Vejleding for private fællesveje - Igangsættelse og bevilling

Lokaludvalget besluttede den 18. september at deltage i det tværgående samarbejde om at lave en håndbog for private fællesveje.

Formanden indstiller overfor Brønshøj-Husum Lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget beslutter at afsætte 20.000 kr. til Vejledning for private fællesveje fra 2015-puljemidlerne
2. at Lokaludvalget peger på et medlem som har lyst til at indgå i styregruppen  

Målet er et samlet værk som giver inspiration, kontakter og eksempelprojekter, som gør det nemt for private fællesveje at komme i gang med at danne vejlaug, lave fysiske og sociale tiltag.   

For disse midler får lokaludvalget: 

• En færdig pdf fil til hjemmeside som er en vejledning til grundejere på private fællesveje
• Mulighed for inddragelse i arbejdet gennem workshop og styregruppe
• En kommunikationsstrategi for hvordan lokaludvalget efterfølgende kan bringe vejledningen i spil – herunder pressemeddelelse, forslag til samarbejde med grundejerforeningen mm samt forslag til events
• Mulighed for at gå sammen med de øvrige lokaludvalg og bestille tryk af vejledningen  

Vejledningen skal omhandle:

• Hvordan man etablerer vejlaug, gode råd og tips, eksempler på vedtægter mm
• Sociale fordele ved vejlaug som fællesskab, let at organisere fester, loppemarkeder, nabohjælp eller maskinfællesskaber Hvordan man kommer i gang med begrønning, klimatilpasning og forskønnelsestiltag
• Hvordan man kommer i gang med trafikdæmpende foranstaltninger, bedre belysning mm
• Billeder og kontaktoplysninger for yderligere viden og inspiration  

Se drejebog for yderligere informationer vedrørende organisation og tidsplan.

Invitationen har i efteråret 2014 været sendt til alle 12 lokaludvalg. Heraf har syv lokaludvalg tilkendegivet interesse for at deltage i projektet (Vanløse, Bispebjerg, Amager Øst, Amager Vest, Kgs. Enghave, Nørrebro og Brønshøj-Husum Lokaludvalg). Vejledningen er færdig i foråret 2015.

Sagen har været behandlet i Byudviklingsudvalget og i forretningsudvalget. Herfra er der opbakning til projektet men nogle krav til organiseringen som den er foreslået i en ældre version af drejebogen, idet det ønskes klargjort at lokaludvalgmedlemmerne har indflydelse på indholdet i bogen.

På den baggrund har sekretariatet sammen med Bispebjerg Lokaludvalgs sekretariat, hvor projektet er forankret, nedskrevet følgende kommissorium for hhv styregruppe og projektgruppe (hvilket er rettet til i drejebogen i bilag):

Styregruppen, som består af et medlem fra hvert deltagende lokaludvalg samt relevante områdefornyelser:

• beslutter de overordnede linjer i vejledningens indhold – bliver de væsentligste forhold belyst i materialet?
• sikrer sig at materialet bredt tilgodeser alle bydele ift. billeder eller lokale projekter som nævnes
• kommer med indspark til konkret indhold, løbende og på workshoppen i januar

Projektgruppen, som består af to medarbejdere fra lokaludvalgssekretariaterne og en medarbejder fra Teknik- og Miljøforvaltningen

• indkalder og servicerer styregruppen
• koordinerer, og har det endelige ansvar for, valg af billedmateriale, konkrete formuleringer, korrekturlæsning samt processtyring
• træffe beslutninger om økonomi og indhold i projektet, herunder hyrer konsulent/skribent

Lokaludvalget bevilger 20.000 kr. til vejledningen for private fællesveje. Lokaludvalget udpeger et medlem som ønsker at indgå i styregruppen.

Projektet har et samlet budget på 120.000 kr., hvor følgende poster indgår:
 
13.000 kr. til workshop (facilitator, forplejning mm)
60.000 kr. honorar til skribent
15.000 kr. fotograf
22.000 kr. layout
10.000 kr. diverse og uforudsete udgifter 
I alt 120.000 kr.

Udgiften fordeles mellem de deltagende lokaludvalg. Bevillingen på 20.000 fra hver lokaludvalg er fastsat efter, at der deltager seks lokaludvalg i projektet. Tilslutter alle syv interesserede lokaludvalg sig projektet, tilretter projektgruppen bugettet derefter.
Bispebjerg Lokaludvalg er økonomiansvarlig for projektet.

Tryk og PR er ikke indeholdt i det fælles budget. Hvis Brønshøj-Husum Lokaludvalg ønsker optryk af publikationen, skal der afses en ekstra bevilling.

Projektgruppen servicerer styregruppen og indkalder medlemmer til første møde.

Lokaludvalget besluttede at bevilge 20.000 kr. til det fælles projekt under følgende forudsætninger:

Der kommer to ekstra punkter på indholdssiden:
a) Økonomi - hvordan skaffes finansiering til vejrenoveringsprojekter
b) Forebyggelse og dokumentation samt udbedring af vejskader forvoldt af 3. part på fællesveje.

Sætningen 'projektgruppen kan træffe beslutninger om økonomi og indhold i projektet' flyttes og ændres til 'styregruppen kan træffe beslutninger om økonomi og indhold i projektet'.

Freddy Ingvorsen blev udpeget som Lokaludvalgets repræsentant i styregruppen.