Reorganisering af KTK

Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 14. januar 2004

 

 

Sager til beslutning

 

3.      Reorganisering af KTK

 

BTU  37/2004  J.nr. 700.0001/03

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender,

at PLS Rambølls rapport om effektivisering sendes i høring i SU-systemet og til de relevante personaleorganisationer med henblik på en beslutning i Bygge- og Teknikudvalget februar 2004.

at det i forbindelse med høringen tilkendegives overfor SU-systemet og personaleorganisationerne, at Bygge- og Teknikudvalget efter første behandling af rapporten er sindet at beslutte og indstille følgende:

at den af PLS Rambøll fremlagte 7-årige handlingsplan for effektivisering tiltrædes i sin helhed med de forudsætninger der i planen udpeges som afgørende for dens realisering.

at Bygge- og Teknikudvalget indstiller til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at rammevilkårene der i 2004 optages et internt lån på 27,3 mio. kr. og at der i budget 2005 indarbejdes et lån på 3,6 mio. kr. til finansiering af de forventede underskud i KTK. Der forudsættes at ske en regulering med de faktiske underskud konstateret i regnskaberne for 2004 og 2005, således at lånets størrelse afgøres af det realiserede resultat for KTK. Lånet tilbagebetales af KTK i perioden 2006-2010, hvor der aktuelt forventes et regnskabsmæssigt overskud i KTK på 103 mio. kr. for perioden. Såfremt handlingsplanen helt eller delvist viser sig ikke at være realisabel skal den økonomiske løsningsmodel behandles politisk på ny, således at KTK's økonomi – og låntagning – på ingen måde påvirker de øvrige områder under Bygge- og Teknikudvalget.

at Bygge- og Teknikudvalget agter at indstille til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at KTK's økonomiske ramme i effektiviseringsperioden udskilles og friholdes fra Bygge- og Teknikudvalgets øvrige økonomiske rammer.

at der med to-årige mellemrum foretages en ekstern evaluering af handlingsplanens gennemførelse og fremdrift. Den eksterne evaluering ledes af en styregruppe bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen og forelægges Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget.

at  Bygge- og Teknikforvaltningen udarbejder et oplæg til den fremtidige styring og controlling af KTK, der ligger indenfor rammerne af et samlet oplæg til fremtidig controlling af de kontraktstyrede virksomheder i Bygge- og Teknikforvaltningen. Herunder at KTKs regnskab udover Revisionsdirektoratet revision også revideres af et eksternt revisionsfirma.

at Bygge- og Teknikforvaltningen tilrettelægger handlingsplanens implementering, således at en lokalemæssig tilpasning og afvikling undersøges separat i samarbejde med økonomiforvaltningen, og således at det provenu, der opnås ved lokalereduktioner tilfalder kommunekassen med fradrag af afledte flytteomkostninger m.v.

 

Endvidere indstilles det

at Bygge- og Teknikudvalget tager KPMGs rapport om uregelmæssigheder i KTK til efterretning og tiltræder, at rapporten indgår i den igangværende interne undersøgelse med ekstern advokatbistand. Den interne undersøgelse skal afdække eventuelle konsekvenser og ansvarsforhold.

at Bygge- og Teknikudvalget tiltræder de anbefalinger til opfølgning, KPMG oplister, og anmoder Bygge- og Teknikforvaltningen om at iværksætte disse.

 

 

RESUME

Den 13. august 2003 behandlede Bygge- og Teknikudvalget PLS Rambølls rapport vedrørende udviklingsmuligheder for KTK, hvor man tilsluttede sig rapportens anbefaling om en nærmere belysning af et effektiviseringsscenarium for KTK. PLS Rambøll blev herefter igangsat med dette arbejde, som nu foreligger med den afgivne rapport.

I forbindelse med gennemgang af KTKs forventede regnskab for 2003 konstaterede KPMG uregelmæssigheder vedrørende bl.a. fakturering i KTK. KPMG blev på denne baggrund bedt om en nærmere undersøgelse, som der nu foreligger rapport om.

