Status for Københavns Kommunes kommunikation 2004 - 2005
Status for Københavns Kommunes kommunikation 2004 - 2005
Borgerrepræsentationen
DAGSORDEN
for Ordinært møde torsdag den 31. august 2006
BR 465/06
Status for Københavns Kommunes kommunikation 2004 - 2005
Status for Københavns Kommunes kommunikation 2004 -
2005
Indstilling om,
at
Borgerrepræsentationen tager "
(Økonomiudvalget)
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller:
- at Økonomiudvalget godkender og indstiller, at Borgerrepræsentationen tager "Københavns Kommunes kommunikation – status 2004 – 2005" til efterretning.
- at
Økonomiudvalget pålægger Økonomiforvaltningen at igangsætte en revision af
Københavns Kommunes Kommunikationspolitik via Københavns Kommunes
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 8. august 2006
Anbefalet (1. at) og godkendt (2. at).
RESUME
Med denne rapport gives der for første gang en status på Københavns Kommunes kommunikationsaktiviteter. Den tager udgangspunkt i vedtagelsen af 2. generation af Københavns Kommunes Kommunikationspolitik i februar 2004.
Rapporten giver et overblik over forvaltningernes kommunikationsaktiviteter siden politikkens vedtagelse, og hvordan der er arbejdet med dem. Den giver input til, hvordan kommunikationsarbejdet kan forbedres. Og ikke mindst danner den grundlag for erfaringsudveksling om kommunikation. Forvaltningerne har dermed mulighed for at blive inspireret af hinandens best practice inden for kommunikation, og de mange forskellige måder at løse kommunikationsproblemer på.
Samtidig vil denne status på kommunens kommunikation bl.a. danne udgangspunkt for en revidering af kommunikationspolitikken.
Rapporten viser, at kommunens kommunikation er omfattende og solidt fagligt funderet. Den viser dog også, at den interne kommunikation bør nå hurtigere ud til medarbejderne især i forandringssituationer. Samtidig bør der være et større fokus på at styrke dialogmulighederne med københavnerne fx på kommunens hjemmeside www.kk.dk. Sidst, men ikke mindst bør der fremover være en intensiveret indsats for at måle og følge op på kommunikationsaktiviteterne.
SAGSBESKRIVELSE
I februar 2004 vedtog Borgerrepræsentationen Københavns Kommunes
Kommunikationspolitik – 2. generation. Kommunikationspolitikken udstikker
rammerne for kommunens omfattende kommunikation, og gælder for alle de
forvaltnings- og institutionsområder, der ligger under Borgerrepræsentationens
beslutningskompetence.
I kommunikationspolitikken fastslås det, at Økonomiforvaltningen hvert
andet år tager initiativ til at udarbejde en rapport, der gør status på
kommunikationen i Københavns Kommune.
Formålet med denne rapport er således at give en status på
kommunikationsaktiviteterne i kommunen, og hvordan der er arbejdet med dem.
Formålet er også at give input til, hvordan kommunikationsarbejdet kan gøres
bedre udfra et internt perspektiv og at virke som grundlag for
erfaringsudveksling om kommunikation.
Rapportens indhold
Rapporten tager udgangspunkt i de fem strategier fra kommunikationspolitikken:
·
Intern
kommunikation
·
Service og dialog
·
Presse
·
Web
·
Design og visuel
identitet
Inden for hvert strategiområde gives en status på, hvordan
kommunikationsmedarbejderne i kommunen arbejder med kommunikation. Samtidig
illustreres eksempler på kommunikationsaktiviteter indenfor strategiområderne
gennem en række best practice historier. Antallet af eksempler på
kommunikationsaktiviteter i kommunen udvides i en samlet liste sidst i
rapporten.
Konklusion og
opfølgning
Rapportens overordnede konklusion er, at Københavns Kommunes
kommunikation er omfattende og godt fagligt funderet. Analyser af
kommunikationsarbejdet viser imidlertid, at der i det kommende arbejde bør være
større fokus på, hvordan den interne kommunikation hurtigere når frem til
medarbejderne, især når det drejer sig om forandringer. Der bør være en indsats
for at styrke dialogmuligheder med københavnerne fx på kommunens hjemmeside
www.kk.dk. Sidst, men ikke mindst, bør der fremover være et skarpt fokus på at
måle og følge op på kommunikationsaktiviteterne.
Intern kommunikation
Der arbejdes intensivt med den interne kommunikation i Københavns Kommune.
Medarbejderne er overordnet set godt tilfredse med den, og de er selv blevet
mere aktive i forhold til at opsøge den. Men den interne kommunikation kan
blive bedre, når det handler om at få information om forandringer hurtigt ud
til medarbejdere og at informere internt om udefrakommende forhold, der har
betydning for ens arbejde. Der bliver heller ikke målt og fulgt op på de
interne kommunikationsaktiviteter i særlig høj grad.
