Indledende drøftelse af ansøgningsfrister til Bydelspuljen i 2023

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg tager en indledende drøftelse af de to modeller for ansøgningsfrister for Bydelspuljen i 2023.

2. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg tager en indledende drøftelse af muligheden for at oprette en ny pulje som supplement til Bydelspuljen.

3. at Brønshøj-Husum Lokaludvalg, såfremt der er stemning for oprettelse af en ny pulje, nedsætter en arbejdsgruppe, der kan udarbejde forslag til rammer og støttekriterier m.v. for den nye pulje. 

Problemstilling

På lokaludvalgets seminar den 20. august drøftede deltagerne muligheden for, at der i 2023 offentliggøres færre ansøgningsfrister til Bydelspuljen end tidligere.

Formålet med færre ansøgningsfrister skulle være at give lokaludvalget mulighed for at sammenligne og vurdere flere ansøgninger op mod hinanden. Samtidig vil det give flere lokaludvalgsmøder helt uden ansøgningsbehandling, hvilket vil give mere tid til drøftelse af andre emner. 

Ulemper ved færre ansøgningsfrister kan være, at ansøgningsbehandling vil fylde meget på fagudvalgsmøder og lokaludvalgsmøder i de måneder, hvor der skal diskuteres ansøgninger. Desuden giver færre ansøgninger mindre fleksibilitet for ansøgere, som skal planlægge og søge støtte til deres projekter længere ud i fremtiden. 

På lokaludvalgsseminaret blev oprettelsen af en ekstra pulje for eksterne ansøgere drøftet, for at imødekomme små foreninger og aktører, der ønsker at lave mindre projekter med kortere varsel. Puljen skulle være et supplement til Bydelspuljen med overordnet samme formål: at støtte tværgående, bydelsrelaterede, dialogskabende og netværksdannende aktiviteter. Den nye pulje skulle samtidig have flere ansøgningsfrister og have en beløbsgrænse for, hvor stort det ansøgte projekts budget må være. Den ekstra pulje kan eventuelt have selvstændige støttekriterier med færre krav til, hvad projektet skal opfylde for at komme i betragtning til støtte.

Løsning

Ansøgningsfrister

Sekretariatet foreslår to mulige modeller for ansøgningsfrister i 2023:

Model 1: Nogenlunde svarende til tidligere år er der otte ansøgningsfrister til lokaludvalgets 2023-puljemidler. Ansøgningsfristerne kunne ligge i september 2022, oktober 2022 (allerede udmeldt) samt januar, februar, april, maj, august og oktober 2023. Desuden er det muligt at søge om støtte fra lokaludvalgets 2024-puljemidler i oktober og november 2023.
Der er som tidligere cirka en måneds behandlingstid på ansøgningerne. Det vil sige, at lokaludvalget behandler ansøgningerne måneden efter at de er indsendt.

Model 2: Der planlægges færre ansøgningsfrister for 2023-puljen end tidligere år, i alt fem. Der er allerede udmeldt ansøgningsfrister i september og oktober 2022. Yderligere frister kunne ligge i januar, marts, maj og oktober 2023. 2024-puljen kan evt. have endnu færre frister, så der opereres med fire frister: oktober 2023 samt januar, marts, maj 2024. 
Der er som tidligere cirka en måneds behandlingstid på ansøgningerne. Det vil sige, at lokaludvalget behandler ansøgningerne måneden efter, at ansøger har sendt ansøgningen.

Vedtagelse af en ny pulje

Som supplement til model 2 kan oprettes en ekstra pulje som kan søges af eksterne. Sekretariatet anbefaler, at der forud for en eventuel vedtagelse af en ekstra pulje nedsættes en arbejdsgruppe, der kan komme med et oplæg for rammerne for puljen, fx:

• Skal puljen have en særlig målgruppe (fx unge, foreninger, selvorganiserede grupper)?
• Skal lokaludvalget uddelegere beslutningskompetencen vedrørende bevillinger fra puljen til fx en arbejdsgruppe, formandskabet eller sekretariatet?
• Skal puljen have faste ansøgningsfrister eller kunne søges løbende?
• Skal puljen have særlige støttekriterier, der måske er mindre restriktive en Bydelspuljens?
• Hvad skal den maksimale tilskudssum være? Fx 5.000 kr., 10.000 kr. eller 15.000 kr.?

Sekretariatets bemærkninger

Sekretariatet bemærker, at færre ansøgningsfrister kan have betydning for sekretariatets fleksibilitet i forhold til løsning af opgaver for lokaludvalget umiddelbart før og efter ansøgningsfrister, idet det vil kræve større ressourcer at skulle forbehandle mange ansøgninger på kort tid. Dette gælder såfremt lokaludvalget kommer til at modtage det samme antal ansøgninger som nu, men fordelt på færre frister.

Sekretariatet bemærker desuden, at vedtagelsen af en ekstra pulje muligvis vil medføre et større træk på sekretariatets ressourcer, særligt hvis den nye pulje fører til flere ansøgninger eller hvis der vedtages flere ansøgningsfrister eller kortere behandlingstid for den nye pulje.

Forretningsudvalgets drøftelser

Forretningsudvalget har drøftet ansøgningsfrister til Bydelspuljen i 2023 og foreslår, at antallet af almindelige ansøgningsfrister til Bydelspuljen sættes ned fra otte ansøgningsfrister til fem ansøgningsfrister.

Dertil foreslår Forretningsudvalget, at der nedsættes en arbejdsgruppe til at drøfte og udarbejde forslag til kriterier for mindre pulje på f.eks. i alt 50.000 kr. målrettet unge, som løbende kan ansøges og hvor ansøger får hurtigere svar. Forretningsudvalget har drøftet, at oprettelsen af en sådan pulje vil supplere Bydelsplanen i forhold til at understøtte bydelens mange børn og unge. Endvidere at det f.eks. kan være et krav, at man skal være max. 23 år for at kunne ansøge puljen.

Økonomi

Drøftelsen har ingen økonomiske konsekvenser. Senere på året - når størrelsen på lokaludvalgets puljemidler i 2023 kendes - beslutter lokaludvalget en fordeling af midlerne, herunder hvor mange midler der kan søges af eksterne. 

Videre proces

Lokaludvalget vedtager en samlet plan for lokaludvalgsmøder i 2023 og ansøgningsfrister i 2023 senere på året, forventeligt på lokaludvalgsmødet i december 2022.

Hvis lokaludvalget beslutter at nedsætte en arbejdsgruppe til drøftelse af en eventuel ny pulje, bliver arbejdsgruppens anbefalinger fremlagt på samme møde. Alternativt udarbejder sekretariatet udkast til ansøgningsfrister til godkendelse.