Dialog med borgerne

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 6. juni 2001

27. Dialog med borgerne

BTU 288/2001 J.nr. 0419.0001/01

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget drøfter redegørelsen om udvalgets og forvaltningens dialog med borgerne, som er optrykt i sagsbeskrivelsen.

Der redegøres for Bygge- og Teknikudvalgets og Bygge- og Teknikforvaltningens hidtidige tiltag til styrkelse af dialogen med borgerne. Derudover fremlægges en række ideer til nye tiltag til udvalgets overvejelse. Endelig fremsættes en idé om, at udvalget indgår et partnerskab med lokalrådene om dialogen med borgerne.

Under Bygge- og Teknikudvalgets drøftelse af Byens Forum i mødet den 8. november 2000 forpligtede forvaltningen sig til at forelægge udvalget en redegørelse, der sammenfatter og anbefaler en "dialogpakke" omfattende borgermøder, brug af lokalaviser, spørgeskemaundersøgelser, telefoninterviews og anvendelse af Internettet med frist medio 2001.

Ud fra et overordnet ønske om på et tidligt tidspunkt og i højere grad at inddrage borgerne i beslutningsprocesserne, har forvaltningen gennem de seneste år opprioriteret dialogen med borgerne om planer og processer indenfor forvaltningens ressort. Her følger en oversigt over de hidtidige tiltag:

Siden udvalgsstyrets start har borgerne haft<SPAN class=maintext> mulighed for at få foretræde for Bygge- og Teknikudvalget. Hensigten er, at udvalgets medlemmer skal have mulighed for at få belyst enkeltpersoners eller gruppers synspunkter på en sag, der er på udvalgets dagsorden. </SPAN><SPAN class=maintext>Foretræde foregår normalt umiddelbart forud for det møde, på hvilket sagen drøftes i udvalget. </SPAN><SPAN class=maintext></SPAN><SPAN class=maintext>Anmodning om foretræde rettes skriftligt til borgmesteren</SPAN>. Hidtil har borgmesteren imødekommet stort set alle anmodninger om foretræde.

Foretrædeordningen har fungeret tilfredsstillende, om end udvalgets tid til behandling af dagsordener nu og da begrænses heraf. I forbindelse med tilbagemeldingerne (dialogen) med bydelsrådene opfordrede disse til, at udvalget overvejede hvorvidt man kunne ændre formen for foretræder, således at informationer og/eller dialog ville kunne foregå på en mere utvungen måde.

Derudover har borgerne mulighed for at få foretræde for borgmesteren med henblik på personligt at forelægge ham idéer, problemer eller andet, man syntes er relevant.

Borgerrepræsentationen vedtog i mødet den 29. marts 2001 et forslag til koncept for en styrket dialog med borgerne om Københavns fysiske planlægning i relation til følgende plantyper:

• Kommuneplanlægningen, herunder mål for bydelsplanlægningen
• Lokalplanlægningen
• Byfornyelsesplanlægningen
• Ikke lovbundne fysiske planer, idéoplæg m.v.

Konceptet indebærer, at hver gang der igangsættes et nyt planforløb, skal der udarbejdes et forslag til en dialogstrategi ud fra en konkret vurdering i den enkelte plansituation. Forslaget til dialogstrategi skal danne grundlag for en politisk beslutning om, hvilke dialog- og informationsaktiviteter, der skal gennemføres i det konkrete planforløb. Som obligatoriske aktiviteter i dialogstrategien etableres der en planens hjemmeside på Internettet ved hvert planforløbs igangsættelse, hvor borgerne har mulighed for at hente information og inviteres til at deltage i dialog på Internettet. Endvidere gennemføres der udstillingsaktiviteter i de berørte lokalområder, der understøtter grundlaget for dialog. Dialogstrategien kan herudover indeholde flere dialog- og informationsaktiviteter såfremt det vurderes, at planemnet giver behov for en udbygget indsats – eksempelvis afholdelse af borgermøde.

