Bygge- og Teknikforvaltningen, Byggeri og Boligs praksis vedrørende opkrævning af betaling for kopiering af tegningsmateriale m.v.

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 15. januar 2003

3. Bygge- og Teknikforvaltningen, Byggeri & Boligs praksis vedrørende opkrævning af betaling for kopiering af tegningsmateriale m.v.

BTU 15/2003 J.nr. 1229.0006/99

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

I 1998 underkendte Indenrigsministeriet i en konkret klagesag det daværende Byggedirektorats praksis vedrørende opkrævning af betaling for kopier i store formater, som blev udleveret som led i aktindsigt. Afgørelsen blev truffet på baggrund af en vejledende udtalelse fra Justitsministeriet, der som ressortmyndighed for den ovenfor nævnte betalingsbekendtgørelse udtalte, at bekendtgørelsens betalingsbestemmelser skal anvendes ved udlevering af kopier i forbindelse med aktindsigt, medmindre reproduktion af dokumenterne er forbundet med betydelige omkostninger eller vanskeligheder for den myndighed, som skal give aktindsigten.

Faciliteterne til kopiering af store formater blev anskaffet i 1990 under den forudsætning, at udgifterne til kopiering kunne dækkes af brugerbetaling. Forvaltningen har hidtil opkrævet 115 kr. pr. A0-kopi, 57,50 kr. pr. A1-kopi samt 36,25 kr. pr. A2-kopi. Disse takster svarer til fremstillingsomkostningerne. Såfremt betalingsbekendtgørelsens bestemmelser skal anvendes (10 kr. for 1. side, 1 kr. pr. følgende side og ingen betaling hvis det samlede beløb er under 25 kr.), vil forvaltningen ikke kunne få dækket de aktuelle udgifter til storformatkopiering via brugerbetaling.

Sagen blev derfor forelagt for Bygge- og Teknikudvalget i november 1999 med indstilling om drøftelse af problemstillingen.

På baggrund af en fornyet henvendelse fra Bygge- og Teknikforvaltningen anmodede Indenrigsministeriet i maj 2000 om Justitsministeriets stillingtagen til kommunens opkrævningspraksis.

Justitsministeriet tilkendegav i juli 2001, at det beløb, som kommunen opkræver pr. A2-kopi (36, 25 kr.), ikke kan anses for at være en betydelig omkostning, der kan begrunde fravigelse af betalingsbekendtgørelsens regler.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har den 15. oktober 2002 meddelt Borgerrepræsentationen, at man anser kommunens prisfastsættelse vedrørende A2-kopier for at være i strid med lovgivningen. Som følge heraf har Indenrigs- og Sundhedsministeriet anmodet Borgerrepræsentationen om en udtalelse om, hvorvidt man vil ændre denne prisfastsættelse.

Udgifterne til storformatkopiering vil medføre et væsentligt økonomisk tab for forvaltningen, såfremt betalingsbekendtgørelsens bestemmelser skal anvendes uanset hvor stort et antal A2-kopier, den enkelte ansøger fremsætter begæring om.

Derfor indstiller Bygge- og Teknikforvaltningen, at betalingsproceduren ændres, således at der for en enkelt A2-kopi opkræves 10 kr., mens der ved begæring om 2 eller flere A2-kopier opkræves 36,25 kr. pr. stk., samt at Borgerrepræsentationen orienterer Indenrigs- og Sundhedsministeriet om denne ændring.

Idet den foreslåede ændring af opkrævningspraksis stadig ikke vil medføre 100% dækning af forvaltningens omkostninger til storformatkopiering, indstiller Bygge- og Teknikforvaltningen endvidere, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet anmodes om at rette henvendelse til Justitsministeriet med henblik på at ændre betalingsbekendtgørelsen, således at der i større grad tages højde for særlige omkostninger ved reproduktion af dokumenter som led i aktindsigt.

Sagen har tidligere været forelagt Bygge- og Teknikudvalget ved notat af 11. oktober 1999.

I 1990 anskaffede det daværende Byggedirektorat kopieringsfaciliteter, der gav mulighed for at tilbyde kunderne kopier af tegninger m.v. i store formater. En afgørende forudsætning for denne serviceforbedring var, at de omkostninger, som ville være forbundet med fremstillingen af disse specielle kopier, kunne dækkes ind via brugerbetaling.

Siden 1998 har forvaltningen opkrævet følgende betaling for kopier i store formater: 115 kr. pr. A0-kopi, 57,50 kr. pr. A1-kopi samt 36,25 kr. pr. A2-kopi. Disse takster svarer til fremstillingsomkostningerne.

Den 10. juli 1998 underkendte Indenrigsministeriet i en konkret klagesag Byggedirektoratets prisfastsættelse af storformatkopier, idet Indenrigsministeriet fastslog, at betaling for disse kopier skal fastsættes i overensstemmelse med de almindelige bestemmelser i bekendtgørelse nr. 647 af 18. september 1986 om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til lov om offentlighed i forvaltningen. Afgørelsen blev truffet på baggrund af en vejledende udtalelse fra Justitsministeriet af 13. marts 1998, hvoraf fremgår, at der i almindelighed kun kan gives afslag på udlevering af kopi af dokumenter, såfremt myndigheden i det konkrete tilfælde finder, at kopifremstillingen vil være umulig eller forbundet med betydelige vanskeligheder eller omkostninger. Såfremt myndigheden efter disse retningslinier ikke er forpligtet til at give aktindsigt i form af kopi af dokumentet, kan myndigheden dog – som betingelse for at udlevere en kopi – kræve betaling for de udgifter, der er forbundet med fremstilling af kopien. Hvis myndigheden derimod efter det anførte er forpligtet til at udlevere en kopi, kan der alene kræves betaling i overensstemmelse med betalingsbekendtgørelsen.

Idet Indenrigsministeriets fortolkning af betalingsreglerne havde nogle efter Byggedirektoratets opfattelse økonomisk uhensigtsmæssige konsekvenser, indstillede forvaltningen den 11. oktober 1999, at Bygge- og Teknikudvalget drøftede problemstillingen vedrørende praksis ved opkrævning af betaling for kopier af tegningsmateriale.

Den 17. november 1999 meddelte Byggedirektoratet Indenrigsministeriet, at forvaltningen i 1996 ændrede prisfastsættelsen for A3-kopier og mindre kopier, således at betalingsbekendtgørelsen følges, hvorimod der ved kopiering af større formater kræves en betaling, som svarer til de udgifter, der er forbundet med levering af sådanne kopier. På dette grundlag fandt Byggedirektoratet, at man overholdt de regler, der er fastsat i henhold til lovgivningen.

Den 16. maj 2000 anmodede Indenrigsministeriet Justitsministeriet om at vurdere, hvorvidt Københavns Kommunes prisfastsættelse vedrørende de storformat-kopier var en klar tilsidesættelse af reglerne i betalingsbekendtgørelsen samt – i bekræftende fald – hvorvidt det skønnedes påkrævet at anvende sanktioner overfor kommunen i medf&osla