Indgåelse af aftale om etablering og drift af et lokalt borgerpanel

Christianshavns Lokaludvalg skal godkende, at sekretariatet i samarbejde med formanden på vegne af lokaludvalget indgår kontrakt med et privat firma etablerring og drift af et lokalt borgerpanel.

Formanden foreslår,

1. at Christianshavns Lokaludvalg godkender, at sekretariatet i samarbejde med formanden på vegne af lokaludvalget indgår kontrakt med et privat firma om etablering og drift af et lokalt borgerpanel.
2. at Christianshavns Lokaludvalg godkender, at sekretariatet anvender op til 20.000 kr. af 2014-puljemidlerne til etablering af borgerpanelet
3. at Christianshavns Lokaludvalg godkender, at sekretariatet anvender op til 15.000 kr. af 2015-puljemidlerne til etablering af borgerpanelet.
4. at Christianshavns Lokaludvalg afsætter 18.000 kr. af 2015-puljemidlerne til drift af borgerpanelet i 2015.
5. at Christianshavns Lokaludvalg afsætter en ramme på 120.000 kr. til undersøgelser i 2015. For dette beløb vil lokaludvalget kunne få foretaget fire undersøgelser.
6. Alternativt, at Christianshavns Lokaludvalg beder sekretariatet teste, om et spørgeskemaundersøgelsesprogram på internettet kan honorere lokaludvalgets ønsker vedrørende et lokalt borgerpanel.

 

Lokaludvalget besluttede i mødet den 29. oktober 2014 at afsætte 25.000 kr. til udvikling af et borgerpanel-projekt. Tanken er at etablere et borgerpanel bestående af christianshavnere, som lokaludvalget kan stille spørgsmål om aktuelle sager. På baggrund af svarene skal lokaludvalget med en acceptabel usikkerhedsmargen kunne konkludere på, hvad Christianshavn mener om den givne sag.

I mødet den 26. november 2014 bad lokaludvalget sekretariatet arbejde videre med projektet og herunder undersøge, om
Koncernservice kan levere en løsning. I mødet var der følgende bemærkninger til ideen:

• Man kan gå sammen med andre lokaludvalg, så løsningen bliver billigere.
• Det er vigtigt med pålidelige resultater.
• Er der andre former for undersøgelser, som kan give noget kvalitativt?
• Lokaludvalget skal også møde borgerne på anden vis.
• Det er dyrt.
• Er imod projektet. Det er en urimelig udvikling også i forhold til demokratiet.
• Lokaludvalget skal intensivere sin dialog med borgerne.
• Hvordan når lokaludvalget borgerne, hvis ikke det gøres med borgermøder?
• Man kan lave enkelte undersøgelser en gang i mellem.
• Forstår behovet for et borgerpanel.
• Det er vigtigt at gøre sig klart, om et tema er egnet til en borgerpanelundersøgelse, hvad formålet med den er og hvordan resultatet skal anvendes. 

Status
Tilbuddet fra det firma, som sekretariatet orienterede lokaludvalget om i mødet den 26. november 2014, står stadig ved magt. I henhold til dette tilbud skal borgerpanelet etableres ved at sende invitationer ud til alle christianshavnere over 18 år med digital post. Så vidt sekretariatet er orienteret, vil udsendelsen koste 1,14 kr. pr. invitation.

Sekretariatet har undersøgt, om der med hensyn til denne type opgave skal tages højde for indkøbsaftaler, som kommunen måtte have indgået. Økonomiforvaltningen har oplyst, at det skal man ikke.

Sekretariatet har spurgt Koncernservice, om de kan løse opgaven. Koncernservice svarer, at hvis lokaludvalget/sekretariatet selv kan stå for rekruttering af borgere til et lokalt borgerpanel, er man villig til at administrere tilmeldingerne og tage dem ind i kommunens borgerpanel til fremtidige henvendelser. Koncernservice har også mulighed for at trække en adresseliste på relevante borgere for en beskeden pris.  

Mulige alternativer
Koncernservice har oplyst, at der er analysefirmaer, som i forvejen har et panel af borgere. Koncernservice har tidligere arbejdet sammen med YouGov, som har en del københavnere i deres panel.