Når der om to år er indhøstet erfaringer med den styrkede borgerdialog, herunder niveauet for dialog- og informationsaktiviteter ud over konceptets obligatoriske elementer, vurderes konceptet på ny.

Det skal i den forbindelse nævnes, at Bygge- og Teknikudvalget den 25. oktober 2000 godkendte en indstilling om, at annoncering om offentliggørelse af forslag til lokalplaner samt endelig bekendtgørelse af lokalplaner i fremtiden alene sker i de relevante lokalaviser.

Bygge- og Teknikforvaltningen har gennem de senere år gennemprøvet flere forskellige modeller for dialog og samarbejde med borgerne om konkrete projekter.

Som et af de seneste eksempler kan nævnes høringen vedrørende udformningen af Kongens Nytorv, der sluttede i februar 2001. Forvaltningen havde da modtaget 272 høringssvar, heraf 177 via e-mail, og til den åbne debat-opslagstavle var der sendt 40 debatindlæg. Alle høringssvar og debatindlæg er siden indgået i det videre arbejde med pladsen. I sin udformning fulgte denne høring det ovenfor nævnte koncept for dialog om fysisk planlægning, der blev vedtaget efterfølgende.

Andre eksempler på dialog- og samarbejdsprocesser:

• Forvaltningens og udvalgets dialog og samarbejde med beboere og ejere om etablering fælles gårdanlæg.

• Samarbejdet med lokale organisationer og borgergrupper om omdannelse af en række pladser, eksempelvis Mozarts Plads, Bispebjerg Torv, Sundbyvester Plads, Enghave Plads og Halmtorvet samt de igangværende processer i forhold til Emdrup Torv, Brønshøj Torv og Husum Torv

• Kontakt- og borgermøderækken på Indre Nørrebro i 2000 om den videre udvikling af "Folkets Park" som park, og om udviklingen af andre centrale arealer på Indre Nørrebro

• Den fortsatte udvikling af Trafikplan Amager, der bliver til i en dialog og samarbejde mellem forvaltningen, politikerne, borgerne og de lokale organisationer og grupperinger. Bygge- og Teknikforvaltningen har til Bygge- og Teknikudvalget indstillet, at der igangsættes en lignende proces for udviklingen af en trafik- og miljøplan for Østerbro. Indstillingen var på dagsordenen for Bygge- og Teknikudvalgets møde den 30. maj 2001

• Planerne for en ny Amager Strandpark, for hvilken der for øjeblikket er opstillet en model i strandparken i skala 1:100 som led i dialogen med borgerne
• Skolekonkurrencen om en temahave i Valbyparken, der i 2000 blev realiseret tro mod de ideer og den model, vinderklassen fremkom med som besvarelse af konkurrencen
• Ren By-kampagnen i 2000 baseret på direkte borgerdialog og et Ren By-partnerskab. 709 borgere henvendte sig via e-mail, telefon eller post med kommentarer til kommunens renholdelsesindsats. Ren By-kampagnen fortsættes i år
• Dialogen med borgerne om den fortsatte Stop Graffiti-kampagne

På baggrund af en beslutning i Borgerrepræsentationen indledte forvaltningen i foråret 1999 et forsøg med en organiseret dialog med borgerne om brug, pleje og udvikling af Valbyparken, Fælledparken og parkerne i Fæstningsringen. I brugerrådene deltager lokale repræsentanter for diverse interesseorganisationer og lokale institutioner, herunder ældreråd og lokalråd, og i samarbejde med brugerrådene afholder forvaltningen borgermøder, hvor alle borgere kan fremkomme med kritik, ideer og forslag. En vurdering af forsøget med parkbrugerråd forventes gennemført senere i år.

I 2000 gennemførtes en Internetundersøgelse blandt bilejere i brokvartererne om forvaltningens administration af den da netop indførte parkeringsordning i brokvartererne. Ca. 20.000 borgere havde mulighed for at deltage. Som en understøttelse af undersøgelsen foretog man ca. 600 telefoninterviews med tilfældigt udvalgte borgere i brokvartererne. Brugen af Internettet som medium for en sådan undersøgelse viste sig at give større respons, end en almindelig hustandsomdelt spørgeskemaundersøgelse erfaringsmæssigt giver.

