Revisionsprotokollat nr. 6/2004 (Byggeri og Bolig og Plan og Arkitektur, revision af Københavns Kommunes regnskab for 2004 på byfornyelsesområdet m.v.)

Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 24. august 2005

 

 

Sager til beslutning

 

6.      Revisionsprotokollat nr. 6/2004 (Byggeri & Bolig og Plan & Arkitektur, revision af Københavns Kommunes regnskab for 2004 på byfornyelsesområdet m.v.)

 

BTU 415/2005  J.nr. 1430.0011/05

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender,

at de i denne indstilling anførte bemærkninger sendes til Revisionsdirektoratet som høringssvar på revisionsprotokollat nr. 6/2004 vedrørende Byggeri & Bolig og Plan & Arkitektur, revision af Københavns Kommunes regnskab for 2004 på byfornyelsesområdet m.v.

 

Det skal oplyses for Bygge- og Teknikudvalget, at Revisionsdirektoratet deltager ved punktets behandling i Bygge- og Teknikudvalget.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet reviderer årligt Bygge- og Teknikforvaltningens regnskab, samt - efter lov om byfornyelse m.v. - kommunens regnskab på byfornyelsesområdet. Revisionsdirektoratet har vedrørende regnskab 2004 derudover gennemført en undersøgelse af administrationen af kommunens råde-over ejendomme, samt en undersøgelse af økonomistyringen i Københavns Kirkegårde. Bygge- og Teknikforvaltningen fremlægger derfor særskilte indstillinger med udkast til høringssvar for de enkelte revisionsprotokollater.

Ifølge Erhvervs- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 435 af 24. maj 1996 om regn­skabs­godkendelse og revision efter lov om byfornyelse og boligforbedring skal revisor hvert år, senest samtidig med afgivelsen af beretning om revision af kommu­nens øvrige regnskaber, afgive beretning om revisionen i henhold til denne bekendt­gørelse.

Revisionen af byfornyelsesområdet vedrører såvel Plan & Arkitektur som Byggeri & Bolig, og har givet anledning til de i sagsfremstillingen fremførte bemærkninger. Bygge- og Teknikforvaltningens forslag til høringssvar fremgår med kursiveret skrift. Til orientering er det fulde revisionsprotokollat vedlagt som bilag 1.

 

SAGSBESKRIVELSE

Ifølge Erhvervs- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 435 af 24. maj 1996 om regn­skabs­godkendelse og revision efter lov om byfornyelse og boligforbedring skal revisor hvert år, senest samtidig med afgivelsen af beretning om revision af kommu­nens øvrige regnskaber, afgive beretning om revisionen i henhold til denne bekendt­gørelse.

Plan & Arkitektur

Side 6: Revisionsdirektoratet har ved revisionen hæftet sig ved:

- At de modtagne opgørelser over godkendte byggeregnskaber i byfornyelsessager i 2004 ikke var fordelt på de relevante love.

Plan & Arkitektur beklager, at listerne over de godkendte regnskaber ikke var fordelt på de relevante love som foreskrevet. Grundet uheldige omstændigheder i forbindelse med personaleudskiftning og et heraf opstået tidspres, var man ikke som normalt opmærksom på at kvalitetssikre de fremsendte lister. Plan & Arkitektur vil fremover sikre at listerne er udarbejdet korrekt.

- At de gennemgåede forretningsgangsbeskrivelser ikke var ajourført i tilstrækkeligt omfang.

Plan & Arkitektur er i gang med at opdatere forretningsgange, hvor det dog på byfornyelsesområdet kan være vanskeligt at holde trit med de hyppige lovændringer. Væsentlige dele af sagsbehandlingen, såsom gennemgang af aftalesedler, opdeling mellem vedligeholdelse og modernisering m.m. er dog ens uanset det aktuelle lovgrundlag.

- At Borgerrepræsentationens beslutningsgrundlag for byfornyelsen ikke udgjorde en del af det konkrete sagsmateriale.

BR eller BTU træffer som oftest beslutninger for et antal ejendomme ad gangen. Plan & Arkitektur har derfor valgt ikke at kopiere beslutningsgrundlaget, som dokumentation i hver enkelt ejendomssag, som dog i alle sager er til stede og altid på fordring kan fremfindes fra arkiv. Plan & Arkitektur finder stadig denne metode acceptabel, og ønsker derfor at fastholde den.

- At den i øvrigt kvalificerede sagsbehandling – bør af sikkerhedsmæssige grunde – overvejes­ forbedret ved at begrænse håndskrevne beregninger og anden dokumen­tationsmateriale i videst muligt omfang.

Plan & Arkitektur har noteret sig Revisionsdirektoratets bemærkninger vedrørende håndskrevne beregninger og arbejdspapirer. Plan & Arkitektur overvejer som en start muligheden for - af sikkerhedsmæssige grunde – at scanne disse dokumenter til arkivering samt at indføre en procedure til kvalitetssikring af beregningerne. Plan & Arkitektur vil i løbet af 1. kvartal 2006 lave en handlingsplan til sikring af elektronisk sagsbehandling.

Byggeri & Bolig

Side 12: Revisionen har alene givet anledning til uvæsentlige bemærkninger vedrørende op­gørelse af tilskudsramme og moms.

Uoverensstemmelsen vedrørende opgørelsen af tilskudsrammen skyldes en ændring af principperne for tilskudsberegningen i løbet af et enkelt gårdanlægs tilblivelse. Byggeri & Bolig vurderer, at omstændighederne har været specielle og ikke i sig selv giver anledning til en ændring af procedurerne på området.

Uoverensstemmelsen vedrørende moms skyldes en banal bogføringsfejl. Byggeri & Bolig vurderer, at en enkelt fejl ikke ændrer det generelle indtryk af, at forretningsgangene efterleves på byfornyelsesområdet i Byggeri & Bolig.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Økonomi

-

 

Høring

-

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Revisionsprotokollat nr. 6/2004 Revisionsprotokollat til Bygge- og Teknikudvalget vedrørende Plan & Arkitektur og Byggeri & Bolig, Revision af Københavns Kommunes regnskab for 2004 på byfornyelsesområdet mv.

 

 

Mette Lis Andersen