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller i forhold til KPMG-rapporten, at eventuelle konsekvenser afventer resultatet af den igangsatte interne undersøgelse med ekstern advokatbistand.

I forhold til PLS Rambølls rapport indstiller Bygge- og Teknikforvaltningen, at anbefalingerne om en 7-årig handlingsplan for effektivisering sendes i høring i SU-systemet og hos de relevante personaleorganisationer med en angivelse af, at udvalget er sindet at træffe de nødvendige beslutninger for at iværksætte denne handlingsplan.

Handlingsplanen indebærer, at KTK effektiviseres, således at der opnås et positivt økonomisk resultat. I handlingsplanens første år vil der imidlertid fremkomme et stort negativt økonomisk resultat. Der foreslås derfor også en særlig finansiering af KTK i handlingsplanens 7 år.

Handlingsplanen vil indebære en reduktion af virksomhedens størrelse på ca. 15 %. Handlingsplanen forudsætter i denne sammenhæng en personalemæssig tilpasning med op mod 150 personer over 1-2 år.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Ultimo januar 2003 anmeldte KTKs ledelse et uventet og ekstraordinært stort underskud i 2002 på 29,6 mio. kr. Underskuddet blev anmeldt uden varsler fra KTKs ledelse ved de kvartalsvise regns kabskalkuler i april, juni og oktober 2002. Den daværende administrerende direktør havde overfor Bygge- og Teknikudvalget den 10. december 2002 varslet, at KTK ville overskride sit budget for 2002 med nogle få millioner. Borgmester Søren Pind anmodede den 28. januar 2003 – umiddelbart efter at have modtaget orientering om underskuddet på 29 mio. kr. – Københavns Kommunes revisionsdirektorat om at iværksætte en undersøgelse af baggrunden for underskuddet.

Bygge- og Teknikudvalget modtog den 28. januar 2003 en orientering om underskuddets størrelse og en redegørelse fra den daværende direktør om baggrunden herfor. Bygge- og Teknikudvalget traf den 5. februar 2003 beslutning om at iværksætte en intern undersøgelse af, hvordan et så stort uanmeldt underskud kunne forekomme. Denne interne undersøgelse blev igangsat sideløbende med den af borgmester Søren Pind rekvirerede undersøgelse fra revisionsdirektoratet. Undersøgelsen skulle gennemføres – og blev gennemført –i et samarbejde mellem Bygge- og Teknikforvaltningen og Økonomiforvaltningen.

I forbindelse med drøftelserne i Bygge- og Teknikudvalget redegjorde den daværende direktør for KTK for de initiativer, denne agtede et gennemføre i KTK for at sikre, at der ikke i 2003 ville opstå yderligere underskud. Bygge- og Teknikudvalget tog redegørelsen til efterretning og understregede overfor direktøren, at underskuddet ikke måtte gentage sig. Dette blev af direktøren bekræftet overfor udvalget. I forlængelse heraf gennemførte den daværende direktør en række afskedigelser samt en tilpasning af organisationen.

Den 9. april 2003 orienteredes Bygge- og Teknikudvalget om, at borgmester Søren Pind og Overborgmester Jens Kramer Mikkelsen havde truffet aftale om at igangsætte en uvildig ekstern analyse, der havde til formål at undersøge fremtidige udviklingsmuligheder for KTK. Bygge- og Teknikudvalget tilsluttede sig dette. Analysen blev gennemført af konsulentfirmaet PLS  Rambøll for Bygge- og Teknikforvaltningen. Undersøgelsen blev ledt af en styregruppe med repræsentanter for Bygge- og Teknikforvaltningens og Økonomiforvaltningens ledelser, og blev løbende fulgt af en følgegruppe med repræsentanter for de to forvaltninger, ledelsen i KTK samt fire tillidsrepræsentanter fra KTK.