Vej & Park har ønsket at sætte fokus på kvalitet og service, og i den forbindelse er det besluttet at udarbejde et kvalitetsregnskab over brugernes tilfredshed med Vej & Parks kerneydelser. Formålet er at skabe en systematisk dialog med borgerne om kvaliteten af ydelserne samt skærpe den interne fokusering på opgaveløsninger. Kvalitetsregnskabet skal bidrage til at synliggøre sammenhængen mellem ressourceforbrug og kvalitet af den leverede ydelse. Kvalitetsregnskabet kan desuden danne baggrund for benchmarking. Projektet indeholder dels et bidrag til en bedre definition af det ønskede kvalitetsniveau for Vej & Parks kerneydelser, og der skal endvidere gennemføres tilfredshedsmålinger for de vigtigste kerneydelser.

Byens Forum er et offentligt borgerpanel, der blev oprettet i 2000 af Bygge- og teknikforvaltningen i samarbejde med analyseinstituttet Zapera.com A/S med henblik på at få mulighed for at få afdækket holdninger og synspunkter til en konkret problemstilling eller en mere langsigtet strategi. Ca. 2.300 borgere har nu tilmeldt sig, og de vil løbende blive spurgt om deres meninger om en lang række emner indefor forvaltningens område. Der er intet til hinder for, at de også kan spørges om emner inden for de øvrige forvaltningers områder. Den første undersøgelse – om graffiti – blev gennemført med en svarprocent på 76,4%. Forud for udarbejdelsen af sit kvalitetsregnskab vil Vej & Park benytte Byens Forum med henblik på at få identificeret hvilke kerneydelser, der skal indgå i regnskabet.

Bygge- og Teknikforvaltningen har del i Kommunens samarbejde med Forskningsministeriet om udviklingen af elektronisk borgerservice på en række af Kommunens traditionelle serviceområder. Ved at tilbyde en række traditionelle ydelser via Internettet kan der opnås såvel bedre service for borgerne samt større effektivitet i forvaltningen. Det er målet, at de elektroniske selvbetjeningssystemer skal:

Øge kvaliteten af Kommunens serviceydelser ved bl.a. at give kortere sagsbehandlingstider og færre fejl i såvel den digitale som den traditionelle sagsbehandling.

Øge fleksibiliteten i udbuddet af serviceydelser. Selvbetjeningssystemerne udvider bogstavelig talt åbningstiderne til hele døgnet, og giver flere adgangskanaler til kommunens ydelser.

Øge effektiviteten i forvaltningen. Med en elektronisk selvbetjening vil en del af serviceydelserne og sagerne kunne leveres og ekspederes ved hjælp af færre medarbejderressourcer, idet borgeren selv indgår i produktionen af ydelsen.

Projektet skal bl.a. dokumentere om der er fordele ved anvendelsen af elektroniske selvbetjeningssystemer med hensyn til økonomi, kvalitet og fleksibilitet samt danne udgangspunkt for udarbejdelse af en drejebog for kommuner og statslige institutioner, som ønsker at omstille forvaltningen til elektronisk selvbetjening. I den kommende IT-strategi for Bygge- og Teknikforvaltningen (færdig juni 2001) vil der blive lagt op til yderligere fokus på området herunder på både elektronisk borgerservice og erhvervsservice, hvilket også vil indebære, at forvaltningens IT-personale kompetencemæssigt forberedes hertil. Forvaltningen vil på sigt tilbyde borgerservice 24 timer i døgnet.

Fra forvaltningens overordnede hjemmeside kan borgerne endvidere tilmelde sig en nyhedsservice og således modtage pressemeddelelser samt dagsordner og beslutningsreferater fra udvalget. Fra Plan & Arkitekturs hjemmeside kan borgerne oprette abonnement på nyheder indenfor temaerne lokalplaner, arkitekturpolitik, facader og skilte, byfornyelse, almene boliger, tilskudsordninger og byøkologi. Fra Parkering · Københavns hjemmesider kan borgerne blandt andet bestille parkeringslicenser. Fra alle de nævnte hjemmesider er der også mulighed for at bestille informationspjecer om forvaltningens services.

