Beslutning vedr. rammer for Bydelspuljen m.v. i 2025

Indstilling

Forpersonen indstiller:

1. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg godkender forslag til ansøgningsfrister for Bydelspuljen i 2025.

2. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg godkender, at Kvikpuljen fortsætter i 2025 jf. løsningsafsnittet og bevilger 50.000 kr. til puljen. 

3. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg godkender, at puljen for juletræer med julelys fortsætter i 2025 jf. løsningsafsnittet og bevilger 80.000 kr. til puljen.

4. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg drøfter og træffer beslutning om forslag om rammebevilling til tværgående samarbejdsprojekt på kulturområdet. 

5. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg drøfter og træffer beslutning om størrelsen på Bydelspuljen i 2025.

6. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg drøfter og træffer beslutning om reservering af en del af Bydelspulje-summen til hver ansøgningsfrist.

7. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg godkender forslag om afprøvning af skema til vurdering af ansøgninger

8. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg godkender forslag om at nedsætte en arbejdsgruppe i februar 2025 til revidering af støttekriterierne og arbejdsgangene for behandling af ansøgninger til Bydelspuljen.

 

Problemstilling

Generelt om lokaludvalgets puljemidler

Lokaludvalget træffer hvert år beslutning om et budget for de puljemidler, som lokaludvalget har til opgave at udmøntning til aktiviteter, udstyr og materiel, der gavner lokalområdet og bidrager til realisering af lokaludvalgets bydelsplaner. I 2024 fik Brønshøj-Husum Lokaludvalg tildelt 1.657.900kr.i puljemidler af Borgerrepræsentationen.

Se bilag for lokaludvalgets Pulje- og projektkatalog for 2024, vedtaget af lokaludvalget d. 14. december 2023.

Arbejdsgruppen vedr. rammerne for lokaludvalgets Bydelspulje 2025

En arbejdsgruppe bestående af Sune Vuorela og Søren Cloos har udarbejdet et forslag til rammerne for lokaludvalgets Bydelspulje i 2025. Forslaget er udarbejdet på baggrund af lokaludvalgsseminaret den 14. september, hvor de fremmødte drøftede forslag til rammer for Bydelspuljen m.v. i 2025, med udgangspunkt i de vedtagne rammer fra 2024, herunder antallet af ansøgningsfrister, reservering af puljemidler til hver ansøgningsfrist, strategiske puljer/underpuljer til Bydelspuljen samt revidering støttekriterier og arbejdsgange for behandling af ansøgninger til Bydelspuljen. Desuden holdt Robert Nielsen et inspirationsoplæg om Amager Vest Lokaludvalgs overgang fra forbehandling af ansøgninger i fagudvalg til forbehandling i et puljeudvalg.  

Løsning

Ansøgningsfrister til Bydelspuljen 2025

Lokaludvalgets arbejdsgruppe foreslår, at der ligesom i 2024 skal være i alt fire ordinære frister til Bydelspuljen i 2025. Første ansøgningsfrist til Bydelspuljen 2025 var 7. oktober med behandling 21. november 2024. Arbejdsgruppen foreslår yderligere tre frister:

• 13. januar 2025 - behandles 27. februar 2025
• 7. april 2025 - behandles 22. maj 2025
• 18. August 2025 - behandles 25. september 2025

Arbejdsgruppen foreslår, at den første ansøgningsfrist til 2026-Bydelspuljen er den 6. oktober 2025 med behandling den 20. november 2025.

Ansøgningsfristerne ligger 5-6 uger før det lokaludvalgsmøde, hvor ansøgningerne behandles. Sekretariatet forbehandler ansøgningerne og sender dem derefter til fagudvalgene ca. 14 dage før forretningsudvalgsmødet.

Lokaludvalget træffer beslutning om uddeling af puljemidler via Bydelspuljen ud fra regulativ og kommissorium for lokaludvalg samt de gældende støttekriterier for Bydelspuljen, som senest er vedtaget i februar 2022: Beslutning: Opdatering af kriterier for Bydelspuljen | Københavns Kommune

 

Budget for Brønshøj-Husum Lokaludvalgs puljemidler i 2025

Brønshøj-Husum Lokaludvalg får tildelt 1.699.900 kr. i puljemidler i 2025, hvilket er 42.000 kr. mere end i 2024. Arbejdsgruppen kendte ikke puljemidlernes størrelse, men foreslog samme inddeling af Brønshøj-Husum Lokaludvalgs puljemidler som i 2024, under forudsætning af, at lokaludvalget tildeles omtrent samme beløb som i 2024: 

• Bydelspuljen: 790.000 kr.
• Kvikpuljen: 50.000 kr.
• Juletræs-puljen: 80.000 kr.
• Ramme til samarbejdsprojekt på kulturområdet: 80.000 kr.
• Pulje B og C - Egne projekter og kommunikation: 600.000 kr.