Den 18. juni 2003 behandlede Bygge- og Teknikudvalget revisionsdirektoratets rapport om KTK. Samtidig blev rapporten fra den interne undersøgelse af KTK forelagt for Bygge- og Teknikudvalget, og resultaterne af den eksterne undersøgelse blev gennemgået for udvalget. Alle tre rapporteringer pegede på et markant problem omkring økonomistyringen i KTK.

På anbefaling af borgmester Søren Pind anmodede Bygge- og Teknikudvalget Bygge- og Teknikforvaltningen om at foranstalte en grundlæggende undersøgelse af økonomistyringen m.v. i KTK med henblik på snarest muligt at etablere en retvisende økonomistyring. Denne blev igangsat ultimo juni af Bygge- og Teknikforvaltningen, og blev gennemført af revisionsfirmaet KPMG.

I forbindelse med regnskabskalkulen for 2002 pr. juli 2003 indmeldte KTKs ledelse et forventet budgetunderskud i 2003 på ca. 20 mio. kr. På baggrund af de konstaterede problemer omkring økonomistyringen i KTK anmodede Bygge- og Teknikforvaltningen revisionsfirmaet KPMG om at bistå KTK med etablering af en valid kalkule for regnskabsresultatet på oktober 2003.

13. august 2003 behandlede Bygge- og Teknikudvalget PLS Rambølls rapport om fremtidige udviklingsmuligheder. Bygge- og Teknikudvalget tilsluttede sig anbefalingerne i rapporten, og bad Bygge- og Teknikforvaltningen igangsætte en fortsættelse af den eksterne undersøgelse med henblik på at få belyst et effektiviseringsscenarium for KTK. PLS Rambøll blev umiddelbart derefter igangsat med dette af Bygge- og Teknikforvaltningen. Undersøgelsen blev fortsat ledet af den samme styregruppe og følgegruppe.

Den 10. september 2003 blev KPMGs rapport om økonomistyringen i KTK forelagt for Bygge- og Teknikudvalget. KPMGs anbefalinger af, hvordan en kortsigtet oprustning af økonomistyringen i KTK kan tilvejebringes samt den handlingsplan, der foreslås for etablering af økonomistyring på længere sigt, blev tiltrådt af Bygge- og Teknikudvalget. I forlængelse heraf anmodede Bygge- og Teknikforvaltningen KPMG om at bistå KTKs ledelse med den daglige økonomistyring, indtil en økonomifunktion og økonomichef kunne etableres og sikre en fremtidig økonomistyring.

Den 23. oktober 2003 blev Bygge- og Teknikudvalget samlet ekstraordinært. Borgmester Søren Pind orienterede Bygge- og Teknikudvalget om, at KTKs ledelse til Bygge- og Teknikforvaltningen havde indmeldt et forventet regnskabsresultat for 2003, der udviste et budgetunderskud på godt 40 mio. kr. KPMG medvirkede til afdækning heraf. Borgmester Søren Pind orienterede samtidig udvalget om, at der i den forbindelse var fremkommet oplysninger om at såkaldte "tvivlsomme faktura" udgjorde en del af dette underskud.

Borgmester Søren Pind orienterede udvalget om, at Bygge- og Teknikforvaltningen i forlængelse heraf omgående ville tage initiativ til at bede KPMG gennemføre en undersøgelse af omfanget af de uregelmæssigheder, der var konstateret i KTK i forbindelse med tilvejebringelse af regnskabskalkulen for 2003.

Den 29. oktober 2003 behandlede Bygge- og Teknikudvalget det forventede regnskab for 2003. I den forbindelse tilsluttede Bygge- og Teknikudvalget sig Bygge- og Teknikforvaltningens forslag om, at KTKs regnskab for 2003 skulle gennemgås af KPMG med henblik på at sikre et validt regnskab som udgangspunkt for iværksættelse af effektiviseringsplanen.