For øjeblikket arbejder forvaltningen på i højere grad end hidtil at kunne visualisere status og idéer i form af kort, tegninger og billeder bl.a. som led i Elektronisk Borgerservice-projektet. Forvaltningen ønsker bl.a., at det bliver muligt for borgerne at kunne gå ind på et GIS-kort og klikke på et planområde og hente yderligere informationer i form af tekst og billeder. Endvidere vil det blive søgt gjort muligt at hente panoramabilleder, hvor brugeren har mulighed for at navigere 360° rundt i "byrummet".

Alle forvaltningsafdelinger er åben for personlige henvendelser. Byggeri & Bolig har etableret et egentlig KundeCenter, der har karakter af en kvikskranke, med henblik at kunne vejlede om byggeprojekter og om muligt give de fornødne tilladelser på stedet. Forvaltningens medarbejder deltager tillige jævnligt i borgermøder, som lokalråd, borgergrupper eller andre arrangerer. Derudover møder forvaltningen borgerne ved diverse offentlige arrangementer, f.eks. ved brandvæsenets åben hus-arrangementer og på Vej & Parks naturvejlederture, der undertiden har Københavns Kirkegårde som medarrangører.

Nedenfor fremlægges en række ideer til tiltag for styrkelsen af dialogen med borgerne til udvalgets overvejelse:

1. Styrket dialog vedrørende strategier, planer, større projekter o.l. indenfor Bygge- og Teknikudvalgets ressort. Forvaltningen forestiller sig, at der etableres en fast praksis for at tage konceptet for dialog om den fysiske planlægning eller dele heraf i anvendelse ved lancering nye strategier, planer og projekter af væsentlig betydning for Kommunen eller et lokalområde.

2. Styrket dialog ved opstart på projekter. Man kunne overveje at indlede projekter, hvor befolkningens opbakning er særlig væsentlig, med en dialog med borgerne om hvorfor projektet etableres, for på den måde at skabe forståelse for og rygstød til projektet. Dialogen kan omfatte inddragelse af lokale organisationer, borgergrupper m.v. i detailplanlægningen af projektet og informationen herom, borgermøder, nyhedsservice over Internettet og partnerskaber. Indførelsen af parkeringsordningen i brokvarterne er et eksempel på et projekt, der formentlig ville have været kommet bedre fra start, hvis den havde været indledt med et dialogforløb.

3. Evaluering af strategier, planer, større projekter o.l. indenfor Bygge- og Teknikudvalgets ressort. Forvaltningen forestiller sig, at der etableres en fast praksis for en evalueringsproces af strategier, planer, større projekter o.l. indenfor Bygge- og Teknikudvalgets ressort for på den måde at få borgernes vurdering af forvaltningens og udvalgets ageren.

Beslutning om en evalueringsproces foreslås i givet fald truffet som et selvstændigt "at"-punkt i forbindelse ved vedtagelsen af den pågældende sag. Man kan for eksempel lade processen omfatte

• Byens Forums vurdering af sagen
• offentliggørelse af evalueringsudkast på Internettet, hvor borgerne gives mulighed at kommentere
• høring af relevante organisationer, borgergrupper m.v.
• drøftelse og vedtagelse i Bygge- og Teknikudvalget af evalueringen; om muligt som opstart på en ny dialogproces

Man kan forestille sig en tilsvarende evalueringsproces omkring forvaltningens årsberetning som afsæt til en årligt tilbagevendende åben Internetdebat på et overordnet niveau om forvaltningens og udvalgets virke.

4. Systematiske tilfredshedsmålinger på forvaltningens kerneydelser. Forvaltningen forestiller sig, at erfaringerne fra Vej & Parks tilfredshedsmålinger og opstilling af kvalitetsregnskab kan benyttes i forbindelse med tilfredshedsmålinger på andre områder indenfor udvalgets ressort.

