Controlling i Bygge- og Teknikforvaltningen

Bygge- og Teknikudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 29. januar 2004

Sager til beslutning

5. Controlling i Bygge- og Teknikforvaltningen

BTU 33/2004 J.nr. 10.0001/03

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget tager til efterretning

at Bygge- og Teknikforvaltningen iværk sætter en løbende controlling af alle enheder under Bygge- og Teknikudvalgets område som beskrevet i denne indstilling og anbefalet i rapport fra PLS/RAMBØLL (PLS).

at der overfor udvalget redegøres for erfaringerne for 2004 når året er omme

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at Bygge- og Teknikudvalget tildeles en tillægsbevilling på 800.000 kr. til ansættelse af to personer til varetagelse af de nye opgaver i controllerfunktionen.

RESUME

Vedrørende controlling har PLS Rambøll for forvaltningen gennemført en undersøgelse, hvor der nu foreligger en rapport med beskrivelse af hvorledes, der kan tilrettelægges en controlling af forvaltningens enheder. (bilag). Forvaltningen arbejder også på etablering af et samlet koncept for Mål- og resultatstyring, hvilket vil blive præsenteret for Bygge- og Teknikudvalget d. 3. marts 2004 på budgetseminaret. Begge koncepter tager udgangspunkt i at forbedre den løbende styring og rapportering uden intentionerne og gevinsterne ved den valgte model for decentralisering nedbrydes.

Bygge- og Teknikforvaltningen ønsker at etablere en controllerfunktion med de i sagsbeskrivelsen og i PLS Rambøll-rapporten beskrevne opgaver. Etableringen vil kræve en udvidelse af Bygge- og Teknikforvaltningens sekretariat med ansættelse af yderligere to økonomimedarbejdere i sekretariatet. Controllerne ansættes i Sekretariatet og gives via Økonomichefen en direkte reference til Direktion og Administrerende Direktør i Bygge- og Teknikforvaltningen.

Den præcise udmøntning af anbefalingerne fra PLS rapporten og integration af mål og resultatstyring, der er under etablering i Bygge- og Teknikforvaltningen, vil være en selvstændig proces, der vil involvere Bygge- og Teknikforvaltningens Direktion, Chefgruppe og Økonomistyregruppe. Der redegøres for den proces overfor udvalget ultimo 2004.

Ansættelse af yderligere to medarbejdere i Bygge- og Teknikforvaltningens Sekretariat vil føre til øgede udgifter på skønnet 800.000 kr. om året, hvilket foreslås finansieret af en tillægsbevilling.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Bygge- og Teknikforvaltningen har igennem flere år decentraliseret opgaveløsningen til de enkelte forvaltningsenheder. Den decentrale styring er organiseret i hhv. 3 myndighedsområder samt 5 kontraktstyrede enheder. Der er ved decentraliseringen indført kontraktstyring med de 5 enheder. I disse er der kun fastsat få konkrete mål for enhedernes opgavevaretagelse, og den løbende opfølgning har primært været baseret på enhedernes initiativ. Der har således - som det ellers er aftalt i de enkelte kontrakter - ikke været afholdt kontraktmøder med de kontraktstyrede enheder før foråret 2003.

I 2002 oplevede Bygge- og Teknikforvaltningen at en af de kontraktstyrede enheder - KTK - meget uventet og først efter årets afslutning rapporterede om et meget betydeligt underskud. Dette førte til at Revisionsdirektoratet blev anmodet om at foretage en større undersøgelse af regnskabet i den kontraktstyrede enhed. Revisionsdirektoratet påtog sig opgaven og tilbagerapporterede juni 2003. I forbindelse med afrapporteringen afgav Revisionsudvalget bemærkninger om sagen. Revisionsudvalget rettede en hård kritik mod økonomistyringen i den kontraktstyrede enhed, men udtalte også "alvorlig kritik" af, at der centralt i forvaltningen ikke var ført et aktivt tilsyn med de enkelte forvaltningsenheder.

Ud over disse meget åbenlyse problemer er der generelt i Københavns Kommune et stigende fokus på integration af formulerede mål i den løbende opgavevaretagelse, således at der løbende kan følges op på, om de bevilgede økonomiske rammer også fører til de resultater der er forventet. Således er emnet indeholdt i budgetaftalen for budget 2004.

Bygge- og Teknikforvaltningen ønsker dels at kunne imødekomme disse ønsker, men har også en selvstændig interesse i et øget fokus på styring via mål- og resultater, da det er et helt nødvendigt styringsværktøj i ledelsen af forvaltningen. En isoleret opfølgning på overholdelse af budgetter indeholder ikke de intentioner, forvaltningen har til en forbedret styring. Der arbejdes derfor i Bygge- og Teknikforvaltningen med at implementere målstyring.

Bygge- og Teknikforvaltningen har i forlængelse heraf udarbejdet forslag til hvordan forvaltningen fremover controller på såvel de 5 virksomheder som de 3 myndighedsområder.