Den 3. december 2003 samledes Bygge- og Teknikudvalget ekstraordinært. Borgmester Søren Pind orienterede udvalget om de foreløbige resultater af KPMGs undersøgelser af de konstaterede uregelmæssigheder i KTKs regnskabsførelse m.v. Disse indebar, at Bygge- og Teknikforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen iværksatte en intern undersøgelse med ekstern advokatbistand med henblik på at få afdækket uregelmæssighedernes omfang og drage eventuelle konsekvenser af disse. Bygge- og Teknikudvalget tog orienteringen til efterretning. Bygge- og Teknikforvaltningen iværksatte omgående den inter ne undersøgelse. Den konstituerede direktør for KTK iværksatte i samarbejde med KPMG en række tiltag, der tilsikrer, at ingen af de konstaterede uregelmæssigheder gentages.

Ultimo december orienterede ledelsen i KTK, på baggrund af KPMGs gennemgang af det foreløbige årsregnskab ultimo november, Bygge- og Teknikforvaltningens sekretariat, at det samlede resultat for 2003 forventedes at blive forværret yderligere med ca. 6 mio. kr. til samlet 46,9 mio. kr. i budgetmæssigt underskud.

 

Konsulentrapporternes anbefalinger

KPMGs rapport gennemgår samtlige konstaterede uregelmæssigheder og konstaterer, at en række procedurer, administrative og ledelsesmæssige rutiner i KTK ikke har været i overensstemmelse med gældende regler og almindelig anerkendt god forvaltningsskik. KPMGs rapport indgår i den iværksatte interne undersøgelse med ekstern advokatbistand. Når denne er afsluttet vil grundlaget for eventuelle konsekvenser – herunder placering af ansvar m.v. – være tilvejebragt.

PLS Rambølls rapport om effektivisering af KTK opstiller en syvårig handlingsplan for en omfattende effektivisering af KTK. Handlingsplanen er baseret på en konstatering af at KTK, som virksomheden fremstår i dag har lidt af mangelfuld ledelse, styring og administration kombineret med mangelfuld tilpasning af virksomheden til opgavemængder og relevante forretningsområder.

Handlingsplanens konkrete elementer tager fat på en omgående indsats overfor etablering af en relevant ledelses- og organisationsmodel kombineret med tilpasning af virksomhedens størrelse og opgaveportefølje samt en længerevarende kontinuert effektivisering og konsolidering af KTK.

Med gennemførelse af handlingsplanen vil det være muligt at omstille KTK til en tidssvarende arbejdsplads, der fortsat åbner mulighed for at få løst en række væsentlige opgaver for Københavns Kommune med en samlet reduktion i virksomhedens størrelse på netto ca. 15 %.

Der er imidlertid en række væsentlige forudsætninger, der skal være til stede som forudsætning for, at handlingsplanen kan realiseres.

Først og fremmest forudsættes politisk ønske og vilje til at tilvejebringe de nødvendige rammer for KTKs omstilling. De økonomiske vilkår for KTK vil skulle revideres. Der forudsættes accept af et akkumuleret underskud over perioden 2004-2005 på 31 mio. kr. og derefter et forventet akkumuleret overskud op mod 103 mio. kr. i perioden 2006-2010. Der henvises i øvrigt til økonomiafsnittet nedenfor.

Der forudsættes politisk accept af en tilpasning af KTK med ca.150 personer over 1-2 år, hvor max. 75 % forventes at være tjenestemænd. For en del af disse forventes der at kunne opnås aftaler om fratrædelser. Den høje andel af tjenestemænd skyldes, at KTK løbende har tilpasset på de øvrige personalekategorier.

Der forudsættes politisk opbakning til at give et reorganiseret KTK fornyede chancer for at vinde opgaver gennem efterlevelse af kommunens udbudspolitik BR321/99. Ifølge denne skal interne enheder, som KTK altid anvendes som kontrolbyder, samt evt. en hensigtserklæring om, at KTK får mulighed for at afgive tilbud på opgaver, der ikke udbydes, så KTKs omsætning kan fastholdes på det nuværende niveau. Det er ikke hensigten, at KTK hermed garanteres omsætning eller opgaver, men at KTK får en mulighed for at dokumentere, dels at der kan konkurreres på prisen, og dels kan levere ydelser af en tilfredsstillende kvalitet.

