Evaluering af arrangementstilladelse

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 9. oktober 2002

18. Evaluering af arrangementstilladelse

BTU 470/2002 J.nr. 21511.0082/02

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller forvaltningens evaluering af arrangementet til Bygge- og Teknikudvalgets drøftelse.

Bygge- og Teknikforvaltningen har i foråret 2002 givet tilladelse til Rock Show A/S til afvikling af et musikarrangement i Fælledparken den 11. maj 2002. Bygge- og Teknikudvalget har under møde den 3. april 2002 godkendt tilladelsen jf. BTU 148/2002, j. nr. 21511.0082/02. Forvaltningen har nu evalueret arrangementet og vurderer sammenfattende, at store arrangementer med entre, der betinger indhegning, ikke fremover bør holdes i Fælledparken. De følgende skader på parken er meget store både i forbindelse med et enkelt arrangement, og især hvis der afvikles flere arrangementer af denne type. Risikoen for en præcedensvirkning ved tilladelse af flere arrangementer i Fælledparken understøtter denne opfattelse. Samtidig er der andre velegnede grønne områder i byen, som kan benyttes.

Den 5. marts 2002 giver Bygge- og Teknikforvaltningen, Vej & Park, tilladelse til Rock Show A/S til afvikling af et musikarrangement i Fælledparken den 11. maj 2002.

Den 11. marts 2002 afholdes møde i Parken med deltagelse af KI, Sammenslutningen af Fælledklubber, Bygge- og Teknikforvaltningen og arrangør. Det aftales at flytte arrangementet fra Klosterfælleden til Blegdamsfælleden, og at KI og fælledklubberne skal deltage i det praktiske i forbindelse med arrangementet for at generere indtægter til klubberne.

Den 3. april 2002 godkender Bygge- og Teknikudvalget tilladelsen. I udvalgsindstillingen er opregnet de væsentligste vilkår, som er stillet i tilladelsen over for Rock Show A/S.

Den 19. april afholdes møde i forvaltningen med Rock Show A/S, hvor praktiske forhold gennemgås med politi, HUR, Miljøkontrollen og tilsynsdistriktet. Rock Show A/S oplyser, at 40.000 billetter er sat til salg.

Den 3. maj 2002 kl. 15 afholdes opstartsmøde i Fælledparken for at aftale hegning, kørepladeafdækning på græsset og fremgangsmåden ved opbygning af scene. I BTU-møde den 3. april 2002 er arrangementsarealet på Blegdamsfælleden afgrænset som arealet mellem søen, Øster Alle, fælleden til og med boldbane nr. 6 og uden om Cafe Pavillonen. Det aftales desuagtet på forslag fra Rock Show A/S, at afhegne resten af Belgdamsfælleden afgrænset ved stien rundt om fælleden. Se kort bilag 1. Den yderligere afhegning er primært begrundet i, at 2 af boldbanerne på fælleden er under omlægning og kan skånes ved afhegning. Afhegningen vil kun være på arrangementsdagen den 11. maj. Det konstateres, at den yderligere hegning giver et problem for Cafe Pavillonen, der lukkes inde, hvorfor der skal føres en drøftelse med restauratøren, som k ommunen har aftale med.

Den 10. maj 2002 fører forvaltningen tilsyn. Opstillingen er i gang, og det påtales, at lastbiler kører uden for udlagte jernplader. Rock Show A/S får straks rettet forholdet. Forholdet mellem Rock Show A/S og restauratøren i Cafe Pavillonen falder endelig på plads efter et par dages drøftelser, hvor kommunen har medvirket. Konklusionen er, at restauratøren i Pavillonen også gives adgang til i en vis udstrækning at sælge øl og vand i forbindelse med arrangementet.

Den 11. maj 2002 afholdes koncert. Koncerten finder sted i tidsrummet fra kl. 14.00 til kl. 22.00.

Den 12. maj 2002 hidkalder Rock Show A/S parktilsynet for at vise, at arealet er ryddet op. Parktilsynet bemærker, at affald og materiel ikke er kørt væk, og at der er afleveringsforretning dagen efter kl. 15.00, som det er anført i arrangementstilladelsen.

Den 13. maj 2002 kl. 15.00 ved afleveringsforretningen er Rock Show A/S ikke mødt. Forvaltningen noterer: Mangler vedrørende oprydning, skade på vandpost, beskadigelse af grene, 3 påkørte papirkurve, skader på asfalteret sti og kørespor på græsarealer. Skaderne opgøres ved overslag til ca. 100.000 kr. Nedenfor under afsnittet om økonomi er redegjort nærmere for de enkelte punkter.

Den 15. maj 2002 tilskrives Rock Show A/S om skader, og kommentarer udbedes inden for 5 dage. Af hensyn til offentlighedens brug af parken sættes visse af arbejderne i gang.

Den 21. maj 2002 skriver Rock Show A/S til forvaltningen, at Rock Show A/S ikke kan anerkende skadesopgørelsen, og at aflevering af arealet i øvrigt har fundet sted søndag den 12. maj 2002 inden fodboldkamp i Parken var slut, fordi man ville undgå at skulle rydde op efter fodboldgæster. Rock Show A/S gør gældende, at det er aftalt med forvaltningen.