Uddybning af indstilling og evt. alternativer hertil

Det er samlet konstateret, at den løbende opfølgning på aktiviteter og økonomi skal forbedres, hvor Bygge- og Teknikforvaltningen har iværksat to opgaver.

1. Etablering af controllerfunktion startende med undersøgelse af det reelle styringsbehov, og hvorledes det kan løses

2. Udvikling af koncept for Mål- og resultatstyring, hvor enhederne opsamler mål og rammer i en virksomhedsplan

Vedrørende controlling har PLS for forvaltningen gennemført en undersøgelse, hvor der nu foreligger en rapport (bilag). Forvaltningen arbejder også på etablering af et samlet koncept for Mål- og resultatstyring, hvilket vil blive præsenteret for Bygge- og Teknikudvalget d. 3. marts på budgetseminaret. Der redegøres kort her for tankerne omkring controlling, mens konceptet for Mål- og resultatstyring som anført stadig er under udvikling. Begge koncepter tager udgangspunkt i at forbedre den løbende styring og rapportering uden intentionerne og gevinsterne ved den valgte model for decentralisering nedbrydes.

Formålet med at indføre en egentlig controlling i Bygge- og Teknikforvaltningen er et led i en samlet model for at sikre relevant og valid rapportering til forvaltningens ledelse og udvalget om enhedernes opfyldelse af mål og anvendelse af økonomiske rammer. Der arbejdes traditionelt med tre værn til sikring af korrekt rapportering. Det første værn er den enkelte enheds økonomistyring og forretningsgange. Det andet værn er en opfølgning fra centralt hold – typisk betegnet controlling. Tredje værn er revisionen, der er en uafhængig kontrol. Med nærværende oplæg til controlling lægges der op til styrkelse af det andet værn, men også det første værn i de enkelte enheder vil blive påvirket, da der via en øget opfølgning forventes en forbedring i enhedernes interne rapporteringer, udformede forretningsgange etc.

I praksis lægger rapporten op til, at controllingen af enheder skal ske på følgende måder:

· halvårlige møder mellem forvaltningen og de enkelte enheder med rapportering om opfyldelse af mål, resultater og enhedens økonomi på baggrund af de udarbejdede virksomhedsplaner

· de fire årlige budgetopfølgninger med tættere opfølgning og dialog

· løbende opfølgning på enhederne, herunder sparring om valg af model for økonomistyring, formulerede forretningsgange ol.

Med afsæt i arbejdet med opbygning af et fælles koncept for Mål- og resultatstyring og de formulerede virksomhedsplaner vil der medio 2004 blive udarbejdet forslag til nye kontrakter, der skal sikre og formalisere det fremtidige styringsgrundlag overfor det kontraktstyrede enheder.

Afslutningsvist skal det pointeres, at en øget controlling ikke ændrer ved at enhedernes ledelse har ansvaret for enhedens drift, men at det er forvaltningens administrerende direktør, der overfor udvalget har ansvaret for at forvaltningen samlet:

· løser de aftalte opgaver indenfor de aftalte økonomiske rammer

· arbejder indenfor den udmeldte delegation

· udarbejder og vedligeholder forretningsgange i overensstemmelse med gældende regler

I relation til det sidste punkt skal det bemærkes at forvaltningens administrerende direktør via controllerfunktionen skal sikre, at der er formuleret de nødvendige forretningsgange, og at de indholds mæssigt afspejler de nødvendige procedurer, men det er centralt at være opmærksom på at det fortsat er kommunens revision der er ansvarlig for at følge op på om forvaltningsenhederne reelt følger de formulerede forretningsgange og at de interne kontroller har den fornødne effektivitet.

Bygge- og Teknikforvaltningen ønsker at etablere en controllerfunktion med de her og i rapporten beskrevne opgaver. Etableringen vil kræve en udvidelse af Bygge- og Teknikforvaltningens sekretariat med ansættelse af yderligere to økonomimedarbejdere i sekretariatet. Controllerne ansættes i Sekretariatet og gives via Økonomichefen en direkte reference til Direktion og Administrerende Direktør i Bygge- og Teknikforvaltningen.

Økonomi

Ansættelse af yderligere to medarbejdere i Bygge- og Teknikforvaltningens Sekretariat vil føre til øgede udgifter på skønnet 800.000 kr. om året. Beløbet svarer til lønnen for en medarbejder med at par års anciennitet aflønnet under AC-overenskomst.

Der søges om en tillægsbevilling til denne udgift, Sekretariatet, konto 6.51.

Miljøvurdering

Der er ikke foretaget en miljøvurdering.

Høring

Der har ikke været foretaget høring.

BILAG VEDLAGT

PLS/Rambøll Management: "Københavns Kommune Bygge- og Teknikforvaltningen Controlling", januar 2004

Mette Lis Andersen

Til top