Ny procedure for behandling af ansøgninger på lokaludvalgsmøder

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg godkender, at ansøgninger til Bydelspuljen fremover kan sættes på lokaludvalgsdagsordenen som B-sager.

Problemstilling

Baggrund

På lokaludvalgets seminar den 20. august drøftede deltagerne Bydelspuljen, herunder behandling af ansøgninger, opdeling i mindre målrettede puljer, julepulje og evt. restmidler. Denne indstilling handler om lokaludvalgets behandling af puljeansøgninger. De øvrige temaer vedr. Bydelspuljen, drøftet på seminaret, behandles særskilt på et senere tidspunkt.

Behandling af puljeansøgninger

På lokaludvalgsseminaret den 20. august drøftede deltagerne, at lokaludvalget bruger forholdsvist meget tid på behandlingen af ansøgninger til Bydelspuljen. Seminardeltagerne udtrykte ønske om at bruge mindre tid på ansøgninger på lokaludvalgsmøder.

Puljeansøgninger behandles på nuværende tidspunkt først i de(t) relevante fagudvalg, der indstiller støttebeløb og kommer med begrundelser for eller imod støtte. På baggrund af fagudvalgenes drøftelser kommer forretningsudvalget med indstilling til lokaludvalget og formulerer udkast til begrundelser for eventuelle afslag/delvise afslag.

Hver ansøgning behandles pt. som et selvstændigt punkt på et lokaludvalgsmøde. Ansøgningerne er ikke tilgængelige som bilag til lokaludvalgsdagsordenen, da der er tale om fortroligt materiale. Af hensyn til offentligheden og for at give lokaludvalgsmedlemmerne overblik over relevante detaljer i ansøgningerne, rummer hvert dagsordenspunkt en forholdsvist detaljeret gennemgang af den pågældende ansøgning.

På baggrund af drøftelserne på seminaret har sekretariatet udarbejdet forslag til, hvordan der kan bruges mindre tid på ansøgninger på lokaludvalgsmøder.

Løsning

Puljeansøgninger som B-sager

Der er mulighed for at det enkelte lokaludvalg kan beslutte at arbejde med en opdeling af dagsordenens sager i A- og B-sager. Opdelingen vil ske i et samarbejde mellem formanden/forretningsudvalget og udvalgssekretæren og er udtryk for en vurdering af sager, hvor der i B-sager ikke forventes politisk forhandling. I A-sager kan ske en politisk forhandling - en debat og evt. en afstemning. B-sager godkendes sammen med dagsordenen som punkt 1.  Et medlem kan forud for et møde eller under punktet om godkendelse af dagsordenen på selve mødet, tilkende, at en B-sag ønskes løftet til en A-sag. 

Sekretariatet foreslår, at forretningsudvalget som en del af deres behandling af ansøgningerne fremover vurderer, om hver enkelt ansøgningsindstilling forventes at give anledning til debat i lokaludvalget. Hvis forretningsudvalget vurderer, at lokaludvalget vil godkende den pågældende indstilling uden debat, sættes ansøgningen på dagsordenen som en B-sag. Inden hvert møde gør formanden lokaludvalget opmærksom på, om der er B-sager på dagsordenen og giver lokaludvalget mulighed for at løfte en eller flere B-sager til A-sager.

Sekretariatet vurderer, at denne løsning sandsynligvis vil spare tid på lokaludvalgsmøderne, men bemærker samtidig at løsningen indebærer en risiko for, at nogle holdninger til ansøgningerne ikke bliver belyst, idet lokaludvalgsmedlemmerne kan opleve som en barriere at skulle bede om at få løftet en B-sag til en A-sag.

Puljeansøgninger som ét samlet dagsordenspunkt

En anden løsning, der var oppe at vende på seminaret, var, at alle ansøgninger fremover behandles som ét samlet punkt, hvor hver ansøgning har et selvstændigt ’at-punkt’ under indstillingen. Se eksempel fra Bispebjerg Lokaludvalg.

Sekretariatet anbefaler ikke denne løsning. Løsningen vil medføre færre punkter på dagsordenen, men det er usikkert, om det reelt vil føre til, at lokaludvalget bruger mindre tid på ansøgningsbehandlingen, da hver ansøgningsindstilling stadig skal godkendes på lokaludvalgsmødet. Desuden vil denne løsning medføre en meget lang og dermed svært overskuelig indstillingstekst, når hver enkelt ansøgning skal gennemgås i én indstillingstekst. Alternativt skal indstillingsteksten fremover rumme mindre information om hver enkelt ansøgning, hvilket offentligheden og lokaludvalget kan opleve som en forringelse.

Forretningsudvalget har drøftet ovenstående løsningsmodeller og anbefaler løsningen, hvor Bydelspuljeansøgninger kan sættes på lokaludvalgsdagsordenen som B-sager. Det er formanden der foretager en vurdering af, om den enkelte ansøgning skal sættes på dagsordenen som A- eller B-sag, på baggrund af en drøftelse i forretningsudvalget.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Sekretariatet implementerer lokaludvalgets beslutning fra og med lokaludvalgsmødet i oktober 2022.