Kvikpuljen

Kvikpuljen blev lavet i 2023 med det formål at styrke muligheden for, at børn og unge mellem 13-25 år laver aktiviteter i bydelen for andre børn og unge.

Arbejdsgruppen foreslår, at Kvikpuljen videreføres i sin nuværende form, med løbende ansøgningsfrist, online ansøgningsformular og et maxbeløb pr. ansøgning på 5.000 kr. Kvikpuljen fortsætter med den organisering og de støttekriterier, som lokaludvalget vedtog i januar 2023 og igen i oktober 2024: Beslutning om oprettelse af Kvikpuljen og nedsættelse af bevilingsudvalg | Københavns Kommune (kk.dk)

Bevillingsudvalget består pt. af Pernille Høholt, Lis Søkvist, Ingrid Kaaber Pors og Jens Kristian Jensen (forperson). Med beslutningen om fortsættelse af Kvikpuljen uddelegerer Brønshøj-Husum Lokaludvalg beslutningskompetencen over midlerne i Kvikpuljen til bevillingsudvalget, specifikt forpersonen. Bevillingsudvalget er åbent for alle lokaludvalgsmedlemmer og –suppleanter. Kontakt sekretariatet, hvis du vil sidde i bevillingsudvalget.

 

Juletræspuljen

Juletræspuljen blev lavet med det formål at sætte en begrænsende ramme for, hvor meget støtte lokaludvalget kan give til juletræer i bydelen. Puljen har eksisteret siden 2021, med varierende retningslinjer.

Arbejdsgruppen foreslår, at Juletræspuljen videreføres i sin nuværende form, med tilføjelse af en begrænsning af, hvor højt et beløb lokaludvalget kan støtte med pr. juletræ.

Puljen kan søges til dækning af udgifter i forbindelse med opsætning af juletræer med julelys på en af bydelens pladser eller et andet offentligt sted. Det ansøgte beløb pr. ansøgning/juletræ må ikke overstige 40.000 kr.

Ansøgninger skal være lokaludvalget i hænde senest ved ansøgningsfristen i april 2025 og behandles på lokaludvalgsmødet i maj 2025. Ansøgning sker efter samme ansøgningsskema som Bydelspuljen og med udgangspunkt i de gældende støttekriterier for Bydelspuljen.

Støtte til aktiviteter, der omhandler jul samt projekter, der har til formål at opsætte midlertidig lysudsmykning, kan søges ved alle ansøgningsfrister.

 

Ramme til samarbejdsprojekt på kulturområdet

Lokaludvalget har siden 2022 haft en Kulturnatten-pulje på 80.000 kr. med det formål at støtte arrangementer i Brønshøj-Husum under Kulturnatten i København.

Arbejdsgruppen foreslår, at Kulturnatten-puljen ikke videreføres. I stedet reserveres en ramme på 80.000 kr. der skal anvendes til en lokal kulturnat/samlende kulturaktivitet/lokal kulturfestival, der kan samle bydelen og/eller sætte bydelen på landkortet. Kulturudvalget skal komme med forslag til, hvordan pengene skal udmøntes, og om det skal ske via ansøgninger eller via en projektgruppe med lokale kulturaktører. Den konkrete plan for anvendelsen af midlerne skal godkendes af lokaludvalget – enten som en del af lokaludvalgets projektkatalog for 2025 eller som et selvstændigt punkt på et lokaludvalgsmøde.  

 

Reservering af midler til hver ansøgningsfrist

Arbejdsgruppen foreslår, at der i stil med 2024 holdes nogle af Bydelspuljens midler i reserve, så der er midler at uddele til hver ansøgningsfrist - for at modvirke, at Bydelspuljen løber tør i løbet af året, så ansøgningsfrister må aflyses. Arbejdsgruppen foreslår, at lokaludvalget reserverer ca. 30 % af puljen til 2. ansøgningsfrist og ca. 10 % til 3. og 4. ansøgningsfrist. Midlerne til underpuljer/strategiske indsatser medregnes ikke.

