Godkendelse af årsregnskabet 2018
Med denne indstilling forelægges regnskabet for 2018 til endelig behandling på baggrund af revisionsudvalgets behandling af regnskabet i revisionsbetænkningen. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen har tidligere behandlet regnskabet henholdsvis den 2. og 11. april 2019.
Kommunens revisionsudvalg har afgivet sin betænkning over årsregnskabet, revisionsberetningen og handleplanerne hertil. I betænkningen fremdrages de forhold, som revisionsudvalget vurderer, kan være af betydning for Borgerrepræsentationen ved bedømmelsen af regnskabet. Denne indstilling svarer på de forhold revisionsudvalget har valgt at fremhæve i forhold til regnskabet for 2018, således at regnskabet for 2018 kan endeligt godkendes, og efterfølgende oversendes til de relevante myndigheder.
I lighed med tidligere behandlinger af regnskabet fremhæves debitorområdet og afstemningen af kommunens tilgodehavender i revisionsbetænkningen. Økonomiforvaltningen arbejder målrettet med området og forventer forsat, at kommunens tilgodehavender er afstemt til årsregnskabet for 2019.
Indstilling
Indstilling om,
- at revisionsbetænkningen om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2018, jf. bilag 1, tages til efterretning,
- at udvalgenes besluttede foranstaltninger som følge af revisionens bemærkninger, jf. bilag 3, godkendes,
- at Københavns Kommunes regnskab for 2018, jf. bilag 4 og 5, godkendes.
(Økonomiudvalget)
Problemstilling
Regnskabet for 2018 udviste et samlet merforbrug på de rammestyrede områder på 103 mio. kr. Merforbruget var sammensat af et mindreforbrug på servicerammen på 292 mio. kr. og et merforbrug på bruttoanlægsrammen på 395 mio. kr. Der var på det ikke-rammestyrede område Overførsler mv. et mindreforbrug på 183 mio. kr.
Københavns Kommune modtog den 1. juni 2019 revisionsberetningen til regnskab 2018. Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner til de revisionsbemærkninger, der vedrører forhold i forvaltningens arbejde; Økonomiudvalget behandlede handleplanerne den 27. august 2019. På baggrund heraf har revisionsudvalget udarbejdet deres betænkning over revisionen af årsregnskabet, betænkningen blev behandlet på revisionsudvalget den 4. september 2019.
Kommunens eksterne revisor Deloitte godkendte med revisionsberetningen kommunens årsregnskab for 2018 uden forbehold. Deloitte anførte i revisionsberetningen, at årsregnskabet i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv. Samtidig konkluderes det, at påtegningen er sket med fremhævelse af forhold vedrørende regnskabet om den betydelige usikkerhed, der er knyttet til den manglende afstemning af kommunens tilgodehavender, herunder usikkerhed for at kommunens indtægter ikke er indregnet korrekt i regnskabet, samt at det potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret i regnskabet. Tilsvarende er der kritisk bemærkning til den udførte forvaltningsrevision vedrørende mangler i økonomistyringen som følge af den manglende afstemning af kommunens tilgodehavende.
Udfordringen med kommunens tilgodehavender fremhæves også i revisionsbetænkningen, hvor revisionsudvalget understreger, at man ser med stor alvor på den manglende afstemning af kommunens tilgodehavender. Økonomiforvaltningen har gennem 2019, i samarbejde med KMD, arbejdet målrettet på at afstemme kommunens tilgodehavende for at sikre en retvisende debitormasse ved årsregnskabet for 2019. Arbejdet følger planen og forventes at være afsluttet inden regnskabsafslutningen for 2019.
Løsning
Revisionsudvalget har behandlet Deloittes revisionsberetning, og behandlingen har omfattet de kommentarer, Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til revisionsberetningen.
Revisionsudvalget skriver i sin betænkning følgende:
Det er Revisionsudvalgets samlede vurdering, at Økonomiudvalgets og de stående udvalgs besvarelser og besluttede handleplaner, såfremt disse gennemføres, vil kunne imødegå de fejl og mangler, der har givet anledning til revisionsbemærkningerne.
Revisionsudvalget anbefalede med betænkningen for 2017, at de respektive udvalg havde særlig fokus på at afslutte bemærkningerne vedrørende udbetalingssystemer og faktureringssystemer (Økonomiforvaltningen (ØKF), Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF), Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF), Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF)), manglende hjemtagelse af lønrefusioner (Økonomiforvaltningen) samt ubalance i intern handel (Økonomiforvaltningen). Med revisionsberetningen for 2018 er to af disse tre bemærkninger afsluttet (lønrefusioner og intern handel), Børne- og Ungdomsforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen har afsluttet bemærkningen vedrørende udbetalingssystemer og faktureringssystemer.
