Mødedato: 01.09.2004, kl. 14:00

Revisionsprotokollat nr. 7/2003 (Parkering København)

Revisionsprotokollat nr. 7/2003 (Parkering København)

Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 1. september 2004

 

 

Sager til beslutning

 

3.      Revisionsprotokollat nr. 7/2003 (Parkering København)

 

BTU 405/2004  J.nr. 1430.0002/03

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender

at de i denne indstilling anførte bemærkninger sendes til Revisionsdirektoratet som høringssvar på Årsrevisionsprotokollat nr. 7/2003 vedrørende Parkering København

De t skal oplyses for Bygge- og Teknikudvalget, at Revisionsdirektoratet deltager ved punktets behandling i Bygge- og Teknikudvalget.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har foretaget en undersøgelse af økonomistyringen i Parkering København. Formålet med undersøgelsen har været at analysere og vurdere økonomistyringen, dvs. de 5 faser: Fastlæggelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav, budgetlægningen af ressourceindsatsen på aktivitetsområder, styringen i året løb, regnskabsaflæggelsen samt den efterfølgende vurdering af målopfyldelse og evaluering.

Undersøgelsen viser generelt, at Parkering København har en veltilrettelagt økonomistyring, men at der selvfølgelig er nogle punkter hvor proces eller resultater kan forbedres. Disse punkter og forvaltningens kommentarer fremgår af sagsbeskrivelsen. Besvarelsen fra forvaltningen er kursiveret.

 


SAGSBESKRIVELSE

Parkering · København har ved gennemgang af revisionsprotokollat nr. 7/2003 noteret sig, at Revisionsdirektorat har bemærket sig den positive udvikling, Parkering · København er inde, herunder at "Den løbende økonomiske styring fremstår hensigtsmæssig, og de gennemførte ændringer i organisations- og opgavetilrettelæggelsen har haft en betydelig effekt på det månedlige gennemsnit for antal pålagte afgifter". Vi har samtidig noteret os de punkter, Revisionsdirektoratet vurderer, vi bør sætte ind i forhold til.

Parkering · København har med sin første virksomhedsplan udarbejdet i slutningen af 2002 med virkning fra 1. januar 2003 sat ind i forhold til de områder, vi på det tidspunkt fandt mest vitale for at igangsætte en positiv udvikling af virksomheden. Med virksomhedsplanen for 2004 er de igangsatte initiativer blevet justeret, og nye områder er kommet til. Virksomhedsplanen for 2004 er i forbindelse med det nye ledelsesgrundlag i Bygge- og Teknikforvaltningen blevet yderligere justeret med udarbejdelsen af en plan for 2004-5. I denne plan sammenfletter Parkering · København egne mål, handlingsplaner og resultatkrav med de strategiske temaer, Bygge- og Teknikforvaltningen som forvaltning ønsker at fokusere på. Parkering · København opfatter denne plan som en overgangsplan, og den vil blive justeret i løbet af efteråret med henblik på en virksomhedsplan gældende for 2005. Vi har således mulighed for at indarbejde henstillinger og forslag fra såvel Revisionsdirektoratet som de konsulenter, der i løbet af 2004 har foretaget analyser i Bygge- og Teknikforvaltningen.

Parkering · København har taget Revisionsdirektoratets vurderinger til efterretning og vil implementere direktoratets henstillinger og forslag i den daglige drift, idet vi dog har følgende bemærkninger til de oplistede resultater af undersøgelsen.

Budgettets målsætninger, mål og resultatkrav bør udbygges, så der tilgår det politiske niveau yderligere relevante og operationelle oplysninger om forudsætninger, aktiviteter og resultater.

Parkering · København er enig i Revisionsdirektoratets vurdering og følger Økonomiforvaltningens arbejde med udarbejdelse af ny budgetmodel, hvor den endelige udformning forventes fastlagt i forbindelse med indkaldelsescirkulæret for budget 2006. Vi deltager endvidere aktivt i drøftelserne i Bygge- og Teknikforvaltningens økonomistyregruppe vedr. forvaltningens initiativer på området. Konkret står der i vores virksomhedsplan, at

"Budget og Statistik afdækker inden 01.10.04 omkostningerne ved de enkelte aktiviteter i Parkering · København.

Endvidere udarbejdes inden 01.10.04 forslag til, hvordan Parkering · København opnår en økonomistyring på højt niveau (4-5 jf. "Benchmarking af økonomistyringen i Københavns Kommune" af 02.06.03)."

Parkering · København vil således ved udgangen af 2004 være klar til i forbindelse med budgetarbejdet for 2006 at indgå i en ny budgetmodel.

Regnskabet bør indeholde en mere udførlig opfølgning og rapportering herom.

Det er Parkering · Københavns opfattelse, at vi med tabel 15 har fulgt op på de mål, der er i budgettet. Tabel 14 skal ikke opfattes som en målopfølgning, men som en oplysning om, hvordan udviklingen i Parkering · Københavns ydelser har været.

Under Revisionsdirektoratets vurdering i afsnit 44, er det således også målene, der kritiseres frem for opfølgningen. Vi noterer os, at Revisionsdirektoratet har bemærket, at målene er udformet anderledes i forslag til budget 2005.  Indførelse af en ny budgetmodel jf. ovenfor vil naturligt forårsage yderligere ændringer samt en opfølgning og rapportering, der matcher den nye model.

Lønudgifter til administration har udgjort en stadig stigende andel af de samlede lønudgifter, mens lønudgifter til Parkeringskontrol og –service har udgjort en stadig faldende andel. Revisionsdirektoratet foreslår, at der igangsættes et udredningsarbejde af, om der er den rette ressourcemæssige balance mellem de administrative funktioner og de praktiske driftsopgaver.

