anmodning fra de projektansvarlige kan der indgås aftale om forudbetaling af en del af det bevilgede beløb. Hvor stor en andel, som kan forudbetales, beror på en konkret vurdering af projektet, men kan ikke overstige 50 procent af det bevilgede beløb. Ved eventuel forudbetaling gøres ansøger (faktisk eller juridisk person) ansvarlig for pengene, indtil et endeligt regnskab er modtaget og godkendt af lokaludvalget. Uforbrugte puljemidler skal tilbagebetales straks efter, at regnskabet foreligger.

Aktiviteterne skal afholdes i det kalenderår, hvor puljemidlerne er bevilget, og regnskab skal indsendes senest to måneder efter, at aktiviteten er afsluttet – dog senest med udgangen af uge 49, med mindre andet er aftalt med lokaludvalget.

Såfremt projektet ikke er igangsat senest én måned efter den i ansøgningen angivne tidsplan, skal den eller de projektansvarlige rette fornyet henvendelse til lokaludvalgets sekretariat.

Christianshavn Lokaludvalg forbeholder sig ret til at foretage kontrol af bilag og dokumentation.

Evaluering

Når aktiviteten er afholdt, skal den eller de projektansvarlige udarbejde en evaluering af de afholdte aktiviteter, som skal sendes til Christianshavn Lokaludvalg. Til det formål har l okaludvalget udarbejdet et evalueringsskema, som kan downloades fra udvalgets hjemmeside. Evalueringen skal som hovedregel indeholde en beskrivelse af aktivitetens forløb, en vurdering af dens effekt mm. Digital fotodokumentation må gerne vedlægges evalueringen.

Udfyldt evalueringsskema samt evt. bilag bedes sendt til Sekretariatet for Christianshavn Lokaludvalg.

Retningslinjerne bliver fulgt af et ansøgningsskema samt ovennævnte evalueringsskema, i hvilket ansøger også bliver bedt om at oplyse en række personlige data som navn, adresse, CVR/SE-nr. eller CPR.-nr. samt bankoplysninger til brug for udbetaling af støtte. Disse skemaer er vedlagt som beslutningsprotokollens bilag 2A sog 2B.

3.      På dette grundlag vedtog Christianshavn Lokaludvalg at behandle de allerede indkomne ansøgninger om tildeling af puljemidler.

PROBLEMSTILLING

Op til dette møde har forskellige organisationer og foreninger mv. indsendt ansøgninger om støtte fra Christianshavn Lokaludvalg. Klare retningslinjer for tildeling af puljemidler er derfor nødvendige for snarest at skabe gennemsigtighed i afgørelser om tildelingen. Retningslinjerne kan samtidig fungere som rettesnor for lokaludvalgets egen uddeling af midler.

På forrige møde den 23. oktober blev der nedsat et udvalg bestående af Anne Bjarnested Simonsen, Carsten Breuning, Gunhild Legaard og Julius Lund, der som forberedelse til det netop afholdte fremtidsseminar den 14. og 15. november 2008 på Hotel Skuldelev Kro har haft til opgave at komme med forslag til sådanne retningslinjer.

Lokaludvalgets medlemmer har på fremtidsseminaret diskuteret de overordnede principper og de specifikke retningslinjer for Christianshavn Lokaludvalgs brug og tildeling af puljemidler. Med afsæt i konklusionerne fra dette seminar opfordres lokaludvalget til at træffe beslutning om de overordnede principper for tildeling af puljemidler. Lokaludvalget opfordres endvidere til at vedtage et sæt retningslinjer for lokaludvalgets administration af puljemidler.

Til dette møde er der indkommet en række ansøgninger om tildeling af puljemidler, som kræver lokaludvalgets stillingstagen. I fald lokaludvalget udskyder at træffe beslutning om punkt 1 og 2 foreslås det, at lokaludvalget alligevel beslutter, hvorvidt udvalget ønsker at behandle de indkomne ansøgninger om puljemidler på dette møde.

LØSNING

Såfremt Christianshavn Lokaludvalg kan tiltræde indstillingen, vil lokaludvalgets principper for tildeling af puljemidler og retningslinjer for lokaludvalgets administration af puljemidler gælde fra dette møde. På den baggrund vil lokaludvalget kunne behandle de indkomne ansøgninger.

Til top