Høringssvar vedr. etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kom-mune

Bygge- og Teknikudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 29. oktober 2003

Sager til beslutning

5. Høringssvar vedr. etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kom-mune

BTU 482/2003 J.nr. 0419.0001/03

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender,

at nedenstående udkast til høringssvar vedr. etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune oversendes til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling

RESUME

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling besluttede i mødet den 15. september 2003 at sende indstillingen "Etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune" i høring i de stående udvalg m.fl. forinden, der afgives endelig indstilling til Økonomiudvalget.

I udkast til høringssvar bemærker Bygge- og Teknikudvalget, at der udover at være en række positive aspekter forbundet med etableringen af en borgerrådgiverfunktion, tillige er en række forhold, som bør undersøges og belyses nærmere forinden etablering af en borgerrådgiverfunktion.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund< o:p>

Borgerrepræsentationen vedtog i oktober 2001 i forbindelse med budgetbehandlingen følgende hensigtserklæring, H 15:

"Økonomiudvalget vurderer muligheder for at etablere en uafhængig klagefunktion ("ombudsmand"), der uafhængigt af forvaltningerne skal varetage borgernes rettigheder og gøre det lettere at klage, hvis kommunen ikke lever op til det politisk vedtagne serviceniveau. Klageinstansen skal dermed sikre, at kommunen holder, hvad den lover. Formålet med en uafhængig klagefunktion er bl.a. at styrke dialogen mellem borgerne og kommune og sikre, at borgernes tilbagemeldinger på kommunen service bliver hørt og brugt".

Sagen blev efterfølgende henvist til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling.

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling besluttede i mødet den 15. september 2003 at sende indstillingen "Etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune" i høring i de stående udvalg m.fl. (bilag 1 og 2) forinden, der afgives endelig indstilling til Økonomiudvalget.

Forud for beslutningen om etableringen af borgerrådgiverfunktionen har der været nedsat en embedsmandsgruppe, som har udarbejdet rapporten "Etablering af en uafhængig klagefunktion – muligheder og modeller".

Bygge- og Teknikforvaltningen har en række bemærkninger til forslaget om etablering af en borgerrådgiverfunktion (jf. nedenfor), men indstiller, at udvalget fremsender et kortere høringssvar til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling.

Konkrete bemærkninger til forslaget

Bygge- og Teknikforvaltningen har følgende konkrete bemærkninger til forslaget om etablering af en borgerrådgiverfunktion:

Borgerrådgiverens kompetence

I forslaget anføres det, at Borgerrådgiveren ikke kan tillægges opgaver, der kolliderer med borgmestrenes lovbestemte varetagelse af den administrative ledelse af de enkelte forvaltninger. Borgmestrene har ansvaret for de formelle forhold omkring sagsbehandlingen, hvorfor Borgerrådgiveren, når denne modtager en klage fra en borger eller bruger, vil være forpligtet til at høre vedkommende borgmester/forvaltning over klagen, der så kan vælge at vurdere sagen på ny.

Bygge- og Teknikforvaltningen finder, at der heri foreligger en risiko for dobbeltarbejde for forvaltningerne. Der er sandsynligt, at forvaltningerne enten allerede har behandlet klagen eller er i gang med at behandle klagen. Borgerrådgiverens anmodning om høringssvar vil være ressourcekrævende.

Bygge- og Teknikforvaltningen skal endvidere bemærke, at ovenfornævnte "partshøring" i forbindelse med konkrete sager, ikke påtænkes gennemført i forbindelse med borgerrådgiverens årlige redegørelse, der kan indeholde kritik af forvaltningernes samt forbedringsforslag i relation til forretningsgange m.v. Bygge- og Teknikforvaltningen finder, at såfremt forvaltningerne skal parthøres i forbindelse med konkrete sager, bør forvaltningerne tillige parthøres i forbindelse med den årlige redegørelse.

Borgerrådgiverens opgaver

I forslaget anføres det, at Borgerrådgiveren kan varetage tværgående opgaver såsom oplysnings-, vejvisnings- og konsulentfunktioner, samt kan føre statistik over antal og typer af borgerhenvendelser med henblik på at etablere et egentligt tilbagemeldingssystem i relation til forvaltningerne og det politiske niveau.

Bygge- og Teknikforvaltningen skal gøre opmærksom på, at ovenfornævnte funktioner i høj grad overlappes af funktioner varetaget af servicecentrene, hvoraf de to første sættes i drift i juni 2004. Servicecentrene skal bl.a. varetage følgende opgaver: Vejviserfunktion, samt tage imod forslag, ideer og klager fra borgerne. Der kan således være risiko for dobbelt sagsbehandling, med mindre der sker en grundig opgavefordeling servicecentrene og Borgerrådgiveren imellem.

Endvidere skal det anføres, at det i forbindelse med opgaven "tilbagemeldingssystem" er nødvendigt på forhånd at definere, hvad der menes med klager, så både borgerrådgiverfunktionen, Servicecentre og forvaltninger har samme forståelse heraf. Det bør i denne forbindelse også overvejes, hvorledes dialogen mellem borgerrådgiverfunktionen og forvaltningerne sikres, således at borgerne og brugerne garanteres en ensartet forvaltningsskik. Et formelt dialogforum mellem borgerrådgiverfunktionen og forvaltningerne kunne evt. være en mulighed.

