Regnskabsmæssige afstemninger
Regnskabsmæssige afstemninger
Bygge- og Teknikudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 3. december 2003
Sager til beslutning
1. Regnskabsmæssige afstemninger
BTU 577/2003 J.nr. 1429.0001/03
INDSTILLING
Bygge-
og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender,
at
Plan & Arkitektur aftaler en ny regnskabspraksis med
byfornyelsesselskaberne med henblik på en præcis opgørelse af kommunens
langfristede gæld
Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget
overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler
at
der grundet en forkert konteringspraksis i hhv. Økonomiforvaltningen og Bygge-
og Teknikforvaltningen i perioden 1984 - 2003 foretages en teknisk korrektion
af Bygge- og Teknikudvalgets konto 9.25 med saldo på
alle afsluttede saneringssager.
P.t. et beløb på 1.043 mio. kr. Modpost på kommunens balancekonto 9.99.
Resterende åbne sager for ca. 350 mio. kr. afvikles fremover i takt med
sagernes afslutning.
at
der grundet en bogføringsfejl foretaget af Økonomiforvaltningen vedrørende 1998
foretages en teknisk korrektion af Bygge- og Teknikudvalgets balancekonto 9.15
på 48,564 mio. kr. Modpost på kommunens balancekonto 9.99
at
der grundet fejlposteringer foretaget i 1997 eller tidligere af
Økonomiforvaltningen foretages en teknisk korrektion af Bygge- og
Teknikudvalgets balancekonto 9.15 med terminsydelser på 2,852 mio. kr. og
midlertidige kasseforretninger på 0,171 mio. kr. I alt på 3,023 mio. kr.
Modpost på kommunens balancekonto 9.99
at
kasseindbetaling fra før 1997 på -11 tkr. afskrives over balancekonto 9.99, da
det ikke har været muligt at afgøre om posten stammer fra drift, anlæg eller
finans
at
der grundet posteringsfejl fra 1999 og 2000 foretaget af Bygge- og Teknikforvaltningen
afskrives et beløb opført som varegæld på -4,059 mio. kr. fra anlægskonto 9.56.
Modposten er reelt på byfornyelse, men da dette område budgetmæssigt er afstemt
til det forventede behov i forbindelse med vedtagelsen af budget 2004,
indstilles beløbet tilbageført til kommunens kasse, hvorfra det vil kunne
anvendes til at dække afskrivninger indenfor Bygge- og Teknikudvalgets driftsområde
at
der grundet fejlpostering foretaget af Økonomiforvaltningen i 1999 vedrørende
1997 sker en teknisk korrektion af Bygge- og Teknikudvalgets balancekonto 9.61
med 5,0 mio. kr. Modpost på kommunens balancekonto 9.99.
at
poster på i alt 6,9 mio. kr. der er fejlhåndteret i 1998-99 afskrives af Vej og
Park over de respektive driftskonti grundet bogføringsfejl og at Bygge- og
Teknikudvalget gives en tillægsbevilling til dette, da udvalgets økonomiske
handlemuligheder er stærkt reduceret på grund af det uventet store
budgetunderskud i KTK
at
Borgerrepræsentationen tager til efterretning at Bygge- og Teknikforvaltningen
omkontere 5,3 mio. kr. fra konto 9.25 til konto 9.24 Indskud i Landsbyggefonden
samt 0,8 mio. kr. fra tilgodehavender til drift.
at Borgerrepræsentationen tilkendegiver den
har i sinde, at give tillægsbevillinger til
Sagen blev udsat.
Sagen blev udsat.
RESUME
I forbindelse med
KPMG's arbejde med opbygning af et validt regnskab for 3. kvartal i KTK blev
det klart, at der var en række problemer med afstemning af statuskonti. Således
var en række konti ikke afstemt siden etableringen af KTK.
Samtidigt
orienterede Vej og Park Bygge- og Teknikforvaltningens sekretariat om, at de
efter en længere periodes indsats havde nedbrudt en række gamle poster, hvilket
betød at posterne nu kunne håndteres endeligt.
Endelig orienterede
Plan & Arkitektur Bygge- og Teknikforvaltningens sekretariat om at de ved
en gennemgang af deres finanskonti havde afdækket flere uafklarede poster samt
en systematisk forkert praksis, som betød at kommunens langfristede
tilgodehavender var opgjort forkert.