5. Egentlige markedsundersøgelser. Forvaltningen forestiller sig, at erfaringerne fra undersøgelsen af borgernes tilfredshed med administrationen af parkeringsordningen i brokvartererne benyttes i forhold til andre projekter af særlig karakter. Beslutning herom foreslås i givet fald truffet i forbindelse med vedtagelsen af det pågældende projekt som et særligt "at"-punkt.

6. Brugerråd. Analog med parkbrugerrådene forestiller forvaltningen sig, at der nedsættes brugerråd vedrørende andre af de services, forvaltningen yder, med henblik på en systematisering af forvaltningens dialog med interesseorganisationer, borgergrupper og enkeltpersoner med særlig interesse for emnet. Derigennem gives brugerne og forvaltningen mulighed for at afprøve synspunkter om og ideer til udvikling af forvaltningens service på et givet område.

Afgrænsningen af temaet, et brugerråd skal beskæftige sig med, skal overvejes nøje, men umiddelbart forestiller forvaltningen sig følgende muligheder for brugerråd:

• Et brugerråd i forhold til vejsystemet, hvor cyklisternes, fodgængernes, bilisternes, beboernes, skaternes m.fl.'s interesser er repræsenteret. Man kan eventuelt nedsætte flere brugerråd, som dækker hver sin del af kommunen eller som er "specialiseret" efter trafikarten, eksempelvis et bilbrugerråd og et cykelbrugerråd. En anden mulighed er tema-brugerråd, eksempelvis brugerråd for hver af de store af indfaldsveje, brugerråd for parkering, og brugerråd for cykelstier, -baner og –ruter
• Et brugerråd i forhold til byggesagsbehandlingen bestående af repræsentanter for Byggeri & Boligs typiske kunder, eksempelvis repræsentanter for ejendomsmæglerne, bygherrerne og deres entreprenører og rådgivere, grundejerforeningerne, husejerne, de almene boligselskaber og lejerne
• Flere parkbrugerråd, eksempelvis vedrørende Havneparken, Utterslev Mose, Søerne, Grøndalsparken og Damhussøen og –engen
• Et brugerråd i forhold til forvaltningens information og dialog med borgerne
• Et brugerråd for hver af kirkegårdene

7. Samarbejde med rapportører. Inspireret af Ren By-kampagnen samt Københavns Radios trafikrapportørordning kunne man - fremfor eller i en kombination med etablering af brugerråd - etablere et eller flere netværk af rapportører. Forvaltningen forestiller sig, at sådanne netværk kommer til at bestå af regelmæssige brugere af en given service, som rapporterer til forvaltningen, når en service ikke fungerer som påtænkt. Der kan eksempelvis dannes rapportørnetværk i forhold til cykelstier, indfaldsvejene, renholdelse, parker og/eller byrummet i almindelighed i udvalgte lokalområder.

8. Byvandringer. Man kan forestille sig, at politikere og embedsmænd med jævne mellemrum tager ud og mødes med borgerne på en byvandring enten for - i udgangspunktet - at lytte til borgerne, eller for at man i fællesskab oplever og efterfølgende "som ligemænd" diskuterer et lokalområde med borgerne.

9. Åben forvaltning. Man kan forestille sig, at alle forvaltningens afdelinger med jævne mellemrum afholder åbent hus-arrangementer med Bygge- og Teknikudvalget og de forskellige afdelingers ledelse som uformelle værter, hvor borgerne gives mulighed for at få politikerne og de ledende embedsmænd i tale.