Klager over Borgerrådgiveren

Der er ikke i forslaget overvejelser omkring, hvorledes situationer, hvor en bruger af Borgerrådgiveren ønsker at klage over Borgerrådgiveren, skal håndteres. Sådanne situationer kan opstå, hvor Borgerrådgiveren har behandlet en klage, men hvor brugeren ikke er tilfreds med Borgerrådgiverens beslutning, eller hvor Borgerrådgiveren afviser at behandle en klage.

Informationsindsats

Bygge- og Teknikforvaltningen kan frygte, at det kan bliver uklart for borgerne, hvem henvendelser med forslag til forbedringer af den faktiske forvaltningsvirksomhed, f.eks. renholdelse og vedligeholdelse af veje, skal stiles til. Bygge- og Teknikforvaltningen modtager dagligt henvendelser fra byens borgere, der henleder opmærksomheden på affald eller huller i vejen, der bør rettes. Disse tilfælde er ikke egentlige klager, men snarere et bidrag til forvaltningens tilsyn.

Det skal endvidere anføres, at når der etableres lokale servicecentre og en borgerrådgiverfunktion, kan det blive uklart for borgerne, hvorledes en direkte dialog med forvaltningen om serviceydelserne i lokalområdet opnås.

Bygge- og Teknikforvaltningen vil derfor pege på vigtigheden i et omfattende informations- og oplysningsarbejde om borgerrådgiverfunktionen overfor kommunens borgere og brugere. Der må ikke herske tvivl om, hvad borgerrådgiverfunktionens kompetencer er. Borgere og brugere skal vide, hvor snitfladerne mellem borgerrådgiverfunktionen og forvaltningerne er, herunder hvem der skal rettes henvendelse til.

Bygge- og Teknikforvaltningen skal derfor foreslå, at det i udkastet til pjece om Københavns Kommunes Borgerrådgiver (bilag 3), som ligeledes er sendt i høring, præciseres, at borgerne først skal henvende sig til borgerrådgiverfunktionen, hvis dialogen med den enkelte fagmyndighed svigter.

Udkast til høringssvar:

"Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling

Rådhuset

1599 København V.

Vedr.: Etableringen af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune

Bygge- og Teknikudvalget har i mødet den 29. oktober 2003 drøftet forslaget om etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune og har følgende bemærkninger:

Det er Bygge- og Teknikudvalgets vurdering, at en uafhængig borgerrådgiverfunktion kan medvirke til at skabe overblik over klagesager, sætte fokus på god forvaltningsskik, bedre sprogbrug, udbrede god og ensartet forvaltningsskik i kommunen, samt varetage konsulentfunktioner med hensyn til at omlægge uhensigtsmæssige sagsgange.

Endvidere kan en borgerrådgiverfunktion medvirke til at skabe opmærksomhed omkring, hvorvidt Københavns Kommune lever op til de politisk vedtagne mål for kommunen som virksomhed.

Det er imidlertid ligeledes Bygge- og Teknikudvalgets vurdering, at der er nogle problematikker, der skal være megen opmærksomhed omkring i forbindelse med etablering af en borgerrådgiverfunktion.

Bygge- og Teknikudvalget finder der er risiko for, at etableringen af en borgerrådgiverfunktion kan medvirke til, at det kommunale klagesystem kommer til at fremstå mere uoverskueligt for den enkelte borger, eftersom der ikke er tale om et enstrenget klagesystem. Dette må forventes at blive yderligere forstærket af, at en stor del af de henvendelser borgerrådgiverfunktionen modtager, vil skulle behandles inden for eksisterende klagemuligheder, hvorfor borgeren blot sendes videre. Herved kan borgerne komme til at opleve at blive udsat for større bureaukrati end hidtil.

Endelig kan etableringen af en borgerrådgiverfunktion resultere i, at borgerne får en urealistisk forventning til, hvordan og hvad Borgerrådgiveren kan hjælpe med.

Bygge- og Teknikudvalget skal opfordre til, at det forinden etablering af en borgerrådgiverfunktion nøje overvejes, hvorledes ovenfornævnte problematikker kan imødegås.

Bygge- og Teknikudvalget tager forbehold for forslagets afledte økonomiske konsekvenser for Bygge- og Teknikudvalget.

Indstilling og beslutningsprotokol vedr. sag om etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune vedlægges til orientering.

Med venlig hilsen

Søren Pind

Mette Lis Andersen"

Økonomi

Miljøvurdering

Nærværende indstilling har ingen miljømæssige konsekvenser

Høring

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Indstilling vedr. Etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune, Udvalget for Demokrati- og Service, 15. september 2003.

Bilag 2: Beslutningsprotokol vedr. Etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune, Udvalget for Demokrati- og Service, 15. september 2003.

Bilag 3: Udkast til pjece om Københavns Kommunes Borgerrådgiver

BILAG VEDLAGT TIL GENNEMSYN I BORGMESTERENS FORKONTOR, RÅDHUSET, 1. SAL VÆRELSE 36

Rapporten "Etablering af en uafhængig klagefunktion – muligheder og modeller"

Mette Lis Andersen

Til top