Revisionsprotokollater vedrørende regnskab 2000 for Bygge- og Teknikudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 15. august 2001

25. Revisionsprotokollater vedrørende regnskab 2000 for Bygge- og Teknikudvalget

BTU 341/2001 J.nr. 1432.0019/01 m.fl.

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender,

Revisionen har sendt 8 revisionsprotokollater vedrørende Bygge- og Teknikudvalgets område i forbindelse med revisionen af kommunens regnskab for 2000.

Revisionsdirektoratets bemærkninger til de enkelte afdelinger og hovedpunkterne i forvaltningens forslag til besvarelse af revisionsprotokollaterne er gennemgået nærmere i sagsfremstillingen. For en fuldstændig gennemgang henvises til bilagene.

I sagsfremstillingen er der alene kommenteret punkter, hvor revisionsdirektoratet har bemærkninger, mens de punkter revisionen har gennemgået uden af det har givet anledning til bemærkninger ikke er nævnt.

Revisionen har sendt 8 revisionsprotokollater vedrørende Bygge- og Teknikudvalgets område i forbindelse med revisionen af kommunens regnskab for 2000

I det følgende gennemgås hovedpunkterne i protokollaterne og forvaltningens udkast til besvarelse. For en komplet gennemgang henvises til de vedlagte bilag.

Revisionen anfører, at der ikke er udarbejdet forretningsgangsbeskrivelse for anvendelsen af KØR samt at der mangler efterfølgende kontrol af registreringer i KØR.

RIA oplyser, at arbejdet med forretningsgangen er igangsat, og at der i forbindelse med dette arbejde vil blive fastlagt forretningsgang vedrørende efterfølgende kontrol.

Revisionen anfører endvidere, at der mangler forretningsgang for lønanvisning. Forretningsgangen er udarbejdet og vil blive sendt til revisionen sammen med besvarelsen af revisionsprotokollatet.

Endelig påpeger revisionen, at der udestår specifikationer af finansposter. De manglende specifikationer vil snarest blive udarbejdet.

Revisionen påpeger, at der er foretaget en for sen opkrævning af driftsudgifter fra private for vedligeholdelse af gårdanlæg, og revisionen henstiller, at opkrævningen foretages i overensstemmelse med gældende regler.

Byggeri & Bolig oplyser, at den forsinkede opkrævning skyldes, at der i 2000 blev påbegyndt en omlægning af arbejdsgange med budgettering og opgørelse af regnskabet i Grønne Gårde. Omlægningen er nu så langt fremme, at opkrævning for 2. kvartal 2001 kan udsendes 1. september 2001, og fra 2002 vil opkrævningen ske på de forudsatte tidspunkter.

Revisionen ønsker oplyst, hvornår de resterende forretningsgange for Byggeri & Bolig forventes at foreligge. Byggeri & Bolig forventer, at de resterende er på plads i efteråret 2001.

Revisionen har anført, at der ikke foreligger underskriftsblad for lønanvisningen, og revisionen henstiller, at udarbejdelsen af de resterende forretningsgange fremmes mest muligt.

Københavns Kirkegårde vil inden årets udgang have udarbejdet de resterende forretningsgangsbeskrivelser.

Revisionsdirektoratet påpeger, at regnskabet viser en stigning i udbetalingerne til overarbejde på 4,5 mio. kr. til i alt 9,5 mio. kr. og ønsker oplyst hvad årsagen er hertil, samt hvilke tiltag brandvæsnet har taget for at reducere udgifterne til overarbejde.

Den store stigning i udbetalingen af overarbejde i brandvæsnet skyldes hovedsageligt en stigning i køb af ekstravagter i korpset, der udgør 4,3 mio. kr.

Heraf skyldes 1 mio. kr. særlige forhold, hvor udgiften betales af andre. Brandvæsnet har overtaget mandskabsstyringen på Frederiksberg, og ca. 0,5 mio. kr. vedrører vagter betalt af Frederiksberg Kommune. Andre 0,5 mio. kr. vedrører ekstravagter i forbindelse med metrobyggeriet, der betales af metroselskabet.

Den betydelige stigning i øvrigt skyldes bl.a., at der var uforudset stor afgang fra korpset i 1999 og begyndelsen af 2000. Udgifterne til ekstravagter er afholdt inden for lønbudgettet.