10. De lokale nyhedsmedier. Med henblik på at sikre en bredere pressedækning af forvaltningens og udvalgets virke for ad den vej at styrke dialogen med borgerne, kan man forestille sig, at der etableres en mere systematisk kontakt til de lokale nyhedsmedier. Eksempelvis kunne forvaltningens direktion og/eller udvalget med jævne mellemrum invitere de lokale nyhedsmedier til pressemøder af uformel karakter og uden en egentlig dagsorden, men med lovning om, at der vil blive orienteret om dette eller hint tema. En anden mulighed er, at man samarbejder med lokale nyhedsmedier om arrangementer, hvor forvaltningen og/eller udvalget konfronteres med borgernes synspunkter. Man kan eksempelvis forestille sig, at der i samarbejde med et lokalt nyhedsmedium afholdes virtuelle borgermøder, hvor borgerne gives mulighed for at chatte med udvalget og/eller forvaltningens direktion om et bestemt tema eller om forholdene i et bestemt lokalområde. Det lokale nyhedsmedium, får så "eneretten" til at referere fra chatten. Også åben hus-arrangementerne, som foreslås ovenfor, kunne finde sted i samarbejde med de lokale nyhedsmedier.

I lyset af beslutningen om ophøret af bydelsforsøget har Bygge- og Teknikforvaltningen gjort sig overvejelser, om hvordan dialogen med borgerne kan forankres i kommunens lokalområder. Overvejelserne er mundet ud i en idé om, at udvalget indgår et partnerskab med lokalrådene om dialogen med borgerne. Man kan forestille sig, at lokalrådene kunne få en formidlende eller ordførerlignende funktion for borgerne i de forskellige lokalområder i forhold til udvalget. Heri ligger der en anerkendelse af, at lokalrådene med deres sammensætning i udgangspunktet er den institution, der for nærværende bedst vil kunne dække lokalområdernes synspunkter. Vedlagte vedtægter for Ryvangs Lokalråd illustrerer principperne for et lokalråds virke.

Hvis lokalrådene er villige til at påtage sig en sådan rolle må det medføre, dels at lokalrådene betragtes som høringsberettiget i sager af væsentlig betydning for lokalområdet og dels at borgmesteren kan invitere formanden for lokalrådet og eventuelt formanden for det relevante udvalg i lokalrådet til foretræde for Bygge- og Teknikudvalget, når en sag af væsentlig betydning for lokalområdet er på Bygge- og Teknikudvalgets dagsorden. Omvendt må Bygge- og Teknikudvalget kunne forvente, at et lokalråd, der har påtaget sig en formidlende eller ordførerlignende funktion, iværksætter initiativer, der gør, at det fremdeles fremstår som værende med mandat fra lokalområdet, desuagtet at det ikke er folkevalgt.

Man kan også forestille sig, at partnerskabet omfatter samarbejde om borgermøder og byvandringer, samt samarbejde om dannelse af brugerråd og rapportørnetværk jf. ovenfor. Og endelig kan man forestille sig, at lokalrådene hver især får tilknyttet en medarbejder i forvaltningen. Denne medarbejder vil da få en funktion som lokalrådets indgang til forvaltningen uanset emne indenfor Bygge- og Teknikudvalgets ressort. Det vil da være den pågældende medarbejders opgave at være lokalrådet behjælpelig i stort og småt.

At udvælge lokalrådene som dialogpartner udelukker ikke at man sætter dialogen med andre organisationer, institutioner, grupperinger mv. i system.

Borgerrepræsentationen har endnu ikke taget endelig stilling til forslaget om servicecentre. Virkeliggøres konceptet, vil det være naturligt at tildele servicecentrene en formidlende rolle i forvaltningens og udvalgets dialog med borgerne.

Såfremt udvalget ønsker at gå videre med ideen om lokalrådene som dialogpartner i lokalområderne, vil forvaltningen tage kontakt til Koordinationsudvalget mellem de københavnske lokalråd med henblik på en konkretisering af ideen.

En styrkelse af dialogen med borgerne udgør i større eller mindre grad en omkostning alt efter hvilke metoder, der tages i anvendelse. For nærværende kan der ikke sættes tal på, men det er vurderingen, at der formentlig vil skulle anvendes 2-3 mio. kr. til formålet.

Vedtægter for Ryvangs Lokalråd

Jens Jacobsen