Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter

20. Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter

BTU 192/2003 J.nr. 149.0001/03

Revisionsdirektoratet har ved brev af 20. marts 2003 sendt Revisionsberetning om Københavns Kommunes Repræsentationsudgifter til Bygge- og Teknikforvaltningen, og det fremgår af brevet, at Revisionsdirektoratet anmoder om Bygge- og Teknikudvalgets eventuelle bemærkninger til beretningen senest den 24. april 2003.

Beretningen behandler særligt Overborgmesterens repræsentationsudgifter, men Bygge- og Teknikforvaltningen har som de øvrige forvaltninger besvaret spørgeskema fra Revisionsdirektoratet om repræsentation i Bygge- og Teknikforvaltningen.

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget meddeler Revisionsdirektoratet, at udvalget ikke har bemærkninger til beretningen.

Overborgmesteren anmodede på baggrund af kritikpunkter fremført i Ekstra Bladet Revisionsdirektoratet om at foretage en gennemgang af sine repræsentationsudgifter. Revisionsudvalget besluttede at imødekomme Overborgmesterens anmodning.

Revisionsdirektoratet har afleveret Revisionsberetning om Københavns Kommunens Repræsentationsudgifter. Det fremgår af brevet fra Revisionsdirektoratet, at Bygge- og Teknikudvalgets medlemmer kan rekvirere beretningen fra Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Revisionsdirektoratet har i forbindelse med processen sendt et spørgeskema til de øvrige forvaltninger vedrørende repræsentation. Der er ikke foretaget en revisionsmæssig gennemgang af forvaltningernes oplysninger, men resultaterne er kort gennemgået i afsnit V.

Revisionsdirektoratet vurderer, at Overborgmesterens udgifter til repræsentation har været afholdt i kommunens interesse, og at der er er anvendt den sparsommelighed, som forudsættes for anvendelsen af offentlige midler.

Revisionsdirektoratet udtaler kritik af Økonomiforvaltningens administration af udgiftsområdet, bl.a. vedrørende attestation og anvisningsbestemmelser, personadskillelse, oplysning om formål, deltagerkreds mv.

Revisionsdirektoratet konkluderer på baggrund af forvaltningernes besvarelser af spørgeskemaerne, at der ikke er udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser eller skriftlige retningslinier for afholdelse af udgifter til repræsentation, og at det er vanskeligt at få et samlet overblik over kommunens repræsentation, da forvaltningerne anvender forskellig konteringspraksis, samt at der er en forskellig opfattelse af, hvad der er repræsentation. Revisionsdirektoratet konkluderer endvidere, at bilagsmaterialet ikke i alle tilfælde påføres fyldestgørende oplysninger om formål med udgifterne samt deltagerkreds.

Revisionsdirektoratet fremkommer endeligt med en række anbefalinger for den fremtidige styring af området i Købnhavns kommune.

Anbefalingerne vedrører en mere præcis afgrænsning af repræsentationsudgifter, ensartet registrering af repræsentationsudgifter, vurdering af behov for at fastsætte retningslinier for afholdelsen af udgifter på det politiske niveau, budgettering af repræsentationsudgifter på relevante repræsentationskonti mv.

Økonomiforvaltningen har i deres svar til Revisionsdirektoratet udtrykt, at de vil inddrage anbefalingerne om fælles standardkontoplan, vejledninger mv. i en fremtidig justering af kommunens rammebilag, retningslinier mv. for definition, registrering og kontering af forskellige udgifter.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at definitionen af begrebet repræsentation tager udgangspunkt i, at formålet med udgiften er rettet mod eksterne personer, at udgiften afholdes som følge af et politisk initiativ og omfatter intern politisk deltagelse, og at der sondres mellem kommunale møder, arrangementer og besøg mv. og borgmesterens/BR-medlemmets personlige politiske repræsentation.

Økonomiforvaltningen anfører endvidere, at formålet med udgiften samt deltagerkreds som udgangspunkt altid bør fremgå af det konkrete bilag, der budgetteres repræsentation på funktion 6.41, samt at der tages stilling til en evt. årlig oversigt over politisk repræsentation for Økonomiudvalget.

Endvidere vil Økonomiforvaltningen overveje, om der i de fremtidige rammer for repræsentationsudgifter på nogle punkter kan fastsættes mere specifikke bestemmelser end tilfældet er i dag.

Forvaltningen indstiller, at nedenstående brev sendes til Revisionsdirektoratet med henblik på forelæggelse for Revisionsudvalget:

"Revisionsdirektoratet

Revisionsdirektoratet har ved brev af 20. marts 2003 anmodet om Bygge- og Teknikudvalgets eventuelle bemærkninger til Revisionsberetning om Københavns Kommunes Repræsentationsudgifter.

Bygge- og Teknikudvalget vil følge arbejdet med eventuel udarbejdelse af mere præcise regler for repræsentation i Københavns Kommune. Revisionsberetningen giver ikke anledning til bemærkninger.

Med venlig hilsen

Søren Pind

Mette Lis Andersen"

-

Denne sagstype er ikke omfattet af retningslinier for miljøvurderinger.

-

Mette Lis Andersen