Implementering af betalingsformidling samt kreditfacilitering

Borgerrepræsentationen har den 13. december 2012 taget Økonomiforvaltningens indstilling, om at gå videre med staten (Moderniseringsstyrelsen) i statens udvidede Offentligt Betalingssystem-system (OBS-system) sammen med den af staten valgte bank, til efterretning.

Indstillingens forudsætninger for deltagelse indeholdte også en formulering om, at Økonomiudvalget ville få forelagt en ny indstilling, såfremt der mod forventning ikke kunne opnås kreditfacilitering i forbindelse med aftalen. Dette har vist sig at være tilfældet, hvorfor videre proces herfor skal besluttes.

Afklaring imellem Københavns Kommune og Moderniseringsstyrelsen har herudover haft et længere forløb end forventet, og derfor indgås en skriftlig aftale med Moderniseringsstyrelsen om ny betalingsformidler først i efteråret 2013. Systemtilpasning, oprydning i konti og udskiftning af betalingskort samt implementering kan derfor først være afsluttet ved udgangen af 2. kvartal 2014. Københavns Kommune har nu udformet en aftale med Moderniseringsstyrelsen, som forelægges til godkendelse.

1. at Københavns Kommune indgår aftale med Moderniseringsstyrelsen om at overgå til statens udvidede anvendelse af Offentligt Betalingssystem (OBS) til betalingsafvikling med en trinvis implementering fra 2. kvartal 2014 jf. bilag 1,
2. at det tages til efterretning, at aftale med Moderniseringsstyrelsen forventes at give en samlet besparelse på mindst 0,5 mio. kr. i 2014 og 2,65 mio. kr. fra 2015 og frem. Frem mod effektiviseringsstrategien til budget 2015 sker en nærmere afdækning af de samlede gevinster opdelt på styringsområder og udvalg,
3. at Københavns Kommune udarbejder et særskilt udbud med kreditfaciliteter på 3 mia. kr. med mulighed for en option om forhøjelse til 4 mia. kr. med henblik på at implementere dette fra 3. kvartal 2014. Udbuddet finansieres indenfor budgettet til bankudbud,
4. at der gives en anlægsbevilling i 2013 på 0,99 mio. kr. (2013 p/l) og 2,97 mio. kr. i 2014 (2014 p/l) til implementering af ny betalingsløsning og afholdelse af kreditudbud til Økonomiudvalgets budget,
5. at finansieringen til rådighedsbeløbet tilvejebringes ved at omplacere midler fra service til anlæg indenfor Økonomiudvalgets ramme. Det ledige servicemåltal i 2013 for så vidt angår omplaceringen tilfalder servicebufferpuljen under Økonomiudvalget, mens der tildeles anlægsmåltal i 2013 fra anlægsbufferpuljen under Økonomiudvalget. I 2014 afholdes anlægsudgiften indenfor Økonomiudvalgets eksisterende anlægsramme.

(Økonomiudvalget)

Københavns Kommune er forpligtiget til at gå i EU-udbud med kommunens betalingsformidling, jf. indstilling (2012-85534) ”Udbud af betalingsformidling”. Moderniseringsstyrelsen har, efter afholdt udbud, indgået kontrakt med Danske Bank december 2012. Kontrakten er gældende pr. 1. oktober 2013 til 2018 med mulighed for forlængelse til 1. april 2019.

Økonomiforvaltningen, Koncernservice, gennemførte medio 2012 en forretningsanalyse, der viste, at Københavns Kommune både kan spare omkostninger forbundet med selve betalingsudbuddet og opnå bedre forretningsvilkår på bankformidlingen end i dag.

Det har dog efterfølgende vist sig, at staten ikke kan tilbyde Københavns Kommune kreditfaciliteter, derfor skal Københavns Kommunen i et selvstændigt EU-udbud, hvorfor Københavns Kommunen skal beslutte sig for et særskilt udbud heraf.  

Moderniseringsstyrelsen har den 21. december 2012 underskrevet kontrakt med Danske Bank som kommende leverandør af Statens Koncern Bank (SKB) og Offentligt Betalingssystem (OBS) efter afholdt udbud. Økonomiforvaltningens analyser af krav har vist, at Københavns Kommunes krav til betalingsformidling kan indeholdes i Moderniseringsstyrelsens kontrakt, og Økonomiforvaltningen har vurderet, at Københavns Kommunes udbudsforpligtigelse er iagttaget med deltagelse i aftale med staten.  Afgørende er det dog også, at den udarbejdede Business Case viser, at der er tale om en økonomisk set bedre bankaftale end den nuværende med en besparelse over 4 år på 9,1 mio. kr. Herudover er der potentiale for administrativ digitalisering og effektivisering.