Parkering · København har i løbet af de to sidste år omorganiseret og effektiviseret . Vi har i den forbindelse nøje vurderet, hvor de personalemæssige ressourcer skulle sættes ind. Effekten ses tydeligt af det høje antal udskrevne afgifter. Desværre er det sådan, at et højt antal afgifter på trods af faldende klageprocent forårsager flere klager og henvendelser i vores Kundeservice. Det vil sige det medfører behov for ekstra indsats i administrationen.

Parkering · København finder det dog relevant at dykke endnu længere ned i materien for at udnytte de personalemæssige ressourcer optimalt. Vi har i den forbindelse allerede gennemført flere analyser, som kan understøtte det af Revisionsdirektoratet foreslåede udredningsarbejde. Vi vil lade udredningsarbejdet indgå i virksomhedsplanen for 2005, idet vi dog ikke påregner at gennemføre tidsregistrering af den enkelte medarbejders arbejdsudførelse.

Antallet af klagere, der får medhold, er fortsat relativt højt, men udviser en klar nedadgående tendens. Der bør fastsættes flerårige mål for en reduktion af antallet af klagere, der gives medhold.

Som nævnt i afsnit 38 skyldes en væsentlig del af de eftergivne afgifter faktorer såsom, at bilen er havareret, har foretaget af- og pålæsning, har licens til området (men ikke placeret den synligt), at bilen er stjålet, billetautomaten defekt eller skiltningen mangelfuld. Parkering · København arbejder aktivt på at minimere disse faktorer og har f.eks. siden medio 2003 ført dialog med politiet om at opnå adgang til registeret for stjålne biler, så vi i stedet for at pålægge afgifter (som bagefter skal frafaldes), kan oplyse politiet om bilens placering.

Med hensyn til direkte fejlpålæggelse af afgifter har vi sat ind i forhold til P-vagternes kvalifikationer. I virksomhedsplanen står:

"Der indføres en årlig screening for alle p-vagter. Screeningen skal afdække hvilke evt. områder inden for parkeringsret, som p-vagterne er tvivlende overfor. Evt. tvivlområder danner grundlag for hvilke emner, efteruddannelsen retter fokus mod. Resultatet af screeningen foreligger 01.09.04.

Personale og Udvikling udarbejder herudfra oplæg til efteruddannelse.

Oplægget forelægges 01.10.04 driftschefen til godkendelse."

Den nævnte screening pågår nu og afsluttes i indeværende uge.

Parkering · København har vedr. ovennævnte i budget 2004 et mål vedr. nedbringelse af klageprocenten og i budget 2005 et mål vedr. antal fastholdt afgifter. Parkering · København finder, at opfyldelse af disse mål kun kan ske ved en opkvalificering af de pålagte afgifter, og som konsekvens heraf færre klagere, der får medhold. Da der som nævnt ovenfor er faktorer, vi ikke er herrer over, ønsker vi ikke p.t. at fastsætte direkte mål for antallet af klagere, der får medhold.

Debitorstyringen og kvalitetsstyringen omfatter mange fornuftige tiltag. Dog bør en opstramning af politikken for rykkergebyrer overvejes.

Som Revisionsdirektoratet refererer i afsnit 36, er den nuværende praksis for pålæggelse af rykkergebyr og teksten på de uddelte parkeringsafgifter tilrettelagt i et samarbejde mellem Københavns Skatte- og Registerforvaltning, advokatfirmaet Lindt, Stabell og Horten samt Parkering · København. Da mange afgifter erfaringsmæssigt forsvinder, uden at de retmæssige bilister ser dem, og bilisterne derfor først får kendskab til afgiften, når det første "erindringskort" modtages, anser Parkering · København det ikke for rimeligt allerede på dette tidspunkt at pålægge et gebyr. 

Dette vil Parkering · København gerne fastholde.

Benchmarking med andre sammenlignelige kommuner overvejes af Parkering · København.

Direktoratet anbefaler at Parkering · København yderligere – eventuelt i samarbejde med Vej & Park – gennemfører brugerundersøgelser til brug for en fremtidig revurdering af fx målsætninger og parkeringsstrategi.

Vedr. benchmarking indgår det i Parkering · Københavns virksomhedsplan, at

"Parkering · København tager initiativ til benchmarking og udvidet samarbejde med 1-3 internationale storbyer".

Vedr. brugerundersøgelser afventer Parkering · København en politisk afklaring vedr. den fremlagte parkeringsstrategi. Parkering · København vil efterfølgende vurdere, på hvilken måde en brugerundersøgelse kan indgå i den videre udvikling af Parkering · Københavns ydelser.

Revisionsdirektoratet følger med interesse arbejdet med at implementere et statistisk ledelsesværktøj, da vurderingen af produktiviteten og effektiviteten efter direktoratets opfattelse er en væsentlig bestanddel af ledelsesopgaven for Parkering · Københavns direktion.

Parkering · København er inde i en kraftig udviklingsfase, og vi vil k onstant arbejde på forbedringer, der kan højne såvel kvalitet som effektivitet i vores opgaveløsning. I den forbindelse bemærker vi, at Revisionsdirektoratet i afsnit 25 anser det for et væsentligt og godt initiativ, når Parkering · København ønsker Bygge- og Teknikudvalgets succeskriterier for virksomheden klart defineret og indskrevet i den ny virksomhedskontrakt. Parkering · København vil i så fald kunne målrette sit arbejde i endnu højere grad.

 

Økonomi

-

 

Miljøvurdering

-

 

Høring

-

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1 -    Revisionsprotokollat 7/2003 til Bygge- og Teknikudvalget vedrørende Økonomistyringen i Parkering København.

 

Mette Lis Andersen


 


Til top