Revisionsudvalget har dog en række bemærkninger og anbefalinger til kommunens videre arbejde, disse fremgår af nedenstående tabel 1.
Tabel 1 - Revisionsudvalgets bemærkninger og Økonomiforvaltningens kommentarer
|
Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger |
Økonomiforvaltningens kommentarer |
|
Revisionsudvalget bemærker, at ØKF og KFF stadig ikke har afsluttet bemærkning Nr. 1 Udbetalingssystemer og faktureringssystemer og at det vedrørende ØKF er væsentlige systemer der udestår. Revisionsudvalget anbefaler igen at de to respektive fagudvalg indskærper, at direktionerne sikrer, at bemærkning nr. 1 afsluttes hurtigst muligt. |
For Økonomiforvaltningen er der tale om systemerne Structura, KMD Boliglån og OPUS Debitor og for Kultur- og Fritidsforvaltningen er der tale om systemet Borgerserviceplatformen.
Arbejdet med dokumentation og forretningsgange disse systemer er afsluttet i september 2019 og arbejdet er dermed gennemført. |
|
Revisionsudvalget noterer sig, at revisor i bemærkningerne 2, 3 og 4 anfører, at processen og forløbet vedrørende regnskabsaflæggelsen og afstemning af balancekonti generelt er forbedret. Revisionen giver dog stadig anledning til kritiske revisionsbemærkninger. Særligt revisionsbemærkningen vedrørende Debitorområdet som revisor tillige, og højest usædvanligt, særligt omtaler i påtegningen til regnskabet, giver Revisionsudvalget anledning til bekymring. At der er usikkerhed omkring kommunens tilgodehavender og dermed en risiko for, at kommunens indtægter ikke er korrekt indregnet i regnskabet, samt at potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret i regnskabet, er meget utilfredsstillende. Revisionsudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i ØKF sikrer, at usikkerheden hurtigst muligt afklares herunder hvorvidt og eventuelt hvilke konsekvenser forholdet har for kommunens borgere og for kommunekassen. |
Økonomiforvaltningen arbejder målrettet med de forhold, der er omtalt i revisionsberetningen, herunder særligt debitorområdet og afstemningen af kommunens tilgodehavender. Alt arbejdet forventes afsluttet inden regnskabet for 2019, således, at kommunens tilgodehavender er opgjort og optaget korrekt i regnskabet.
Den økonomiske effekt af oprydningen kendes endnu ikke, men forventes forelagt Økonomiudvalget i umiddelbar forlængelse af afslutningen af afstemningsarbejdet. |
|
Revisionsudvalget noterer sig ligeledes, at revisor peger på manglende håndtering af væsentlige risici omkring kommunens administration af autorisationer (rettigheder) og kontrol af medarbejdere med særlige rettigheder i kommunens økonomisystem Kvantum.
Revisionsudvalget anbefaler derfor, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i ØKF sikrer, at alle risici der omhandler forhold, der kan medføre en forøget risiko for besvigelser i Kvantum identificeres og at disse reduceres mest muligt. |
Økonomiforvaltningen har iværksat løbende kontroller, der skal sikre, at der ikke tildeles autorisationer, der giver risiko for tilsigtede eller utilsigtede fejl.
I den forbindelse fokuseres særligt på, at det sikres, at alle medarbejdere har tilstrækkelige og nødvendige adgange til økonomisystemet, således at der ikke opstår en risiko for manglende funktionsadskillelse. |
|
Vedrørende ”Revisionsbemærkning nr. 9 Indkøb, Manglende overholdelse af KK’s indkøbsaftaler på mindre indkøb/opgaver, herunder digitaliseret understøttelse af indkøb”, anbefaler Revisionsudvalget, at der fortsat er stort fokus på at få implementeret en effektiv elektronisk ind-købsløsning i Kvantum, der sikrer en nem og effektiv bestillingsproces gennem et styret workflow og en aftaledækning, som skaber værdi for både Københavns Kommune og den enkelte indkøber. |
Kommunen fortsætter det igangværende arbejde på indkøbsområdet. Center for Indkøb vil i 2019 udarbejde en opsamling på generelle igangsatte og planlagte initiativer, herunder styrket indkøbsorganisation og planlagte rapporteringsinitiativer, som understøtter håndtering af revisionens bemærkninger.