 Bortset fra kreditfacilitering er alle de overordnede krav fra kommunen opfyldt, og af aftalens indhold kan følgende fremhæves:

• Kommunen sikres så vidt muligt mod tab ved bankens eventuelle konkurs (såkaldt modpartsrisiko).
• Københavns Kommunes kontostruktur kan indeholdes i betalingsløsning.
• Effektiv betalingsformidling, herunder Visa/Dankort og kreditkort til kommunens institutioner med direkte bogføring i kommunens økonomisystem.
• Besparelser på gebyrer og renter tilskrives indtil videre indskudsbevisrenten.
• Mulighed for udtrædelse af aftale om udvidet OBS før kontraktens udløb med 12. måneders varsel, såfremt Københavns Kommune mod forventning måtte ønske dette.

I forhold til kreditfacilitetering skal Københavns Kommune foretage et selvstændigt EU-udbud med kreditfaciliteter på op til 3. mia. kr. En option på kreditfaciliteter på op til 4 mia. kr. foreslås derfor udbudt. Kreditudbuddet planlægges gennemført i 3. kvartal 2014 med henblik på at sikre en stabil driftssituation under implementering af betalingsformidlingen med valg af leverandør oktober 2014. Finansiering kan indeholdes i den allerede afsatte økonomiske ramme til bankudbud.

Det indgår i aftalen med Moderniseringsstyrelsen, at indestående på Københavns Kommunes topkonto i Udvidet OBS cleares dagligt med kommunens kassekredit, således at der altid er dækning på kontoen jf. bilag 1 afsnit 3.

Det bemærkes, at det tidligere har været forventningen i beslutningsgrundlaget, at de selvejende institutioner i kommunen kunne kobles på systemet, men der er i det efterfølgende forløb opstået tvivl herom. Det undersøges derfor pt. med Moderniseringsstyrelsen, om selvejende institutioner, der har driftsoverenskomst med Københavns Kommune, har mulighed for at blive tilkoblet aftalen med selvstændig kontostreng pr. forvaltning. Indtil dette er afklaret, er det som udgangspunkt ikke muligt.

Idriftsættelsestidspunkt og kommunens implementeringsplan skal efter aftalens underskrift aftales detaljeret i november 2013 med Moderniseringsstyrelsen og Danske Bank. Idriftsættelsen planlægges påbegyndt 2. kvartal 2014 med afslutning af alle aktiviteter ved udgangen af maj 2014.

Københavns Kommune skal tilrette en række systemer maskinelt og manuelt i relation til alle kommunens bankkonti. Herudover vil der være større systemmæssige ændringer for kommunens betalingssystem KØR, Lønsystemet og KMD Udbetaling samt en række ændringer, som f.eks. parameteropsætninger i kommunens øvrige systemer, der har integration til betalingssystemer. Der vil således være en række omkostninger forbundet med implementering. Evt. følgeomkostninger til fagsystemer som følge af en ny opsætning af kommunens centrale systemer afholdes af systemejeren.

Kommunens forvaltninger skal deltage i test- og implementeringsprocessen for egne systemer samt integration til den nye betalingsformidlers netbank-systemer.

Skift til ny bank fordrer endvidere, at alle betalingskort udskiftes og nye konti oprettes. Som en mulig gevinst analyseres fremadrettet om antal betalingskort og konti kan minimeres i kommunen ved at udstede færre kort. Yderligere analyser af virkemidler vil finde ske fremadrettet. Øget brug af indkøbsaftaler og mulighed for implementering af købekort afdækkes her som parallelle aktiviteter, såfremt antal betalingskort skal nedbringes. På nuværende tidspunkt er der i kommunen pt. ca. 5.500 kort og 2000 antal konti.

Ovenstående analyser kan indgå i den samlede gennemgang af kommunens kasse- og regnskabsregulativ, som Økonomiudvalget løbende vil få forelagt resultaterne af.  

Økonomiforvaltningen har i 2012 afholdt udgifter til kravspecifikation og forberedelse af aftalen med Moderniseringsstyrelsen.  Herefter vurderes et samlet behov for 3,9 mio. kr. (2013 p/l) til omkostninger forbundet med udbud af kreditfaciliteter, detailanalyse, test og implementering af ny betalingsformidling i perioden 2013-2014 jf. tabel 1.

