Forsøgsordning vedr. kommunens udbudspolitik for anlægsarbejder

Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 25. februar 2004

 

 

Sager til beslutning

 

9.      Forsøgsordning vedr. kommunens udbudspolitik for anlægsarbejder

 

BTU  90/2004  J.nr. 005.0005/03

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

 

at  forvaltningen i en 3 års periode gives mulighed for at fravige kommunens udbudspolitik for anlægsarbejder som beskrevet i nærværende indstilling.

 

 

RESUME

Borgerrepræsentationen vedtog på sit møde den 26. august 1999 (BR 321/99) en udbudspolitik for Københavns Kommune. Politikken har til formål at sikre kommunens ydelser leveret til den økonomisk mest fordelagtige pris. Med politikken blev alle forvaltninger pålagt at udbyde de opgaver, hvor det var muligt. Således er også Bygge- og Teknikforvaltningens anlægsarbejder omfattet af politikkens bestemmelser.

 

Kommunens egen entreprenør Kommune Teknik København skal som konsekvens af politikkens bestemmelser byde på lige fod med andre entreprenørvirksomheder, og det har resulteret i, at Kommune Teknik København i dag kun udfører en mindre del af kommunens anlægsopgaver. Omfanget har gennem de seneste år været dalende og nåede i 2003 et niveau på mindre end 6 % af den samlede udbudssum. Der er ikke udsigt til at denne tendens ændres med mindre der gives rammer for en ændring af udbudspolitikken.

 

Under et andet punkt på Bygge- og Teknikudvalgets dagsorden er et oplæg til en proces for genopretning af KTK's økonomi. Såfremt udvalget beslutter at gennemføre denne proces, vil en lempelse af udbudspolitikke n kunne understøtte KTK's genopretning ved at tilføre virksomheden mere omsætning.

 

Forvaltningen foreslår på den baggrund, at der gives mulighed for en lempelse af udbudspolitikken i en 3-årig periode, hvor arbejder på op til 2 mio. kr. kan udføres på baggrund af forhandlede priser og udenfor konkurrence. Dels ligger det indenfor kommunens beslutningskompetence, dels vil hensigten bag udbudspolitikkens fortsat kunne opretholdes.

 

Efter en periode på op til 3 år vil ordningen kunne evalueres m.h.p. en bedømmelse af lønsomheden i de udførte arbejder samt betydningen for Kommune Teknik Københavns renopretningsproces.

SAGSBESKRIVELSE

Ved budgetvedtagelsen for Københavns kommune i oktober 1998 besluttede Borgerrepræsentationen, at der skulle udarbejdes en udbudspolitik. Formålet var at kunne fastlægge de overordnede mål og de interne spilleregler for køb af eksterne ydelser og gennemførelse af udbudsforretninger.

 

Politikken blev besluttet på Borgerrepræsentationsmødet den 26. august 1999 (BR 321/99).

 

Udbudspolitikken gælder principielt for alle former for ydelser og i den tilhørende vejledning til udbudspolitikken blev det fastslået, at alle forvaltninger løbende skal sikre, at opgaver, herunder også delopgaver, bliver løst under konkurrencemæssige vilkår, når muligheden foreligger.

 

Anlægsarbejder er omfattet af politikkens bestemmelser. Mængder, metoder og rammer for udførelsen kan defineres entydigt, og siden udbudspolitikkens vedtagelse har alle anlægsopgaver fra anlægsrammen været i udbud. Der har været anvendt både offentlige og bundne licitationer samt underhåndsbud.

 

I forbindelse med udbudsforretningerne anmodes Kommune Teknik København altid om at afgive kontrolbud. Forvaltningen har derved mulighed for løbende at vurdere, hvorvidt en anlægsopgave ud fra økonomiske hensyn bør løses eksternt eller med kommunens egne ressourcer. I udbudspolitikken fastslås det, at der i denne vurdering ikke skal medtages følgeomkostninger til bedømmelsen, hvorfor afgørelsen alene har bygget på størrelsen af de afgivne bud.

 

Denne konkurrence på området har ført til, at kommunen selv udfører færre og færre anlægsarbejder. I 2001 vandt kommunen opgaver for 23 mio. kr. af de i alt 60 mio. kr. udbudte svarende til 38 %. I 2003 var tallet 3,5 mio. kr. i forhold til de ca. 60 mio. kr. hvor Kommune Teknik København afgav kontrolbud. Denne faldende tendens skyldes formodentlig flere forhold: Dels er konkurrencen på anlægsområdet i de seneste 4 -5 år blevet skærpet væsentligt og dels kræver det stor træning at afgive de helt rette bud.