Forvaltningerne har fokus på at sikre øget indkøbsordrecompliance, ligesom forvaltningerne vil sikre konkurrenceudsættelse af egne aftaler og indmeldelse af disse til Kvantum. |
|
Endelig noterer Revisionsudvalget sig, Teknik- og Miljøforvaltningens arbejde vedrørende Bemærkning nr. 11 Takster TMF, med genopretning af takstområdet i forhold til at sikre, at forvaltningens eksterne og interne takster er i overensstemmelse med gældende regler, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag. Revisionsudvalget anmoder Intern Revision om at påse og vurdere fremdrift og kvalitet i forvaltningens arbejde med taksterne fremadrettet. |
Borgerrepræsentationen vedtog den 19. august 2019 et takstkatalog for Teknik- og Miljøforvaltningen i 2020, som i den forbindelse blev screenet af Intern Revision. Teknik- og Miljøforvaltningen har ensartet beregningsforudsætningerne og gennemgået hjemlen for forvaltningens enkelte takster. Teknik- og Miljøforvaltningen vil gennemføre en tilsvarende gennemgang af principper og beregninger for forvaltningens interne priser. I forlængelse af screeningen af takstberegningerne vil Intern Revision efter aftale med Revisionsudvalget fremadrettet gennemgå takstberegningerne. |
Økonomiforvaltningen følger løbende op på revisionsbemærkningerne og forvaltningernes handleplaner. Den næste status forelægges Økonomiudvalget den 10. december 2019.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Den endelige godkendelse af regnskabet for 2018 inkl. revisionens bemærkninger sker på Borgerrepræsentationens møde den 31. oktober 2019; herefter oversendes regnskabet til tilsynsmyndighederne.
Oversigt over politisk behandling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,
-
at revisionsbetænkningen om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2018, jf. bilag 1, tages til efterretning,
-
at udvalgenes besluttede foranstaltninger som følge af revisionens bemærkninger, jf. bilag 3, godkendes,
-
at Københavns Kommunes regnskab for 2018, jf. bilag 4 og 5, godkendes.
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. oktober 2019
Chefen for Intern Revision, Jesper Andersen, samt Keld Østerdal fra Deloitte var tilstede under behandling af indstillingen af hensyn til sagens oplysning.
Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.
Radikale Venstre afgav følgende protokolbemærkning:
”Radikale Venstre tager forbehold for at man oplyser et konkret brugernavn i bogstav-talkode især fordi det er overflødigt at nævne. Og selv om det ikke er en stor forsyndelse mod IT-sikkerheden, så er dårlig skik at oplyse det, især når der tidligere er blevet gjort opmærksom på, at det er overflødigt at nævne.
Udfordringen er, at ved at oplyse brugernavnet skaber man en potentiel sårbarhed, som en angriber kan udnytte. I det man giver angriberen information om, at bestemte brugere har haft og måske igen får kraftfulde rettigheder. Det samme gælder i forhold til at nævne om standardbrugere er slået til, for så ved man at de kan angribes.”
Beslutning
Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 31. oktober 2019
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.
Alternativet afgav følgende protokolbemærkning:
“Alternativet tager årsregnskabet for 2018 til efterretning. I sagsfremstillingen nævnes, udover revisorernes bemærkninger, de mindre afvigelser, der gælder for kommunens forbrug i 2018 i forhold til de tildelte udgiftslofter. Alternativet opfordrer Økonomiforvaltningen til i kommende regnskabsrapporteringer også at forholde sig eksplicit til kommunens regnskabsmæssige overskud og til den i disse år støt stigende kassebeholdning. Vi finder, at en politisk stillingtagen til håndteringen af sidstnævnte er højst påkrævet."
Radikale Venstre videreførte deres protokolbemærkning fra udvalgsbehandlingen:
”Radikale Venstre tager forbehold for at man oplyser et konkret brugernavn i bogstav-talkode især fordi det er overflødigt at nævne. Og selv om det ikke er en stor forsyndelse mod IT-sikkerheden, så er dårlig skik at oplyse det, især når der tidligere er blevet gjort opmærksom på, at det er overflødigt at nævne. Udfordringen er, at ved at oplyse brugernavnet skaber man en potentiel sårbarhed, som en angriber kan udnytte. I det man giver angriberen information om, at bestemte brugere har haft og måske igen får kraftfulde rettigheder. Det samme gælder i forhold til at nævne om standardbrugere er slået til, for så ved man at de kan angribes.”