For at afdække om
der var andre tilsvarende problemer i Bygge- og Teknikforvaltningen blev
samtlige enheder bedt om at redegøre for, om der var foretaget de forventede
afstemninger i forbindelse med halvårsregnskabet, og hvorvidt der var uafklarede
poster i denne forbindelse.
Udvalget er
tidligere i brev af 15. oktober orienteret om resultatet af denne forespørgsel.
Konklusionen fra enhederne var at der kun var uafklarede poster i Plan og
Arkitektur, Vej og Park samt KTK. Øvrige enheder meldte tilbage at deres afstemninger
var ajour og at der ikke er uafklarede poster. De konstaterede problemer gennemgås
i det følgende for de berørte enheder.
Bygge- og
Teknikforvaltningen har under processen været i løbende dialog med Revisionsdirektoratet
samt Økonomiforvaltningen, hvilket vil fortsætte i forbindelse med den
fortsatte håndtering af opgaven.
Håndtering af afskrivninger
Bygge- og
Teknikforvaltningen har hidtil forventet, at disse gamle poster som hovedregel
kunne afvikles direkte over balancen. Med brev af 31. oktober 2003 fra
Revisionsdirektoratet – hvor de inspireret af Bygge- og Teknikforvaltningens proces,
har bedt samtlige fo
rvaltninger udarbejde en erklæring om afstemningen af balanceposter
– er denne forventning dog ændret, idet Revisionsdirektoratet peger på, at set
i forhold til Kasse- og regnskabsregulativets punkt 2.7.5 - Afskrivning af tilgodehavender - skal
afskrivninger som hovedregel ske over driften/anlæg.
Undtagen fra dette
er dog deciderede fejlposteringer og posteringer der fra starten er håndteret
som finansposter, da der i disse tilfælde ikke har været en modpost på kommunens
drift. Denne sondring er bekræftet i brev fra Økonomiforvaltningen af 21. oktober
2003. Disse posteringer kan fortsat afskrives direkte over balancen.
Dette betyder, at
flere poster end oprindeligt forventet skal afskrives over driften, hvorfor
Bygge- og Teknikudvalget søger en kompenserende tillægsbevilling. En tillægsbevilling
der skal finansieres via kommunens kasse. Kassen vil dog have modposten på
balancen, så kommunens likviditetsmæssigt ikke påvirkes. Får Bygge- og
Teknikudvalget ikke en tillægsbevilling til disse poster vil det belaste
rammen, og indebære et nedsat aktivitetsniveau der kun kan gennemføres gennem
yderligere besparelser. Bygge og Teknikforvaltningen gør i denne forbindelse
opmærksom på at forvaltningen i forbindelse med oktoberkalkulen har opbrugt
alle ledige reserver til at imødegå det uventet store budgetunderskud i KTK.
Sagen var på dagsordenen for
SAGSBESKRIVELSE
Plan & Arkitektur
– Omfang (pr. 10. november 2003)
|
Plan
og Arkitektur |
(1.000 kr.) |
|
Fortsat arbejde |
16.109 |
|
Omposteres |
5.300 |
|
Afskrives over driften |
790 |
|
Afskrives over anlæg |
-4.059 |
|
Afskrives over balancen |
1.095.376 |
|
I
alt |
1.113.516 |
Som det fremgår af ovenstående tabel, der er præciseret i opdateret notat fra Plan & Arkitektur (Bilag 2), er der på Plan og Arkitekturs område udestående sager for netto 16,1 mio. kr. der fortsat arbejdes med at nedbryde. Hertil kommer, at der i Plan og Arkitektur fortsat er enkelte konti, hvor der endnu ikke er overblik over hvorvidt nedbrydningen vil have eventuelle økonomiske konsekvenser. Plan & Arkitektur har i vedlagte notat redegjort for det arbejde der er i gang for at afstemme de enkelte konti. Der arbejdes efter at disse poster er nedbrudt så langt det er muligt, og således at der overfor Bygge- og Teknikudvalget kan gives en status i forbindelse med aflæggelsen af regnskabet for 2003.
0,8 mio. kr. er posteret forkert af Plan & Arkitektur i 1999-2000 og skal korrigeres over Plan og Arkitekturs drift i indeværende år. Dette kan betyde at Plan & Arkitektur må overføre et underskud til budget 2004.
