Beslutning om fremtidigt mødested
Beslutning om fremtidigt mødested
Christianshavns Lokaludvalg
DAGSORDEN
fra ordinært møde torsdag den 18. december 2008
2. Beslutning om fremtidigt mødested
CHL 44/2008
INDSTILLING
|
Formanden
indstiller til Christianshavns Lokaludvalg 1. at lokaludvalget tager beslutning om, hvilke af de mulige mødelokaler man ønsker at benytte sig af ved møder i 2009. Christianshavns Lokaludvalgs beslutning på mødet den 18. december
2008: 1. Lokaludvalget vejede fordele og ulemper ved de tre opstillede muligheder, og besluttede, at udvalget ønsker at veksle mellem de tre mulige steder. Dette skal ske ud fra en fastlagt plan, der meldes ud først i det nye år. Lokaludvalgssekretariatet vil som forberedelse til denne plan drøfte mulighederne for at skabe bedre mødefaciliteter med ledelsen på Christianshavns Bibliotek, herunder muligheden for at indkøbe klapborde, der kan opstilles og opmagasineres på biblioteket. På denne baggrund vil formanden på det kommende lokaludvalgsmøde indstille, at der vedtages en mødeplan, der gælder frem til næste kommunalvalg, samt at lokaludvalget foretager de nødvendige indkøb og træffer de nødvendige aftaler for at kunne efterleve mødeplanen. Næste møde den 29. januar 2009 afholdes i Schifters Kvarter kl. 18.30. |
PROBLEMSTILLING
På baggrund af undersøgelser, som
Udvalget af offentlige lokaler begrænses af, at lokaludvalgsmøderne er offentlige , hvilket stiller krav om god tilgængelighed for alle interesserede. En beslutning om et fast mødested eller alternativt skiftende mødesteder, men ud fra en fastlagt plan vil være hensigtsmæssig af hensyn til tilhørere, annoncering af møderne etc.
Undersøgelserne har peget på tre muligheder, hvoraf alle har fuld tilgængelighed:
Fælleshuset i A/B
Schifters Kvarter, Philip de Langes Allé 9
Lokaludvalget kan få lov at leje fælleshuset fast den sidste torsdag i hver måned. Dette kan dog først afklares endeligt på A/B Schifters bestyrelsesmøde i januar 2009. Fælleshuset skal afleveres rengjort efter brug.
Pris for leje: 800 kr. pr. gang
Standleys Gård, St. Søndervoldstræde 2
Der kan ikke indgås faste aftaler om leje af Christians kirkes og Vor Frelsers Kirkes menighedshus. Henvendelse skal ske fra gang til gang.
Pris for leje: 800 kr. pr. gang
Christianshavns
Bibliotek, Dronningensgade 53
Biblioteket er et offentligt sted og et åbent hus, hvilket falder i tråd med, at udvalgsmøderne skal være offentlige. Sekretariatet er derfor i kontakt med bibliotekets ledelse om lån eller leje af Christianshavns Bibliotek. En mindre leje vil sandsynligvis komme på tale til dækning af elforbrug etc. Ved permanente aftaler vil det være nødvendigt at instruere sekretæren i aflukning af biblioteket, da biblioteket selv ikke kan afse personale til dette.
Grundet ombygning på biblioteket vil der ikke kunne træffes nogen beslutning om en eventuel fast aftale før til januar 2009. Efter ombygningerne vil der heller ikke kunne garanteres den samme bordopstilling som i dag. Reolerne skal dog stadig rulles bort, hvilket betyder, at møder først kan begynde ca. 19.15, når biblioteket er lukket for almindelige lånere
Biblioteksledelsen ser positivt på muligheden af, at lokaludvalget bevilger og indkøber velegnede klapborde, der sammen med bibliotekets egne møbler kan hjælpe til at skabe bedre forhold for både mødedeltagere og –tilhørere, så der også bliver bordpladser til blandt andet suppleanter.
LØSNING
Det forslås, at lokaludvalget på baggrund af en afvejning af fordele og ulemper ved ovenstående træffer beslutning om et eller flere faste mødesteder for lokaludvalget i 2009.
VIDERE PROCES
På baggrund af beslutningen og vedlagte mødeplan vil sekretariatet træffe de nødvendige aftaler om leje/forhåndsreservering af lokaler til mødeafholdelse i 2009.
Budgettet for mødeafholdelse besluttes på januar-mødet i 2009.
Det bemærkes, at datoerne fra august 2009 og frem kun er vejledende, da lokaludvalget endnu ikke har besluttet sig for disse datoer.