Under forudsætning af, at lokaludvalget beslutter at Bydelspuljens størrelse skal være på 790.000 kr. ligesom i 2024, ser fordelingen sådan ud:

• I november 2024 kan lokaludvalget maksimalt uddele 390.000 kr.
• Til februar 2025 er minimum 240.000 kr. til uddeling.
• Til maj 2025 er minimum 80.000 kr. til uddeling.
• Til september 2025 er minimum 80.000 kr. til uddeling.

Tilbageløb fra Bydelspulje-projekter (ved mindre forbrug og aflysninger) føres automatisk tilbage i Bydelspuljen og overføres til næste ansøgningsfrist. Det kræver en lokaludvalgsbeslutning, hvis ubrugte midler fra pulje B+C skal flyttes over i Bydelspuljen.

 

Forsøg med skema til vurdering af ansøgninger

Arbejdsgruppen foreslår, at fagudvalgene tester et skema, som skal hjælpe fagudvalgene med at vurdere, i hvilken grad den enkelte ansøgning lever op til lokaludvalgets støttekriterier. Vurderingsskemaet har til formål at gøre det mere overskueligt for fagudvalgene at forholde sig til støttekriterierne, når ansøgningerne behandles. Skemaet er baseret på et skema, som bruges af bl.a. Amager Vest og Vanløse Lokaludvalgs puljeudvalg.

Skemaet bruges til at score hver ansøgning fra 1 (dårligst) til 5 (bedst) på en række af de kriterier, som lokaludvalget ifølge retningslinjerne lægger vægt på i ansøgningsbehandlingen.

Fagudvalgene opfordres til at teste skemaet ved ansøgningsbehandlingen i november 2024 og februar 2025. Fagudvalgene opfordres til at komme med tilbagemeldinger på, om skemaet gør ansøgningsbehandlingen mere overskuelig. Desuden om der er flere støttekriterier m.v., der skal tilføjes til skemaet.

 

Revidering af Bydelspuljens støttekriterier

Arbejdsgruppen foreslår, at lokaludvalget til februar 2025 nedsætter en arbejdsgruppe, der skal komme med forslag til ændringer af Bydelspuljens støttekriterier. Arbejdsgruppen til revidering af støttekriterierne kan fx overveje ændringer i forhold til:

• Behovet for lokal forankring
• Deltagere vs. tilskuere
• Frivillighed vs. professionalisme (sætte bydelen på landkortet)
• Nyskabelse vs. traditioner
• Indkøb af udstyr
• Kommunale ansøgninger
• Ansøgninger, hvor forplejningsudgifterne er en stor del af budgettet
• Bydelsplanen som rettesnor for prioriteringer

   

Arbejdsgruppen til revidering af støttekriterierne skal også evaluere brugen af vurderingsskemaet. Arbejdsgruppen til revidering af støttekriterierne kan også arbejde med andre forslag til ændringer, herunder nogle af de idéer, der blev drøftet på lokaludvalgsseminaret den 14. september 2024:

• Behandling af ansøgninger i et Puljeudvalg
• Én samlet pulje (i stedet for A, B og C)
• Praksis for evalueringer og følgepersoner

 

Fagudvalgenes og forretningsudvalgets drøftelser

Arbejdsgruppens forslag har været drøftet i Byudviklingsudvalget, Miljøudvalget og Børne-, Unge-, Fritids- og Idrætsudvalget, der alle bakker op om forslaget. Social- og Sundhedsudvalget har ikke drøftet forslaget.

Kulturudvalgets forslag

Kulturudvalget har også drøftet arbejdsgruppens forslag og foreslår to ændringer:

1) Kulturudvalget drøftede forslaget om en rammebevilling til samarbejdsprojekt på kulturområdet. Kulturudvalget foreslår at rammen bliver på 110.000 kr. Desuden ønsker Kulturudvalget, at puljen/projektet får et andet navn end "samarbejdsprojekt på kulturområdet", så det ikke kun er Kulturudvalget, der skal drive arrangementer fra denne pulje. Det vil være godt med samarbejde på tværs af udvalgene.  

