Retningslinier for information til Bygge- og Teknikudvalget om forvaltningens deltagelse i tværgående arbejdsgrupper samt om lokalplanønsker

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 2. oktober 2002

1. Retningslinier for information til Bygge- og Teknikudvalget om forvaltningens deltagelse i tværgående arbejdsgrupper samt om lokalplanønsker

BTU 452/2002 J.nr. 01116.0010/98

Socialistisk Folkeparti ved Sven Milthers og Jens Johansen stiller forslag til ny retningslinier for information til Bygge- og Teknikudvalget om Bygge- og Teknikforvaltningens eller borgmesterens deltagelse i væsentlige tværgående arbejdsgrupper. Endvidere stilles forslag til retningslinier for information om modtagelse af ønsker om udarbejdelse af lokalplaner og lignende.

Socialistisk Folkeparti ved Sven Milthers og Jens Johansen har stillet følgende forslag til:

"Retningslinjer for bedre - og hurtigere – information til Bygge- og Teknikudvalget om forvaltningens eller borgmesterens deltagelse i væsentlige tværgående arbejdsgrupper og om modtagelse af ønsker om udarbejdelse af lokalplaner o.l..

Udgangspunktet for disse retningslinjer er, at udvalget skal kende alle væsentlige initiativer på bygge- og teknikområdet, der foregår i et samspil mellem eksterne parter og bygge- og teknikforvaltningen og/eller borgmesteren – uanset om initiativet kommer fra BTF selv, fra andre kommunale forvaltninger eller fra helt udenforstående parter.

Hvis BTF eller borgmesteren finder behov for et initiativ af denne karakter skal dette forelægges udvalget på forhånd med angivelse af forslag til kommissorium, tidsplan for arbejdet og hvilke parter der skal inviteres til at deltage samt andre relevante oplysninger.

Hvis BTF eller borgmesteren inviteres til at deltage i en tværgående arbejdsgruppe om et væsentligt emne, skal udvalgets medlemmer uden unødig forsinkelse modtage en orientering gerne bilagt kopi af invitationen til deltagelse og de ovenfor nævnte informationer i det omfang de findes på dette tidspunkt. Denne orientering skal senest foreligge ved det førstkommende udvalgsmøde efter modtagelsen af invitationen i forvaltningen/hos borgmesteren. På dette udvalgsmøde aftales det, hvornår udvalget skal have forelagt en sag om forhandlernes mandat i den pågældende arbejdsgruppe.

BTF og borgmesteren skal tilsvarende uden unødig forsinkelse orientere udvalgets medlemmer om henvendelser fra andre myndigheder eller fra privatpersoner vedr. ønsker om nye væsentlige lokalplaner eller ændringer af eksisterende.

Forvaltningen skal være særligt omhyggelig med at holde udvalgets medlemmer informerede om udviklingen i sager der er på vej fra udvalget til BR eller nye initiativer der har betydning for disse sager.

Motivering:

Forløbet omkring sagen vedr. omlægning af Ring II og Københavns Havns ønske om nedsættelse af en arbejdsgruppe til at revurdere mulighederne for en forbedring af vejforbindelserne mellem havnen og Helsingørmotorvejen er – som nævnt fra BR's talerstol – et eksempel på manglende rettidig omhu fra forvaltningens side vedr. information til udvalgsmedlemmerne. Et sådant forløb skal undgås i fremtiden, hvorfor det åbenbart kan være nødvendigt at præcisere udvalgets forventninger til forvaltningens og borgmesterens videregivelse af væsentlige informationer til udvalget."

Der efterlyses af forslagsstillerne en bedre og hurtigere information til Bygge- og Teknikudvalget i de ovenfor anførte sagstyper.

Det er forvaltningens vurdering, at der næppe meningsfyldt kan blive tale om en hurtigere information end tilfældet er i dag. Der orienteres i dag om alle væsentlige tiltag i de respektive udvalgsmøder, eller sekundært i temamøder. Der afholdes som bekendt et møde i udvalget om ugen, i gennemsnit, når der ses bort fra ferier. Såfremt der måtte blive tale om en endnu hurtigere og hyppigere information, ville vi nærme os sagsbehandlerniveau, hvilket næppe kan være ønskeligt eller hensigtsmæssigt i dette forum.

Hvad angår kvaliteten af den givne information (bedre information) vil forvaltningen fremdeles bestræbe sig på at forbedre denne løbende. Der er her tale om en selvfølgelig forpligtelse, der gælder under alle omstændigheder.

Det er forvaltningens generelle vurdering, at Bygge- og Teknikudvalget med den nuværende informationspraksis tilsikres, at medlemmerne er vel kendt med alle væsentlige initiativer på udvalgets område, hvilket da også med jævne mellemrum meddeles forvaltningen - og dermed anerkendes - af udvalgets respektive medlemmer.

Forslagsstillerne ønsker endvidere, at der ved ovennævnte type sager skal ske en forudgående forelæggelse i udvalget af forslag til kommissorium, tidsplan for arbejdet, og hvilke parter der skal inviteres til at deltage samt andre relevante bemærkninger.

Forvaltningen er ikke enig i den foreslåede fremgangsmåde, der vurderes at være en administrativ opgave i forvaltningens ledelse eller – ved mindre opgaver – i de enkelte forvaltningsgrene. Det ændrer imidlertid ikke ved, at borgmesteren og forvaltningen fremdeles har en særlig informationspligt over for udvalget.

Forvaltningen finder det ligeledes uhensigtsmæssigt, såfremt udvalget – som foreslået – i fremtiden ville skulle tage stilling til specifikke invitationer fra andre forvaltninger, potentielle bygherrer m.fl. i konkrete sager, med forholden sig til kommissorier, detailtidsplaner og mulige forhandlingsmandater for borgmester og forvaltning.

