Endelig godkendelse af regnskab 2016

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Revisionsudvalget anbefaler, at der i forvaltningerne fortsat er stærk bevågenhed med, at de besluttede handleplaner effektueres, og at man i 2017 får berigtiget og lukket revisionsbemærkningerne, således at antallet af revisionsbemærkninger ultimo 2017 når et mere ”normalt” leje.

Revisionsudvalget bemærker, at der er lukket 4 bemærkninger og 8 delbemærkninger i 2016, og at der er 2 nye bemærkninger, der kan henføres til det sociale område.

Det er Revisionsudvalgets samlede vurdering, at Økonomiudvalgets og de stående udvalgs besvarelser og besluttede handleplaner, såfremt disse gennemføres, vil kunne imødegå de fejl og mangler, der har givet anledning til revisionsbemærkningerne.

For flere af de væsentlige bemærkninger, som har været videreført fra tidligere år, har forvaltningerne i de tidligere år anført, at effektueringen af handleplanerne vil være en flerårig proces, og at der i forbindelse hermed vil kunne blive identificeret kritiske forhold. Revisionsudvalget bemærker, at 2017 er året, hvor forvaltningerne har oplyst, at arbejdet med en stor del af revisionsbemærkninger afsluttes, så bemærkningerne vil kunne lukkes, såfremt forvaltningerne har berigtiget forholdene.

Økonomiforvaltningen deler Revisionsudvalgets fokus på at sikre, at procedurer og opgaveløsningen generelt skal være betryggende på det administrative område.

På baggrund af forvaltningernes indmeldinger (jf. revisionsbetænkningens bilag 1- Oversigt over udvalgenes besvarelse af bemærkninger til revisionsberetningen for regnskab 2016), forventes langt størstedelen af bemærkningerne at være afsluttet i løbet af 2017 og forventes dermed ikke at indgå i revisionsberetningen for 2017. Det er tre bemærkninger; Indkøbsområdet, Cybersecurity og persondata samt Forsikrede ledige, som forventes at indgå i revisionsberetningen for 2017, da disse først forventes afsluttet i 2018.

Økonomiforvaltningen er i gang med at indhente opfølgning på handleplanerne til revisionsberetning for regnskab 2016 med henblik på forelæggelse for Økonomiudvalget den 5. december 2017, ligesom der i februar 2018 udføres en tilsvarende opfølgning. Forvaltningerne skal her angive i hvilket omfang handleplanerne fortsat forventes gennemført inden for den anførte tidsplan, samt hvorvidt fastsatte delmål er opnået siden forelæggelsen af handleplanerne for Økonomiudvalget 15. august 2017.

Økonomiforvaltningen vil følge op på forvaltningernes indberetninger.

Særligt vedrørende ”Revisionsbemærkning nr. 6 Indkøb, Manglende overholdelse af KK’s indkøbsaftaler på mindre indkøb/opgaver, herunder digitaliseret understøttelse af indkøb”, anbefaler Revisionsudvalget, at der er stort fokus på at få implementeret en komplet elektronisk indkøbsløsning i Kvantum, der sikrer en nem og effektiv bestillingsproces gennem et styret workflow og en aftaledækning, som skaber værdi for både Københavns Kommune og den enkelte indkøber.

Økonomiforvaltningen deler revisionens fokus på implementering af indkøbsløsningen i Kvantum. I forbindelse med vedtagelsen af indkøbsprogrammet ved budgetforhandlingerne for 2017 er der besluttet en række målsætninger for indkøbsområdet, som skal understøtte at kommunen anvender og overholder indkøbsaftaler.

I forlængelse heraf vedtog Økonomiudvalget den 13. december 2016 en ny styrings- og governancemodel for indkøbsområdet, og i regi af denne er der nu en klar model for hvordan samarbejdet mellem forvaltningerne og Center for Indkøb skal foregå på indkøbsområdet.

Revisionsudvalget har ligeledes fokus på, hvordan forvaltningerne arbejder med at forebygge/undgå fremtidige revisionsbemærkninger. Derfor lægger Revisionsudvalget stor vægt på, hvorvidt det ledelsestilsyn, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

I 2017 og 2018 vil fokus være rettet mod, hvorvidt der for de enkelte risikoområder er tilrettelagt forretningsgange, interne kontroller og relevant styringsinformation til ledelsen.

Revisionsudvalget anbefaler, at der i forvaltningerne fortsat er stærk bevågenhed i forhold til arbejdet med ledelsestilsyn, og at de besluttede handleplaner for 2017 effektueres.

Økonomiforvaltningen har fortsat fokus på implementeringen af betryggende ledelsestilsyn.

Det bemærkes, at der i 2017 blev udarbejdet et forretningscirkulære for ledelsestilsyn, som fastsætter de overordnede rammer for ledelsestilsyn i Københavns Kommune.

Alle forvaltninger har udarbejdet planer for implementering af forretningscirkulæret for ledelsestilsyn, hvilket senest er drøftet i Budget- og regnskabskredsen i juni 2017.

Økonomiforvaltningen vil fortsat følge op på forvaltningernes implementering af retningslinjerne.

Det er vores vurdering, at det vil kræve en helt ekstraordinær indsats af hele kommunen, at opnå en tilfredsstillende modstandsdygtighed overfor Cyberrelaterede risici og compliance med Persondataforordningen, der træder i kraft i 2018.

Økonomiforvaltningen deler revisionens vurdering af cyberrelaterede risici.

Koncern IT har i 2017 udarbejdet en proces for baseline-risikovurdering og etableret et årshjul for gennemførelse af risikovurderinger i forvaltningerne. Risikovurderingsprocessen forventes gennemført for samtlige forvaltninger primo 2018.

Risikovurderinger i de enkelte forvaltninger afsluttes med en samlet rapportering til forvaltningens ledelse. Det er herefter forvaltningsledelsen, som beslutter, hvilke initiativer forvaltningen igangsætter til at håndtere de identificerede risici. Processen afsluttes med afrapportering til Økonomiudvalget marts 2018.