Revisionen ønsker oplyst, hvornår de resterende forretningsgange forventes at foreligge. Brandvæsnet forventer, at de resterende forretningsgange er færdige inden udgangen af året.

Revisionen har ved en gennemgang af rådighedsvagtmodulet fundet fejl i udbetaling og beder oplyst, hvilke skridt KTK har taget for at undgå fejl i fremtiden.

Der er opstået fejl som følge af en fejl i vagtplansystemet. KTK har i samarbejde med Økonomiforvaltningen sikret, at fejlen i programmet er blevet rettet.

Revisionen har endvidere omtalt sagen med tab på arbejdet for Struer Kommune.

Revisionen påpeger, at regnskabet for 2000 viste en nettoindtjening på 7,1 mio. kr. mod en budgetteret nettoindtjening på 22,9 mio. kr., samt at der i 2001 er budgetteret med en nettoindtjening på 30,2 mio. kr. På den baggrund beder revisionen oplyst, hvilke tiltag der er gjort samt hvilket resultat der på nuværende tidspunkt forventes for 2001.

Den budgetterede nettoindtjening for 2001 svarer til det forudsatte i Borgerrepræsentationens beslutning i 1999, hvor der blev fastlagt en trappemodel for tilpasning af overskudskravet i KTK.

KTK har fået ny ledelse, og der er udarbejdet oplæg til ny struktur med kortere kommandoveje, iværksat undersøgelse med henblik på at samle aktiviteter på færre pladser samt optimere anvendelsen af materiel mv.

Det skal endvidere bemærkes, at den af revisionen omtalte forøgelse af kravet til nettoindtjening i KTK ikke er reel. Udgangspunktet i 2000 var et budget på 28,4 mio. kr., der i løbet af året blev reduceret mod at KTK løste en række særlige forhold.

De vigtigste korrektioner var tillægsbevilling på 2,5 mio. kr. til afskrivning af tilgodehavender i regnskab 1999, 1,2 mio. kr. til flytning af gartneri, 0,9 mio. kr. i kompensation for husleje vedr. fraflyttede lokaler og 1,0 mio. kr. til flytning af belægningssektionen.

Regnskabet for 2000 skal endvidere ses på baggrund af, at der i regnskabet for 1999 blev indtægtsført 3,2 mio. kr., hvor arbejderne først skulle udføres i 2000.

I 2001 overføres 1 mio. kr. til KTK til kompensation for husleje vedrørende fraflyttede lokaler, mens kravet øges med 0,4 mio. kr. som følge af omlægning af betalingsordning for IT samt bidrag til forvaltningens IT-udgifter.

Der forventes, som det fremgår af juli-kalkulen, på nuværende tidspunkt, at KTK's indtjening i 2000 vil være 7,8 mio. kr. lavere end forudsat i det korrigerede budget. Der vil blive anvist finansiering inden for udvalgets ramme.

Revisionen henstiller endvidere, at arbejdet med de resterende forretningsgangsbeskrivelser fremmes mest muligt.

Revisionen anmoder Vej & Park om en redegørelse for hjemlen til at udbetale flexopsparing.

Vej & Park oplyser, at der for en række medarbejdere over nogle år var opsparet betydelige flexsaldi. Det blev efter en konkret vurdering besluttet at udbetale beløb for en del af timerne, da det ikke vurderedes muligt at få dem afviklet.

Revisionen rykker for regnskaber for en række kapitalbevillinger. Vej & Park forventer, at de pågældende sager vil være regnskabsforklaret inden udgangen af 2001.

Revisionen omtaler nogle konkrete lejemål, hvor der ikke opkræves markedsleje. De gældende lejekontrakter giver ikke mulighed for at opkræve markedsleje, men Vej & Park vil gennemgå alle lejeforhold med henblik på at vurdere mulighederne for i fremtiden at opkræve markedslejen. Der henvises til bilag for en nærmere gennemgang af de omtalte kontrakter.

Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at der endnu ikke er afleveret afstemninger/specifikationer for en række statusposter og udbeder sig en forventet dato for, hvornår dette kan forventes.