Der forudsættes forståelse hos medarbejdere og aktiv medvirken fra organisationer for de nødvendige tilpasninger, organisatoriske ændringer og betydelige overenskomstmæssige tilpasninger, der er forudsætningerne for at skabe en sund virksomhed, der baserer sig på forhold, som er sammenlignelige med tilsvarende konkurrenter på det private arbejdsmarked.

Det er Bygge- og Teknikforvaltningens vurdering, at det, såfremt samtlige nævnte forudsætninger kan opfyldes, vil være muligt at gennemføre handlingsplanen. Det skal imidlertid understreges, at forvaltningen finder det usikkert, om de eksakte økonomiske vurderinger vil kunne effektueres inden for de tidsintervaller, handlingsplanen angiver. Usikkerheden beror alene på de erfaringer, der hidtil har været omkring KTK og dermed en vis bekymring, for hvor hurtigt omstillingen vil kunne gennemføres. Forvaltningen anbefaler på den baggrund, at der i forbindelse med handlingsplanens eventuelle vedtagelse samtidig tages stilling til, at der foretages en ekstern evaluering af handlingsplanens gennemførelse hvert andet år – første gang primo 2006. Den eksterne evaluering forelægges Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget, og danner grundlag for fortløbende konkrete aftaler om de økonomiske vilkår for KTKs virksomhed. Den eksterne evaluering ledes af en styregruppe bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen. 

Det anbefales endvidere, at KTK's bevillinger i effektiviseringsperioden udskilles fra Bygge- og Teknikforvaltningens øvrige budget og økonomiske rammer. Dette med henblik på at skabe ro om Bygge- og Teknikforvaltningens øvrige økonomi og i erkendelse af, at effektiviseringen af KTK er en ekstraordinær specialsituation, der har rødder langt tilbage i historien, og derfor ikke bør belaste de øvrige opgaver, der påhviler Bygge- og Teknikforvaltningen. Underskuddene i effektiviseringsplanens første år mellemfinansieres ved hjælp af. interne lån.

Med henblik på at få afdækket og planlagt en lokalemæssig tilpasning af KTKs bygningsmasse og arealforbrug i takt med effektiviseringen, anbefales det, at der iværksættes en særskilt undersøgelse heraf i samarbejde med Økonomiforvaltningen. Det fremgår af PLS Rambølls rapport, at der anslås et muligt indtægtspotentiale på ca. 70 mio. kr. ved en maksimal lokaletilpasning over en årrække – en tilpasning, der vil indebære fraflytning af hele Ragnhildgade. Dette mulige indtægtspotentiale bør verificeres i den anbefalede undersøgelse. Det anbefales endvidere, at en mindre del af provenuet fra lokaletilpasningen anvendes til at opdatere de af KTKs lokaliteter, der skal være blivende med henblik på at forbedre utidssvarende arbejdsmiljøforhold.

Der vil blive behov for en ændret styring og controlling af KTK som kontraktstyret virksomhed i Bygge- og Teknikforvaltningen. Der er allerede taget en række initiativer hertil. Bygge- og Teknikforvaltningen er ved at færdiggøre et oplæg til, hvordan den fremtidige controlling skal tilrettelægges i forvaltningen. Forslaget fremlægges for Bygge- og Teknikudvalget ultimo januar 2004. Styringen og controllingen af KTK vil skulle fastlægges i overensstemmelse hermed og vil blandt andet omfatte udarbejdelse af en ny virksomhedskontrakt, der tager afsæt i effektiviseringsplanen, såfremt den tiltrædes politisk. Endelig vil Bygge- og Teknikforvaltningen anbefale, at KTKs regnskab udover revisionen fra Revisionsdirektoratet revideres af et eksternt revisionsfirma – på samme måde som Københavns Energi.