Service og dialog
Der er mange typer af dialogmuligheder med borgerne i Københavns Kommune. De er
især anvendt i planlægningen af byens fysiske udvikling som kommuneplanen, eller
ved udviklingen af politikker i kommunen som ældrepolitikken. Det er ofte de
faglige medarbejdere og ikke kommunikationsmedarbejdere, der arbejder med dialog.
Kommunikation til borgerne om kommunens serviceydelser er opprioriteret –
særligt med indførelsen af kommunens fire borgerservicecentre i 2004. Dem er borgerne
ganske godt tilfredse med. Men indenfor dette strategiområde bliver der igen
ikke målt meget på kommunikationsaktiviteterne.
Pressekontakt
Københavns Kommune markerer sig aktivt i medierne og i den offentlige debat.
Københavns Kommune
nævnes dobbelt så mange gange i medierne som Århus Kommune
og fem gange så meget som for eksempel Indenrigsministeriet. Der er i kommunen
klare procedurer og ansvarsfordelinger for, hvordan kontakten til pressen
håndteres. Det er en forholdsvis lille gruppe blandt
kommunikationsmedarbejderne, der har med pressen at gøre og pressekontakten har
ledelsens fokus. Her kan målingen også udvikles.
Internet
Kommunens hjemmeside www.kk.dk udvikles, så den kan være med til at skabe
åbenhed og gennemsigtighed om kommunens opgaveløsning og servicetilbud. Samtidig
fremstår kommunens hjemmeside som en sammenhængende kommunikationskanal med
kommunikation tilpasset forskellige målgrupper. Desuden arbejdes der med, at
den kommunale service via nettet bliver bedre døgnet rundt med udgangspunkt i
brugernes behov. Der kan dog være behov for at højne kendskabet til Elektronisk
Selvbetjening (ESB) og forberede brugervenligheden på selvbetjeningsydelserne.
Derudover bør der etableres flere dialogmuligheder på www.kk.dk og indsatsen på
nettet bør i højere grad måles.
Design og visuel identitet
I Københavns Kommune leves der op til målene for design og visuel identitet i
kommunikationspolitikken. Særligt for at styrke kommunens identitet som én virksomhed,
og at få medarbejderne til at føle sig som en del af den. Samtidig er principperne
i designmanualen med til at fremme, at kommunen udnytter ressourcerne mere
effektivt. Lige som ved de andre strategiområder, bør der også her sættes fokus
på måling fremover.
Rapportens indhold og konklusioner vil være et godt grundlag
for inspiration, når forvaltningerne fremover skal udvikle og planlægge deres
kommunikation. Samtidig vil den danne udgangspunkt for en revidering af
kommunikationspolitikken.
Københavns Kommunes
Afsender for rapporten er Københavns Kommunes
Udvalgets medlemmer er:
Udvalgets formål er
at bl.a. at skabe sammenhæng mellem kommunens overordnede udvikling og de
kommunikationsinitiativer, der knytter sig til denne. Det er også at skabe
grundlag for at videreudvikle, implementere og følge op på Københavns Kommunes
Kommunikationspolitik. Desuden er det at give mulighed for faglig udvikling og
erfaringsudveksling for kommunikationsmedarbejdere i Københavns Kommune.
Datamateriale
Datamaterialet stammer fortrinsvis fra analysen "Kommunikationsmåling
2005", som kommunikationsudvalget har fået udarbejdet. Formålet med analysen
var at undersøge, hvordan der arbejdes med kommunikation i kommunen med
udgangspunkt i de fem overnævnte strategier i Københavns Kommunes
Kommunikationspolitik. Det har bl.a. været i forhold til antallet af
kommunikationsaktiviteter indenfor området, angivelse af hvilke af
strategiernes mål der har været udgangspunkt for aktiviteterne, hvilke
redskaber der har været anvendt og hvordan de har været prioriteret.
Derudover er der også inddraget relevante analyser og målinger, hvor det har
været muligt at finde overordnet data om kommunikation i Københavns Kommune.
Det er fx Personalepolitisk Regnskab 2005, Statusrapport for Københavns
Borgerservice – fase 2, Forslag til Københavns Kommunes kommuneplan 2005 – den
gennemførte kommunikationsstrategi – bilag 2 og Analyse af brugen af elektronisk
selvbetjening i Københavns Kommune.
ØKONOMI
De
initiativer, en enkelt forvaltning måtte finde nødvendig at igangsætte som opfølgning
på denne status på kommunens kommunikation, afholdes indenfor egne
budgetrammer.
MILJØVURDERING
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
HØRING
-
BILAG (publiceret på nettet)
1. Københavns Kommunes kommunikation – status 2004 – 2005.