Tabel 1. Anlægsbevilling til implementering af ny betalingsløsning

Tabel 2: Effektiviseringer ved aftalen  

I besparelsen er taget højde for rentegevinst i valørdage, der opstår, når en betaling fra kommunens konti umiddelbart tilgår modtageren, hvorimod der p.t. indskydes en dag, hvor betalingen løber igennem banken, inden den når til modtageren. Effektiviseringen i 2014 vil som udgangspunkt ske på Økonomiudvalgets bevilling, finansposter, funktion 7.22.05.4 og vil blive indarbejdet via de bevillingsmæssige ændringer.  Frem mod effektiviseringsstrategien til budget 2015 sker en nærmere afdækning af de samlede gevinster opdelt på styringsområder og udvalg.

Der gives en anlægsbevilling fordelt med 0,99 mio. kr. i 2013 og 2,97 mio. kr. i 2014 til implementering af den nye betalingsløsning. Rådighedsbeløbet finansieres af Økonomiudvalgets bevilling, Koncernservice, service, funktion 6.45.51.1. For de bevillingsmæssige ændringer se tabel 3 og 4. I den oprindelige indstilling fremgik det fejlagtigt, at udbuddet skulle finansieres af Økonomiudvalgets bevilling, Økonomisk Forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3.

Konverteringen af midler fra drift til anlæg medfører, at servicemåltal på 0,99 mio. kr. i 2013 og 2,97 mio. kr. i 2014 tilfalder servicebufferpuljen under Økonomiudvalget. I 2013 tildeles der anlægsmåltal på 0,99 mio. kr. fra anlægsbufferpuljen under Økonomiudvalget til projektet. I 2014 skal anlægsmåltallet tilvejebringes inden for Økonomiudvalgets anlægsmåltal.

Tabel 3: Bevillingsmæssige ændringer  

Tabel 4: Anlægsbevilling

Økonomiforvaltningen forventer at underskrive aftale med Moderniseringsstyrelsen den 1. november 2013.

Offentliggørelse af udbud på kreditfacilitering vil ske sommeren 2014 med valg af leverandør oktober 2014.

Økonomiforvaltningen vil, som nævnt, analysere behovet for antal kort og antal konti og inddrage Økonomikredsen og forvaltningerne heri. Implementeringsplanen vil tage udgangspunkt i betalingsformidlers krav til ændringer i systemer, der har grænsesnit til ny betalingsformidler.  

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Københavns Kommune indgår aftale med Moderniseringsstyrelsen om at overgå til statens udvidede anvendelse af Offentligt Betalingssystem (OBS) til betalingsafvikling med en trinvis implementering fra 2. kvartal 2014 jf. bilag 1,
2. at det tages til efterretning, at aftale med Moderniseringsstyrelsen forventes at give en samlet besparelse på mindst 0,5 mio. kr. i 2014 og 2,65 mio. kr. fra 2015 og frem. Frem mod effektiviseringsstrategien til budget 2015 sker en nærmere afdækning af de samlede gevinster opdelt på styringsområder og udvalg,
3. at Københavns Kommune udarbejder et særskilt udbud med kreditfaciliteter på 3 mia. kr. med mulighed for en option om forhøjelse til 4 mia. kr. med henblik på at implementere dette fra 3. kvartal 2014. Udbuddet finansieres indenfor budgettet til bankudbud,
4. at der gives en anlægsbevilling i 2013 på 0,99 mio. kr. (2013 p/l) og 2,97 mio. kr. i 2014 (2014 p/l) til implementering af ny betalingsløsning og afholdelse af kreditudbud til Økonomiudvalgets budget,
5. at finansieringen til rådighedsbeløbet tilvejebringes ved at omplacere midler fra service til anlæg indenfor Økonomiudvalgets ramme. Det ledige servicemåltal i 2013 for så vidt angår omplaceringen tilfalder servicebufferpuljen under Økonomiudvalget, mens der tildeles anlægsmåltal i 2013 fra anlægsbufferpuljen under Økonomiudvalget. I 2014 afholdes anlægsudgiften indenfor Økonomiudvalgets eksisterende anlægsramme.

For de bevillingsmæssige konsekvenser se tabel 3 i økonomiafsnittet. For anlægsbevillinger se tabel 4.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet 22. oktober 2013

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Borgerrepræsentationens beslutning i mødet den 31.oktober 2013

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.