 

Økonomi

KTKs økonomi har siden dets etablering i 1999 kun kunne leve op til de vedtagne budgetter i etableringsåret 1999. I 2000 til 2003 (decemberskøn) har KTK samlet haft et budgetunderskud på 100 mio. kr. Det er dog for perioden 1999-2003 kun i 2003, at resultatet ser ud til at blive decideret negativt. De øvrige år har overskuddet blot været mindre en budgetteret. Det er med denne baggrund, den fremlagte effektiviseringsplan skal betragtes.

Handlingsplanens effekt set over et 7-årigt sigt er vurderet ud fra oktoberkalkulen, da dette er den seneste politisk godkendte økonomiske prognose. Oktoberkalkulen udviste et forventet årsresultat i 2003 for KTK på -40,6 mio. kr. Det skal bemærkes, at den seneste vurdering af det forventede årsresultat i 2003 er på ca. -47 mio. kr. Denne vurdering er baseret på det arbejde, som KPMG er i gang med; dels fremskaffelse af et validt regnskabsgrundlag og dels undersøgelsen af "de tvivlsomme" faktura. Da det endelige årsresultat for 2003 endnu ikke foreligger, kan der fortsat ske ændringer i dette skøn frem mod den endelige afslutning af regnskab 2003. Det endelige regnskabsresultat foreligger medio februar 2004.

Med videreførelse af resultaterne fra oktober-kalkulen udviser handlingsplanen et underskud for årene 2004 og 2005 på samlet ca. 31 mio. kr. og et overskud for årene 2006 til 2010 på godt 103 mio. kr. Dvs., at effekten af handlingsplanen over de 7 år samlet forventes at kunne give et netto overskud på ca. 72 mio. kr. Hertil kommer eventuelle konsekvenser af en lokalemæssig optimering og salg af arealer.

En af forudsætningerne for realiseringen af effekten af handlingsplanen i hvert af de angivne år er, at de politiske beslutninger med mere træffes i overensstemmelse med den tidsplan, som er skitseret i handlingsplanen. Såfremt disse beslutninger træffes senere end forudsat i handlingsplanen, vil dette ikke få betydning for den samlede effekt af handlingsplanen, men vil betyde, at effekten først realiseres på et senere tidspunkt, og derfor kan betyde tidsmæssig forskydning.

Det skal bemærkes, at forvaltningen, på baggrund af de hidtidige erfaringer med dels at gennemføre ændringer i KTK og dels med økonomistyringen i KTK, skal gøre opmærksom på, at en realisering af de forventede effekter af handlingsplanen kræver, at en række væsentlige forudsætninger opfyldes. Da der er tale om forudsætninger, hvis opfyldelse ikke alene hviler på beslutninger og handlinger, truffet i regi af Bygge- og Teknikforvaltningen, anbefaler forvaltningen, at der gives KTK en mulighed for en afvigelse i hvert af årene på +/-15 % af det forventede årsresultat. Den konkrete mellemfinansiering via interne lån foretages på baggrund af de realiserede resultater.

I tabellen (bilag 3) illustreres den forventede effekt af handlingsplanen med udgangspunkt i oktober-kalkulen 2003.

KTK har med assistance fra KPMG gennemgået regnskabet per 30. november, hvor budet er at årets samlede resultat ender på ca. -47 mio. kr. Altså en yderligere forværring på 6,3 mio. kr. set i forhold til oktober kalkulen. Denne forværring skyldtes enkeltsager, og anses ikke som betydende for KTK's ordinære drift, hvorfor der alene er tale om en forværring af 2003-resultatet.

 

Høring

Som anført i indstillingen sendes PLS' rapport i høring i SU-systemet og hos de relevante personaleorganisationer.

 

 

BILAG

Bilag 1:      PLS/Rambølls rapport: Kommune Teknik København – Effektivisering af KTK – Handlingsplan

Bilag 2:      KPMGs rapport: Revisionsrapport vedrørende undersøgelse af uregelmæssigheder ved fakturering m.v.

Bilag 3:      Tabel vedr. udvikling i KTKs resultat efter effektiviseringstiltag

 

(Bilag 1 og 2 blev omdelt på mødet den 7. januar 2004)

 

 

 

 

Mette Lis Andersen