 

Bygge- og Teknikudvalget får samtidig med denne indstilling forelagt en indstilling om genopretning af KTK's økonomi. For at understøtte denne proces foreslår forvaltningen, at der til en vis grænse lempes på den gældende udbudspolitik, således at KTK kan opnå en højere omsætning.

 

Der er ikke formelt noget til hinder for, at en mindre del af opgaverne ikke sendes i udbud men i stedet løses internt. Det er kommunens egen beslutning om at udbyde, som fører til, at udbudsforretningerne skal gennemføres med baggrund i den gældende lovgivning på området. For beløb op til ca. 40 mio. kr. reguleres processen af 'Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren', også populært kaldet 'Tilbudsloven'. I den fastlægges procedurer for de enkelte udbudsformer samt grænseværdien for visse udbudstyper.

 

Skulle kommunen imidlertid ønske selv at udføre arbejder med egne ressourcer (KTK er en intern kommunal virksomhed), er det ikke i uoverensstemmelse med den gældende lovgivning at undlade udbud. På driftsområdet er der således en maksimumgrænse for, hvor store dele af arbejderne forvaltningen må udbyde.

 

I henhold til 'Tilbudsloven' kan opgaver til en værdi på under 2 mio. kr. frit udbydes i underhåndsbud, hvilket er en særlig tilbudsafgivning af op til 4 bydende med efterfølgende fri forhandling. Denne grænse på 2 mio. kr. vil forvaltningen foreslå som en administrativ retningslinie for fremtidige udbud, således at opgaver op til dette beløb kan løses af kommunen selv, uden arbejdet forinden har været i udbud. I praksis kan det ske ved, at forvaltningen med baggrund i konkurrencedygtige markedspriser udarbejder et priskatalog for repeterende arbejder og supplerer med delaftaler for de arbejder, der falder uden for katalogets normalområde.

 

Et priskatalog vil, for at fastholde intensionerne i udbudspolitikken, blive udarbejde med baggrund i den viden forvaltningen har fra aktuelle udbudsforretninger. På den måde vil forvaltningen sikre, at arbejder ikke udføres til et prisniveau, der ligger udenfor markedets normalområde.

 

For at sikre en opfølgning af effekten vil forvaltningen foreslå, at ordningen i første omgang gennemføres for en periode på 3 år. Herefter vil udvalget få forelagt både forvaltningens og Kommune Teknik Københavns vurdering.

 

 

ØKONOMI

Der er tale om relativt små arbejder inden for 2 mio. kroners grænsen. Det kan ikke afvises, at visse arbejder som følge af den pressede konkurrencesituation vil kunne udføres billigere gennem udbud, men det må forventes, at dette opvejes af den positive effekt på en bedre ressourceudnyttelse i kommunen.

I 2003 var 7 anlægsopgaver under 2 mio. kr. til en samlet værdi på kr. 6,1 mio. kr.

 

 

MILJØVURDERING

Forslaget giver ikke anledning til særlige miljøvurderinger.

 

HØRING

Forvaltningen har bedt Kommune Teknik København vurdere betydningen af en eventuel godkendelse. I svaret hedder det:

For Kommune Teknik København vil en vedtagelse af indstillingen betyde flere forhold, som er af betydning for arbejdet med at reorganisere virksomheden. For det første vil det sikre en større del af den omsætning i Kommune Teknik København, som er en forudsætning for at reorganiseringen får den ønskede effekt. For det andet vil det give mulighed for en planlægning hen over året, således at disse opgaver efter aftale med bestilleren kan placeres i perioder, hvor der ellers ikke er så meget at lave og på den måde udnytte de mandskabsmæssige ressourcer bedre. For det tredje vil det også være endnu en måde at forbedre dialogen mellem bestiller og udfører. Derudover skal det bemærkes, at Kommune Teknik København fortsat vil skulle byde på opgaver, som ligger over 2 mio. kr., hvilket bl.a. medvirker til at sikre, at Kommunen Teknik København fortsætter arbejdet med at blive "bedre bydere".

 

 

ANDRE KONSEKVENSER

Aftalen mellem forvaltningen og Kommune Teknik København vil kunne have karakter af en 'Rammeaftale'. Det er der flere fordele ved. Dels vil man ved udregning af overslag kunne fastslå den endelige pris med større nøjagtighed end ved traditionelle udbud, dels vil mobiliseringsperioden, d.v.s. perioden fra kontraktens underskrivelse til gravearbejdet igangsættes kunne formindskes betydeligt. Det vil samlet set have en positiv effekt på årets omsætning.

 

BILAG VEDLAGT

-

 

 

Ole Bach