Lokale til fællessekretariatet

Christianshavns Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 18. december 2008

 

 

4.      Lokale til fællessekretariatet

CHL  50/2008

 

INDSTILLING

Formanden indstiller til Christianshavns Lokaludvalg at. lokaludvalget godkender, at der oprettes et fællessekretariat for Christianshavns Lokaludvalg og Indre By Lokaludvalg på adressen Rådhuspladsen 77 st. tv., 1550 København V at. Lokaludvalget godkender, at der oprettes et kontorfællesskab på Rådhuspladsen 77 med Agendacenter Indre By/Christianshavn at. Lokaludvalget godkender, at der oprettes en ikke-permanent arbejdsplads/mødelokale i Christianshavns Beboerhus at fællessekretariatet for de to lokaludvalg og Agendacenter Indre By/Christianshavn deles om den ikke-permanente arbejdsplads og mødefaciliteterne i Christianshavns Beboerhus.   Christianshavns Lokaludvalgs beslutning på mødet den 18. december 2008: (1. til 4.): Formanden for Indre By Lokaludvalg, Bent Lohmann, deltog også i behandlingen af dette punkt med henblik på at kunne besvare lokaludvalgets spørgsmål til sagen. Han pointerede i den sammenhæng, at Agendacenter Indre By/Christianshavn har valgt at takke nej til den ikke-permanente arbejdsplads og mødefaciliteterne i Christianshavns Beboerhus jf. beslutningspunkt 4. Agendacentret samarbejder i forvejen med Christianshavns Agenda 21 og vil bruge deres mødelokale. Beslutningspunkt 4 bl ev derfor ændret til, "at fællessekretariatet for de to lokaludvalg deles om den ikke permanente arbejdsplads og mødefaciliteter i Christianshavns Beboerhus. Den økonomiske konsekvens vil være en øget udgift på ca. 750 kr. mere pr lokaludvalg om måneden. Den efterfølgende diskussion viste, at et flertal i Christianshavns Lokaludvalg vægtede muligheden for en filial af fællessekretariatet i Christianshavns Beboerhus meget højt, dels af hensyn til lokaludvalgets egen synlighed på Christianshavn, dels for at skabe gode arbejdsforhold for lokaludvalgsmedlemmer og arbejdsgrupperne, der i et vist omfang vil kunne bruge lokalet i beboerhuset. På denne baggrund og med de nævnte ændringer vedtog lokaludvalget punkterne 1-4. På Agendacentrets hjemmeside kan interesserede se billeder fra det kommende fælles lejemål: http://a21.dk/raadhuspladsen_77.html

 

 

Sagsfremstilling:

 

Fællessekretariatet for Indre By og Christianshavns Lokaludvalg har et budget for 2009 på 1.321.000 kr., svarende til 660.500 kr. til hvert af de to lokaludvalg. Dette beløb skal blandt andet dække husleje mv. til fællessekretariatets lokaler, aflønning af lokaludvalgets sekretær, kontorhold, annoncering og afholdelse af møder.

 

Københavns Kommune stiller krav om, at fællessekretariatets lokaler skal være beliggende i én af kommunens ejendomme.

 

Formandsskabet er af Økonomiforvaltningen blevet tilbudt, at fællessekretariatet fra årsskiftet 2008/2009 kan overtage lejemålet på Rådhuspladsen 77 st. tv. Det er et stort lokale, og der er cirka plads til 6-7 arbejdspladser + kælder med gode mødefaciliteter. Huslejen udgør cirka 24.000 kr. pr. måned inkl. rengøring og vinduespudsning svarende til 288.000 kr. pr. år.

 

Lokalet er velegnet til et fælles sekretariat mellem Agendacentret Indre By/Christianshavn og fællessekretariatet for Christianshavns og Indre By Lokaludvalg. For at økonomien kan hænge sammen, er det nødvendigt at dele lokalerne med en anden forening/institution. Agendacentret er interesseret i et kontorfællesskab.

Det forudsættes, at udgifterne til husleje deles ligeligt imellem fællessekretariatet og Agendacentret. Den indbyrdes fordelingsnøgle for de to lokaludvalg bliver ligeledes 50/50.

 

Formandsskabet for Christianshavns Lokaludvalg ønsker, at fællessekretariatet får en filial i Christianshavns Beboerhus, hvor der fra 1. april 2009 kan stilles et lokale på ca. 24 m2 til rådighed med en ikke-permanent arbejdsplads og mødefaciliteter til arbejdsgrupper. Formandsskabet for Indre By Lokaludvalg kan anbefale, at dette ønske imødekommes.

 

Faciliteterne i Christianshavns Beboerhus vil ligeledes kunne benyttes af Agendacenter Indre By/Christianshavn.

 

Huslejen for lokalet i Christianshavns Beboerhus vil være på 3.000 kr. om måneden. Beløbet skal deles ligeligt imellem fællessekretariatet og Agendacentret.

 

 

LØSNING

Indre By Lokaludvalg bemyndiger formanden til at indgå de nødvendige aftaler, således at der kan oprettes et fællessekretariat for Indre By og Christianshavn Lokaludvalg i kontorfællesskab med Agendacenter Indre By/Christianshavn på adressen Rådhuspladsen 77 st. tv.

 

ØKONOMI

Christianshavns Lokaludvalgs årlige udgifter til den foreslåede løsning vil være 288.000 kr./4 = 72.000 kr. + 36.000 kr./4 = 9.000 kr., I alt 81.000 kr. Indre By Lokaludvalg bidrager med et tilsvarende beløb. Agendacenter Indre By/Christianshavn betaler den anden halvdel af udgifterne til den foreslåede løsning. Midlerne tages af sekretariatsmidlerne.

 

VIDERE PROCES

Formanden indgår de nødvendige aftaler for, at fællessekretariatet kan oprettes på Rådhuspladsen 77 st. tv. pr. 1.1. 2009 og for, at der pr. samme dato kan indgås et kontorfællesskab med Agendacenter Indre By/Christianshavn. Endelig tager formanden de nødvendige tiltag for, at der pr. 1. april 2009 kan oprettes en filial med en ikke-permanent arbejdsplads og mødefac iliteter i Christianshavns Beboerhus.