2) Kulturudvalget foreslår, at der forsat er en mindre pulje til aktiviteter under Kulturnatten i København. Kulturudvalget mener, at det er godt, at bydelen er med i Kulturnatten, men i mindre format end tidligere. Kulturudvalget foreslår en Kulturnatten-pulje på 45.000 kr. 

Forretningsudvalgets drøftelser

Forretningsudvalget har drøftet arbejdsgruppens forslag. Forretningsudvalget bemærker, at arbejdsgruppens forslag til rammerne for Bydelspuljen 2025 indebærer følgende ændringer fra Bydelspuljen 2024:

- Der reserveres flere midler til anden ansøgningsfrist til Bydelspuljen 2025 (30 procent af Bydelspuljen).

- Der sættes loft over hvor meget lokaludvalget maksimalt ønsker at uddele til ansøgninger om støtte til juletræer.

- Fagudvalgene arbejder i 2025 med arbejdsgruppens skema, når der behandles puljeansøgninger.

Forretningsudvalget har drøftet Kulturudvalgets forslag og lægger op til, at lokaludvalget drøfter forslag om 'tværgående samarbejdsprojekt på kulturområdet'. Forretningsudvalget foreslår, at lokaludvalget drøfter;

1) om lokaludvalget i 2025 har energi til at samle en arbejdsgruppe om en tværgående aktivitet, der skal binde bydelens kvarterer sammen. I så fald skal lokaludvalget beslutte tema herfor og afsætte en økonomisk ramme under 'egne projekter' i 2025. 

eller

2) om lokaludvalget i stedet skal afsætte midlerne i en særpulje under Bydelspuljen. I så fald skal lokaludvalget beslutte et formål, kriterier og rammer for puljen. 

eller

3) om lokaludvalget skal lade de foreslåede midler indgå i den ordinære Bydelspulje.

Dertil foreslår Forretningsudvalget, at det er hele lokaludvalget, der f.eks. på et seminar, arbejder med om puljeansøgninger skal behandles i puljeudvalg eller ej samt om lokaludvalget skal have en samlet pulje eller ej. Arbejdsgruppen kan godt udarbejde forslag til reviderede støttekriterier.

Sekretariatets bemærkninger

Efter ønske fra forretningsudvalget har sekretariatet lavet en oversigt over antal ansøgninger og bevilgede beløb fordelt over året i perioden 2021-2024. Oversigten kan ses i bilag.

Forretningsudvalget har efterspurgt en vurdering af, om lokaludvalget kan opfordre ansøgere til at søge igen ved en senere ansøgningsfrist, hvis ansøger får afslag på støtte med den begrundelse, at lokaludvalget ikke har økonomi til at imødekomme ansøgningen.

Sekretariatet vurderer, at lokaludvalget i princippet godt kan opfordre ansøger til at søge igen, uden at overtræde princippet om kun at måtte træffe beslutning om en sag én gang. Dels vil der være tale om en ny ansøgning (og dermed en ny sag). Og dels vil omstændighederne omkring sagen være ændret/der vil være nye oplysninger i sagen, idet lokaludvalget ved næste ansøgningsfrist igen vil have penge at uddele.

Det er dog sekretariatets vurdering, at en sådan opfordring vil medføre en øget arbejdsbyrde for både ansøger og sekretariatet, da ansøgningen skal sendes, registreres og behandles på ny. 

Alternativt kan lokaludvalget beslutte at videreføre sagen/udskyde beslutningen om sagen til førstkommende møde, hvor lokaludvalget behandler ansøgninger. Denne løsning vil begrænse arbejdsbyrden for sekretariatet, sammenlignet med ovenstående.

Sekretariatet bemærker, at der er tale om en hurtigt foretaget vurdering, og at sekretariatet ikke har søgt bistand hos andre i Økonomiforvaltningen i forbindelse med vurderingen. 

Økonomi

Økonomiforvaltningen har meddelt, at Borgerrepræsentationen i 2025 tildeler Brønshøj-Husum 1.699.900 kr. til selvstændig varetagelse i 2025.

Videre proces

Sekretariatet offentliggør lokaludvalgets beslutning vedrørende ansøgningsfrister, Bydelspuljens størrelse, underpuljer m.v. via lokaludvalgets sædvanlige kommunikationskanaler. 

Hvis lokaludvalget beslutter at reservere dele af Bydelspuljemidlerne til hver ansøgningsfrist, udregner sekretariatet den præcise fordeling inden beslutningen om rammerne for Bydelspuljen offentliggøres.