Den 14. juni 2002 skriver forvaltningen til Rock Show A/S, at skadesopgørelsen fastholdes, og at den resterende retablering nu sker på Rock Show A/S' regning. Samtidig udbedes revisorpåtegnet regnskab over billetsalg og angivelse af boder i forbindelse med tivoliaktiviteter for at kunne afregne afgifter herfor.

Forvaltningens vurdering

Fælledparken er en fredet park, hvor offentligheden skal have fri adgang. Derfor har parken været søgt friholdt for arrangementer, der ved entre nødvendiggør afhegning af dele af parken. Entrearrangementer, typisk musikarrangementer, henlægges normalt til mere perifere grønne områder i byen som Valbyparken, 5-Øren og 10-Øren. Hvis entrearrangementer tillades i Fælledparken, vil det gælde ikke alene for Rock Show A/S, men også for andre arrangører. Der er således en præcedensvirkning knyttet til forvaltningens stillingtagen.

Forvaltningen vurderer sammenfattende, at store arrangementer med entre, der betinger indhegning, ikke fremover bør afholdes i Fælledparken, fordi der er velegnede grønne områder i byen, som kan benyttes. Sådanne store arrangementer medfører væsentlige skader på parken. Skader, som ved gentagne afviklinger af så store arrangementer, kan blive uoprettelige. Risikoen for en præcedensvirkning ved tilladelse af flere arrangementer i Fælledparken understøtter denne opfattelse.

1. maj arrangementet er det eneste store årligt tilbagevendende arrangement i Fælledparken, som har sin egen historiske begrundelse. Dette arrangement er et politisk, ikke-kommercielt arrangement, som ikke betinger hegning. Et mindre arrangement er karnevalet, hvor der dog hverken tages entre eller foretages hegning af noget areal.

Rock Show A/S er et kulturelt kommercielt arrangement, der er afgiftsbelagt med en arrangementsafgift, en entreafgift og en afgift pr. salgsbod.

Afgiftsreglerne er således:

• Arrangementsafgift fra 2.500 – 20.000 kr. afhængig af kommercielt præg

• Entreafgifter er 5 kr./billet indtil 150 kr., større entre da 10 kr./billet.

• Ølboder er 424 kr./bod, ørige boder er 159 kr./bod

Rock Show A/S har ved skrivelse af 21. maj 2002 opgjort afgiftsbeløbet således:

Billetter solgt: 13.370 stk. a 5 kr. kr. 66.850

Boder, 19 ølboder a 424 kr. kr. 8.056

Boder, 14 madboder a 159 kr. kr. 2.226

Afgift i alt: kr. 77.132

Ved afleveringsforretning den 13. maj kl. 15.00 er der konstateret følgende mangler, som i en vis udstrækning er dokumenteret ved fotos:

1. Tidligere opsamlet affald er ikke bortkørt og er derfor spredt ud over arealerne igen. Pris for overkørsel af arealer med opsamlingsmaskine for småt affald er skønnet kr. 15.000.
2. Vandpost ved sti til Cafe Pavillonen påkørt. Pris for udbedring skønnet kr. 5.000.
3. 2 træer ( Røn) på stien til Cafe Pavillonen beskadiget, pris skønnet kr. 500.
4. På areal 4 er påkørt 3 papirkurve, udskiftning skønnes til kr. 9.000
5. Den asfalterede sti fra Øster Alle til Frederik V`s vej skal partielt retableres på grund af skader fra gaffeltrucks med forkert dækmontering, omkostning skønnes til kr. 15.000.
6. På græsarealerne er sket omfattende kørsel med last/sætte vogne uden jernplader, omkostning til udskiftning af græs og udbedring af trykskader skønnes til kr. 52.000.

Arbejder er nu udført og kan opgøres til kr. 78.707,- excl. moms.

Mellemværendet kan opgøres således:

Rock Show A/S har betalt arrangementsafgift kr. 20.000,00

Rock Show A/S har betalt depositum kr. 200.000,00

Entreafgifter og bodafgifter kr. -77.132,00

Oprydning og retablering kr. -78.706,95

Moms af udgift oprydning og retablering kr. -19.676,75

Saldo i favør Rock Show A/S kr. 24.484,30

Opgørelsen er med forbehold for, at forvaltningen endnu ikke har modtaget udbedte supplerende regnskabsoplysninger med hensyn til billetsalg. Der er oplyst tidligere over for forvaltningen, at der er 40.000 billetter til salg, men ifølge entreafgifts opgørelsen fra Rock Show A/S er der kun solgt 13.370 billetter. Endelig må der tages forbehold for oplysning om antal af boder i forbindelse med tivoliaktiviteter, idet det ikke er et klarlagt forhold.

Fælledparken er fredet. Fredningen skal sikre, at Fælledparken holdes åben for offentligheden. Forvaltningen har vurderet, at en midlertidig afhegning af en dags varighed af en del af parken ikke er i strid med fredningen.

KI og Sammenslutningen af fælledklubber i Fælledparken er hørt under møde afholdt den 11. marts 2002, og arrangementet er tilrettelagt blandt andet under hensyn til ønsker fra disse parter.

Rock Show A/S har ikke haft bemærkninger til denne indstilling.

Kort over Blegdamsfælleden

Ole Bach