Ansøgning om støtte til "2700 Halloween"
Indstilling
Formanden indstiller,
1. At Lokaludvalget bevilger 30.000 kr. til projektet "2700 Halloween".
Problemstilling
Handels- og Erhvervsforeningen i Brønshøj/Husum/Tingbjerg (HBH) søger om støtte til at afholde halloween fredag den 28.oktober med aktiviteter på Brønshøj Torv.
Formålet med arrangementet er at samle byens borgere, butikker og lokale foreninger og skabe opmærksomhed på de lokale butikker blandt Brønshøj-Husums borgere. Der vil være underholdning i form af spøgelseshus, hekse og en ballonmand samt græskarskæring for børn.
Arrangementet laves i samarbejde med en række lokale foreninger m.m. På nuværende tidspunkt er der lavet aftale med Natteravnene, Brønshøj Kirkes pigekor, Brønshøj Kirkes præst og Livsbanen.
Der er tale om et gratis, offentligt arrangement, der annonceres bredt og er åbent for alle på tværs af alder, religion, uddannelse osv. Der forventes ca. 2500 deltagere.
Ansøgt beløb: 30.000 kr.
Forventede udgifter: 77.900 kr.
Forventede indtægter: 2.750 kr.
Egenfinansiering: 45.150 kr.
Arrangementet laves på frivillig basis af HBH, der også bidrager med medfinansiering.
Ansøger har tidligere år fået støtte fra Lokaludvalget til lignende arrangementer.
HBH sendte i foråret en lignende ansøgning til Lokaludvalget, men trak ansøgningen tilbage, da budgettet var mangelfuldt. Ansøger har nu sendt en ny ansøgning, med et udspecificeret budget. Sekretariatet har bedt ansøger angive, hvilke specifikke udgiftsposter der søges støtte til. Ansøger har meddelt, at der søges støtte til udgifterne i forbindelse med spøgelseshuset og græskarskæring.
Ansøgningen har været behandlet i Byudviklingsudvalget og i Børne-, Unge,- Fritids og Idrætsudvalget, der indstiller til støtte som ansøgt. Ansøgningen har også været behandlet i Kulturudvalget der indstiller til, at der bevilges en støtte på 37 % af de samlede dokumenteret afholdte udgifter, dog maksimalt 30.000 kr. Forretningsudvalget støtter denne indstilling.
Løsning
At projektet bevilges støtte svarende til 37 % af de samlede dokumenteret afholdte udgifter, dog maksimalt 30.000 kr. Dette skal ses i lyset af nedenstående bemærkning.
Sammen med et tilsagnsbrev, sendes følgende bemærkning til HBH: "Lokaludvalget har i regnskabet for Halloween 2015 bemærket, at Handelsforeningen gennemførte arrangementet med en betydeligt mindre egenfinansiering, end det blev beskrevet i den oprindelige ansøgning. Det fremlagte budget var på 67.700 kr. Regnskabet lød på udgifter på 38.600 kr., indtægter på 2.750 kr. udbetalt støtte fra Lokaludvalget på 30.000 kr., hvilket giver en egen medfinansiering på 5.850 kr. Projektet kan således ikke siges at være gennemført i overensstemmelse med ansøgningen. Dette vil ikke blive accepteret af Lokaludvalget fremover. Der henvises til kriterierne for uddeling af puljemidler, hvor der lægges vægt på egen medfinansiering, samt til Lokaludvalgets tilsagnsbrev, hvor der står at ændringer i projektet herunder de økonomiske betingelser skal godkendes af Lokaludvalgets sekretariat”.
Beslutning
Projektet bevilges støtte svarende til 37 % af de samlede dokumenteret afholdte udgifter, dog maksimalt 30.000 kr.
Sammen med et tilsagnsbrev, sendes følgende bemærkning til HBH:
"Lokaludvalget har i regnskabet for Halloween 2015 bemærket, at Handelsforeningen gennemførte arrangementet med en betydeligt mindre egenfinansiering, end det blev beskrevet i den oprindelige ansøgning. Det fremlagte budget var på 67.700 kr. Regnskabet lød på udgifter på 38.600 kr., indtægter på 2.750 kr. udbetalt støtte fra Lokaludvalget på 30.000 kr., hvilket giver en egen medfinansiering på 5.850 kr. Projektet kan således ikke siges at være gennemført i overensstemmelse med ansøgningen. Dette vil ikke blive accepteret af Lokaludvalget fremover. Der henvises til kriterierne for uddeling af puljemidler, hvor der lægges vægt på egen medfinansiering, samt til Lokaludvalgets tilsagnsbrev, hvor der står at ændringer i projektet herunder de økonomiske betingelser skal godkendes af Lokaludvalgets sekretariat”.
Tahira Asraf var inhabil.