Vej & Park er i øjeblikket med ekstern bistand i gang med at gennemgå samtlige statuskonti tilbage fra overgangen til KØR i 1998. Arbejdet forventes afsluttet den 1. oktober 2001.

Ved gennemgangen er der konstateret fejl i statusposter vedrørende likviditet og kortfristet gæld. Fejlen er opstået i 1999 i forbindelse med en korrektion af primoposteringer vedrørende 1998. Forskellen vil sammen med en række forskydninger opstået ved overgangen mellem KØR og det tidligere Økonomisystem blive udposteret i 2001.

Revisionen henstiller endvidere, at arbejdet med de resterende 2 forretningsgangsbeskrivelser fremmes mest muligt.

Revisionen henstiller, at Plan & Arkitektur øger bestræbelserne for at udarbejde de resterende forretningsgange.

Plan og Arkitektur vil bestræbe sig på at få udarbejdet de resterende forretningsgange samt få tilpasset forretningsgangsbeskrivelserne til overtagelsen af bogholderifunktionen pr. 1. april 2001.

Revisionen anmoder om en plan for afslutningen af de resterende saneringsregnskaber. Plan & Arkitektur forventer, at hovedparten af regnskabsforklaringerne er afsluttet i 2001, og at de resterende afsluttes i begyndelsen af 2002.

Revisionen finder det beklageligt, at der også for regnskab 2000 mangler afstemninger/specifikationer for statusposterne. Revisionen udbeder sig en redegørelse for, hvilke tiltag der er iværksat for at sikre, at de foreskrevne afstemninger/specifikationer udarbejdes, samt en dato for, hvornår revisionen kan have materialet. Der er endvidere nævnt konkrete saldi, der har stået siden 1997, som revisionen henstiller afklaret og afviklet.

Plan & Arkitektur oplyser, at afstemningsarbejdet er meget omfattende, bl.a. fordi der mangler specifikationer for nogle ultimosaldi fra 1997. Arbejdet er i gang og vil blive intensiveret. En del af arbejdet udføres i samarbejde med bogholderiet i Vej & Park. Plan & Arkitektur vil bestræbe sig på, at arbejdet afsluttes inden den 1. december 2001.

Revisionsdirektoratet har gennemgået udviklingen i sagsbehandlingstiderne for byfornyelses- og boligforbedringssager og finder stigningen i sagsbehandlingstiderne uheldig. Plan & Arkitektur arbejder med at nedbringe sagsbehandlingstiderne, bl.a. ved en grundigere gennemgang af indsendt materiale på et tidligere tidspunkt, således at supplerende materiale hurtigere kan fremskaffes.

Revisionsprotokollater for Plan & Arkitektur indeholder et særligt afsnit om byfornyelsen, hvor der er gennemgået en række konkrete sager. Der henvises til bilag for en gennemgang af disse sager.

Revisionsprotokollat nr. 12/2000 vedrørende RIA

Forvaltningens udkast til besvarelse af revisionsprotokollat nr. 12/2000 vedrørende RIA

Revisionsprotokollat nr. 18/2000 vedrørende Byggeri & Bolig

Forvaltningens udkast til besvarelse af revisionsprotokollat nr. 18/2000 vedrørende Byggeri & Bolig

Revisionsprotokollat nr. 19/2000 vedrørende Københavns Kirkegårde

Forvaltningens udkast til besvarelse af revisionsprotokollat nr. 19/2000 vedrørende Københavns Kirkegårde

Revisionsprotokollat nr. 20/2000 vedrørende Københavns Brandvæsen

Forvaltningens udkast til besvarelse af revisionsprotokollat nr. 20/2000 vedrørende Københavns Brandvæsen

Revisionsprotokollat nr. 22/2000 vedrørende KTK

Forvaltningens udkast til besvarelse af revisionsprotokollat nr. 22/2000 vedrørende KTK

Revisionsprotokollat nr. 24/2000 vedrørende Vej & Park

Forvaltningens udkast til besvarelse af revisionsprotokollat nr. 24/2000 vedrørende Vej & Park

Revisionsprotokollat nr. 27/2000 vedrørende Plan & Arkitektur

Forvaltningens udkast til besvarelse af revisionsprotokollat nr. 27/2000 vedrørende Plan & Arkitektur

Jens Jacobsen