Retningslinjer for brug af mailinglister

Christianshavns Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 18. december 2008

 

 

6.      Retningslinjer for brug af mailinglister

CHL  41/2008

INDSTILLING

Formanden indstiller til Christianshavns Lokaludvalg, 1.      At lokaludvalget drøfter og efterfølgende vedtager et sæt enkle retningslinjer for brug af lokaludvalgets mailling-lister og god skik for udsendelse af elektronisk post. 2.      At lokaludvalget bemyndiger lokaludvalgssekretæren at videreformidle disse retningslinjer til suppleanter, deltagere i arbejdsgrupperne mv. og at medlemmerne samtidig bidrager til selv at efterleve disse retningslinjer ved at flytte øvrig korrespondance til andre former for kommunikation og alternative mailinglister.   Christianshavns Lokaludvalgs beslutning på mødet den 18. december 2008: 1.      Lokaludvalget udtrykte forståelse for behovet for at udvise god skik omkring brug af de fælles mailingliste r i lokaludvalgsarbejdet. Det blev aftalt, at mailinglisterne skal opfattes som et internt arbejdsredskab i lokaludvalget. Som følge heraf vedtog lokaludvalget følgende retningslinjer for brug af mailinglister i lokaludvalgsarbejdet. Tilføjelser forslået på mødet er skrevet herunder med kursiv: a) Al mailkorrespondance sker med omtanke. b) Kun mailkorrespondance, der er relevant for arbejde i lokaludvalget, finder sted på postlisterne. c) Svar til enkeltpersoner sendes kun til denne ene person. f) Ved udsendelser til flere modtagere indsættes modtageradresserne i feltet Bcc: i stedet for i Til:-feltet. Derved kan den enkelte modtager kun se navnet på afsenderen og ikke de øvrige modtagere.  d) Tilmeldinger og tilsvarende positive tilkendegivelser sendes til den ansvarlige, fx en tovholder, sekretær, formand eller lignende og kun denne. e) Meningsudvekslinger, man skønner, har betydning for andre end enkeltpersoner, kan sendes ud på de relevante, fælles postlister. f) Mailindhold, som ikke specifikt er forbeholdt lokaludvalgsmedlemmer og eventuelt suppleanter, kan sendes til interesserede uden for lokaludvalget, men mailadresser og andre personlige oplysninger må ikke videresendes uden personens samtykke.    2.      Lokaludvalget tog disse retningslinjer til efterretning og vil i sit videre arbejde desuden være opmærksom på mulighederne for andre former for elektronisk kommunikation, herunder til videreformidling af informationer vedr. bydelen som ikke er direkte relevant for lokaludvalgsarbejdet.

 

 

PROBLEMSTILLING

Flere medlemmer har gjort opmærksom på, hvad de mener, er forkert brug af de fælles postlister, hvad enten det drejer sig om de interne lister til rundsending mellem medlemmerne alene, lister over medlemmer og suppleanter eller de mindre lister over deltagere i arbejdsgrupperne. Derudover er der problemstillingen om, hvorvidt eksterne foreninger, organisation mv. og deltagere i lokaludvalgets arbejde skal kunne bruge lokaludvalgets mailinglister til at rundsende diverse oplysninger, som ikke er direkte relateret til lokaludvalgets arbejde.

 

En personlig e-mailadresse er som udgangspunkt en fortrolig oplysning, der kun kan oplyses med personens samtykke. Dette samtykke har medlemmer og suppleanter af Christianshavns Lokaludvalg afgivet forud for det konstituerende møde i lokaludvalget den 23. oktober 2008. Samtykket er givet under forudsætning af, at mailadressen alene anvendes til brug for lokaludvalgets arbejde.

 

Formanden indstiller derfor, at lokaludvalget vedtager et sæt simple retningslinjer, der gælder for de eksisterende postlister til brug for intern rundsending mellem medlemmerne, medlemmer og suppleanter i Christianshavns Lokaludvalg som helhed samt mailadresser oplyst til brug for arbejdet i de seks nedsatte arbejdsgrupper.

 

Disse retningslinjer foreslås at være:

1)     at al mailkorrespondance sker med omtanke

2)     at kun mailkorrespondance, der er relevant for arbejde i lokaludvalget, finder sted på postlisterne 

3)     at svar til enkeltpersoner kun sendes til denne ene person

4)     at tilmeldinger og tilsvarende positive tilkendegivelser sendes til den ansvarlige, fx en tovholder, sekretær, formand eller lignende og kun denne

5)     at meningsudvekslinger, man skønner, har betydning for andre end enkeltpersoner, kan sendes ud på de relevante, fælles postlister.

 

Øvrig information om aktiviteter

I forhold til et eventuelt internt og eksternt ønske om at orientere deltagerne i lokaludvalgsarbejdet om aktiviteter, der ikke er direkte relateret til lokaludvalgsarbejde, indstilles det, at man overvejer at kommunikere via alternative fora. Her har hjemmesiden www.kbh.dk vist sig at være er en god mulighed.

Kbh.dk er kendetegnet ved at være samlet omkring en kalender-funktion, hvor lokale arrangementer kan oprettes og annonceres gratis. Siden har en del til fælles med siden www.facebook.dk, på den led at det er muligt at inddrage andre brugere i ens egne interesser (papirpjece er vedlagt den trykte version af dagsordenen).

Sekretariatet påtænker at oprette de seks arbejdsgrupper som undergrupper på kbh.dk, idet det giver mulighed for at igangsætte debatter og interne diskussioner i både åbne og lukkede fora.

 

 

LØSNING

Lokaludvalget beslutter, at vedtage et sæt retningslinjer, der skal gælde for udval get samt suppleanter og arbejdsgruppe-medlemmers brug af de fælles postlister. Retningslinjerne understreger, at lokaludvalgets mailinglister ikke kan anvendes til fremsendelse af informationer, som ikke er direkte relaterede til lokaludvalgets arbejde. Foruden at respektere disse retningslinjer opfordres de enkelte deltagere i lokaludvalgsarbejdet desuden til at være opmærksomme på alternative digitale kommunikationsformer, hvor hjemmesiden kbh.dk rummer mange muligheder.

 

BILAG

Papirfolder om Kbh.dk er vedlagt den trykte udgave af denne dagsorden.