Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til it-investeringer

Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 24. august 2005

 

 

Sager til beslutning

 

9.      Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til it-investeringer

 

BTU 446/2005  J.nr. 1103.0130/05

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at Bygge- og Teknikforvaltningen kan optage interne lån på i alt kr. 5,4 mio. til finansiering af udgifterne til teknisk og organisatorisk omlægning af forvaltningens it-funktion. Lånet optages i 2005 og 2006 og tilbagebetales i årene 2007-2009.

 

 

RESUME

ygge- og Teknikforvaltningen ønsker at effektivisere it-området. Sammen med konsulenterne Rambøll Management og Globeteam A/S vurderer forvaltningen, at det bedst gøres således, at de enkelte it-funktioner i forvaltningsenhederne sammenlægges til en fælles it-organsation. It-funktionen i Københavns Brandvæsen bibeholdes af hensyn til døgnbetjening af alarmcentralen.  Endvidere ønsker forvaltningen at gennemføre en række tekniske opgradereringer.

Forvaltningens driftsaftale med KMD om overvågning og drift af forvaltningens fællessystemer, der blev indgået i 2000, udløber primo 2006. Med den fremtidige organisering vil forvaltningen selv løfte den centrale it-drift og overvågning, medens visse afgrænsede områder håndteres eksternt, som f.eks. back-up.

Med projektet forventes udgiften til eksterne konsulenter at kunne reduceres med over 2 mio. kr. pr år med det nuværende serviceniveau.

Samlet set forventes investeringen at udgøre ca. kr. 8,8 mio. Lånebehovet kan på nuværende tidspunkt opgøres til ca. kr. 5,4 mio. og foreslås afdraget ligeligt over årene 2007-09 med ca. 2,0 mio. kr. pr år svarende til intern rente på 6,5 pct.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Bygge- og Teknikforvaltningens it-område består i dag af et centralt it-kontor organiseret i Sekretariatet samt lokale it-funktioner i Vej & Park, Byggeri & Bolig, Kommune Teknik København, Parkering København og i Københavns Brandvæsen. Forvaltningen har endvidere en driftsaftale med KMD som overvåger og driver forvaltningens fællessystemer. En aftale der blev indgået i 2000 og som udløber primo 2006.

 

Forvaltningen har gennemført en grundig analyse med bistand fra eksterne konsulenter, Rambøll Management og Globeteam A/S, med henblik på at afdække, hvordan forvaltningen bedst effektiviserer it-området, ligesom forvaltningen har undersøgt en række større byer i Norden vedrørende deres it-organisering indenfor det kommunaltekniske område. Sammenfattende peger analyserne på en fælles it-organisering med adskilt it-drift og it-udvikling.

 

Effekt

Med den fremtidige organisering vil forvaltningen selv løfte den centrale it-drift og overvågning, medens visse afgrænsede områder håndteres eksternt, som f.eks. back-up. Globeteam A/S forventer, at udgiften til eksterne konsulenter dermed vil kunne reduceres med over 2 mio. kr. pr år med det nuværende serviceniveau.

 

Samtidig skal der gennemføres en teknisk opgradering og standardisering. Af hensyn til driften af alarmcentralen bibeholder Københavns Brandvæsen dog egen it-funktion.

Projektet vil endvidere indebære forbedrede muligheder for kompetenceudvikling af personalegruppen, idet projektet dels omfatter et kompetenceløft af it-medarbejderne, dels et forøget fagligt ansvar for den enkelte it–medarbejder.

 

Projektet er todelt – et teknisk projekt og et organisatorisk projekt. Samlet set forventes projektet med en standardiseret og forenklet it-drift at medføre mulighed for et forøget fokus på it-udvikling inden for de eksisterende økonomiske rammer.

 

Det bemærkes, at de indledende aktiviteter i det tekniske projekt er igangsat med henblik på at blive klar til at varetage driften efter KMD-driftsaftalens udløb primo 2006.

Projektet vil være hensigtsmæssigt og rationelt at gennemføre uanset den forestående sammenlægning af Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen og vil ruste den fremtidige forvaltning til nemmere at kunne håndtere organisatoriske ændringer it-mæssigt.

 

 

Økonomi

Udgiften til projektet forventes på nuværende tidspunkt at udgøre ca. kr. 8,8 mio. Heraf afholdes ca. kr. 3,4 mio. inden for de givne driftsbevillinger, hvorfor det samlede lånebehov forventes at udgøre ca. kr. 5,4 mio. Lånet ønskes optaget i forbindelse med regnskabsaflæggelse inden for den anførte ramme i henholdsvis 2005 og 2006.

Lånet tilbagebetales i perioden 2007 - 2009 med ca. 2,0 mio. kr. pr. år.

Lånet til teknisk og organisatorisk omlægning af forvaltningens it-funktioner tilbagebetales i perioden med kr. 2,0 mio. i 2007, 2008 og 2009.

 

	2005	2006	2007	2008	2009
Gæld ultimo året	2,7	5,6	3,8	2,0	0
Afdrag inkl. renter			2,0	2,0	2,0

Beløb i mio.kr.  Intern rente 6,5 pct.

 

Udgifterne til afdragene på lånene vil blive afholdt inden for forvaltningens sekretariats administrative budget.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

 

 

Mette Lis Andersen