Bidrag til fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøder og valg til lokaludvalg

Formanden indstiller til Brønshøj-Husum Lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget afsætter 19.097 kr. af puljemidlerne til fælles kommunikationsindsats i forbindelse med opstillingsmøde 2014.

Efter afholdelsen af kommunalvalget den 19. november 2013, skal nye lokaludvalg vælges i de enkelte bydele på opstillingsmøder, som forventes at finde sted i februar 2014.

Evalueringen af lokaludvalgene i 2010 peger blandt andet på, at lokaludvalgene har udfordringer med at appellere bredt, herunder f.eks. til yngre borgere, børnefamilier og nydanskere, og at medlemssammensætningen i lokaludvalgene ofte ikke afspejler et bredt udsnit af bydelenes befolkning. Kommunikationsindsatsen tager afsæt i at gøre noget ved disse udfordringer ved at forsøge at nå bredt ud, når de nye lokaludvalg nedsættes.

Fælles kommunikationsindsats
En projektgruppe bestående af medarbejdere fra lokaludvalgenes sekretariater har lavet en plan for kommunikation af valgprocessen. Planen er baseret på en kommunikationsstrategi, som redegør for indsatsens målgruppe, budskaber, kommunikationsveje, kommunikationsmidler, tidsplan og rollefordeling osv.

I planen indgår:
1) En kommunikationspakke, som sekretariaterne i samarbejde med Sekretariatet for Ledelse og Kommunikation i Økonomiforvaltningen udarbejder. Pakken består af skabeloner til folder, flyer, annonce, plakat og tekst til hjemmeside med information om lokaludvalgene. Disse skabeloner kan redigeres af de enkelte lokaludvalgssekretariater, således at f.eks. kontaktinformation, logo og billeder kan tilpasses hvert enkelt lokaludvalg.

2) Et pressekit, som består af en pressemeddelelse samt et faktaark, som giver medierne baggrundsinformation på en letforståelig måde. Målet er at skabe opmærksomhed omkring lokaludvalgene i regionale medier og relevante landsdækkende medier op til opstillingsmøderne. Pressekitet kan også bruges af lokaludvalgssekretariaterne til information på hjemmesiden eller som udgangspunkt for en lokal presseindsats.

3) En videospot, der kan lægges ud på lokaludvalgenes hjemmesider samt Københavns Kommunes hjemmeside, som på en letfordøjelig måde forklarer, hvad lokaludvalgene er, og hvordan man kan få indflydelse på bydelen gennem dem.

4) En fælles plakat, der sættes på kommunens 250 plakatsøjler, som er reserveret til formålet i uge 48 i 2013. Grunden til at valget er faldet på uge 48 er, at det skal være et passende tidsrum inden fristen for opstilling, som formentlig kommer til at være i midten af januar. De, der er interesserede i at stille op, skal som minimum have et par uger til at skaffe opbakning fra deres foreningsmæssige bagland. Derudover er uge 48 efter kommunalvalget, men før juleræset for alvor går i gang.

I udarbejdelsen af forslaget til en fælles indsats har projektgruppen lagt vægt på, at en fælles kommunikationsindsats skal give lokaludvalgene anseelige fordele i forhold til kommunikationens gennemslagskraft og skabe en mere effektiv udnyttelse af lokaludvalgenes og sekretariaternes ressourcer. Samtidig skal der gives plads til en lokal indsats, som kan tage højde for lokale forskelle og behov, samt udnytte de lokale netværk i bydelene. De fælles kommunikationstiltag, som er foreslået, vil blandt andet give stordriftsfordele ved produktion af konkrete kommunikationstiltag, og det vil være muligt at nå en bredere målgruppe, som ikke i forvejen har kendskab til lokaludvalgene.

Økonomiudvalget blev i et notat (se bilag) på udvalgets aflæggerbord d. 9. april 2013 orienteret om forslaget om at iværksætte en fælles kommunikationsindsats.

Forberedelse af valget
Center for Sikker By og lokaludvalgssekretariaterne er i gang med at forberede processen og selve afviklingen af opstillingsmødet. Der er nedsat en række arbejdsgrupper, herunder en gruppe som arbejder med retningslinier for opstillingsmødet, valggrupper mv. Lokaludvalget vil få mere information om dette, når der er udarbejdet et sæt uddybende retningslinier.

Lokal kommunikationsindsats
Lokalt i Brønshøj-Husum også laves en strategi for information om opstillingsmøderne. Børn-, Unge-, Fritids- og Idrætsudvalget har taget hul på drøftelser om dette, da der særligt på børne-ungeområdet mangler repræsentanter. Sekretariatet laver et udkast.

Lokaludvalget afser 19.097 kr. til fælles kommuniktionsindsats som beskrevet.

Pengene tages fra intern pulje, centrale aktiviteter.

Der skal laves en lokal kommunikationsstrategi for, hvordan vi lokalt bruger informationsmaterialet. Der må påregnes ekstra udgifter til tryk af informationsmaterialet (ikke indeholdt i den fælles pakke), eventuel annoncering og informationsmøder.

Indstillingen blev tiltrådt.