Sekretariatet har kendskab til et spørgeskemaundersøgelsesprogram på internettet, som umiddelbart ser ud til at kunne anvendestil etablering af et borgerpanel, og at det vil kunne anvendes til med kort varsel at stille borgerpanelet spørgsmål. I udgangspunktet er det gratis, men der vil være en udgift til udsendelse af invitationen til deltagelse i borgerpanelet; 1,14 kr. pr. invitation. Borgerpanelet vil ikke nødvendigvis være repræsentativt for Christianshavn demografisk set, hvorfor der enten vil skulle være en statistisk efterbearbejdning af svarene, hvis lokaludvalget mener, at repræsentativitet er væsentligt. Uden statistisk efterbearbejdning vil man formentlig få resultater, der giver en god pejling på, hvad Christianshavn mener om en given sag. Men man vil ikke kunne udtale sig med hvilken usikkerhed, at resultatet er repræsentativt. Umiddelbart vurderes det, at sekretariatet ikke kan stå for den statistiske efterbearbejdning, hvorfor der til hver undersøgelse vil skulle afsættes midler til at få andre til at gøre det.

Indstilling
Der er næppe tvivl om, at det private firma, som sekretariatet har indhentet tilbud fra, kan indfri de forventninger og ambitioner til et lokalt borgerpanel, som kom frem i drøftelsen af borgerpanel-ideen i mødet den 26. november 2014.  Og da et samarbejde med dette firma formentlig ikke vil være alt for ressourcekrævende for hverken sekretariatet eller lokaludvalget, foreslår formanden, at han og sekretariatet på vegne af lokaludvalget indgår en aftale med dette firma. 

Alternativt foreslår formanden, at sekretariatet inden 1. marts 2015 på vegne af lokaludvalget tester spørgeskemaundersøgelsesprogrammet på internettet på en aktuel sag på Christianshavn.

Formanden foreslår,  

• at sekeretariatet anvender op til 20.000 kr. af 2014-puljemidlerne til etablering af borgerpanelet 
• at sekretaritatet anvender op til 15.000 kr. af af 2015-puljemidlerne til atblering af borgerpanelet. 
• at lokaludvalget afsætter 18.000 kr. af 2015-puljemidlerne til drift af borgerpanelet i 2015.
• at lokaludvalget afsætter en ramme på 120.000 kr. til undersøgelser i 2015. For dette beløb vil lokaludvalget kunne få foretaget fire undersøgelser.

Beslutningen om at etablere et lokalt borgerpanel har konsekvenser for lokaludvalgets økonomi i årene fremover, idet der dels vil være en fast driftsomkostning om året, som i årene fremover næppe bliver mindre end de 18.000 kr. i 2015, og dels en forventning om, at lokaludvalget benytter borgerpanelet, hvilket i årene fremover næppe vil koste mindre end 30.000 kr. pr. gang, der er prisen i 2015. De forholdsvis høje etableringsomkostninger gør i sig selv, at lokaludvalget forpligter sig  til at anvende borgerpanelet i årene fremover.

Alternativt, at lokaludvalget afsætter en ramme på 20.000 kr. af 2015-puljemidlerne til test af et spørgeskemaundersøgelsesprogram på internettet, idet lokaludvalget allerede har afsat 25.000 kr. af 2014-puljemidlerne til et borgerpanel-projekt. På nuværende tidspunkt vides ikke, hvor stor en del af 2014-puljemidlerne, der vil kunne nå at blive anvendt inden nytår, hvorfor der også bør være en ramme til projektet i 2015.

Sekretariatet og formanden indgår på vegne af lokaludvalget kontrakt med det private firma om etablering af et lokalt borgerpanel samt drift.
Alternativt, at sekretariatet tester et spørgeskemaundersøgelsesprogram på internettet.

I de kommende møder skal lokaludvalget beslutte hvilke undersøgelser, man ønsker foretaget.

Lokaludvalget forkastede punkt 1-5:

1. at sekretariatet i samarbejde med formanden på vegne af lokaludvalget indgår kontrakt med et privat firma om etablering og drift af et lokalt borgerpanel.
2. at sekretariatet anvender op til 20.000 kr. af 2014-puljemidlerne til etablering af borgerpanelet
3. at sekretariatet anvender op til 15.000 kr. af 2015-puljemidlerne til etablering af borgerpanelet.
4. at lokaludvalget afsætter 18.000 kr. af 2015-puljemidlerne til drift af borgerpanelet i 2015.
5. at lokaludvalget afsætter en ramme på 120.000 kr. til undersøgelser i 2015.

Lokaludvalget godkendte, at sekretariatet tester, om et spørgeskemaundersøgelsesprogram på internettet kan honorere lokaludvalgets ønsker vedrørende et lokalt borgerpanel.