I givet fald ville der være tale om en betydelig øget arbejdsindsats fra medlemmernes side på arbejdsområder, der strengt taget er sagsforberedende og sagsbehandlende.

Forvaltningen er selvsagt enig i, at den skal være omhyggelig med at holde udvalgets informeret om udviklingen i sager, der er på vej fra udvalget til Borgerrepræsentationen eller nye initiativer, der har betydning for disse sager. Sådan har praksis været og sådan bør praksis fremdeles forblive. Mængden af supplerende informationer i og uden for udvalgets regi, redegørelser og notater taler sit tydelige sprog om, at det er praksis at informere udvalget om sådanne udviklinger i sager "på vej i systemet".

Forvaltningen er uenig i substansen i forslagsstillernes motivering for ændrede retningslinier, herunder at forvaltningen skulle have udvist manglende rettidig omhu i informationen af udvalget i den aktuelle sag. Forvaltningens vurdering baserer sig på følgende:

• I begyndelsen af marts 2002 lader Københavns Havn udarbejde et notat omkring udbygningsmulighederne i Nordhavnen og de afledte trafikale konsekvenser. Borgmester Søren Pind beder om forvaltningens kommentarer til et rapportudkast, som skal behandles på et møde i havnens bestyrelse den 20. marts. Forvaltningen har forud herfor ikke kendskab til arbejdet eller rapporten.
• På et møde i Bygge- og Teknikudvalget den 6. marts efterspørges i forbindelse med behandlingen af sagen om etablering af nye kryds på Kalkbrænderihavnsgade og Strandvejen en samlet oversigt over byggeaktiviteter og –muligheder i Nordhavnsområdet samt de afledte trafikale konsekvenser.
• Forvaltningen udarbejder en redegørelse incl. de omtalte notater til Borgmester Søren Pind. Notatet udleveres til udvalget i mødet den 8. maj. På dette tidspunkt er udvalget altså vel kendt med, at havnen i planmæssig forstand arbejder med Nordhavnsområdet.
• Den 19. juni 2002 behandler Bygge- og Teknikudvalget sagen om "Eventuel omlægning af Ring 2" ved Strandøre. Indstillingen er af forvaltningen færdigarbejdet den 9-10. juni.
• I mødet tiltræder udvalget indstillingens første "at" som følger: "at muligheden for på længere sigt at lede den stigende trafik mellem Nordhavnsområdet og Helsingørmotorvejen uden om Strandøreområdet via en ny vejforbindelse mellem Kalkbrænderihavnsgade og Helsingørmotorvejen undersøges nærmere."
• Udvalget tiltræder derimod ikke forvaltningens indstilling om uforandret at lade Ring 2 forløbe som hidtil og samtidig reducere generne fra trafikken ved at gennemføre vejtekniske forbedringer, men beslutter som bekendt at ville omlægge trafikken til Strandvænget/Strandvejen, mens den langsigtede løsning undersøges nærmere.
• Den 21. juni – altså to dage efter udvalgsmødet – er Vej & Park indkaldt til møde hos Økonomiforvaltningen for at drøfte den fremtidige trafikbetjening af Nordhavnsområdet. Dette møde er det første substantielle møde i samarbejdet mellem Københavns Havn og kommunen omkring den fremtidige trafikale betjening af Nord- og Sydhavnen.
• Indholdet af dette udvalgs arbejde konkretiseres i løbet af sommeren og kommer i sagens natur også til at beskæftige sig med en ny vejforbindelse mellem Kalkbrænderihavnsgade og Lyngbymotorvejen. Forvaltningen ser ikke et problem eller en modsætning heri i forhold til udvalgets beslutninger, idet det igangsatte arbejde med denne vejforbindelse er helt i overensstemmelse med udvalgets beslutninger i Bygge- og Teknikudvalgets møde den 19. juni 2002.

Forvaltningen har rigtig nok ikke orienteret udvalget ekstraordinært om ovennævnte sagsforberedende arbejde i forbindelse med Borgerrepræsentationens behandling af sagen. Årsagen hertil var, at det igangsatte udredningsarbejde var helt i overensstemmelse med Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 19. juni. Forvaltningen kunne derfor ikke have nogen idé om, at eksistensen af dette udredningsarbejde ville kunne have nogen indflydelse på Bygge- og Teknikudvalgets medlemmers holdning til sagen, så meget desto mere som sagens substans var og fremdeles er uforandret.

Uanset man måske ville kunne mene, at forvaltningen i denne sag skulle have orienteret politikerne ekstraordinært, giver det aktuelle forslag med sit indhold og valg af formuleringer udtryk for en generel mistillid til borgmesterens og forvaltningens evne til at vurdere, hvad, i hvilket omfang, hvordan og hvornår Bygge- og Teknikudvalget skal orienteres i en sag "på vej". Dette synspunkt står i stærk kontrast til den hidtidige generelle opfattelse, som udvalget har tilkendegivet i relation til forvaltningens evne til at servicere og informere. Den aktuelle sag, herunder de forskellige opfattelser, der kan være af processens forløb, bør efter forvaltningens vurdering ikke føre til ændringer af udvalgets forretningsorden, eller fastlæggelse af nye instrukser, retningslinier eller lignende. Det ville i øvrigt også falde dårligt i tråd med de hidtidige traditioner for samarbejdet mellem netop dette udv alg og forvaltningen i særdeleshed og kommunens udtrykte vilje i værdigrundlaget i almindelighed.

Forslaget har ikke særlige økonomiske aspekter, når bortses fra en øget arbejdsmængde for udvalgsmedlemmer og forvaltning

Ingen særlige aspekter

Forslaget har ikke været hørt uden for forvaltningen

Ingen

Jens Jacobsen