På anlægsområdet er der opført 4,1 mio. kr. i varegæld,
hvilket efter en nøjere gennemgang anses som værende fejlposteringer. Dette
betyder, at der skal indtægtsføres de 4,1 mio. kr. på byfornyelsesområdets
anlægskonto. Da denne budgetramme er tilpasset det aktuelle forventede forbrug i
forbindelse med vedtagelsen af budget 2004 er det indstillet at denne indtægt
anvendes til at imødegå driftsvirkningerne af øvrige poster på Bygge- og
Teknikudvalgets område.
En enkelt post på 5,3 mio. kr. under langfristede tilgodehavender kan på baggrund af nye oplysninger omkonteres til konto 9.24 som indskud i Landsbyggefonden.
Endelig er der på Plan og Arkitekturs område foretaget flere fejlposteringer hvilket betyder at der er behov for at nedskrive flere poster over kommunens balance med samlet 1.094,6 mio. kr. Dette beløb drejer sig om 1.043 mio. kr. vedrørende fejlagtig praksis i forbindelse med håndteringen af saneringslån, 48,6 mio. kr. der er en fejlagtig saldopostering foretaget af Økonomiforvaltningen i 1999 og endelig samlet 3,0 mio. kr. der skyldtes fejlagtige posteringer på hovedkonto 8. Fejlen skal grundet KØR2 opbygningen ske over hovedkonto 9 med modpost på balancen.
De 1.043 mio. kr. vedrørende afsluttede saneringssager er en del af de samlede sager. Det samlede beløb udgør ca. 1,4 mia. kr. De resterende ca. 350 mio. kr. vil blive afskrevet tilsvarende i takt med at sagerne afsluttes over de kommende år. Den nuværende korrektion er en opretning på den fejlagtige praksis i perioden 1984-2003.
Vej og Park – Omfang
(pr. 4. november 2003)
|
Vej og Park |
(1.000 kr.) |
|
Fortsat arbejde |
-1.134 |
|
Afskrives over driften |
6.881 |
|
Afskrives over balancen |
4.964 |
|
I
alt |
10.711 |
Som det fremgår af ovenstående tabel, der er præciseret i
vedlagte notat fra Vej og Park (bilag 3), er der på Vej og Park område
udestående sager for netto -1,1 mio. kr. der fortsat arbejdes med at nedbryde.
Posten drejer sig om statuskonti vedr. løn, og er aftalt løst i sammenhæng med
KPMG's igangværende arbejde for Økonomiforvaltning/Løn- og Pensionsanvisningen.
Bygge- og Teknikforvaltningen kan altså ikke selvstændigt afslutte denne del.
6,9 mio. kr. drejer sig om diverse posteringer der ikke er
håndteret korrekt, men som må afskrives over driften jf. gældende regler for
hvordan afskrivninger håndteres. Fejlene er primært opstået i forbindelse med
de administrative omlægninger i Byggeteknikforvaltningen i 1998-99. Der søges
en tillægsbevilling til imødekommelse af denne udgift.
Endelig er der i vedlagte bilag redegjort for, at der på Vej
og Parks område er behov for at nedskrive kommunens balance med samlet 5,0 mio.
kr. med baggrund i en posteringsfejl foretaget af Økonomiforvaltningen i 1999.
Kommune Teknik
København
I forbindelse med KPMG's afrapportering om forbedringen af
økonomistyringen i KTK pegede KPMG på et akut behov for gennemførelse af
afstemninger, da halvårsrapporten ikke var baseret på afstemte beløb.
KPMG og KTK har på denne baggrund arbejdet intensivt videre
med disse afstemninger, og der er i forbindelse med KTK's kalkule pr. 23.
oktober 2003 redegjort for resultatet af dette arbejde. Netto betyder
afstemningerne en afskrivning på 2,0 mio. kr. Hertil kommer, at en gennemgang
af debitorlisterne viser, at det for en række fakturaer ikke anses som muligt
at opkræve beløbene, hvorfor der yderligere afskrives for 10 mio. kr.
Alle justeringer i KTK er håndteret i forbindelse med
kalkulen.
Fremgår af sagsbeskrivelsen.
Der er ikke foretaget en
miljøvurdering.
Høring
Der har ikke været foretaget høring.
-
BILAG VEDLAGT
Bilag 1 NOTAT Afstemninger – Sekretariatet, 10. november
2003
Bilag 2 NOTAT Afstemninger – Plan og Arkitektur, 10.
november 2003
Bilag 3 NOTAT Afstemning af gamle statuskonti i Vej og Park,
23. oktober 2003
Udsendt med dagsordenen for Bygge- og Teknikudvalgets
møde den 12. november 2003
Mette Lis Andersen